Plano de Manutenção Preventiva em 5 passos

Não há nada que os gestores de manutenção desejem mais do que ter ativos a funcionar 100% do tempo e sem avarias a registar. O problema é que esse objetivo é impossível de alcançar: não conseguimos prevenir ou prever todas as avarias, por melhor que seja o nosso plano de manutenção preventiva. 

Então, qual é o nosso melhor plano de ataque? Qual é a melhor forma de evitar a frustração de ter um ativo crítico avariado? Um plano de manutenção preventiva tão equilibrado quanto possível, que protege os principais ativos da empresa, diminui os custos com manutenção e assegura que tudo corre sobre rodas. 

Se lhe parece complexo, descomplique: vamos explicar-lhe como criar um plano de manutenção em 5 passos.  

→ Antes de passarmos à prática e entrarmos em detalhes, recomendamos a leitura do nosso guia definitivo de manutenção preventiva.

1. Definir objetivos e prioridades

O primeiro passo para criar um plano de manutenção é definir o objetivo final. O que pretende? Poupar dinheiro com manutenção? Evitar avarias que comprometeram o funcionamento normal da empresa no passado? Proteger equipamentos dispendiosos que não consegue substituir com facilidade? 

Ter objetivos claros é essencial, porque sem isso não vai conseguir estabelecer prioridades, e sem prioridades não consegue alocar recursos. Numa fábrica, por exemplo, o objetivo principal é manter toda a linha de produção em funcionamento – mais do que poupar dinheiro com a manutenção dos elevadores ou do ar condicionado. 

Não há uma receita universal. Os seus objetivos até podem mudar consoante o momento financeiro da empresa ou devido a fatores externos. Tivemos agora um bom exemplo: durante a pandemia de COVID-19, muitos hotéis reduziram a manutenção preventiva a serviços mínimos.

Pense também no que tem falhado para atingir esses objetivos. Falta de técnicos? Falta comunicação entre departamentos? Deixou passar os prazos a cumprir? Não tinha peças suplentes para resolver a avaria? O software de manutenção atual é insuficiente? Ou a avaria não se podia prevenir de todo?

2. Fazer um inventário de ativos e a listagem de tarefas

A segunda etapa do plano de manutenção preventiva é fazer o mapeamento dos ativos, divididos por famílias de equipamentos. É mais fácil mapear visualmente se utilizar uma IMMP (Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção) com essa funcionalidade.

Quando estiver a fazer o inventário dos ativos, não se esqueça de compilar também:

• prazos de garantia
• as recomendações do fabricante ou manual do utilizador relativamente à manutenção do equipamento (por exemplo, frequência da manutenção, vida útil esperada, condições ideais de temperatura e humidade, contactos do fabricante)
• dados de verificações anteriores para verificar o funcionamento do equipamento
• dados de reparações anteriores, especialmente se houve substituição de peças
• criticidade do ativo 
• requisitos legais.

 O conjunto destas informações vai determinar a frequência com que precisa de fazer manutenção preventiva: diariamente, algumas vezes por semana, semanalmente, bimestral, mensal, trimestral, semestral ou anualmente. 

 
⚠️ Mais uma vez, esta etapa é mais fácil se estiver a usar uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP). Nesse caso, pode programar as tarefas automaticamente, de acordo com a frequência pretendida. Além disso, pode associar cada tarefa aos técnicos responsáveis, o que o ajuda a definir com mais detalhe todo o cronograma de manutenção e avançar mais rápido no passo 3.

3. Gerir prioridades e recursos 

Nos passos anteriores, definimos os nossos objetivos a longo prazo e a periodicidade ideal de cada medida de manutenção preventiva. Agora, chegou a altura de fazer um “reality check” ao nosso plano de manutenção. Precisamos de traduzir os nossos objetivos para o curto prazo, consoante o tempo e os recursos de que dispomos. 

• Pelo passo um, já sabemos quais são os ativos que devemos priorizar. 
• Pelo passo dois, já sabemos quais são os ativos com mais criticidade.

Então, vamos encaixando a lista no plano de manutenção:

1. as ações de manutenção preventiva nos ativos mais críticos (Classe A), cuja avaria mais afeta os nossos objetivos;
2. as ações de manutenção preventiva em ativos importantes para a empresa, mas cuja eventual avaria prejudica menos o funcionamento normal da empresa (criticidade de classe B);
3. ações de manutenção failure-finding (testes e verificações) em ativos críticos;
4. todas as outras ações de manutenção preventiva e de manutenção baseada na condição em ativos de menor criticidade.
5. manutenção corretiva programada (ativos menos críticos, de classe C, que não justificam o investimento em manutenção preventiva). 

Por esta altura o plano de manutenção já está quase completo, mas ainda precisa de gerir recursos humanos e atribuir as tarefas às equipas certas. Para isso, vamos separar tarefas por ordem de dificuldade e dividir as ações de manutenção em 5 níveis: 

Em manutenção preventiva, quase todas as tarefas estão entre o nível 1 e o nível 3. Geralmente, as tarefas de nível 1 podem ser executadas pelos próprios utilizadores do equipamento ou por mão-de-obra interna. As tarefas de nível 2 e 3 caem dentro daquilo a que chamamos “contratos de manutenção” – outsourcing. O ideal é não precisar de executar tarefas de nível 4 ou nível 5, a menos que estejamos a falar de um plano de manutenção industrial com equipamentos pesados. 

Quando está a fazer o seu plano de manutenção, sugerimos fazer uma lista e rever todos estes contratos, já que representam custos fixos e uma boa parte das tarefas de nível 2 e 3.

• Há algum serviço de nível 1 que esteja a cargo de um fornecedor externo e que possa fazer internamente com melhor relação custo-benefício?
• Há alguma tarefa de nível 2 tão recorrente que justifica contratar técnicos qualificados, em vez de recorrer a contratos de manutenção?
• Há alguma tarefa que precise de atribuir a um fornecedor externo, de forma a que os seus técnicos se possam dedicar a outros objetivos?
• Os contratos de manutenção dão toda a cobertura que precisa?
• As empresas externas estão a cumprir todas as tarefas do seu plano? 
• Precisa de procurar novos fornecedores para algum serviço?
• A comunicação com os fornecedores externos é fluída?

4. Criar KPIs para o plano de manutenção

Se definiu objetivos, agora precisa de saber se os atingiu. Deve definir indicadores de performance (KPIs) à priori, de forma a acompanhar o progresso e a eficácia do plano de manutenção. Alguns dos indicadores mais comuns são os seguintes:

• percentagem de manutenção preventiva; 
• taxa de cumprimento da manutenção preventiva;
• eficácia geral do equipamento; 
• a percentagem crítica de manutenção agendada;
• tempo médio entre avarias;
• custo total com manutenção (incluindo mão-de-obra, materiais, contratos de manutenção)
• e, claro, o ROI. 

Caso a sua equipa seja sempre zelosa a inserir os dados no software de manutenção, consegue calcular estes KPIs automaticamente ao longo de todo o processo. Saiba mais sobre este passo no nosso artigo sobre medir a eficácia do seu plano de manutenção.

5. Rever e melhorar

Nada é perfeito! Ao rever o plano de manutenção, os KPIs e os relatórios, pondere se: 

• realmente precisa de todas as ações de manutenção preventiva que fez, ou algumas não dão retorno? 
• algum ativo teve um desempenho aquém do esperado? 
• todas as avarias eram inevitáveis ou podia ter prevenido algumas delas com manutenção preventiva? 
• o nível de risco de cada ativo se mantém igual, ou se há algum equipamento que se está a desgastar rapidamente e precisa de manutenção adicional. 

E… recomeçar!   

Pronto para fazer um plano e não tem um software de manutenção? Descarregue o nosso template de plano de manutenção em Excel!

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