Em primeiro lugar, precisamos de esclarecer o que é um ativo. Tecnicamente, qualquer coisa que traz um benefício à empresa é um ativo. Portanto, há ativos tangíveis (como edifícios ou equipamentos) e ativos intangíveis (como direitos de autor ou a notoriedade da marca).
O objetivo da gestão de ativos é coordenar o ciclo de vida e extrair o maior retorno possível de cada atrivo. Mas há mais:
- ponderação de custos, incluindo com materiais e mão-de-obra
- comparar oportunidades com riscos
- monitorizar a performance de cada ativo usando KPIs
- prevenir avarias
- avaliar a criticidade dos ativos físicos
- estabelecer prioridades entre os ativos da empresa
- cumprimento de regras e legislações
Naturalmente, o que nos preocupa é a gestão dos ativos tangíveis. Neste contexto, a gestão de ativos físicos engloba todas as fases do ciclo de vida dos ativos. Planear o que pode ser útil para os objetivos da empresa, adquirir novos ativos, monitorizar o seu desempenho ao longo do tempo e decidir quando substituí-los. O standard internacional que regula a gestão de ativos é a ISO 55000:2014.
A gestão de ativos coordena o ciclo de vida dos ativos. Isto implica avaliar as oportunidades e riscos a cada momento para obter o desempenho desejado.
Diferença entre gestão de ativos e gestão de manutenção de ativos
Embora a gestão de manutenção seja essencial para uma boa gestão de ativos, não devemos confundir as duas. Enquanto a gestão de ativos se ocupa de gerir todo o ciclo de vida de cada equipamento, custos e depreciação, etc, a gestão de manutenção é um processo contínuo para melhorar a disponibilidade, fiabilidade, segurança e condição dos ativos físicos durante a sua vida útil.
Imaginemos uma equipa de futebol que joga simultaneamente no campeonato nacional e na Champions. No início da época, o treinador tem que ter todo este ciclo em consideração. Pode deixar alguns jogadores de fora em jornadas menos decisivas para os “poupar” até à liga europeia, por exemplo, porque considera a equipa no seu conjunto.
Depois, temos os preparadores físicos e os fisioterapeutas. Diria que fazem a mesma coisa que o treinador? Claro que não. A sua função é que cada jogador chegue ao fim de cada jornada com o mínimo de desgaste possível. E, quando há lesões, que estas sejam resolvidas tão rápido quanto possível.
Nesta analogia, o nosso ativo é a equipa e as componentes são os jogadores. O treinador é o responsável pela gestão de ativos, enquanto a restante equipa técnica assegura a manutenção.
Por outras palavras, a gestão de manutenção encarrega-se de planear as tarefas de manutenção, de as calendarizar e de gerir os recursos (incluindo as peças, a mão-de-obra e o orçamento). É uma das peças principais da gestão de ativos, mas não a única. Exploramos melhor as diferenças entre gestão de manutenção, gestão de infraestruturas (facility management) e gestão de ativos aqui.
Mas qual é o ciclo de vida dos ativos?
Como já dissemos acima, a gestão de ativos não olha apenas para o ativo “agora”, mas sim para todo o seu ciclo de vida. Entende-se que o ciclo de vida de vida dos ativos tem quatro fases:
- Planeamento. O gestor apercebe-se de um obstáculo num dos processos da empresa e procura o melhor equipamento para resolver o problema.
- Aquisição. Calcula-se o ROI potencial do ativo, avalia-se o capital disponível e chega-se a uma decisão final.
- Operação & Manutenção. O ativo começa a trazer benefícios para a empresa. Com a passagem do tempo, exige cada vez mais manutenção. Muitas vezes, esta etapa é representada pela curva da banheira.
- Descarte. O ativo chegou ao fim da sua vida e tem de ser desmantelado, reciclado ou enviado para aterro.
Muitas empresas tendem a focar-se na terceira fase, em que o ativo influencia o desempenho da empresa. No entanto, nenhuma das fases deve ser menosprezada. Veja-se o exemplo da indústria da aviação, por exemplo, em que as companhias aéreas têm de encomendar os aviões com anos de antecedência para cada rota, assegurar que se mantêm seguros e oferecer conforto aos passageiros.
Porém, tanto ou mais importante do que conhecer o ciclo de vida dos ativos é ter uma estimativa da sua vida útil. Só assim consegue saber se o ativo “ainda tem muito para dar” ou se está na sua fase de declínio. Este tipo de dados é imprescindível para decidir entre reparar ou substituir um ativo que começa a dar sinais de falha.
Como escolher uma estratégia de gestão de manutenção dos ativos?
Durante a vida útil do ativo, é importante escolher a estratégia de manutenção adequada para cada ativo. Mas, mais uma vez, é preciso ter uma visão holística e considerar todo o portefólio de ativos – não apenas cada ativo isolado. Por isso, o primeiro passo para escolher uma estratégia de manutenção é identificar, localizar e avaliar o estado de cada ativo.
Esta primeira avaliação é essencial para, primeiro, perceber quais são as condições apropriadas para operar o equipamento (por exemplo, quantos ciclos consegue desempenhar sem interrupções). A seguir, permite classificá-los de acordo com a sua criticidade, o que é essencial para definir prioridades.
Depois, precisa de analisar as potenciais causas de avaria. Fazer uma análise de causa raiz é extremamente valioso nesta parte do processo. Cada ordem de trabalho preditiva ou preventiva deve corresponder a uma causa específica de avaria para assegurar que nenhum trabalho é feito em vão.
💡 Veja aqui como escolher uma estratégia de manutenção dos ativos.
Finalmente, não se esqueça de definir os principais indicadores de desempenho (como o MTBF, MTTR, OEE, entre outros). Graças a estes indicadores, vai perceber se a sua estratégia está a ser eficaz e pode tomar decisões mais informadas. Afinal de contas, “informação é poder”!
A tecnologia é uma grande aliada em todo este processo. Uma plataforma de gestão de manutenção inteligente, um CMMS ou um software de Enterprise Asset Management (EAM) são úteis para gerir todo o portefólio, monitorizar o estado dos ativos em tempo-real, planear a manutenção, calcular KPIs e gerar relatórios automáticos.
Quais são os benefícios da gestão de ativos?
✔️Aumento da disponibilidade dos ativos físicos.
Uma gestão de ativos eficiente implica um acompanhamento regular do equipamento. Esse acompanhamento é exatamente o que nos permite definir que tarefas preventivas aplicar. Por outras palavras: planeamos melhor o que fazer. No limite isto traduz-se num aumento da disponibilidade do ativo e/ou numa performance melhor. E ativos a funcionar com a máxima disponibilidade são, como já sabemos, sinónimo de mais ROI sob cada investimento.
Vejamos o exemplo de um termoacumulador para o fornecimento de água quente numa lavandaria. Sabemos que a determinada altura será necessário substituir a válvula de segurança e fazer a manutenção do circuito hidráulico para assegurar o serviço. Isto permite que o termoacumulador nunca pare de funcionar (aumento da disponibilidade) e que atinja sempre a temperatura pretendida (melhoria da performance).
✔️ Melhoria do planeamento financeiro
Como passa a analisar todo o ciclo de vida do ativo, consegue prever melhor qual é a vida útil de cada equipamento e qual é a altura certa para o substituir. Isto faz com que consiga planear muito melhor a compra de equipamentos e o custo com a manutenção em cada etapa da vida do ativo.
✔️Redução dos custos da sua operação
Escolher a estratégia de manutenção adequada para cada fase da vida do ativo permite encontrar a opção com melhor custo-benefício para manter o nível de serviço e reduzir o risco tanto quanto possível.
✔️Aumento da produtividade e disponibilidade
Aumenta a disponibilidade do equipamento e, consequentemente, a sua produtividade. Além disso, como a disponibilidade e o desempenho são duas variáveis no cálculo do OEE, também aumenta a sua eficácia.
✔️Aumento da fiabilidade de cada ativo
O objetivo da gestão de ativos é assegurar o melhor desempenho possível ao longo do tempo. Por outras palavras, é aumentar a fiabilidade dos ativos e garantir que estão funcionais quando são necessários.
✔️Tomada de decisões baseadas em factos
Tal como já mencionámos, outro dos benefícios da gestão de ativos é tomar decisões baseadas em factos. Se centralizar todos os dados sobre os ativos, consegue perceber qual é a melhor estratégia para cada caso e se vale a pena continuar a reparar em vez de substituir.
✔️Conformidade com processos e standards
Ao monitorizar todos os seus ativos e assegurar que se mantêm fiáveis, consegue cumprir todos os standards da sua indústria e garantir a conformidade com regras de qualidade e segurança. Sabe porque é que o seu prédio se esqueceu de fazer a inspeção obrigatória ao elevador? Porque o seu condomínio não está a fazer uma boa gestão de ativos. Monitorizar os ativos durante o seu ciclo de vida faz com que seja muito mais difícil esquecer inspeções periódicas, revisões obrigatórias ou obrigações legais. Nunca mais tenha uma multa por não cumprir a legislação!
📝 Veja também: Qual é o sistema de gestão de ativos certo para si?
