Qué es la gestión de activos y cómo hacerla correctamente

En primer lugar, debemos aclarar qué es un activo. Técnicamente, cualquier cosa que aporte un beneficio a la empresa es un activo. Así, hay activos tangibles (como edificios o equipos) y activos intangibles (como derechos de autor o notoriedad de marca). Por eso, cuando hablamos de gestión de activos, también podemos referirnos a la gestión de activos financieros, por ejemplo.

En cualquier caso, el objetivo de la gestión de activos es extraer el mayor rendimiento posible de cada inversión y, de este modo, hacer que la empresa sea más competitiva.

Obviamente, nosotros nos centramos en la gestión de activos tangibles. En este contexto, la gestión de activos físicos abarca todas las fases del ciclo de vida de los activos. Planificar lo que puede ser útil para los objetivos de la empresa, adquirir nuevos activos, controlar su rendimiento a lo largo del tiempo y decidir cuándo sustituirlos. La norma internacional que rige la gestión de activos es la ISO 55000:2014.

La gestión de activos coordina el ciclo de vida de los activos. Esto implica evaluar las oportunidades y los riesgos en cada momento para lograr el rendimiento deseado.

Diferencia entre gestión de activos y gestión del mantenimiento de activos

Aunque la gestión del mantenimiento es esencial para una buena gestión de activos, no debemos confundir ambas. Mientras que la gestión de activos se ocupa de gestionar todo el ciclo de vida de cada equipo, los costes y la depreciación, etc., la gestión del mantenimiento es un proceso continuo para mejorar la disponibilidad, fiabilidad, seguridad y estado de los activos físicos durante su vida útil.

En las industrias intensivas en activos, garantizar la disponibilidad, fiabilidad y rentabilidad de los activos es una enorme ventaja competitiva.

En otras palabras, la gestión del mantenimiento consiste en planificar las tareas de mantenimiento, programarlas y gestionar los recursos (incluidas las piezas, la mano de obra y el presupuesto). Es una de las partes principales de la gestión de activos, pero no la única. Aquí analizamos con más detalle las diferencias entre gestión del mantenimiento, facility management y gestión de activos.

Pero, ¿qué es el ciclo de vida de los activos?

Como ya hemos dicho, la gestión de activos contempla el activo no sólo “ahora”, sino en todo su ciclo de vida. Se entiende que el ciclo de vida de los activos tiene cuatro fases:

1. Planificación. El gestor se da cuenta de un obstáculo en uno de los procesos de la empresa y busca el mejor equipo para resolver el problema.
2. Adquisición. Se calcula el retorno de la inversión potencial del activo, se evalúa el capital disponible y se toma una decisión final.
3. Operación y mantenimiento. El activo empieza a aportar beneficios a la empresa. A medida que pasa el tiempo, requiere cada vez más mantenimiento. Esta etapa suele representarse con la curva de la bañera.
4. Eliminación. El activo ha llegado al final de su vida útil y tiene que ser desmantelado, reciclado o enviado a un vertedero.

Muchas empresas tienden a centrarse en la tercera fase, en la que el activo influye en el rendimiento de la empresa. Sin embargo, ninguna de las demás fases debe pasarse por alto. Tomemos como ejemplo el sector de la aviación, en el que las aerolíneas tienen que encargar aviones con años de antelación para cada ruta, garantizar su seguridad y proporcionar comodidad a los pasajeros.

Pero tan importante o más que conocer el ciclo de vida de los activos es tener una estimación de su vida útil. Sólo así se puede saber si el activo “aún tiene mucho que dar” o si está en su fase de deterioro. Este tipo de datos es esencial para decidir si reparar o sustituir un activo que empieza a mostrar señales de fallo.

¿Cómo elegir una estrategia de gestión de mantenimiento de activos?

A lo largo de la vida útil del activo, es importante elegir la estrategia de mantenimiento adecuada para cada activo. Pero, una vez más, es necesario adoptar una visión holística y considerar todo el conjunto de activos, no sólo cada activo de forma aislada. Por lo tanto, el primer paso para elegir una estrategia de mantenimiento es identificar, localizar y evaluar el estado de cada activo.

Esta primera evaluación es esencial para comprender primero cuáles son las condiciones adecuadas para hacer funcionar cada equipo (por ejemplo, cuántos ciclos puede realizar sin interrupciones). Luego, permite clasificarlos según su criticidad, lo que es esencial para definir prioridades.

A continuación, hay que analizar las posibles causas del fallo. La realización de un análisis de la causa raíz es muy valiosa en esta parte del proceso. Cada orden de trabajo predictiva o preventiva debe corresponder a una causa específica de fallo para garantizar que ningún trabajo se realiza en vano.

 Aquí te presentamos cómo elegir una estrategia de mantenimiento de activos.

Por último, no olvides definir los principales indicadores de rendimiento (como MTBF, MTTR, OEE, entre otros). Gracias a estos indicadores, comprenderás si tu estrategia está siendo eficaz y tomarás decisiones más informadas. Al fin y al cabo, ¡“la información es poder”!

La tecnología es una gran aliada en todo este proceso. Una plataforma inteligente de mantenimiento, un GMAO o un software de gestión de activos empresariales (EAM) son útiles para gestionar todos los activos, monitorizar el estado de los activos en tiempo real, planificar el mantenimiento, calcular los KPI y generar informes automáticos.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de activos?

Mejora de la planificación financiera

Al analizar todo el ciclo de vida de los activos, puedes predecir mejor cuál es la vida útil de cada equipo y cuándo es el momento adecuado para sustituirlo. Esto significa que puedes planificar mucho mejor la compra de equipos y el coste de mantenimiento en cada etapa de la vida del activo.

Reducción de los costes de explotación

Elegir la estrategia de mantenimiento adecuada para cada etapa de la vida del activo te permite encontrar la opción más rentable para mantener los niveles de servicio y reducir el riesgo al máximo.

Aumento de la productividad y la disponibilidad

Aumenta la disponibilidad de los equipos y, en consecuencia, su productividad. Además, como la disponibilidad y el rendimiento son dos variables en el cálculo de la OEE, también aumenta su eficacia. 

Aumento de la fiabilidad de cada activo.

El objetivo de la gestión de activos es garantizar el mejor rendimiento posible a lo largo del tiempo. Dicho de otro modo, es aumentar la fiabilidad de los activos y garantizar que funcionan cuando se necesitan.

Toma de decisiones basadas en hechos

Como ya hemos mencionado, otra ventaja de la gestión de activos es la toma de decisiones basadas en hechos. Si centralizas todos los datos sobre los activos, podrás saber cuál es la mejor estrategia para cada caso y si merece la pena seguir reparando en lugar de sustituir.

Garantía del cumplimiento de procesos y normas

Al monitorizar todos tus activos y asegurarte de que siguen siendo fiables, podrás cumplir todas las normas del sector y garantizar el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad.

Mejora de la gestión de riesgos y la seguridad

Como hemos visto anteriormente, crear una estrategia de gestión de activos implica conocer el estado de cada activo. De este modo, controlarás la criticidad de cada activo y evitarás que se conviertan en un riesgo para la seguridad.