Não há nada que os gestores de manutenção desejem mais do que ter ativos funcionando em 100% do tempo e sem falhas. Na verdade, é impossível prevenir ou prever todas as falhas ou danos, mas centralizar todas as tarefas e definir um plano de manutenção preventiva completo nos deixa um passo (ou vários passos) mais perto de conseguir.

Quando as empresas adotam um comportamento reativo, ou seja, agem apenas depois que a falha acontece, operam entre 10 a 40% de suas capacidades. Estima-se que 50% do tempo se destina a reparos de emergência, que são de três a cinco vezes mais caros. Não queremos anunciar o fim do mundo, mas estes números não são os ideais.

Fazer uma transição para uma atitude preventiva exige uma mudança de hábitos profunda. A manutenção corretiva deve ser complementar à manutenção preventiva e preditiva e é aqui que entra a necessidade de criar um plano de manutenção completo no início de cada ano. Felizmente, para ajudar você, dividimos essa tarefa em 5 passos fáceis de seguir.

1. Definir objetivos 

Quando falamos de um plano, fica implícito que este deve ser desenvolvido para cumprir determinados objetivos. Portanto, o primeiro passo para criar um plano de manutenção preventiva é esclarecer as metas que você deseja atingir. 

Qual é o seu objetivo principal com este plano de manutenção? Reduzir o downtime, aumentar a confiabilidade dos ativos, reduzir os custos ou aumentar o cumprimento da manutenção preventiva? Estes devem ser os fatores a orientar o novo plano de manutenção para que ele seja realmente útil e eficaz.

Pense também no que tem prejudicado a conquista desses objetivos: é a falta comunicação entre os técnicos? O esquecimento dos prazos estabelecidos? A má gestão do estoque de peças quando uma falha acontece? O software de manutenção atual é insuficiente? 

Perceber quais são os problemas é importante para entender como a sua equipe pode implementar o plano que está sendo desenvolvido. Não adianta deixar os seus sonhos em uma folha de Excel.

2. Fazer um inventário de ativos

É verdade que dissemos que você pode criar um plano de manutenção preventiva em 5 passos, mas ninguém prometeu que seria imediato. Uma das fases mais demoradas de todo este processo é fazer o mapeamento dos ativos, divididos por grupos de equipamentos. 

Nós recomendamos que você cumpra essa tarefa diretamente em seu software de manutenção. Isso permitirá que você associe os ativos à sua localização, técnicos responsáveis, às recomendações do fabricante, garantias e normas de qualidade a cumprir. 

Mais uma vez, fazemos esta recomendação para que seja mais fácil implementar o seu plano. Depois de inserir os ativos, você pode usar o software de gestão de manutenção (CMMS) para associar tarefas ao ativo correspondente, gerar ordens de trabalho automáticas com determinada frequência ou enviar notificações automáticas para os técnicos, como veremos no exemplo a seguir.

 

Exemplo 1 – Plano de Manutenção Preventiva (PMP) para um equipamento de climatização

Nome do Edifício: Edifício 8

Ano do PMP: 2019

Família de Equipamentos: AVAC Rooftop 

Activo: ar-condicionado rooftop bar 

 

Lista de Tarefas Planeadas:

A cada 12 Meses

Inspeção – Deteção e correção de pontos de fuga de gás

Limpeza – Limpeza Geral

A cada mês

Inspeção – Registo de dados

Inspeção – Serviço de Inspeção Gases Fluorados

 

3. Estabelecer prioridades

Agora que você já tem todos os seus ativos organizados no software, chegou a hora de passar para a próxima etapa. 

O seu tempo, a sua equipe e os seus recursos são preciosos ― e limitados. Por isso, você precisa estabelecer prioridades claras. Quais são os equipamentos que não podem deixar de funcionar? No passado, quais foram as manutenções corretivas mais dispendiosas para o negócio? 

Há falhas que você deve evitar a todo custo porque prejudicam o funcionamento normal do negócio e geram prejuízos elevados e desnecessários. Você também deve considerar a avaliação de risco, pois há ativos que podem comprometer a segurança de sua equipe, dos seus clientes, dos seus funcionários e até da comunidade local. 

A partir de tudo isso, organize um calendário de manutenção preventiva com base em sua ordem de prioridades.

4. Criar KPIs para o plano de manutenção

Voltemos ao ponto 1 do nosso plano: definir objetivos. Se você definiu objetivos, agora precisa saber se os atingiu. Por isso, nenhum plano de manutenção preventiva está completo sem a definição de indicadores de performance (KPIs) apropriados para medir a sua eficácia.

Planeje desde já quais são os melhores indicadores para avaliar a sua evolução, quais dados você vai usar para a medição e como vai recolher esses dados.

Alguns dos indicadores mais comuns são a porcentagem de manutenção preventiva, a taxa de cumprimento da manutenção preventiva, a eficácia geral do equipamento, a porcentagem crítica de manutenção agendada e o tempo médio entre as falhas.

Caso a sua equipe seja sempre cuidadosa ao inserir os dados, o seu software de manutenção pode ser capaz de calcular alguns destes KPIs automaticamente para acompanhar o seu progresso.

Saiba mais sobre este passo em nosso artigo sobre medir a eficácia do seu plano de manutenção.

5. Rever e melhorar

Nada é perfeito! Antes de preparar o plano de manutenção preventiva para o ano seguinte, você deve rever o último plano de manutenção, os KPIs, os relatórios e os pontos que ficaram aquém das expectativas. 

Avalie o que correu melhor do que em anos anteriores e aquilo o que falhou. Reveja os seus objetivos para o próximo ano, faça melhorias no plano de manutenção e reduza os custos com manutenção corretiva de um ano para o outro.

Agora que já explicamos como criar um plano de manutenção preventiva em 5 passos, só pedimos uma coisa em troca: Faça com que os reparos de emergência deixem de ser norma em sua empresa em 2020!

Você está pronto para fazer um plano e não tem um software de manutenção? Baixe o nosso modelo de plano de manutenção em Excel!

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