No hay nada que los responsables de mantenimiento deseen más que tener los activos funcionando el 100% del tiempo y sin averías. El problema es que este objetivo es imposible de alcanzar: no podemos prevenir o predecir todas las averías, por muy bueno que sea nuestro plan de mantenimiento preventivo.

 

Entonces, ¿cuál es nuestro mejor plan de ataque? ¿Cuál es la mejor manera de evitar la frustración de tener una avería en un activo crítico? Un plan de mantenimiento preventivo lo más equilibrado posible, que protege los activos clave de la empresa, reduce los costes de mantenimiento y garantiza que todo va sobre ruedas.

 

Si te parece complejo, vamos a simplificarlo: te explicaremos cómo crear un plan de mantenimiento en 5 pasos. 

 

Los 5 pasos de un plan de mantenimiento preventivo

 

→ Antes de pasar a la práctica y entrar en detalles, te recomendamos la lectura de nuestra guía definitiva del mantenimiento preventivo.

 

1. Definir objetivos y prioridades

El primer paso para crear un plan de mantenimiento es definir el objetivo final. ¿Qué quieres? ¿Ahorrar dinero en el mantenimiento? ¿Evitar las averías que han comprometido el funcionamiento normal de la empresa en el pasado? ¿Proteger equipos caros que no se pueden sustituir fácilmente?

 

Tener objetivos claros es esencial, porque sin ellos no podrás establecer prioridades, y sin prioridades no puedes asignar recursos. En una fábrica, por ejemplo, el objetivo principal es mantener toda la línea de producción en funcionamiento, más que ahorrar dinero con el mantenimiento de los ascensores o el aire acondicionado.

 

No existe una receta universal. Tus objetivos pueden incluso cambiar en función del momento financiero de la empresa o debido a factores externos. Acabamos de tener un buen ejemplo: durante la pandemia de COVID-19, muchos hoteles redujeron el mantenimiento preventivo a servicios mínimos.

 

Piensa, también, en qué ha fallado para lograr esos objetivos. ¿Faltan técnicos? ¿Falta la comunicación entre departamentos? ¿Has incumplido los plazos? ¿No tenías piezas de repuesto para arreglar la avería? ¿El actual software de mantenimiento es insuficiente? ¿O es que la avería no se podía prevenir en absoluto?

 

💡 El mayor retorno del mantenimiento preventivo se dará en los activos con un comportamiento predecible, es decir, que necesitan revisiones después de x tiempo o y ciclos de utilización (por ejemplo, aires acondicionados, ascensores, termos de agua caliente, flotas de vehículos, extractores, cámaras frigoríficas). 

 

2. Hacer un inventario de activos y una lista de tareas

El segundo paso del plan de mantenimiento preventivo consiste en trazar un mapa de los activos, divididos por familias de equipos. Es más fácil hacer un mapa visual si se utiliza un GMAO o una PIM (Plataforma Inteligente de Mantenimiento, o IMMP) con esta funcionalidad.

 

Cuando hagas el inventario de los activos, no olvides recopilar también:

  • plazos de garantía
  • las recomendaciones del fabricante o el manual de usuario para el mantenimiento del equipo (por ejemplo, frecuencia de mantenimiento, vida útil prevista, condiciones óptimas de temperatura y humedad, contactos del fabricante)
  • datos de controles anteriores para verificar el funcionamiento del equipo
  • datos de reparaciones anteriores, especialmente si se han sustituido piezas
  • criticidad del activo 
  • requisitos legales.

Veamos el siguiente ejemplo (Ejemplo 1):

 

Nombre del edificio: Edificio 8

Año del PMP: 2020

Familia de equipos: Calderas de agua caliente

Activo: Caldera de agua caliente #1

Marca/fabricante: Fabricantes de Caldeiras, Lda. 

Plazo de garantía: marzo de 2021

Recomendación del fabricante: mantenimiento general un mes antes de la estación fría, para estar en pleno funcionamiento en invierno. En el periodo de mayor utilización, se recomienda una inspección general cada 3 meses. 

Última inspección: mayo de 2020

Criticidad: Clase C

Requisitos legales: n/d

 

La combinación de estas informaciones determinará la frecuencia con la que debes realizar el mantenimiento preventivo: diario, algunas veces a la semana, semanal, bimensual, mensual, trimestral, semestral o anual.

 

Ejemplo 2

Nombre del Edificio: Edificio 8

Año del PMP: 2020

Familia de Equipos: Climatización de la azotea

Activo: aire acondicionado del bar en la azotea

 

 

Plan de mantenimiento preventivo ejemplo

 

Ejemplo 3

Nombre del Edificio: Edificio 8

Año del PMP: 2020

Familia de Equipos: Detectores de Incendios

Activo: detetores de incendios de la cocina

 

 

 

Plan de mantenimiento preventivo ejemplo

 

⚠️ Una vez más, esta etapa es más fácil si se utiliza un GMAO o una Plataforma Inteligente de Mantenimiento (PIM). En ese caso, puedes programar las tareas automáticamente, según la frecuencia deseada. Además, puedes asociar cada tarea con los técnicos responsables, lo que te ayuda a definir todo el cronograma de mantenimiento con más detalle y a avanzar más rápidamente en el paso 3.

 

 

3. Gestionar prioridades y recursos 

En los pasos anteriores, hemos definido nuestros objetivos a largo plazo y la periodicidad óptima de cada medida de mantenimiento preventivo. Ahora, es el momento de volver a la realidad de nuestro plan de mantenimiento. Tenemos que trasladar nuestros objetivos al corto plazo, en función del tiempo y de los recursos de que disponemos.

 

  • Con el primer paso, ya sabemos qué activos hay que priorizar.
  • Con el segundo paso, ya sabemos qué activos son los más críticos.

 

Así que vamos encajando la lista en el plan de mantenimiento:

 

  1. las acciones de mantenimiento preventivo en los activos más críticos (Clase A), cuya avería afecta más a nuestros objetivos;
  2. las acciones de mantenimiento preventivo en activos importantes para la empresa, pero cuya eventual avería afecta menos al funcionamiento normal de la misma (criticidad de clase B);
  3. acciones de mantenimiento failure-finding (pruebas y verificaciones) en activos críticos
  4. todas las demás acciones de mantenimiento preventivo y de mantenimiento basado en la condición de los activos menos críticos.
  5. mantenimiento correctivo programado (activos menos críticos, de clase C, que no justifican la inversión en mantenimiento preventivo).

 

A estas alturas el plan de mantenimiento ya está casi completo, pero todavía hay que gestionar los recursos humanos y asignar las tareas a los equipos adecuados. Para ello, separaremos las tareas por orden de dificultad y dividiremos las acciones de mantenimiento en 5 niveles:

 

Níveles de dificuldad de tareas de mantenimiento

 

 

En mantenimiento preventivo, casi todas las tareas están entre el nivel 1 y el nivel 3. Por lo general, las tareas de nivel 1 pueden ser realizadas por los propios usuarios de los equipos o por mano de obra interna. Las tareas de nivel 2 y 3 entran en lo que llamamos «contratos de mantenimiento» – subcontratación. Lo ideal es no tener que realizar tareas de nivel 4 o 5, a menos que estemos hablando de un plan de mantenimiento industrial con equipos pesados.

 

A la hora de elaborar tu plan de mantenimiento preventivo, te sugerimos que hagas una lista y revises todos estos contratos, ya que representan costes fijos y una buena parte de las tareas de nivel 2 y 3.

 

  • ¿Hay algún servicio de nivel 1 del que se encargue un proveedor externo que puedas realizar internamente con una mejor relación coste-beneficio?
  • ¿Hay alguna tarea de nivel 2 que sea tan recurrente que justifique la contratación de técnicos cualificados en lugar de recurrir a contratos de mantenimiento?
  • ¿Hay alguna tarea que debas asignar a un proveedor externo para que tus técnicos puedan centrarse en otros objetivos?
  • ¿Los contratos de mantenimiento proporcionan toda la cobertura que necesitas?
  • ¿Las empresas externas están cumpliendo todas las tareas de tu plan? 
  • ¿Necesitas buscar nuevos proveedores para algún servicio?
  • ¿La comunicación con los proveedores externos es fluida?

 

💡 Entre las tareas que asignas a tu equipo, recuerda dejar un 10% de tiempo disponible para el mantenimiento no planificado: esto te permitirá cumplir con tu plan incluso cuando haya imprevistos.

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4. Crear KPIs para el plan de mantenimiento preventivo

Si has fijado objetivos, ahora necesitas saber si los has alcanzado. Debes definir a priori los indicadores de rendimiento (KPIs) para seguir el progreso y la eficacia del plan de mantenimiento. Algunos de los indicadores más comunes son los siguientes:

 

  • porcentaje de mantenimiento preventivo;
  • índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo;
  • eficacia general del equipo;
  • el porcentaje crítico de mantenimiento programado;
  • tiempo medio entre averías;
  • coste total con el mantenimiento (incluyendo mano de obra, materiales, contratos de mantenimiento)
  • y, por supuesto, el retorno de la inversión.

 

Si tu equipo es siempre diligente a la hora de introducir los datos en el software de mantenimiento, puedes calcular estos KPIs automáticamente durante todo el proceso. Obtén más información sobre este paso en nuestro artículo sobre cómo medir la eficacia de tu plan de mantenimiento.

 

 5. Revisar y mejorar

 

¡Nada es perfecto! Al revisar tu plan de mantenimiento, los KPI y los informes, considera si:

  • ¿realmente necesitas todas las acciones de mantenimiento preventivo que has realizado, o algunas no resultan rentables?
  • ¿algún activo tuvo un rendimiento inferior a lo esperado?
  • ¿todas las averías fueron inevitables o podrías haber evitado algunas con mantenimiento preventivo?
  • ¿el nivel de riesgo de cada activo se mantiene igual, o hay algún equipo que se desgasta rápidamente y necesita mantenimiento adicional?

 

Y… ¡volver a empezar!

  

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