Quando pensamos em manutenção preventiva, é inevitável pensar em planeamento. Mas não adianta ter um bom plano de manutenção preventiva se não tiver um bom cronograma, porque vai falhar na execução. Seria o mesmo que ter uma excelente receita para um cerveja artesanal, preparar o seu próprio malte, mostrar aos amigos… e depois estragar tudo porque devia ter deixado a fermentar mais um dia. Nenhum planeamento funciona sem calendarização e é isso que nos traz a este passo-a-passo para traçar um cronograma de manutenção preventiva. Vamos a isso?
0. Cronograma vs. Plano de Manutenção Preventiva
O ponto de partida para traçar um cronograma de manutenção preventiva é distinguir o cronograma do plano em si. O plano de manutenção preventiva estabelece prioridades com base na criticidade dos ativos e define todas as tarefas a executar ao longo do ano. Mas, em certo sentido, é como declarar que os miúdos precisam de aprender “Português e Matemática” – ou seja, não passa de uma declaração de intenções. Para que se concretize, falta fazer o horário escolar e dividir o tempo entre disciplinas.
Este “horário” é, como já deve ter adivinhado, o cronograma de manutenção preventiva. A grande dificuldade é calcular o tempo exato a atribuir a cada tarefa e encaixá-la no calendário da empresa. Se estimar demasiado tempo para uma determinada atividade, vai desperdiçar tempo e dinheiro. Pelo contrário, se reservar pouco tempo, arrisca-se a atrasar todo o cronograma, a comprometer o plano e a ter técnicos insatisfeitos. E como por aqui queremos ser uma fonte de boa vida para todas as equipas de manutenção, vamos ao passo 1.
1. Determinar a Produtividade da Mão-de-Obra
A primeira coisa que deve ter em mente ao traçar um cronograma de manutenção preventiva é a produtividade da mão-de-obra. Onde queremos chegar com isto? É irrealista pensar que os técnicos estão a executar trabalho de manutenção 100% do tempo. Na verdade, estima-se que apenas 25-35% das horas de trabalho se destinam a trabalho efetivo. Leu bem: acima dos 30% já pode considerar a sua equipa bem mais “produtiva” que a média.
As restantes horas “improdutivas” são para procurar ferramentas, deslocações, esclarecer dúvidas, interrupções e ócio. Apesar de algum deste tempo poder ser otimizado com um bom cronograma (por exemplo, evitando deslocações necessárias), é importante ter expectativas realistas. Se usa um software de gestão de manutenção, use os dados disponíveis para perceber quantas horas foram realmente passadas em trabalho de manutenção no período homólogo.
2. Analisar o Backlog
Antes de partir para um novo cronograma, precisa de lidar com o “elefante na sala”: o backlog de tarefas. Ou, em português corrente, a lista de tarefas que ficaram por concretizar do plano de manutenção anterior. É recomendável terminar essas tarefas pendentes antes de avançar a toda a velocidade com um cronograma novo, até porque pode fugir… mas não se pode esconder.
3. Mergulhar no Plano de Manutenção Preventiva
Agora, é altura de subir a bordo do navio do Capitão Óbvio: não pode traçar um bom cronograma de manutenção preventiva sem mergulhar a fundo no plano de manutenção preventiva. Tem de analisar todas as tarefas para calcular quantos funcionários precisa para cada atividade, quantas horas deve alocar (tendo em consideração a produtividade do passo 1) e que materiais e ferramentas vai precisar para cada tarefa, entre outros.
Há ainda outro ponto crucial: o cronograma também deve ter em consideração a melhor altura para fazer manutenção programada. Por exemplo, se estamos a falar de um edifício que precisa de uma cobertura nova, talvez seja mais prudente agendar estas obras para o verão. Se estamos a falar de renovar completamente o sistema de refrigeração de um hotel, talvez seja melhor esperar pelo inverno/época baixa. Faça um esforço para que o downtime planeado prejudique os seus clientes o menos possível.
4. Definir Prioridades
“Mas isso não devia estar definido no plano de manutenção?” Claro que sim. Mas nenhum plano de manutenção, por melhor que seja, é 100% infalível. Por mais inconveniente que seja para todos os gestores de manutenção, o mundo não funciona como um algoritmo: as avarias e os imprevistos vão sempre acontecer. Uma forma de responder ao problema é ter alguma flexibilidade em relação ao cronograma diário e ser específico apenas a nível mensal ou semanal.
A outra resposta é definir prioridades claras sobre como alterar o cronograma durante um imprevisto. Como é que deve responder a cada tipo de risco? O que é que exige uma resposta imediata, mesmo que isso implique parar o planeamento habitual? Quais são os tempos máximos de resposta que tem de assegurar? “Prever imprevistos” é jogo que, por definição, nunca podemos ganhar – mas podemos perder por menos. Que é como quem diz, evitar aquele backlog maroto do passo 2.
5. Agendar o dia-a-dia
Chegamos ao último passo. Vale a pena recapitular por pontos. Já sabe quantas horas precisa para cada tarefa (realisticamente, tendo em conta a produtividade real!); que tarefas tem por acabar e que tarefas tem para começar; quais os recursos de que vai precisar para cada uma delas. Então, agora só falta juntar as duas peças que estavam no meio do puzzle e que foram esquivas até ao final: as datas e as horas.
Finalmente, e para completar o ciclo, lembre-se que um cronograma de manutenção preventiva bem delineado também permite aumentar a produtividade. Evite agendar tarefas seguidas que obriguem a grandes deslocações, junte atividades que precisam do mesmo tipo de ferramentas e tente incluir todas as informações necessárias nas ordens de trabalho para que os técnicos possam agir mais rápido.
___
Quer saber como o Infraspeak o pode ajudar a construir planos e cronogramas de manutenção preventiva? Fale com um dos nossos especialistas.