Não há nada que os gestores de manutenção desejem mais do que ter ativos a funcionar 100% do tempo e sem avarias a registar. O problema é que esse objetivo é impossível de alcançar: não conseguimos prevenir ou prever todas as avarias, por melhor que seja o nosso plano de manutenção preventiva. 

 

Então, qual é o nosso melhor plano de ataque? Qual é a melhor forma de evitar a frustração de ter um ativo crítico avariado? Um plano de manutenção preventiva tão equilibrado quanto possível, que protege os principais ativos da empresa, diminui os custos com manutenção e assegura que tudo corre sobre rodas. 

 

Se lhe parece complexo, descomplique: vamos explicar-lhe como criar um plano de manutenção em 5 passos.  

Passos de um plano de manutenção preventiva

→ Antes de passarmos à prática e entrarmos em detalhes, recomendamos a leitura do nosso guia definitivo de manutenção preventiva.

 

1. Definir objetivos e prioridades

O primeiro passo para criar um plano de manutenção é definir o objetivo final. O que pretende? Poupar dinheiro com manutenção? Evitar avarias que comprometeram o funcionamento normal da empresa no passado? Proteger equipamentos dispendiosos que não consegue substituir com facilidade? 

 

Ter objetivos claros é essencial, porque sem isso não vai conseguir estabelecer prioridades, e sem prioridades não consegue alocar recursos. Numa fábrica, por exemplo, o objetivo principal é manter toda a linha de produção em funcionamento – mais do que poupar dinheiro com a manutenção dos elevadores ou do ar condicionado. 

 

Não há uma receita universal. Os seus objetivos até podem mudar consoante o momento financeiro da empresa ou devido a fatores externos. Tivemos agora um bom exemplo: durante a pandemia de COVID-19, muitos hotéis reduziram a manutenção preventiva a serviços mínimos.

 

Pense também no que tem falhado para atingir esses objetivos. Falta de técnicos? Falta comunicação entre departamentos? Deixou passar os prazos a cumprir? Não tinha peças suplentes para resolver a avaria? O software de manutenção atual é insuficiente? Ou a avaria não se podia prevenir de todo?

 

💡 O maior retorno da manutenção preventiva será nos ativos com um comportamento previsível, isto é, que precisam de revisões ao fim de x tempo ou y ciclos de utilização (por exemplo, ar condicionados, elevadores, termoacumuladores, frotas de automóveis, exaustores, câmaras de frio). 

 

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2. Fazer um inventário de ativos e a listagem de tarefas

A segunda etapa do plano de manutenção preventiva é fazer o mapeamento dos ativos, divididos por famílias de equipamentos. É mais fácil mapear visualmente se utilizar um CMMS ou IMMP (Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção) com essa funcionalidade.

 

Quando estiver a fazer o inventário dos ativos, não se esqueça de compilar também:

  • prazos de garantia
  • as recomendações do fabricante ou manual do utilizador relativamente à manutenção do equipamento (por exemplo, frequência da manutenção, vida útil esperada, condições ideais de temperatura e humidade, contactos do fabricante)
  • dados de verificações anteriores para verificar o funcionamento do equipamento
  • dados de reparações anteriores, especialmente se houve substituição de peças
  • criticidade do ativo 
  • requisitos legais.

 

Vejamos o seguinte exemplo (Exemplo 1):

 

Nome do Edifício: Edifício 8

Ano do PMP: 2020

Família de Equipamentos: Caldeiras de água quente

Ativo: Caldeira de água quente #1

Marca/fabricante: Fabricantes de Caldeiras, Lda. 

Prazo de garantia: março de 2021

Recomendação do fabricante: manutenção geral um mês antes da estação fria, de forma a estarem em pleno funcionamento no inverno. Na altura de maior utilização, recomenda-se uma inspeção geral a cada 3 meses.  

Última inspeção: maio de 2020

Criticidade: Classe C

Requisitos legais: n/a

 

O conjunto destas informações vai determinar a frequência com que precisa de fazer manutenção preventiva: diariamente, algumas vezes por semana, semanalmente, bimestral, mensal, trimestral, semestral ou anualmente. 

 

Exemplo 2

Nome do Edifício: Edifício 8

Ano do PMP: 2020

Família de Equipamentos: AVAC Rooftop 

Ativo: ar condicionado rooftop bar 

 

Plano de manutenção preventiva exemplo

Exemplo 3

Nome do Edifício: Edifício 8

Ano do PMP: 2020

Família de Equipamentos: Detetores de Incêndios

Ativo: detetores de incêndios da cozinha

 

 

Exemplo de plano de manutenção preventiva

⚠️ Mais uma vez, esta etapa é mais fácil se estiver a usar um CMMS ou uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP). Nesse caso, pode programar as tarefas automaticamente, de acordo com a frequência pretendida. Além disso, pode associar cada tarefa aos técnicos responsáveis, o que o ajuda a definir com mais detalhe todo o cronograma de manutenção e avançar mais rápido no passo 3.

 

3. Gerir prioridades e recursos 

Nos passos anteriores, definimos os nossos objetivos a longo prazo e a periodicidade ideal de cada medida de manutenção preventiva. Agora, chegou a altura de fazer um “reality check” ao nosso plano de manutenção. Precisamos de traduzir os nossos objetivos para o curto prazo, consoante o tempo e os recursos de que dispomos. 

 

  • Pelo passo um, já sabemos quais são os ativos que devemos priorizar. 
  • Pelo passo dois, já sabemos quais são os ativos com mais criticidade.

 

Então, vamos encaixando a lista no plano de manutenção:

 

  1. as ações de manutenção preventiva nos ativos mais críticos (Classe A), cuja avaria mais afeta os nossos objetivos;
  2. as ações de manutenção preventiva em ativos importantes para a empresa, mas cuja eventual avaria prejudica menos o funcionamento normal da empresa (criticidade de classe B);
  3. ações de manutenção failure-finding (testes e verificações) em ativos críticos;
  4. todas as outras ações de manutenção preventiva e de manutenção baseada na condição em ativos de menor criticidade.
  5. manutenção corretiva programada (ativos menos críticos, de classe C, que não justificam o investimento em manutenção preventiva). 

 

Por esta altura o plano de manutenção já está quase completo, mas ainda precisa de gerir recursos humanos e atribuir as tarefas às equipas certas. Para isso, vamos separar tarefas por ordem de dificuldade e dividir as ações de manutenção em 5 níveis: 

 

Níveis de dificuldade de tarefas de manutenção

 

Em manutenção preventiva, quase todas as tarefas estão entre o nível 1 e o nível 3. Geralmente, as tarefas de nível 1 podem ser executadas pelos próprios utilizadores do equipamento ou por mão-de-obra interna. As tarefas de nível 2 e 3 caem dentro daquilo a que chamamos “contratos de manutenção” – outsourcing. O ideal é não precisar de executar tarefas de nível 4 ou nível 5, a menos que estejamos a falar de um plano de manutenção industrial com equipamentos pesados. 

 

Quando está a fazer o seu plano de manutenção, sugerimos fazer uma lista e rever todos estes contratos, já que representam custos fixos e uma boa parte das tarefas de nível 2 e 3.

 

  • Há algum serviço de nível 1 que esteja a cargo de um fornecedor externo e que possa fazer internamente com melhor relação custo-benefício?
  • Há alguma tarefa de nível 2 tão recorrente que justifica contratar técnicos qualificados, em vez de recorrer a contratos de manutenção?
  • Há alguma tarefa que precise de atribuir a um fornecedor externo, de forma a que os seus técnicos se possam dedicar a outros objetivos?
  • Os contratos de manutenção dão toda a cobertura que precisa?
  • As empresas externas estão a cumprir todas as tarefas do seu plano? 
  • Precisa de procurar novos fornecedores para algum serviço?
  • A comunicação com os fornecedores externos é fluída?

 

 

💡 Entre as tarefas que atribui à sua equipa, lembre-se de deixar 10% de tempo disponível para manutenção não planeada – isto vai permitir que cumpra o seu plano mesmo quando há imprevistos. 

 

4. Criar KPIs para o plano de manutenção

Se definiu objetivos, agora precisa de saber se os atingiu. Deve definir indicadores de performance (KPIs) à priori, de forma a acompanhar o progresso e a eficácia do plano de manutenção. Alguns dos indicadores mais comuns são os seguintes:

  • percentagem de manutenção preventiva; 
  • taxa de cumprimento da manutenção preventiva;
  • eficácia geral do equipamento; 
  • a percentagem crítica de manutenção agendada;
  • tempo médio entre avarias;
  • custo total com manutenção (incluindo mão-de-obra, materiais, contratos de manutenção)
  • e, claro, o ROI. 

 

Caso a sua equipa seja sempre zelosa a inserir os dados no software de manutenção, consegue calcular estes KPIs automaticamente ao longo de todo o processo. Saiba mais sobre este passo no nosso artigo sobre medir a eficácia do seu plano de manutenção.

 

 5. Rever e melhorar

 

Nada é perfeito! Ao rever o plano de manutenção, os KPIs e os relatórios, pondere se: 

  • realmente precisa de todas as ações de manutenção preventiva que fez, ou algumas não dão retorno? 
  • algum ativo teve um desempenho aquém do esperado? 
  • todas as avarias eram inevitáveis ou podia ter prevenido algumas delas com manutenção preventiva? 
  • o nível de risco de cada ativo se mantém igual, ou se há algum equipamento que se está a desgastar rapidamente e precisa de manutenção adicional. 

 

E… recomeçar

  

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