Los indicadores de rendimiento de mantenimiento o KPIs (Key Performance Indicators) son métricas que determinamos para medir el rendimiento de una acción determinada. Pueden medir tanto el tiempo ocupado con una parada (planificada o no), como la evolución de la producción.
Las métricas de mantenimiento varían según la empresa, sus objetivos, las estrategias y el plan de acción definidos. Sin embargo, hay un conjunto de métricas que son más importantes y se usan más a menudo.
Si eres un Técnico o Gestor de Mantenimiento y aún estás estableciendo cuáles serán esos indicadores, pon en práctica la técnica SMART: Specific, Measurable; Attainable; Relevant; Timely (Específico, Mensurable; Alcanzable; Relevante; Temporal).
Traduciendo, tu estrategia debe ser: específica, dando prioridad a los indicadores clave de rendimiento (KPI) sencillos que puedan prevenir los errores que ha cometido en el pasado; mensurable, para poder contabilizar, cuantificar y comparar con los objetivos definidos en cifras; alcanzable, porque no tiene sentido establecer objetivos por encima de nuestra capacidad de ejecución; relevante, teniendo siempre en cuenta las condiciones actuales y no solo las deseables; y temporal, considerando un plazo razonable para alcanzar los objetivos.
¿Cuáles son los principales indicadores de mantenimiento?
Aunque los KPIs tienen una relación directa con los objetivos que se pretende alcanzar, no son metas. Un KPI de mantenimiento es una métrica que sirve para evaluar, de forma cuantitativa, el rendimiento de una determinada actividad, activo o departamento.
Los indicadores pueden dividirse en dos categorías:
- Los que ponen de relieve el efecto del mantenimiento en el rendimiento del negocio;
- Los que se asocian con la fiabilidad y la disponibilidad de los activos.
De esta categorización, podemos destacar como principales KPIs: downtime; backlog; MTBF; MTTR; OEE; PMP (planned maintenance percentage/tasa de mantenimiento planificado) y tasa de cumplimiento de mantenimiento preventivo. A continuación, explicaremos sus respectivas funciones, beneficios y cuáles son los patrones medios globales para cada uno de los indicadores.
Downtime
Esta métrica de mantenimiento, también conocida como Tiempo de Inactividad del Equipo, puede ser usada para rastrear, monitorear y evaluar la fiabilidad de un activo.
El downtime corresponde al tiempo de inactividad no programada. Es decir, es el resultado de un acontecimiento imprevisto que requerirá algún tipo de intervención. Este KPI puede ser evaluado, independientemente de si ya existe (o no) un cronograma de mantenimiento para el equipo. También es una variación de la métrica PMP, que explicaremos más adelante.
El promedio general de este indicador de rendimiento es del 10%. Es decir, el equipo debe estar en plena actividad (uptime o disponibilidad) el 90% del tiempo, asegurando la continuidad de la producción. La falta de infraestructura, supervisión y planificación puede hacer que el resultado exceda los valores ideales.
Este indicador puede ayudar a esbozar una estrategia de mantenimiento preventivo a fin de mantener el índice por debajo de la media, así como a reducir al mínimo las paradas no programadas. Recuerda que mientras el equipo está inactivo tampoco hay producción, generando posibles pérdidas para el negocio.
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Backlog de mantenimiento
El backlog es un indicador de tiempo que puede traducirse como “retraso en el mantenimiento“. Representa la acumulación de actividades pendientes o en execución, por cada técnico o empleado, independientemente de si ya están en marcha o todavía están solo planificadas.
En otras palabras, el Backlog es el tiempo de servicio necesario para realizar una determinada acción de Mantenimiento Correctivo, Preventivo o Predictivo; Inspecciones de Calidad; Mejoras o cualquier otra actividad inherente al buen funcionamiento de los activos. Para determinar esta métrica, es necesario considerar todo el flujo de trabajo de Planificación y Control de Mantenimiento.
El cálculo se hace a partir de la suma de los valores de hora/hombre de todas las tareas planificadas, pendientes, programadas y ejecutadas; dividido por el valor total de horas/hombre disponibles. Considere solo el tiempo productivo de cada empleado (al final, no pueden realizar tareas el 100% del tiempo).
Como se trata de una medición de tiempo, el resultado debe establecerse en horas, días, semanas o meses, por ejemplo. El promedio global del Backlog, considerando el trabajo en días laborables, es de 2 semanas. Para las empresas que trabajan sin interrupción, es de 3 a 4 semanas.
La ventaja de este indicador es la oportunidad de comprobar la productividad del equipo, así como de evaluar la causa de los retrasos, si los hubiera. A partir de este punto, recomendamos estrategias de optimización de la producción.
MTBF — Mean Time Between Failures
Otro importante indicador de rendimiento del mantenimiento es el MTBF, también conocido como el Indicador de Confiabilidad. Mide la tasa de fallos aleatorios (no previstos), incluso si son causados por fallos de software o defectos de fabricación que comprometen su vida útil. Se excluyen los fallos que no causan downtime.
También es una métrica temporal (medida en horas, días, semanas o meses) en la que se considera el intervalo entre un fallo y el siguiente. Cuanto más alto sea el MTBF, más fiable es el equipo – a diferencia del MTTR, que tiene que ser menor.
La fórmula para calcular el MTBF es restar del Tiempo Total Disponible (TTD) el Tiempo Total Perdido (TTP); dividido por el Número de Paradas. El TTD puede ser de 24 horas o el período de tiempo que el equipo está en funcionamiento. El TTP considera el tiempo perdido hasta que el equipo vuelva a estar operativo.
El promedio global en este caso, varía según el tipo de equipo y negocio. Sin embargo, debe ser lo más alto posible. Vale la pena seguir el historial para ver si este promedio aumenta con el tiempo.
MTTR — Mean Time To Repair
Un indicador de mantenimiento igualmente común es el Tiempo Medio de Reparación (MTTR), que puede aplicarse a un equipo, máquina, componente o sistema. El MTTR considera el tiempo medio que tarda su equipo técnico en intervenir o resolver una avería después de que haya ocurrido.
A diferencia del MTBF, el objetivo es reducir al máximo este KPI de mantenimiento. En cierto modo, la reducción del MTTR sirve de detonante para tomar decisiones que mejoren su estrategia de mantenimiento, siempre con el objetivo de maximizar los beneficios y reducir los riesgos.
Para calcular el MTTR es necesario considerar cuánto tiempo se tardó en reparar el activo después de cada fallo; y luego dividirlo por la cantidad de fallos que se produjeron durante un período de tiempo determinado.
De esta manera, es posible estimar la cantidad de tiempo (en horas, días, semanas o meses) que un determinado equipo ha estado parado, y lo que se debe hacer para evitar que vuelva a suceder. Al igual que con el MTBF, no hay un patrón global. Sin embargo, es necesario trabajar para reducirla.
OEE — Overall Equipment Effectiveness
Este es uno de los KPI de mantenimiento más importantes ya que mide la eficacia global de la empresa. Con este cálculo se podrá establecer si los procesos son eficientes o no. El promedio global es del 77% o más.
Uno de los beneficios de calcular la OEE es saber con qué frecuencia los equipos están en funcionamiento. También nos ayuda a conocer la rapidez con que se desarrolla la producción de la empresa y, por último, cuántos productos (o servicios) se han producido (o realizado) sin ningún tipo de fallo.
El cálculo es bastante simple. Para calcular la OEE es necesario multiplicar los valores de Disponibilidad, Rendimiento y Calidad. La disponibilidad se calcula de acuerdo con los indicadores de Downtime y Uptime, que ya hemos explicado. El rendimiento, a su vez, se calcula en función de la velocidad de producción actual en relación con la velocidad proyectada. La calidad, en cambio, debe contabilizarse con base en la producción total (de la muestra) menos la producción defectuosa (de la misma muestra).
Aunque el índice medio es del 77%, las empresas que cumplen con world class manufacturing alcanzan porcentajes entre el 85% y el 99%.
La OEE tiene una relación muy estrecha con otras dos métricas: la OOE y la TEEP. Conoce todo sobre la OOE, la OEE y el TEEP en este artículo.
PMP – Planned Maintenance Percentage/Porcentaje de Mantenimiento Planificado
El Porcentaje de Mantenimiento Planificado considera el tiempo dedicado a las actividades programadas (ya sean de mantenimiento, reparación o sustitución) con los activos definidos. Este KPI de mantenimiento está directamente asociado con el Plan de Mantenimiento Preventivo de una empresa.
Se considera la eficacia, el compliance y el modo cómo ha transcurrido cada actividad, así como el tiempo necesario para completarla. El cálculo es sencillo y se realiza a partir del tiempo previsto para las tareas de mantenimiento, dividido por el tiempo total dedicado al mantenimiento. Multiplique el resultado por 100 para encontrar el porcentaje.
Este resultado indicará el grado de eficiencia de una empresa, así como su rendimiento y éxito en el sector del mercado en el que opera. Para mantenerse en los patrones de promedio global, las tasas deben ser del 85% o más.
Tasa de Cumplimiento del Mantenimiento Preventivo
Esta métrica no podía faltar en una lista de los principales indicadores de rendimiento del mantenimiento. Analiza la conformidad de la empresa con el cronograma establecido.
Es decir, cuál es la efectividad y el compromiso del Técnico o Gestor de Mantenimiento en relación con las tareas que fueron programadas. Esta tasa es un KPI de mantenimiento que mide el rendimiento de todo el equipo, desde los responsables hasta los empleados involucrados en las acciones del día a día.
¿Cuál es el porcentaje de actividades que se completaron respetando las normas establecidas? Generalmente, los parámetros evaluados son la fecha de ejecución, el tiempo de ejecución y la eficiencia. El rendimiento medio global, en este caso, debe ser igual o superior al 90%.
El uso de este indicador y la garantía de que se mantiene dentro de la media (o por encima), significa que la productividad es alta, con riesgos de fallo o pérdidas mínimas.
Indicadores de Mantenimiento para la toma de decisiones
La importancia de calcular y aplicar los Indicadores de Mantenimiento radica en el aprendizaje y el conocimiento profundo de los procesos y actividades que se realizan en la empresa. De esta manera será posible entender lo que está haciendo bien (o menos bien) y donde hay espacio para mejorar.
Establecer, cumplir y medir sus objetivos a través de métricas de mantenimiento asegura no sólo la productividad de la empresa, sino también del equipo, que está más motivado para crecer. La facturación se mantiene de modo sano y planificado, sin rupturas ni pérdidas. La empresa mejora su reputación, ya que las tasas de fiabilidad tienden a crecer con la reducción de los riesgos e interrupciones.
Finalmente, evitamos las reclamaciones de los clientes, lo que evita la sobrecarga de la atención al cliente.
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