Quando pensamos em manutenção preventiva, é inevitável pensar em planeamento. Mas não adianta ter um bom plano de manutenção preventiva se não tiver um bom cronograma, porque vai falhar na execução. Seria o mesmo que ter uma excelente receita para um cerveja artesanal, preparar o seu próprio malte, mostrar aos amigos… e depois estragar tudo porque devia ter deixado a fermentar mais um dia. Nenhum planeamento funciona sem calendarização e é isso que nos traz a este passo-a-passo para traçar um cronograma de manutenção preventiva.  Vamos a isso?

 

0. Cronograma vs. Plano de Manutenção Preventiva 

O ponto de partida para traçar um cronograma de manutenção preventiva é distinguir o cronograma do plano em si. O plano de manutenção preventiva estabelece prioridades com base na criticidade dos ativos e define todas as tarefas a executar ao longo do ano. Mas, em certo sentido, é como declarar que os miúdos precisam de aprender “Português e Matemática” – ou seja, não passa de uma declaração de intenções. Para que se concretize, falta fazer o horário escolar e dividir o tempo entre disciplinas. 

Falando em integração, a gestão eficiente de instalações requer um software gestão de facilities que integre o cronograma de manutenção preventiva com outros processos operacionais. É como ter um maestro que coordena toda a orquestra – cada instrumento (ou processo) tem o seu papel, mas o resultado final depende de como tudo funciona em conjunto.

 

Este “horário” é, como já deve ter adivinhado, o cronograma de manutenção preventiva. A grande dificuldade é calcular o tempo exato a atribuir a cada tarefa e encaixá-la no calendário da empresa. Se estimar demasiado tempo para uma determinada atividade, vai desperdiçar tempo e dinheiro. Pelo contrário, se reservar pouco tempo, arrisca-se a atrasar todo o cronograma, a comprometer o plano e a ter técnicos insatisfeitos. E como por aqui queremos ser uma fonte de boa vida para todas as equipas de manutenção, vamos ao passo 1.

1. Determinar a Produtividade da Mão-de-Obra 

A primeira coisa que deve ter em mente ao traçar um cronograma de manutenção preventiva é a produtividade da mão-de-obra. Onde queremos chegar com isto? É irrealista pensar que os técnicos estão a executar trabalho de manutenção 100% do tempo. Na verdade, estima-se que apenas 25-35% das horas de trabalho se destinam a trabalho efetivo. Leu bem: acima dos 30% já pode considerar a sua equipa bem mais “produtiva” que a média. Um software CMMS pode ajudar a otimizar esta produtividade através de melhor planeamento e controlo de tarefas.

E por falar em produtividade, para equipas técnicas que trabalham no terreno, um software field service management é fundamental para coordenar cronogramas de manutenção preventiva. Afinal, se já sabemos que as deslocações fazem parte das horas “improdutivas”, mais vale otimizá-las da melhor forma possível.

 

As restantes horas “improdutivas” são para procurar ferramentas, deslocações, esclarecer dúvidas, interrupções e ócio. Apesar de algum deste tempo poder ser otimizado com um bom cronograma (por exemplo, evitando deslocações necessárias), é importante ter expectativas realistas. Se usa um software de gestão de manutenção, use os dados disponíveis para perceber quantas horas foram realmente passadas em trabalho de manutenção no período homólogo. 

 

2. Analisar o Backlog 

Antes de partir para um novo cronograma, precisa de lidar com o “elefante na sala”: o backlog de tarefas. Ou, em português corrente, a lista de tarefas que ficaram por concretizar do plano de manutenção anterior. É recomendável terminar essas tarefas pendentes antes de avançar a toda a velocidade com um cronograma novo, até porque pode fugir… mas não se pode esconder. 

 

3. Mergulhar no Plano de Manutenção Preventiva 

Agora, é altura de subir a bordo do navio do Capitão Óbvio: não pode traçar um bom cronograma de manutenção preventiva sem mergulhar a fundo no plano de manutenção preventiva. Tem de analisar todas as tarefas para calcular quantos funcionários precisa para cada atividade, quantas horas deve alocar (tendo em consideração a produtividade do passo 1) e que materiais e ferramentas vai precisar para cada tarefa, entre outros. Um software gestão de ativos facilita esta análise ao centralizar toda a informação dos equipamentos.

E já que estamos a falar de materiais e ferramentas, não se esqueça de que um cronograma bem traçado também depende de ter tudo disponível na altura certa. Para isso, é essencial ter controlo sobre materiais e peças de reposição através de um software gestão de stocks que garanta disponibilidade quando necessário. Porque de nada serve ter o cronograma perfeito se depois fica à espera de uma peça que devia ter encomendado há duas semanas.

 

Há ainda outro ponto crucial: o cronograma também deve ter em consideração a melhor altura para fazer manutenção programada. Por exemplo, se estamos a falar de um edifício que precisa de uma cobertura nova, talvez seja mais prudente agendar estas obras para o verão. Se estamos a falar de renovar completamente o sistema de refrigeração de um hotel, talvez seja melhor esperar pelo inverno/época baixa. Faça um esforço para que o downtime planeado prejudique os seus clientes o menos possível. 

Além das considerações sazonais, há outro aspeto que não pode ignorar: o cumprimento de regulamentações através de um software gestão de compliance deve ser considerado ao definir cronogramas de manutenção preventiva. Porque algumas tarefas não são apenas uma questão de conveniência ou otimização – são obrigatórias por lei e têm prazos que não negoceiam.

 

4. Definir Prioridades 

“Mas isso não devia estar definido no plano de manutenção?” Claro que sim. Mas nenhum plano de manutenção, por melhor que seja, é 100% infalível. Por mais inconveniente que seja para todos os gestores de manutenção, o mundo não funciona como um algoritmo: as avarias e os imprevistos vão sempre acontecer. Uma forma de responder ao problema é ter alguma flexibilidade em relação ao cronograma diário e ser específico apenas a nível mensal ou semanal.  

 

A outra resposta é definir prioridades claras sobre como alterar o cronograma durante um imprevisto. Como é que deve responder a cada tipo de risco? O que é que exige uma resposta imediata, mesmo que isso implique parar o planeamento habitual? Quais são os tempos máximos de resposta que tem de assegurar? “Prever imprevistos” é jogo que, por definição, nunca podemos ganhar – mas podemos perder por menos. Que é como quem diz, evitar aquele backlog maroto do passo 2.

Para lidar com toda esta complexidade de imprevistos e prioridades, um software CAFM permite integrar o cronograma de manutenção preventiva com a gestão completa de facilities e ativos. É como ter um sistema nervoso central que coordena todas as respostas aos estímulos externos – sejam eles planeados ou não.

 

5. Agendar o dia-a-dia

Chegamos ao último passo. Vale a pena recapitular por pontos. Já sabe quantas horas precisa para cada tarefa (realisticamente, tendo em conta a produtividade real!); que tarefas tem por acabar e que tarefas tem para começar; quais os recursos de que vai precisar para cada uma delas. Então, agora só falta juntar as duas peças que estavam no meio do puzzle e que foram esquivas até ao final: as datas e as horas. 

Finalmente, e para completar o ciclo, lembre-se que um cronograma de manutenção preventiva bem delineado também permite aumentar a produtividade. Evite agendar tarefas seguidas que obriguem a grandes deslocações, junte atividades que precisam do mesmo tipo de ferramentas e tente incluir todas as informações necessárias nas ordens de trabalho para que os técnicos possam agir mais rápido.

 

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