Plano de manutenção preventiva em 5 passos

Não há nada que os gestores de manutenção desejem mais do que ter ativos funcionando 100% do tempo e sem danos para registrar. O problema é que esse objetivo é impossível de ser alcançado: não conseguimos prevenir ou prever todos os danos, por melhor que seja o nosso plano de manutenção preventiva. 

Então, qual é o nosso melhor plano de ataque? Qual é a melhor forma de evitar a frustração de ter um ativo crítico danificado? Um plano de manutenção preventiva equilibrado, que protege os principais ativos da empresa, diminui os custos com manutenção e assegura que tudo corre de maneira correta. 

Se para você parece complexo, descomplique: vamos te explicar como criar um plano de manutenção em 5 passos.  

→ Antes de seguirmos para a prática e entrarmos em detalhes, recomendamos a leitura do nosso guia definitivo de manutenção preventiva.

1. Definir objetivos e prioridades

O primeiro passo para criar um plano de manutenção é definir o objetivo final. O que você pretende? Economizar dinheiro com manutenção? Evitar danos que comprometeram o funcionamento normal da empresa no passado? Proteger equipamentos caros que não são facilmente substituídos? 

Ter objetivos claros é essencial, porque sem isso você não vai conseguir estabelecer prioridades, e sem prioridades não consegue alocar recursos. Numa fábrica, por exemplo, o objetivo principal é manter toda a linha de produção em funcionamento – mais do que poupar dinheiro com a manutenção dos elevadores ou do ar-condicionado. 

Não há uma receita universal. Os seus objetivos até podem mudar de acordo com o momento financeiro da empresa ou devido a fatores externos. Tivemos agora um bom exemplo: durante a pandemia de COVID-19, muitos hotéis reduziram a manutenção preventiva a serviços mínimos.

Pense também no que você tem falhado para atingir esses objetivos. Falta de técnicos? Falta comunicação entre departamentos? Deixou passar os prazos? Não tinha peças suplentes para resolver um dano? O software de manutenção atual é insuficiente? Ou o dano não podia ser previsto?

2. Fazer um inventário de ativos e a listagem de tarefas

A segunda etapa do plano de manutenção preventiva é fazer o mapeamento dos ativos, divididos por famílias de equipamentos. É mais fácil mapear visualmente se utilizar uma IMMP (Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção) com essa funcionalidade.

Quando estiver fazendo o inventário dos ativos, não se esqueça de compilar também:

• prazos de garantia
• as recomendações do fabricante ou manual do utilizador relativamente à manutenção do equipamento (por exemplo, frequência da manutenção, vida útil esperada, condições ideais de temperatura e umidade, contatos do fabricante)
• dados de verificações anteriores para verificar o funcionamento do equipamento
• dados de reparações anteriores, especialmente se houve substituição de peças
• criticidade do ativo 
• requisitos legais.

 
O conjunto destas informações vai determinar a frequência com que a manutenção preventiva precisa ser feita: diariamente, algumas vezes por semana, semanalmente, bimestral, mensal, trimestral, semestral ou anualmente. 

⚠️ Mais uma vez, esta etapa é mais fácil se estiver usando uma IMMP. Nesse caso, você pode programar as tarefas automaticamente, de acordo com a frequência pretendida. Além disso, você pode associar cada tarefa aos técnicos responsáveis, o que te ajuda a definir com mais detalhes todo o cronograma de manutenção e avançar mais rápido no passo 3.

3. Gerenciar prioridades e recursos 

Nos passos anteriores, definimos os nossos objetivos a longo prazo e a periodicidade ideal de cada medida de manutenção preventiva. Agora, chegou a hora de fazer uma checagem no nosso plano de manutenção. Precisamos traduzir os nossos objetivos para o curto prazo, considerando o tempo e os recursos que temos. 

• No passo 1 definimos quais são os ativos que devemos priorizar. 
• No passo 2 definimos quais são os ativos com mais criticidade.

Então, vamos encaixando a lista no plano de manutenção prevenitiva:

1. as ações de manutenção preventiva nos ativos mais críticos (Classe A), cujo dano mais afeta os nossos objetivos;
2. as ações de manutenção preventiva em ativos importantes para a empresa, mas que o eventual dano prejudica menos o funcionamento normal da empresa (criticidade de classe B);
3. ações de manutenção failure-finding (testes e verificações) em ativos críticos;
4. todas as outras ações de manutenção preventiva e de manutenção baseada na condição em ativos de menor criticidade;
5. manutenção corretiva programada (ativos menos críticos, de classe C, que não justificam o investimento em manutenção preventiva). 

Nesse momento, o plano de manutenção já está quase completo. Mas você precisa ainda gerenciar recursos humanos e atribuir as tarefas às equipes certas. Para isso, vamos separar tarefas por ordem de dificuldade e dividir as ações de manutenção em 5 níveis: 

Em manutenção preventiva, quase todas as tarefas estão entre o nível 1 e o nível 3. Geralmente, as tarefas de nível 1 podem ser executadas pelos próprios utilizadores do equipamento ou por mão de obra interna. As tarefas de nível 2 e 3 caem dentro daquilo a que chamamos de “contratos de manutenção” – outsourcing. O ideal é não precisar de executar tarefas de nível 4 ou nível 5, a menos que estejamos falando de um plano de manutenção industrial com equipamentos pesados. 

Quando você está fazendo o seu plano de manutenção, sugerimos fazer uma lista e rever todos estes contratos, já que representam custos fixos e uma boa parte das tarefas de nível 2 e 3.

• Há algum serviço de nível 1 que esteja a cargo de um fornecedor externo e que possa ser feito internamente com melhor relação custo-benefício?
• Há alguma tarefa de nível 2 tão recorrente que justifica contratar técnicos qualificados, em vez de recorrer a contratos de manutenção?
• Há alguma tarefa que precise ser atribuída a um fornecedor externo, de forma que os seus técnicos se possam dedicar a outros objetivos?
• Os contratos de manutenção dão toda a cobertura que precisa?
• As empresas externas estão cumprindo todas as tarefas do seu plano? 
• É preciso procurar novos fornecedores para algum serviço?
• A comunicação com os fornecedores externos é fluída?

4. Criar KPIs para o plano de manutenção preventiva

Se definiu objetivos, agora precisa saber se os atingiu. Você deve definir indicadores de performance (KPIs), para acompanhar o progresso e a eficácia do plano de manutenção. Alguns dos indicadores mais comuns são os seguintes:

• porcentagem de manutenção preventiva; 
• taxa de cumprimento da manutenção preventiva;
• eficácia geral do equipamento; 
• a porcentagem crítica de manutenção agendada;
• tempo médio entre danos;
• custo total com manutenção (incluindo mão de obra, materiais, contratos de manutenção);
• e, claro, o ROI. 

Caso a sua equipe seja sempre cuidadosa ao inserir os dados no software de manutenção, você consegue calcular estes KPIs automaticamente ao longo de todo o processo. Saiba mais sobre este passo no nosso artigo sobre como medir a eficácia do seu plano de manutenção.

5. Rever e melhorar

Nada é perfeito! Ao rever o plano de manutenção, os KPIs e os relatórios, avalie se: 

• você realmente precisa de todas as ações de manutenção preventiva que fez, ou algumas não dão retorno?
• algum ativo teve um desempenho abaixo do esperado? 
• todos os danos eram inevitáveis ou podia ter prevenido alguns deles com manutenção preventiva? 
• o nível de risco de cada ativo se mantém igual, ou se há algum equipamento que se está desgastando rapidamente e precisa de manutenção adicional. 

E… recomeçar! 

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