A manutenção preventiva é uma parte importante da gestão de qualquer tipo de infraestruturas, contribuindo para o aumento do tempo de vida dos equipamentos, para a diminuição do tempo de inatividade indesejado e, em última instância, para a redução de custos de manutenção a longo prazo.

 

Neste guia definitivo da Infraspeak, exploramos o que é a manutenção preventiva e em que consiste, porque que é tão importante, quais as suas vantagens e desvantagens, como criar um plano de manutenção preventiva e delinear um cronograma. Disponibilizamos ainda exemplos e um template de plano de manutenção preventiva em Excel, para download gratuito.

 

Índice de conteúdos

  1. Definição e tipos
  2. Aplicações: quando usar ou não usar
  3. A importância da manutenção preventiva
  4. Como criar um plano de manutenção
  5. Como delinear um cronograma
  6. Automatização de tarefas preventivas
  7. Vantagens e desvantagens da manutenção preventiva
  8. Avaliação e revisão do plano
  9. Template Gratuito: Plano de Manutenção Preventiva em Excel

 

O que é a manutenção preventiva?

A manutenção preventiva consiste em intervenções que previnem avarias e diminuem a probabilidade de um ativo falhar. Ou seja, é um tipo de manutenção planeada que se realiza mesmo quando um equipamento mantém a sua capacidade operacional. Pode ser algo tão simples como a limpeza dos filtros nos aparelhos AVAC, uma inspeção visual ou uma lubrificação periódica, mas também inclui planos de inspeção mais complexos, planos de calibração e/ou de aferição, detecção de fugas de gás e outras revisões cíclicas.

 

Plano de manutenção preventiva | Plan de mantenimiento preventivo | Preventive maintenance plan | planned preventive maintenance

 

Tipos de manutenção preventiva

Geralmente, podemos dividir a manutenção preventiva em dois tipos principais:

 

  • baseada no tempo (time-based), isto é, revisões periódicas executadas em intervalos de tempo previamente definidos, independentemente da utilização dos ativos (e.g. a inspeção periódica dos elevadores a cada 2 anos ou dos monta-cargas a cada 6 anos).

 

  • baseada na utilização (usage-based), isto é, com base na utilização real dos ativos, como a lubrificação de uma máquina a cada x ciclos de produção (a cada 500 utilizações, a título de exemplo) ou a revisão dos veículos da frota quanto atingem uma determinada quilometragem (10.000 kms). 

 

Há quem considere que há outros dois tipos de manutenção – a manutenção preditiva e a manutenção prescritiva – como manutenção preventiva. Ainda assim, apesar de partilharem o objetivo de evitar avarias e o colapso dos ativos, há diferenças substanciais entre estes três tipos de manutenção: 

 

 

  • a manutenção prescritiva usa a Inteligência Artificial para prescrever ações de manutenção com base nos dados e indicadores recolhidos sobre cada equipamento. Por isso, requer um alto nível de computorização e está associada à Indústria 4.0.

 

Aplicações da manutenção preventiva

Em que situações é recomendável usar uma estratégia de manutenção preventiva? Em que casos é melhor manter uma abordagem unicamente corretiva? Tendo em conta os tipos que mencionámos acima, vejamos em que situações esta estratégia é recomendada.

 

Quando NÃO usar manutenção preventiva

Comecemos por descartar os ativos em que não podemos usar esta técnica. Se manutenção preventiva se baseia na calendarização, os equipamentos que falham de forma aleatória ficam automaticamente excluídos – como uma lâmpada que se funde, campainhas, comandos a pilhas ou autoclismos entupidos.

 

Regra geral, se não é possível estabelecer um padrão para as falhas de um activo, a manutenção preventiva não é a melhor opção.

 

Quando é que a manutenção preventiva é recomendada

No reverso da medalha, temos os ativos cuja probabilidade de falhar aumenta com o tempo e com o uso. Nestes casos, existe um padrão – podemos calendarizar a manutenção seguindo estatísticas sobre o funcionamento esperado do equipamento e as recomendações do fabricante.

 

Dito isto, a manutenção planeada permite-nos (1) aumentar a vida útil do ativo em questão e (2) manter a produtividade ao longo do tempo. 

 

Então, chegamos à conclusão de que a manutenção preventiva deve aplicar-se a ativos essenciais para manter o funcionamento normal da empresa, bem como ativos de maior valor, cuja reparação ou substituição é mais dispendiosa do que as atividades preventivas regulares.

 

O excesso de manutenção preventiva (que é possível, tendo em conta que pode gerar ações de manutenção desnecessárias) e a sua aplicação a ativos de baixo valor ou prioridade pode resultar em custos demasiado elevados em relação ao tempo de inatividade que previne, como se mostra no seguinte gráfico:

Custos de manutenção preventiva

No caso da indústria, os ativos prioritários são as máquinas essenciais à produção. Já em edifícios públicos, a limpeza de depósitos de água para evitar surtos de Legionella é um bom exemplo de manutenção preventiva. 

 

Porque é que a manutenção preventiva é tão importante?

Como vimos, a manutenção preventiva aumenta a vida útil dos ativos e a percentagem de manutenção planeada. Mas essa não é a única justificação para investir na manutenção preventiva. Em última instância, a manutenção preventiva também é um ótimo contributo para manter os seus clientes satisfeitos. 

 

  • Diminuição de paragens e aumento de eficiência (OEE)

A manutenção preventiva evita paragens não programadas, o que aumenta o uptime e a disponibilidade dos equipamentos, melhorando a eficiência global do equipamento (saiba mais sobre o OEE). Como consequência, obtém maior retorno sobre o investimento em equipamentos e cumpre os prazos estabelecidos com os seus clientes.

 

 

  • Aumento de fiabilidade dos ativos

A manutenção preventiva faz com que os equipamentos sejam mais fiáveis: funcionam corretamente durante mais tempo e têm uma maior longevidade. A fiabilidade permite fazer previsões mais realistas sobre o funcionamento da empresa, a capacidade produtiva e os rendimentos.

Qualquer empresa, tanto no setor secundário como no terciário, precisa de garantir a operacionalidade das suas instalações. Um hotel, por exemplo, só pode aceitar reservas com vários meses de antecedência se conseguir prever quantos quartos vão estar realmente disponíveis. 

 

 

  • Redução de custos de manutenção corretiva  

A manutenção preventiva poupa em peças e em transporte – basta imaginar o custo de encomendar uma peça para o sistema AVAC de um dia para o outro a um fornecedor internacional. É um facto da vida: a manutenção de emergência implica quase sempre reparações muito dispendiosas. No pior dos cenários, a falta de manutenção obriga à substituição do activo. 

 

  • Maior segurança 

A manutenção preventiva e as revisões regulares detetam o desgaste nas peças e mantêm os equipamentos em condições ótimas. Isto oferece mais segurança a todas as pessoas que estão em contacto com o activo, tanto funcionários como clientes. Um exemplo claro é a manutenção preventiva em elevadores, que evita que alguém fique preso e oferece muito mais segurança a qualquer pessoa no edifício. 

 

 

  • Maior comodidade

Sempre que falamos de um edifício usado por um grande número de pessoas, a manutenção preventiva também contribui para oferecer mais comodidade aos seus clientes. A manutenção garante que todos os equipamentos estão em pleno funcionamento, sem ser necessário desligar todo o sistema para fazer uma reparação.

 

Já imaginou o que seria ficar sem ar condicionado em pleno verão para fazer manutenção? Há coisas que não desejamos nem ao nosso pior inimigo. 

 

Criar um plano de manutenção preventiva (passo a passo)

Os benefícios da manutenção preventiva são inegáveis. (Honestamente, seria surpreendente se nesta altura ainda não estivesse a pensar em aplicar manutenção preventiva nos seus equipamentos!) A questão é como? Por onde começar? Como criar e executar um plano de manutenção preventiva? Ponha-se confortável, porque nós temos as respostas.

 

A primeira etapa para a implementação de uma estratégia de manutenção preventiva é definir um plano. Todas as tarefas devem ser bem definidas, tendo em consideração os materiais, as peças, a mão de obra necessária e até mesmo a contratação de serviços externos especializados. O processo pode ser dividido em 5 etapas: Passos de um plano de manutenção preventiva

1. Definir objetivos.

Para que o seu plano de manutenção preventiva seja realmente útil, o primeiro passo é estabelecer as metas que quer atingir. O que pretende? Reduzir o downtime,  aumentar a confiabilidade dos ativos, reduzir custos ou aumentar a taxa de manutenção planeada? O que fez até agora para cumprir esses objetivos? O que falhou? Este primeiro exame de diagnóstico é o seu ponto de partida. 

 

 

2. Fazer um inventário de ativos.

Para que o seu plano seja exaustivo, precisa de mapear os ativos, isto é, organizar os ativos por famílias de equipamentos e localização. Cada activo deve ficar associado às recomendações do fabricante, garantias e normas de qualidade a cumprir.

 

Por exemplo, os equipamentos de ar condicionado devem ficar agrupados na família de equipamentos AVAC, com a respetiva localização de cada aparelho e os manuais de utilização, bem com as normas ISO (se aplicável) a cumprir. 

 

3. Estabelecer prioridades.

Tanto o tempo como os recursos são limitados. Infelizmente, é improvável que consiga efetuar toda a manutenção preventiva que gostaria, por isso dê prioridade aos ativos mais críticos. Selecione os ativos essenciais para o funcionamento normal da empresa, os que podem provocar prejuízos elevados e os que representam mais risco em caso de avaria. 

 

Sobre este último ponto, é importante estabelecer prioridades de acordo com as condições atuais do equipamento. Uma avaliação de risco é extremamente útil para classificar o nível de prioridade de cada ativo. A inspeção das fugas de gás, por exemplo, é sempre prioritária porque põe em risco a segurança de todos os que utilizam as instalações. 

 

4. Criar KPIs para o plano de manutenção.

Para saber se o plano está a cumprir os objetivos a que se propôs, o gestor de manutenção tem de ser capaz de acompanhar as ocorrências ao longo do tempo. A melhor forma de o fazer é através de indicadores de performance (KPIs), dos quais falamos mais abaixo, na secção de avaliação e revisão do plano

 

5. Rever e melhorar o plano.

Até as melhores coisas podem ser melhoradas. Consoante os resultados que obtém (medidos de acordo com os KPIs que definiu), faça melhorias progressivas ao plano. 

 

Para que possa pôr isto em prática o mais rapidamente possível, recomendamos vivamente que leia as dicas dos nossos especialistas sobre como criar um plano de manutenção

 

Traçar um cronograma de manutenção preventiva

Depois de criar o seu plano, é preciso definir datas, horas, equipas. Em suma, um cronograma de manutenção preventiva ou um plano de trabalho. Este trabalho pode também ser dividido em 5 passos:

 

1. Determine a produtividade da mão-de-obra. 

Para que o cronograma seja realista, precisa de saber quantas horas é que os técnicos de manutenção passam realmente a executar tarefas de manutenção (e não a procurar ferramentas, em deslocações ou a ler pedidos). A média corresponde a 25-35% do total de horas, mas pode subir para 50% com bom planeamento.

 

2. Analise o backlog de manutenção.

Avalie as tarefas em atraso e termine as tarefas pendentes antes de se lançar para novas tarefas. 

 

 

3. Ajuste o cronograma com base no plano de manutenção.

Determine quantos funcionários, horas, materiais e ferramentas precisa para cada tarefa prevista no plano de manutenção. Também deve definir os melhores dias e horas para fazer manutenção programada que o obriga a desativar ativos temporariamente. 

 

 

4. Prepare-se para surpresas.

Lembre-se que há sempre avarias que ocorrem de forma aleatória. Por isso, o seu cronograma deve ser flexível q.b. e definir tempos de resposta para avarias que precisam de manutenção corretiva. Qualquer “imprevisto” que surja durante as ações planeadas deve ser sempre categorizado como manutenção corretiva.

 

 

5. Faça o agendamento das tarefas

O passo final é agendar as tarefas (work orders) por dia e hora, com toda a informação para que os técnicos de manutenção possam executar a manutenção preventiva de maneira segura e eficaz. 

Nova Infraspeak

Está pronto para passar da teoria à prática?

Veja em detalhe como organizar o seu cronograma da manutenção preventiva.

 

Automatização de tarefas de manutenção preventiva

Uma das maiores dificuldades em traçar um plano de manutenção é mapear os ativos e cruzá-los com as reparações ou inspeções recomendadas. Em infraestruturas com um grande número de ativos, é quase humanamente impossível organizar todo o inventário. Felizmente, é possível automatizar grande parte das tarefas de manutenção preventiva com um software de gestão de manutenção (CMMS).

Um CMMS permite não só inventariar os seus ativos, mas também associá-los a informações como a categoria, a marca, o modelo do equipamento, o número de série, a localização, o fornecedor, o técnico responsável, os manuais de utilização e as datas de intervenções anteriores.  

 

Agendar tarefas de manutenção preventiva com um CMMS

Todo o trabalho de criação de planos de manutenção preventiva para diferentes equipamentos é facilitado com a utilização de um software de manutenção.

Nova Infraspeak

Além de poder calendarizar automaticamente as tarefas que só dependem da passagem do tempo, é possível definir limites para gerar intervenções com base na utilização (passos 2 e 3 do plano de manutenção preventiva).

 

 

Acompanhar o plano em tempo real

Outra vantagem de usar um CMMS no que toca à gestão de tarefas de manutenção preventiva é a monitorização dos planos em tempo real. O software analisa os dados, calcula os principais KPIs automaticamente e permite rever e adaptar os planos a qualquer momento (passos 4 e 5 de como fazer um plano de manutenção preventiva). 

 

 

 

Avaliação e Revisão do Plano de Manutenção Preventiva

Independentemente do tipo de ativos que está a gerir e dos KPIs específicos que definiu para a sua empresa, há algumas métricas e “balizas” a que deve estar sempre atento. Recordamos as regras de ouro da manutenção preventiva: 

 

 

  • Taxa de cumprimento de manutenção preventiva

Corresponde à taxa de manutenção preventiva executada dentro do prazo estabelecido, que deve ser pelo menos 90%. Saiba mais sobre como calcular a taxa de cumprimento de manutenção preventiva.

 

 

  • Percentagem crítica de manutenção agendada 

Deve ser o mais próxima possível de 100%. 

 

 

  • Rácio 80/20 para manutenção programada e não programada

Pelo menos 80% das horas despendidas em manutenção devem corresponder a tarefas preventivas.  Apenas 20% (no máximo!) do tempo deve ser gasto com tarefas de manutenção corretiva, sendo que o ideal é ter 85% de manutenção programada.

 

 

  • Regra da margem de 10% 

Tente cumprir todas as tarefas antes do prazo previsto, com uma margem de 10%. Ou seja, se tem uma tarefa para completar em 100 dias, tente fazê-la apenas em 90 (10 dias antes do previsto). 

 

Se os seus resultados ficam aquém das expectativas, saiba mais sobre como medir a eficácia do seu plano de manutenção e o que significa cada um destes indicadores.

 

Vantagens e Desvantagens da Manutenção Preventiva

Se esteve atento ao artigo até aqui, as vantagens da manutenção preventiva são claras. No entanto, nem sempre é a estratégia ideal, podendo, por exemplo, resultar em ações de manutenção em equipamentos que ainda estão em ótimo estado, simplesmente porque já passou um determinado período de tempo. 

 

Vantagens e desvantagens da manutenção preventiva

Em seguida, revemos as vantagens e desvantagens da manutenção preventiva, tanto a nível de funcionamento interno das suas operações, como de impacto a nível de serviço prestado e de satisfação dos seus clientes.

 

Quais são as vantagens?

 

  • Aumenta a vida útil dos equipamentos, o que aumenta o retorno sobre o investimento;

 

  • Evita paragens não programadas, o que melhora o funcionamento da empresa;

 

  • Melhora a fiabilidade dos equipamentos, o que torna as previsões mais realistas;

 

  • Reduz custos com manutenção em ativos de elevado valor: é menos dispendiosa do que a manutenção corretiva e do que os métodos de manutenção preditiva disponíveis atualmente;

 

  • É mais fácil seguir um orçamento para as ações de manutenção, porque prevê (com fiabilidade) como vai alocar os seus recursos ao longo do ano;

 

  • Economiza recursos, uma vez que os equipamentos com falhas operacionais tendem a gastar mais energia e a perder qualidade;

 

  • Mais segurança nas instalações, uma vez que todos os ativos se mantêm nas melhores condições e sem desgaste;

 

  • Cumprimento de prazos com clientes, uma vez que há menos paragens e é mais fácil prever o output;

 

  • Proporciona uma experiência melhor a clientes ao cumprir as expectativas sobre o qualidade do seu serviço – o que, no limite, resulta em clientes fidelizados.

 

No entanto, a manutenção preventiva tem algumas desvantagens… Quais?

 

  • Exige mais tempo, tanto a planear como a inspeccionar;

 

  • É necessário reajustar os hábitos da sua equipa e, possivelmente, adotar um novo software;

 

  • Não pode ser utilizada em equipamentos que avariam de forma aleatória;

 

  • Como não se baseia na condição, pode resultar em ações de manutenção desnecessárias;

 

  • Pode resultar em custos mais elevados, se aplicada a ativos de menos valor ou prioridade;

 

  • Pode exigir mais trabalho de manutenção em regime de outsourcing, o que o obriga a procurar novos fornecedores;

 

  • Para garantir que os prazos são cumpridos, deve negociar SLAs com fornecedores e parceiros.

 

Plano de Manutenção Preventiva em Excel

Já sabe em que consiste a manutenção preventiva e como adaptá-la às necessidades do seu negócio. Agora, está na hora de pôr as mãos à obra e criar um plano. 

 

Template de plano de manutenção preventiva em Excel

 

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