O objetivo da manutenção predial (ou manutenção de edifícios) é manter o edifício confortável para todos os usuários. Isto envolve cuidados constantes – manutenção de rotina – mas também manutenção preventiva para preservar os equipamentos e estruturas. Então, quando não é mais possível proporcionar o mesmo nível de conforto, dá lugar a reformas de edifícios.

Onde aplicar a manutenção predial

  • Edifícios públicos
  • Shoppings
  • Prédios de escritórios
  • Hotéis, casa de repouso, hospitais, condomínios

Por que a manutenção predial é necessária?

  • Mantém o valor do edifício
  • Melhora as condições do edifício
  • Preserva a segurança e a confiabilidade
  • Evita o desgaste excessivo do equipamento

Quem é o responsável pela manutenção de edifícios?

Como diz o ditado popular, “é preciso uma aldeia”. Para que a manutenção de edifícios seja bem sucedida, é preciso organizar um departamento de manutenção no qual todas as funções estejam bem definidas. Além disso, é importante que todos os usuários do edifício façam um esforço para manter o edifício nas melhores condições possíveis.

Gerentes de manutenção

Os gerentes de manutenção são responsáveis pelo plano de manutenção. Eles precisam planejar, designar tarefas, gerenciar a equipe técnica e decidir como reagir a um dano. No caso de empresas que terceirizam vários serviços de manutenção, eles também monitoram se o contrato está sendo cumprido de acordo com os termos estabelecidos.

Técnicos

Os técnicos de manutenção realizam inspeções regulares, tarefas de manutenção preventiva, e respondem a danos (manutenção reativa). Eles podem ser multi qualificados ou especializados em um tipo de manutenção, como manutenção elétrica, manutenção AVAC, encanamento, etc.

Zeladores e Limpeza

Os zeladores supervisionam e mantêm o bom funcionamento das áreas comuns do edifício. Além dos zeladores, as equipes de limpeza são responsáveis por grande parte dos cuidados que mantêm o edifício limpo e agradável.

Quais são os tipos de manutenção que fazem parte da manutenção de edifícios?

Manutenção de rotina

A manutenção de rotina abrange as tarefas diárias, semanais e periódicas que mantêm o edifício em ótimas condições para os usuários, como limpeza, gerenciamento de resíduos ou controle de pragas. Embora o foco esteja neste tipo de “soft facility management“, ele também inclui inspeções visuais ou pequenos reparos (por exemplo, substituição de lâmpadas queimadas). Os cuidadores de edifícios são geralmente responsáveis por isso.

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva dos edifícios tem como objetivo manter a instalação confortável e segura para os usuários. Muitas vezes é baseado em Manuais de Operação e Manutenção.

A manutenção preventiva em edifícios inclui vários serviços diferentes. Primeiro, há a manutenção de equipamentos elétricos, instalações de gás, AVAC, elevadores, escadas rolantes e outros ativos utilizados diariamente por aqueles que frequentam o edifício. Em seguida, há a manutenção da estrutura e da área externa, que inclui o isolamento do edifício, telhados e sistemas de segurança.

Portanto, o ponto central para uma excelente manutenção do edifício é planejar e encaixar todos os trabalhos no mesmo cronograma. Felizmente, grande parte do plano de manutenção preventiva consiste em chamados que são repetidos com uma certa periodicidade, portanto, é possível automatizar os fluxos de trabalho com a ajuda de uma plataforma inteligente de gerenciamento de manutenção.

De maneira alternada, a manutenção preventiva pode ser substituída por uma manutenção baseada na condição ou por uma manutenção preditiva.

Manutenção reativa

A manutenção de edifícios não é exceção: a manutenção reativa deve ser usada como último recurso. Idealmente, o equipamento de construção nunca deve estar fora de serviço. Ainda assim, os erros acontecem: veja como reduzir o MTTR.

Obras de Reabilitação e Renovação

Nos últimos anos, a União Europeia tem feito um esforço para aumentar a eficiência energética de edifícios mais antigos, incluindo escolas, edifícios de escritórios e outros prédios públicos. Embora a manutenção adequada ajude a reduzir o consumo dos edifícios, na maioria dos casos são necessárias obras de reforma extensivas.

Depois de obter a certificação energética A+ ou emissão zero de carbono, não se espera que os edifícios precisem de reformas intensivas novamente a curto ou médio prazo. Entretanto, os manuais de manutenção e operação devem ser atualizados para levar em conta a manutenção da nova infraestrutura e a vida útil esperada dos materiais utilizados.

No caso de edifícios históricos, nem sempre é possível limpar ou restaurar esculturas, azulejos, pinturas ou trabalhos em madeira no seu estado original devido à fragilidade dos materiais. Nesses casos, os gerentes devem considerar o uso de réplicas, que facilitam a manutenção de rotina sem estragar a arquitetura do edifício.

Como tornar a manutenção de edifícios mais eficiente?

A melhor maneira de tornar a manutenção de edifícios mais eficiente é usar um software de manutenção predial. Entretanto, como dissemos acima, você pode tirar ainda mais proveito do software se escolher uma plataforma de manutenção inteligente.

Acelere a comunicação de falhas

Permite que os zeladores e a equipe de limpeza informem facilmente as falhas através do software. Desta forma, os técnicos resolvem o problema muito mais rapidamente.

Use checklists para cada serviço

Crie listas de verificação para cada serviço, para que você possa replicar os chamados rapidamente e garantir processos uniformes.

Crie um banco de dados

Defina um banco de dados onde você possa registrar o plano de manutenção, atribuir tarefas e manter o controle do inventário. Do ponto de vista dos técnicos, o trabalho organizado dessa forma facilita a consulta de documentos e procedimentos padrão para cada ativo.

A plataforma de gerenciamento inteligente de manutenção leva estas características ainda mais longe. O software inteligente permite programar tarefas, receber notificações quando um prazo se aproxima e atribuir tarefas automaticamente, o que agiliza as operações no dia a dia.

Monitore as operações em tempo real

O software inteligente torna possível monitorar as operações em tempo real, para que você saiba quais partes do edifício estão funcionando normalmente e quais estão fora dos limites. Estas atualizações tornam possível adaptar o atendimento ao cliente ou redirecionar os usuários para outras áreas do edifício.

Sobre este assunto, queremos recapitular uma agradável conversa com Cláudio Celino, da empresa Sinergia, especialista em manutenção predial com mais de 20 anos de experiência na área. A conversa está disponível em nosso canal do Youtube.

Qual é o principal desafio na manutenção predial?

Na gestão de instalações (ou FM, Facility Management, em inglês), a terceirização é a norma. A McKinsey estima que a terceirização já representa mais da metade do mercado FM e a tendência é que as empresas entreguem toda a gestão  a um único parceiro. Mas, por enquanto, a maioria ainda lida com múltiplos fornecedores. Por exemplo, uma empresa para limpeza diária, outra para limpeza de fachadas, outra para sistemas de segurança, outra para manutenção de escadas rolantes, e assim por diante.

Como é difícil para os gerentes (internos) controlar tudo o que cada fornecedor faz, “eles se tornam um pagador de taxas”, diz Cláudio Celino. E esse é exatamente o primeiro grande desafio da manutenção predial: a falta de controle. Mas quais são as causas desta falta de controle? E quais são suas ramificações? Em sua experiência, a falta de controle acontece a partir de três fatores:

A falta de equipe

O primeiro fator que contribui para a falta de controle é a falta de pessoal. Os departamentos de gerenciamento de instalações têm muitas vezes falta de profissionais. A manutenção das máquinas ao serviço do negócio principal é uma prioridade, mas tudo mais é visto como um “custo”. Portanto, as empresas não têm pessoas concentradas no gerenciamento das instalações ou na coleta, análise e auditoria de dados úteis para a manutenção dos edifícios.

Falta de sistemas

O segundo fator é a falta de sistemas. Mesmo que cada fornecedor utilize um software e tenha uma boa organização interna, raramente existe um sistema que centralize todas as informações. Portanto, é muito difícil para o gerente acompanhar o que cada fornecedor está fazendo, obter informações atualizadas, ter uma visão do trabalho pendente e cruzar dados de referência.

Ausência de processos

Finalmente, os processos falham. Isto é, mesmo quando há alguma consciência de gestão de instalações, e há um sistema para inserir dados, não há um processo bem definido. Por exemplo, pode não haver pontos de coleta de informações bem definidos. Ou a equipe nem sempre registra a abertura e o fechamento dos chamados de manutenção. O resultado é uma informação não confiável que está quase sempre desatualizada.

Com relação aos dois últimos fatos, o relatório da McKinsey lembra que a gestão de instalações fica atrás de outros setores, incluindo a manutenção de equipamentos, tanto na maturidade digital quanto na penetração da tecnologia. Embora não faltem opções, há falta de habilidades digitais, e não é uma prioridade para a administração, que se concentra na redução de custos.

As plataformas inteligentes, capazes de se integrar com uma infinidade de ferramentas, são uma das opções mais preocupantes para o setor. Ao reunir todas as informações, elas permitem que você recupere o controle das operações diárias. Mas isso não é tudo. Há dois outros grandes desafios na manutenção de edifícios, que influenciam e são influenciados por esta falta de controle: falta de tempo e falta de valorização. Ambos podem melhorar significativamente com a ajuda da tecnologia.

A Infraspeak é um software de manutenção predial?

A Infraspeak atua como um software de manutenção predial que ajuda os gerentes de instalações e manutenção a otimizar suas operações. Ele é projetado para simplificar o processo de gerenciamento de manutenção fornecendo recursos como gerenciamento de ativos, manutenção preventiva, gerenciamento de chamados de manutenção, gerenciamento de estoque e relatórios. A Infraspeak pode ser usada para gerenciar atividades de manutenção para vários tipos de edifícios, incluindo edifícios comerciais, hospitalares, industriais e residenciais:

  • Gerenciamento de ativos: A Infraspeak permite criar um inventário de todos os equipamentos e ativos de seu edifício, incluindo sistemas AVAC, sistemas elétricos, sistemas de canalização, elevadores, e muito mais. Você pode rastrear a localização, status e histórico de manutenção de cada ativo, e programar tarefas de manutenção preventiva para garantir que eles estejam em boas condições de funcionamento.
  • Manutenção preventiva: Com a Infraspeak, você pode criar cronogramas de manutenção preventiva para os ativos e equipamentos de seu edifício. Isto pode ajudar a reduzir danos e prolongar a vida útil de seus bens, ao mesmo tempo em que reduz os custos de manutenção.
  • Gestão de chamados de manutenção: A Infraspeak permite criar chamados para solicitações de manutenção, rastrear o status de cada chamado e atribuir tarefas aos técnicos de manutenção. Você também pode priorizá-los com base em sua urgência, estabelecer prazos e receber notificações quando os chamados forem concluídos.
  • Gestão de estoque: A Infraspeak permite gerenciar seu estoque de suprimentos de manutenção e peças de reposição, rastrear o uso e os níveis de pedidos e gerar automaticamente ordens de compra quando os suprimentos estão baixos.
  • Relatórios: A Infraspeak fornece uma gama de relatórios que podem te ajudar a rastrear os custos de manutenção, identificar tendências e tomar decisões baseadas em dados sobre suas operações de manutenção de edifícios.

Um ciclo vicioso: por que a gestão de instalações não é valorizada?

A gestão de infraestruturas, o monitoramento dos locais de trabalho e as operações diárias requerem tempo, atenção e dedicação. Mas, como já dissemos, a maioria das empresas não prioriza esses processos. Muitas vezes, há apenas uma pessoa supervisionando toda a manutenção. Isto significa que você deve se concentrar nos serviços essenciais, e todo o resto fica em segundo plano.

Obviamente, a constante falta de tempo leva a uma falta de controle. Por outro lado, como nunca há tempo suficiente para implementar sistemas ou processos de controle, a gestão de instalações é ainda mais demorada do que deveria ser. Aqui já começamos a entrar em um ciclo de ineficiência e desorganização, o que traz suas próprias consequências.

Como não há tempo para realizar todas as tarefas nem processos de controle, torna-se impossível demonstrar resultados. “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”, como já ouvimos tantas vezes. Como não se pode demonstrar resultados, ou provar que a FM influencia o resultado final da empresa, a gerência continua a negligenciar esse processo e insiste na redução de custos. É este ciclo que leva ao “corte de custos” e à “falta de priorização” apontados no relatório da McKinsey.

Como argumentar a favor de investimentos em tecnologia de gerenciamento de instalações

Ironicamente, o corte de custos pode estar custando caro. Com uma ferramenta apropriada, o gerente pode controlar o custo mensal de manutenção e os gastos com manutenção reativa, inserir informações sobre o que investiu, o retorno que obteve e até mesmo a depreciação dos ativos. Com o tempo, ele pode ter uma ideia da vida útil de cada equipamento e prever se ele precisará ser substituído ou reparado.

Dito de outra forma: a coleta sistemática de dados traz previsibilidade. Como explica Cláudio Celino, “com essa previsibilidade, eu já sei quando tenho que substituir esse equipamento. Posso planejar muito melhor a manutenção e reduzir o número de manutenções reativas”. Mas sempre mantendo o mesmo número de manutenções preventivas”.

Para o cliente, também é muito melhor. “É preciso demonstrar que a manutenção foi realizada – quando, por quem e por quanto tempo – e que foi realizada de acordo com o plano de manutenção”. Isto facilita muito a demonstração do trabalho do prestador de serviços e destaca o papel da gestão de instalações em aumentar o valor do edifício e melhorar a experiência do usuário. Esta última é uma das principais tendências na Indústria 5.0, que parece mais humanizada.

“Precisamos de uma sinergia entre sistemas, pessoas e processos”, conclui ele. Dito isto, não faltam motivos para iniciar uma transformação digital e reverter o cenário atual. Chegou a hora da manutenção predial deixar de ser uma batalha inglória!