La priorité des responsables de la maintenance semble évidente : disposer d’actifs en état fonctionnel en permanence et sans signalements de pannes. Bien évidemment, cet objectif n’est pas concevable : il est impossible de prévenir ou de prévoir toutes les pannes, et ce, quelle que soit la qualité du plan de maintenance préventive appliqué.

Dans ce cas, quel est le meilleur plan d’attaque ? Comment éviter les scénarios complexes liés à un actif endommagé ? La réponse sera évidente : un plan de maintenance préventive aussi équilibré que possible, capable de protéger les principaux actifs de l’entreprise, de réduire les coûts de maintenance et d’assurer le bon fonctionnement de cet ensemble.

Cela vous semble complexe ? Simplifions les choses : nous allons vous expliquer comment créer un plan de maintenance en 5 étapes. 

1. Définir les objectifs et les priorités

La première étape de la création d’un plan de maintenance consiste à définir l’objectif final. Quelles sont vos attentes ? Économiser de l’argent grâce à la maintenance ? Éviter des pannes qui ont déjà compromis le fonctionnement normal de l’entreprise par le passé ? Protéger des équipements coûteux que vous ne pourriez pas remplacer facilement ? 

Définir des objectifs clairs est essentiel. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas établir vos priorités, et sans cette étape, vous ne pourrez pas allouer vos ressources. Dans le cadre d’une usine, par exemple, l’objectif principal est de maintenir l’ensemble de la chaîne de production en état de fonctionnement plutôt que de réduire les coûts engendrés par la maintenance d’ascenseurs ou des systèmes de climatisation.

Aucune méthode universelle n’est applicable. Vos objectifs peuvent également changer en fonction de périodes financières de l’entreprise ou suivant certains facteurs externes. Un exemple a récemment confirmé cette règle : lors de la pandémie de COVID-19, de nombreux hôtels ont réduit la maintenance préventive afin d’assurer des services minimums.

Pensez également aux raisons qui ont compromis la réalisation de vos objectifs. Le manque de techniciens ou de communication entre différents services ? Des délais n’ont pas été respectés ? Vous ne disposiez pas de pièces de rechange pour répondre à un dysfonctionnement ? Votre logiciel de maintenance actuel n’a pas répondu à vos besoins ? Auriez-vous pu éviter un dysfonctionnement ? 

💡 Le rendement principal d’une maintenance préventive évoquera les actifs au comportement prévisible, c’est-à-dire les biens et équipement où la maintenance n’est nécessaire qu’après x temps ou y cycles d’utilisation (citons par exemple les climatiseurs, les ascenseurs, les chauffe-eaux, les parcs automobiles, les ventilateurs d’extraction ou encore les chambres froides).

2. Lister vos tâches et actifs

La deuxième étape d’un plan de maintenance préventive consiste à lister vos actifs suivant différentes familles d’équipements. Ce relevé sera réalisé avec une plus grande facilité si vous utilisez une solution GMAO ou un PIM (Plateforme Intelligente de Maintenance) doté de cette fonctionnalité.

Lors de l’inventaire de vos actifs, prenez soin de noter également :

  • Les termes des garanties
  • Les recommandations du fabricant ou le manuel d’utilisation concernant l’entretien de l’équipement (par exemple, la fréquence de l’entretien, la durée de vie estimée, les conditions idéales de température et d’humidité ou encore les informations nécessaires pour contacter le fabricant)
  • Les données des contrôles précédents afin de vérifier le fonctionnement de l’équipement
  • Les données des réparations précédentes (notamment si des pièces ont été remplacées)
  • La criticité des actifs
  • Les exigences légales

Prenons l’exemple suivant (exemple 1) :

Nom du bâtiment : Bâtiment 8

Année de la certification PMP : 2020

Famille d’équipement : chaudières à eau chaude

Équipement : Chaudière no 1

Marque/fabricant : Boilers Manufacturers, Ltd. 

Période de validité de la garantie : Mars 2021

Recommandation du fabricant : entretien général un mois avant la saison froide pour un fonctionnement optimal lors de périodes hivernales. Durant ces périodes, une inspection générale est recommandée tous les 3 mois.

Dernière inspection : Mai 2020

Criticité : Classe C

Exigences légales : n/a

Ces informations détermineront la fréquence à laquelle vous devez effectuer vos maintenances préventives : tous les jours, plusieurs fois par semaine, toutes les semaines, tous les deux mois, tous les mois, tous les trimestres, tous les deux ans ou tous les ans.

 De nouveau, cette étape sera moins complexe si vous utilisez une solution GMAO ou une plateforme intelligente de maintenance (PIM). Dans ce cas, vous pourrez planifier automatiquement des tâches selon vos propres fréquences. Par ailleurs, vous pourrez associer chaque tâche aux techniciens responsables. Ce système vous permettra de définir aisément un calendrier de maintenance détaillé avant de passer à la 3ème étape de cet article.

3. Organiser vos priorités et ressources 

Lors des étapes précédentes, nous avons défini nos objectifs à long terme et la fréquence idéale pour chaque mesure de maintenance préventive. Désormais, il est temps de faire dresser un « bilan » de notre plan de maintenance. Nous devons traduire nos objectifs à court terme suivant le temps et les ressources dont nous disposons.

  • Depuis la 1ère étape, il nous est possible d’attribuer des priorités à certains actifs. 
  • Depuis la 2ème étape, nous pouvons définir la criticité des actifs.

Maintenant, intégrons cette liste dans le plan de maintenance préventive en relevant :

  • Des actions de maintenance préventive sur les actifs les plus critiques (classe A), dont la panne affecte particulièrement les objectifs
  • Les actions de maintenance préventive sur les actifs importants pour l’entreprise, mais dont la panne éventuelle nuit moins au fonctionnement normal de l’entreprise (criticité de classe B) 
  • Les actions relatives à la recherche de pannes (tests et contrôles sur les actifs critiques) 
  • Toutes les autres actions de maintenance préventive et de maintenance conditionnelle sur les actifs moins critiques 
  • La maintenance réactive programmée (actifs moins critiques de classe C qui ne justifient pas d’investissements au sein de votre maintenance préventive).

Le plan de maintenance est désormais presque terminé. Cependant, vous devez également gérer les ressources humaines et attribuer chaque tâche à la bonne équipe. Pour y parvenir, nous allons séparer ces tâches par ordre de difficulté et diviser les actions de maintenance en 5 niveaux :

  1. Main-d’œuvre qualifiée non-nécessaire. Par exemple, contrôle des niveaux d’huile, nettoyage/lavage extérieur, surveillance.
  2. Main-d’œuvre qualifiée nécessaire. Par exemple, l’entretien des systèmes CVC, des pompes à eau et des tours de refroidissement.
  3. Main-d’œuvre qualifiée nécessaire disposant d’une certification légale. Par exemple, l’entretien des ascenseurs, la certification de la sécurité et de l’hygiène au travail.
  4. Réparations à grande échelle qui nécessite une main-d’œuvre qualifiée. Par exemple, les réparations de panneaux solaires ou de chaudières de chauffage.
  5. Réparations générales ou reconstruction d’équipements dans des ateliers extérieurs. Par exemple, réparation/maintenance de machines industrielles.

Lorsqu’il est question de maintenance préventive, la quasi-totalité des tâches se situent entre le niveau 1 et le niveau 3. Généralement, les tâches de niveau 1 peuvent être réalisées par des utilisateurs de l’équipement ou par le biais d’une main-d’œuvre interne. Les tâches de niveau 2 et 3 relèvent de ce que nous appelons « les contrats de maintenance », c’est-à-dire l’externalisation. Idéalement, il ne sera pas nécessaire d’effectuer des tâches de niveau 4 ou 5, du moins si votre plan n’évoque pas de maintenance industrielle avec des équipements spécifiques à cette configuration. 

Lors de l’élaboration de votre plan de maintenance, nous vous suggérons de lister les éventuels contrats associés à vos tâches. En effet, celles-ci évoqueront des coûts fixes ainsi que la majorité des tâches de niveau 2 et 3.

  • Y a-t-il un service de niveau 1 associé à un fournisseur externe réalisable en interne pour un meilleur rapport coût/bénéfice ?
  • Y a-t-il une tâche de niveau 2 récurrente qui justifie l’embauche de techniciens qualifiés afin de ne plus recourir à des contrats de maintenance ? 
  • Y a-t-il des tâches que vous devez confier à un fournisseur externe afin de libérer vos techniciens en faveur d’autres objectifs ? 
  • Les contrats de maintenance offrent-ils toute la couverture dont vous avez besoin ? 
  • Les entreprises externes remplissent-elles l’ensemble des tâches prévues dans votre plan ? 
  • Est-il nécessaire de rechercher de nouveaux fournisseurs pour certains services ? 
  • La communication avec les fournisseurs externes est-elle fluide ?

💡 Parmi les tâches que vous attribuez à votre équipe, prenez soin d’attribuer 10 % du temps disponible pour la maintenance non-planifiée. Cette organisation est effectivement essentielle pour votre plan malgré les d’imprévus.

4. Définir les indicateurs clés de performance pour votre plan de maintenance préventive

Si vous avez fixé des objectifs, vous devez maintenant vérifier si ceux-ci ont été atteints. Pour cela, il sera nécessaire de définir des indicateurs de performance (KPI) en amont afin de suivre l’évolution et l’efficacité de votre plan de maintenance. Voici des indicateurs courants :

  • Le pourcentage lié à votre maintenance préventive
  • Le taux de conformité de la maintenance préventive
  • L’efficacité générale de vos équipements
  • Le pourcentage critique d’une maintenance programmée
  • Le délai moyen entre 2 pannes
  • Le coût total associé à la maintenance (y compris la main-d’œuvre, les matériaux et les contrats de maintenance)
  • Et bien évidemment le retour sur investissement

Si votre équipe est capable de saisir des données via un logiciel de maintenance, celui-ci peut calculer automatiquement des indicateurs clés de performance tout au long du processus. 

 5. Réviser et optimiser

Peu importe votre expérience, aucune stratégie n’est parfaite ! En passant en revue votre plan de maintenance, vos KPI et vos rapports, posez-vous certaines questions :

  • Avez-vous réellement besoin de toutes les actions de maintenance préventive que vous avez établies ? Devriez-vous abandonner certaines actions non-rentables ? 
  • Avez-vous constaté des performances inférieures par rapport à vos estimations pour l’un de vos actifs ? 
  • Toutes les pannes étaient-elles inévitables ou certaines auraient-elles pu être évitées grâce à la maintenance préventive ? 
  • Avez-vous constaté une absence de variation concernant le niveau de risque de chaque actif ou une usure plus rapide de l’un de vos équipements qui nécessite une maintenance supplémentaire ?

Ensuite… Recommencez ! 

Vous êtes prêt à établir un plan de maintenance, mais vous ne disposez pas d’un logiciel de maintenance réellement efficace ?

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