A manutenção preventiva é uma parte importante da gestão de qualquer infraestrutura. Ela contribui para o aumento do tempo de vida dos equipamentos e para a diminuição da inatividade indesejada. Além disso, colabora com a redução de custos de manutenção a longo prazo.

Neste guia definitivo da Infraspeak, vamos falar sobre o que é e no que consiste a manutenção preventiva, por que é tão importante, quais são as suas vantagens, desvantagens, como criar um plano de manutenção preventiva e, ainda, como criar um cronograma. Tudo isso com exemplos! Você terá acesso também à nossa planilha de um plano de manutenção preventiva para download gratuito.

 

Índice de conteúdos

  1. Definição e tipos
  2. Aplicações: quando usar ou não usar
  3. A importância da manutenção preventiva
  4. Como criar um plano de manutenção
  5. Como definir um cronograma
  6. Automatização de tarefas preventivas
  7. Vantagens e desvantagens da manutenção preventiva
  8. Avaliação e revisão do plano
  9. Planilha: Plano de Manutenção Preventiva em Excel

 

O que é a manutenção preventiva?

A manutenção preventiva é feita por meio de intervenções que previnem danos e diminuem a probabilidade de falhas de um equipamento. Ou seja, é um tipo de manutenção planejada que é realizada mesmo quando um equipamento está em pleno funcionamento.

 

Pode ser uma ação simples como a limpeza dos filtros dos aparelhos AVAC, inspeção visual ou uma lubrificação periódica. Mas, também inclui planos de inspeção mais complexos, calibragem e/ou de aferição, detecção de vazamentos de gás e outras revisões periódicas.

 

Plano de manutenção preventiva | Plan de mantenimiento preventivo | Preventive maintenance plan | planned preventive maintenance

 

Tipos de manutenção preventiva

Geralmente, a manutenção preventiva pode ser dividida em dois tipos principais:

 

  • baseada no tempo (time-based): revisões periódicas executadas em intervalos de tempo previamente definidos, independentemente da utilização dos ativos (como, por exemplo, a inspeção de elevadores sociais a cada 2 anos ou de serviço a cada 6 anos);

 

  • baseada na utilização (usage-based): acontece considerando a utilização real dos ativos, como a lubrificação de uma máquina a cada x ciclos de produção (a cada 500 utilizações, por exemplo) ou a revisão dos veículos da frota quando atingem uma determinada quilometragem (10.000 kms).

 

Há quem considere outros dois tipos – a manutenção preditiva e a manutenção prescritiva – como manutenção preventiva. Ainda assim, apesar de compartilharem o objetivo de evitar danos e o colapso dos ativos, há diferenças substanciais entre as três:

 

  • a manutenção preditiva tem o objetivo de prever quando um dano vai acontecer como forma de prevenção. Ao contrário da manutenção preventiva, que é agendada e segue marcos de tempo ou de utilização predefinidos, ela se baseia na condição do equipamento. Veja aqui mais diferenças entre a manutenção preditiva e a manutenção preventiva.

 

  • a manutenção prescritiva usa a Inteligência Artifical para prescrever ações de manutenção com base em dados e indicadores recolhidos sobre cada equipamento. Por isso, requer um alto nível de tecnologia e está associada à Indústria 4.0.

 

Aplicações da manutenção preventiva

Em que situações é recomendável usar uma estratégia de manutenção preventiva? Em quais casos é melhor manter uma abordagem unicamente corretiva? Tendo em conta os tipos que mencionamos acima, veja agora quando você deve ou não adotar essa estratégia.

 

Quando NÃO usar manutenção preventiva

Vamos começar descartando os ativos em que não podemos usar esta técnica. Se a manutenção preventiva se baseia no agendamento, os equipamentos que falham de forma aleatória ficam automaticamente excluídos – como uma lâmpada que pode queimar a qualquer momento, campainhas, controles com pilhas ou descargas entupidas.

 

A regra geral é que se não é possível estabelecer um padrão para as falhas de um ativo, a manutenção preventiva não é a melhor opção.

 

Quando a manutenção preventiva é recomendada

Do outro lado da moeda, temos os ativos que tem mais probabilidade de falhas com o tempo e com o uso. Nestes casos, existe um padrão – podemos agendar a manutenção seguindo estatísticas sobre o funcionamento esperado do equipamento e as recomendações do fabricante.

 

Dessa forma, a manutenção planejada permite (1) aumentar a vida útil do ativo em questão e (2) manter a produtividade ao longo do tempo. 

 

Então, chegamos à conclusão de que a manutenção preventiva deve ser aplicada a ativos que são essenciais para o funcionamento normal da empresa. E, também, é recomendada para ativos de maior valor, que tem custos mais altos de reparação ou substituição do que as atividades preventivas regulares.

 

O excesso de manutenção preventiva (que é possível, tendo em conta que pode gerar ações de manutenção desnecessárias) e a sua aplicação a ativos de baixo valor ou prioridade pode resultar em custos demasiado elevados em relação ao tempo de inatividade que previne, como mostra o seguinte gráfico:

Custos de manutenção preventiva

No caso da indústria, os ativos prioritários são as máquinas essenciais à produção. Já em edifícios públicos, a limpeza de caixas d’água é um bom exemplo de manutenção preventiva.

 

Por que a manutenção preventiva é tão importante?

Como vimos, a manutenção preventiva aumenta a vida útil dos ativos e o percentual de manutenção planejada. Mas essa não é a única justificação para investir na manutenção preventiva. Afinal, ela também é um ótimo diferencial para manter os seus clientes satisfeitos. 

 

  • Diminuição de paragens e aumento de eficiência (OEE)

A manutenção preventiva evita parar a produção de forma não programada, o que aumenta o uptime e a disponibilidade dos equipamentos. Isso contribui com a melhoria da eficiência global do equipamento. Como consequência, o retorno sobre o investimento é maior em equipamentos, cumprindo os prazos estabelecidos com os seus clientes de forma efetiva.

 

 

  • Aumento de confiabilidade dos ativos

A manutenção preventiva faz com que os equipamentos sejam mais confiáveis: eles funcionam corretamente durante mais tempo e têm maior longevidade. A confiabilidade permite fazer previsões mais realistas sobre o funcionamento da empresa, sua capacidade produtiva e rendimentos

Qualquer empresa, seja do segundo ou terceiro setor, precisa garantir a operacionalidade das suas instalações. Um hotel, por exemplo, só pode aceitar reservas com vários meses de antecedência se conseguir prever quantos quartos vão estar realmente disponíveis a longo prazo.

 

 

  • Redução dos custos de manutenção corretiva  

A manutenção preventiva ajuda na economia com peças e transporte – basta imaginar, por exemplo, qual seria o custo de encomendar uma peça para o sistema AVAC de um dia para o outro com um fornecedor internacional. É um fato da vida: a manutenção de emergência implica quase sempre reparações muito mais caras. No pior dos cenários, a falta de manutenção obriga à substituição do ativo.

 

  • Mais segurança 

A manutenção preventiva e as revisões regulares detectam o desgaste nas peças e mantêm os equipamentos em boas condições. Isto oferece mais segurança a todas as pessoas que estão em contato com o ativo, tanto funcionários como clientes. Um exemplo claro é a manutenção preventiva em elevadores, que evita que alguém fique preso e oferece muito mais segurança a qualquer pessoa no edifício. 

 

 

  • Maior comodidade

Sempre que falamos de um edifício usado por um grande número de pessoas, a manutenção preventiva também contribui para oferecer mais comodidade. A manutenção garante que todos os equipamentos estão em pleno funcionamento, sem ser necessário desligar todo o sistema para fazer uma reparação.

 

Já imaginou o que seria ficar sem ar-condicionado em pleno verão para fazer manutenção? Há coisas que não desejamos nem para nosso pior inimigo.

 

Como criar um plano de manutenção preventiva (passo a passo)

Os benefícios da manutenção preventiva são inegáveis. Honestamente, seria surpreendente se nesta altura do texto ainda não estivesse pensando em aplicar essa estratégia na sua operação. Mas, provavelmente você tem algumas questões: como? Por onde começar? Como criar e executar um plano de manutenção preventiva? Pode ficar tranquilo, porque temos as respostas. 

 

A primeira etapa para a implementação de uma estratégia de manutenção preventiva é definir um plano. Todas as tarefas devem ser bem definidas, tendo em consideração os materiais, as peças, a mão de obra necessária e, até mesmo, a contratação de serviços externos especializados. O processo pode ser dividido em 5 etapas:Passos de um plano de manutenção preventiva

1. Definição dos objetivos.

Para que o seu plano de manutenção preventiva seja realmente útil, o primeiro passo é estabelecer as metas que devem ser atingidas. O que pretende: reduzir o tempo de inatividade, aumentar a confiabilidade dos ativos, diminuir custos ou aumentar a taxa de manutenção planejada? O que fez até agora para cumprir esses objetivos? O que deu errado? Este primeiro diagnóstico deve ser o seu ponto de partida. 

 

 

2. Realização de um inventário de ativos.

Para que o seu plano seja bem detalhado, é preciso mapear os ativos. Isto é, organizar todos por famílias de equipamentos e localização. Cada um deve ficar associado às recomendações do fabricante, garantias e normas de qualidade a serem cumpridas. 

 

Por exemplo, os equipamentos de ar-condicionado devem ficar agrupados na família de equipamentos AVAC, com a localização de cada aparelho e os manuais de utilização. Quando aplicável, as normas ISO a serem cumpridas devem estar no inventário.

 

3. Determinação de prioridades.

Tanto o tempo como os recursos são limitados. Infelizmente, é improvável conseguir efetuar toda a manutenção preventiva que gostaria. Por isso dê prioridade aos ativos mais críticos. Selecione aqueles essenciais para o funcionamento normal da empresa, os que podem provocar prejuízos elevados e os que representam mais risco em caso de dano. 

 

Sobre este último ponto, é importante estabelecer prioridades de acordo com as condições atuais do equipamento. Uma avaliação de risco é extremamente útil para classificar o nível de prioridade de cada ativo. A inspeção das fugas de gás, por exemplo, é sempre prioritária porque coloca em risco a segurança de todos os que utilizam as instalações.

 

4. Criação de KPIs para o plano de manutenção.

Para saber se o plano está cumprindo os objetivos, o gestor de manutenção deve ser capaz de acompanhar as ocorrências ao longo do tempo. A melhor forma de fazer isso é por meio de indicadores de performance (KPIs). Vamos falar um pouco mais sobre eles abaixo, na seção de avaliação e revisão do plano.

 

5. Revisão e melhoria do plano.

Até as melhores coisas podem ser melhoradas. A partir dos resultados obtidos (medidos de acordo com os KPIs que foram definidos), faça melhorias progressivas no planejamento. 

 

Para colocar seu plano em prática o mais rápido possível, recomendamos que leia as dicas dos nossos especialistas sobre como criar um plano de manutenção.

 

Traçar um cronograma de manutenção preventiva

Depois de criar o seu planejamento, é preciso definir datas, horas e equipes. Em resumo, determinar um cronograma de manutenção preventiva ou um plano de trabalho. Este processo também pode ser dividido em 5 passos:

 

1. Determine a produtividade da mão-de-obra. 

Para que o cronograma seja realista, é preciso saber quantas horas os técnicos de manutenção passam realmente executando tarefas de manutenção (e não procurando ferramentas, em deslocações ou lendo pedidos). A média corresponde a 25-35% do total de horas, mas pode subir para 50% com bom planejamento.

 

2. Analise o backlog de manutenção.

Avalie as tarefas em atraso e termine as pendentes antes de abrir novos chamados.

 

 

3. Ajuste o cronograma com base no plano de manutenção.

Determine quantos funcionários, horas, materiais e ferramentas são necessários para cada tarefa prevista no plano de manutenção. Defina, também, os melhores dias e horários para fazer as manutenções programadas que necessitam de desativar ativos temporariamente.

 

 

4. Prepare-se para surpresas.

Lembre-se que há sempre danos que ocorrem de forma aleatória. Por isso, o seu cronograma deve ser flexível e definir tempos de resposta para problemas que precisam de manutenção corretiva. Qualquer imprevisto que surja durante as ações planejadas deve ser categorizado como manutenção corretiva.

 

 

5. Faça o agendamento das tarefas

O passo final é agendar as tarefas (work orders) por dia e hora, com toda a informação para que os técnicos possam executar a manutenção preventiva de maneira segura e eficaz. 

Nova Infraspeak

 

 

Automatização de tarefas de manutenção preventiva

Uma das maiores dificuldades em traçar um plano de manutenção é mapear os ativos e cruzá-los com as reparações ou inspeções recomendadas. Em infraestruturas com um grande número de equipamentos, é quase humanamente impossível organizar todo o inventário. Felizmente, é possível automatizar grande parte das tarefas com um software de gestão de manutenção (CMMS). 

 

Um CMMS permite não só inventariar os seus ativos, mas, também, associá-los a diferentes informações. Algumas delas: categoria, marca, modelo do equipamento, número de série, sua localização, fornecedor, técnico responsável, os manuais de utilização e datas de intervenções anteriores.   

 

 

Agendamento de tarefas de manutenção preventiva com um CMMS

Todo o trabalho de criação de planos de manutenção preventiva para diferentes equipamentos é realizado mais facilmente com a utilização de um software de manutenção.

Nova Infraspeak

Além de poder agendar automaticamente as tarefas que só dependem da passagem do tempo, é possível definir limites para intervenções com base na utilização (passos 2 e 3 do plano de manutenção preventiva).

 

 

Acompanhamento do plano em tempo real

Outra vantagem de usar um CMMS para a gestão de tarefas de manutenção preventiva é ao monitoramento dos planos em tempo real. O software analisa os dados, calcula os principais KPIs automaticamente e permite rever e adaptar os planos a qualquer momento (passos 4 e 5 de como fazer um plano de manutenção preventiva).

 

 

 

Avaliação e Revisão do Plano de Manutenção Preventiva

Independentemente dos tipos de ativos que está gerindo e dos KPIs específicos que definiu para a sua empresa, há algumas métricas que você deve estar sempre atento. Veja, abaixo, quais são as regras de ouro da manutenção preventiva: 

 

 

  • Taxa de cumprimento de manutenção preventiva

Corresponde à taxa de manutenção preventiva executada dentro do prazo estabelecido, que deve ser de pelo menos 90%

 

 

  • Percentagem crítica de manutenção agendada 

Deve ser a mais próxima possível de 100%. 

 

 

  • Regra dos 80/20 para manutenção programada e não programada

Pelo menos 80% das horas gastas em manutenção devem corresponder a tarefas preventivas. Apenas 20% (no máximo!) do tempo deve ser gasto com tarefas de manutenção corretiva, sendo que o ideal é ter 85% de manutenção programada.

 

 

  • Regra da margem de 10% 

Tente cumprir todas as tarefas antes do prazo previsto, com uma margem de 10%. Ou seja, se tem uma tarefa para completar em 100 dias, tente fazê-la em apenas 90 (10 dias antes do previsto). 

 

Se os seus resultados ficam abaixo das expectativas, saiba mais sobre como medir a eficácia do seu plano de manutenção e o que significa cada um destes indicadores.

 

Vantagens e Desvantagens da Manutenção Preventiva

Se esteve atento ao artigo até aqui, as vantagens da manutenção preventiva são claras. No entanto, nem sempre é a estratégia ideal para a sua operação. Ela pode, por exemplo, levar a ações de manutenção em equipamentos que ainda estão em ótimo estado, simplesmente porque já passou um determinado período. 

Vantagens e desvantagens da manutenção preventiva

Em seguida, revemos as vantagens e desvantagens da manutenção preventiva, tanto em relação ao funcionamento interno das suas operações, como no impacto de serviço prestado e satisfação dos seus clientes.

 

Quais são as vantagens?

 

  • Aumenta a vida útil dos equipamentos, o que aumenta o retorno sobre o investimento;

 

  • evita paragens não programadas, o que melhora o funcionamento da empresa;

 

  • melhora a confiabilidade dos equipamentos, o que torna as previsões mais realistas;

 

  • reduz custos com manutenção em ativos de elevado valor: é mais barata do que a manutenção corretiva e do que os métodos de manutenção preditiva disponíveis atualmente;

 

  • é mais fácil seguir um orçamento para as ações de manutenção, porque é possível prever (com confiabilidade) como vai alocar os seus recursos ao longo do ano;

 

  • economiza recursos, uma vez que os equipamentos com falhas operacionais tendem a gastar mais energia e a perder qualidade;

 

  • mais segurança nas instalações, já que todos os ativos se mantêm nas melhores condições e sem desgaste;

 

  • cumprimento de prazos com clientes, pois, com menos paragens, é mais fácil prever o output;

 

  • proporciona uma experiência mais positiva aos clientes por cumprir as expectativas sobre a qualidade do seu serviço – o que resulta em clientes fidelizados.

 

No entanto, a manutenção preventiva tem algumas desvantagens… Quais?

 

  • Exige mais tempo, tanto de planejamento como de inspeção;

 

  • é necessário reajustar os hábitos da sua equipe e, possivelmente, adotar um novo software;

 

  • não pode ser utilizada em equipamentos que danificam de forma aleatória;

 

  • como não se baseia na condição, pode resultar em ações de manutenção desnecessárias;

 

  • pode resultar em custos mais elevados, quando aplicada a ativos de menos valor ou prioridade;

 

  • pode exigir mais trabalho de manutenção em regime de outsourcing, o que o obriga a procurar novos fornecedores;

 

  • para garantir que os prazos sejam cumpridos, deve negociar SLAs com fornecedores e parceiros.

 

Planilha de Plano de Manutenção Preventiva

Você já sabe o que é a manutenção preventiva e como adaptá-la ao seu negócio. Agora, está na hora de colocar as mãos na massa e criar um plano. 

Template de plano de manutenção preventiva em Excel

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