Tipos de activos
En primer lugar, tenemos que aclarar qué es un activo. Técnicamente, cualquier cosa que aporte un beneficio a la empresa es un activo. Así que hay activos tangibles (como edificios o equipos) y activos intangibles (como derechos de autor o reconocimiento de la marca). Por lo tanto, cuando hablamos de gestión de activos, podemos referirnos también a la gestión de activos financieros, por ejemplo.
Importancia de la gestión de activos
Optimización de Recursos: La gestión de activos permite a las empresas maximizar la utilización de sus recursos, ya sean activos físicos como maquinaria e instalaciones, activos financieros, o incluso activos intangibles como la propiedad intelectual. Esto resulta en una utilización más eficiente de los recursos disponibles.
Reducción de Costes: Una gestión adecuada de los activos puede conducir a la reducción de costes operativos. Por ejemplo, un programa de mantenimiento preventivo bien diseñado puede prolongar la vida útil de los activos y reducir la necesidad de costosas reparaciones o reemplazos.
Aumento de la Eficiencia Operativa: La gestión de activos contribuye a mejorar la eficiencia de los procesos y operaciones de una empresa. A través de un seguimiento y mantenimiento adecuado, se pueden evitar interrupciones no planificadas y mejorar la productividad.
Cumplimiento Normativo y Legal: En muchos sectores, las empresas deben cumplir con regulaciones y estándares específicos en relación a la gestión de activos. Una gestión adecuada de activos garantiza que se cumplan estos requisitos, lo que evita posibles sanciones y problemas legales.
Mejora de la Confiabilidad y Disponibilidad de los Activos: La gestión de activos contribuye a mantener los activos en buen estado de funcionamiento, lo que se traduce en una mayor disponibilidad de los mismos. Esto es crucial en industrias donde el tiempo de inactividad puede resultar costoso.
Valor para los Accionistas e Inversionistas: La gestión de activos efectiva puede aumentar el valor de una empresa, lo que resulta en un mejor retorno de inversión para los accionistas y atrae a posibles inversionistas.
Gestión de Riesgos: Ayuda a identificar y gestionar los riesgos asociados con la propiedad y operación de activos. Esto es especialmente importante en sectores donde los riesgos son altos, como la industria energética o la aviación.
Sostenibilidad y Responsabilidad Social Empresarial: La gestión de activos también puede contribuir a los esfuerzos de sostenibilidad y responsabilidad social empresarial. La optimización de activos puede llevar a una reducción en el consumo de recursos y una huella ambiental más baja.
Objetivos de la gestión de activos
El objetivo de la gestión de activos es extraer el mayor rendimiento posible de cada inversión y hacer que la empresa sea más competitiva.
Naturalmente, lo que nos preocupa es la gestión de los activos tangibles. En este contexto, la gestión de activos físicos abarca todas las fases del ciclo de vida de los activos. Planificar lo que puede ser útil para los objetivos de la empresa, adquirir nuevos activos, monitorizar su rendimiento a lo largo del tiempo y decidir cuándo sustituirlos. La norma internacional que rige la gestión de activos es la ISO 55000:2014.
📝 ISO 55000 y mejores prácticas en la gestión de activos
La norma ISO 55000 establece directrices y estándares reconocidos internacionalmente para la gestión de activos, abordando aspectos como la planificación estratégica, la adquisición, la operación, el mantenimiento y la disposición de los activos.
Las mejores prácticas en la gestión de activos involucran una combinación de enfoques técnicos y de gestión. Esto incluye la implementación de sistemas de información y tecnología para el seguimiento y la evaluación de activos, así como la formación del personal. También implica una planificación cuidadosa del ciclo de vida de los activos, la asignación de recursos adecuados y la gestión proactiva de riesgos.
Adherirse a la norma ISO 55000 y aplicar las mejores prácticas en la gestión de activos ayuda a garantizar la sostenibilidad operativa, la reducción de costos, la mitigación de riesgos y la toma de decisiones basada en datos, lo que a su vez contribuye al éxito empresarial a largo plazo.
Diferencia entre la gestión de activos y la gestión de mantenimiento de activos
Aunque la gestión de mantenimiento es esencial para una buena gestión de los activos, no debemos confundir ambas cosas. Mientras que la gestión de activos se ocupa de gestionar todo el ciclo de vida de cada equipo, los costes y la depreciación, etc., la gestión de mantenimiento es un proceso continuo para mejorar la disponibilidad, la fiabilidad, la seguridad y el estado de los activos físicos a lo largo de su vida útil.
En las industrias con muchos activos, garantizar su disponibilidad, fiabilidad y rentabilidad es una enorme ventaja competitiva.
En otras palabras, la gestión de mantenimiento se encarga de planificar las tareas de mantenimiento, programarlas y gestionar los recursos (incluidas las piezas, la mano de obra y el presupuesto). Es una de las partes principales de la gestión de activos, pero no la única. Aquí exploramos mejor las diferencias entre la gestión de mantenimiento, la gestión de instalaciones (facility management) y la gestión de activos.
Ciclo de vida de los activos
Como ya hemos dicho antes, la gestión de activos no se limita a mirar el activo «ahora», sino que contempla todo su ciclo de vida. Se entiende que el ciclo de vida de los activos tiene cuatro fases:
- Planificación. El gestor se da cuenta de un obstáculo en uno de los procesos de la empresa y busca el mejor equipo para resolver el problema.
- Adquisición. Se calcula el ROI potencial del activo, se evalúa el capital disponible y se toma una decisión final.
- Operación & Mantenimiento. El activo empieza a aportar beneficios a la empresa. Con el paso del tiempo, requiere más y más mantenimiento. Esta etapa suele estar representada, muchas veces, por la curva de la bañera.
- Eliminación. El activo ha llegado al final de su vida útil y tiene que ser desmantelado, reciclado o enviado al vertedero.
Muchas empresas tienden a centrarse en la tercera etapa, en la que el activo influye en el rendimiento de la empresa. Sin embargo, ninguna de las fases debe pasarse por alto. Véase el ejemplo del sector de la aviación, donde las aerolíneas tienen que encargar los aviones con años de antelación para cada ruta, garantizar que se mantienen seguros y proporcionar comodidad a los pasajeros.
Pero tan importante, o más, que conocer el ciclo de vida de los activos es tener una estimación de su vida útil. Sólo entonces podrá saber si el activo «aún tiene mucho que dar» o si está en su fase de declive. Este tipo de datos es esencial para decidir si se repara o se sustituye un activo que empieza a dar señales de fallo.
¿Cómo elegir una estrategia de gestión de mantenimiento de los activos?
A lo largo de la vida útil del activo, es importante elegir la estrategia de mantenimiento adecuada para cada activo. Pero, de nuevo, hay que adoptar una visión holística y considerar toda la cartera de activos, no sólo cada uno de ellos por separado. Por lo tanto, el primer paso para elegir una estrategia de mantenimiento es identificar, localizar y evaluar el estado de cada activo.
Esta primera evaluación es esencial para entender primero cuáles son las condiciones adecuadas para el funcionamiento del equipo (por ejemplo, cuántos ciclos puede realizar sin interrupciones). A continuación, te permite clasificarlos según su criticidad, lo que es esencial para definir las prioridades.
A continuación, hay que analizar las posibles causas de la avería. Realizar un análisis de la causa raíz es muy beneficioso en esta parte del proceso. Cada orden de trabajo predictiva o preventiva debe corresponder a una causa específica de avería para garantizar que no se realice ningún trabajo en vano.
💡 Ve aquí cómo elegir una estrategia de mantenimiento de activos.
Por último, no olvides definir los principales indicadores de rendimiento (como MTBF, MTTR, OEE, entre otros). Gracias a estos indicadores, comprenderás si tu estrategia está siendo eficaz y podrás tomar decisiones más informadas. Al fin y al cabo, «la información es poder».
La tecnología es un gran aliado en todo este proceso. Una plataforma inteligente de mantenimiento, un GMAO o un software de Enterprise Asset Management (EAM) son útiles para gestionar toda la cartera, monitorizar el estado de los activos en tiempo real, planificar el mantenimiento, calcular los KPI y generar informes automáticos.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de activos efectiva?
✔️ Mejorar la planificación financiera
Una vez que pasas a analizar todo el ciclo de vida de los activos, puedes predecir mejor cuál es la vida útil de cada equipo y cuándo es el momento adecuado para sustituirlo. Esto hace que planifiques mucho mejor la compra de equipos y el coste de mantenimiento en cada etapa de la vida del activo.
✔️Reducir los costes de tu operación
Elegir la estrategia de mantenimiento adecuada para cada etapa de la vida del activo permite encontrar la opción con mejor coste-beneficio para mantener el nivel de servicio y reducir el riesgo al máximo.
✔️Aumentar la productividad y la disponibilidad
Aumenta la disponibilidad de los equipos y, en consecuencia, su productividad. Además, como la disponibilidad y el rendimiento son dos variables en el cálculo de la OEE, también aumenta su eficacia.
✔️Aumentar la fiabilidad de cada activo
El objetivo de la gestión de activos es garantizar el mejor rendimiento posible a lo largo del tiempo. En otras palabras, se trata de aumentar la fiabilidad de los activos y garantizar que funcionan cuando se necesitan.
✔️Tomar decisiones basadas en hechos
Como ya hemos mencionado, otra ventaja de la gestión de activos es la toma de decisiones basadas en hechos. Si centralizas todos los datos sobre los activos, puedes entender cuál es la mejor estrategia para cada caso y si merece la pena seguir reparando en lugar de sustituir.
✔️Asegurar el cumplimiento de los procesos y las normas
Al monitorizar todos tus activos y asegurarte de que siguen siendo fiables, puedes cumplir todas las normas de tu sector y garantizar el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad.
✔️Mejorar la gestión de riesgo y la seguridad
Como hemos visto anteriormente, la creación de una estrategia de gestión de activos implica conocer el estado de cada activo. De este modo, controlas la criticidad de cada activo y evitas que se conviertan en un riesgo para la seguridad.
Desafíos en la gestión de activos
Los desafíos comunes en la gestión de activos incluyen la lucha por equilibrar el mantenimiento preventivo y reactivo, la determinación de la vida útil de los activos y la gestión de la obsolescencia tecnológica.
La seguridad y la mitigación de riesgos son preocupaciones críticas, junto con la necesidad de mantener la calidad y las condiciones de los activos. La integración tecnológica y la gestión de datos y tecnología de la información también son desafíos técnicos. Los cambios en las condiciones del mercado, la gestión de activos intangibles y las preocupaciones sobre sostenibilidad y medio ambiente agregan complejidad.
La limitación de recursos y presupuestos, así como la formación y capacitación del personal, también son obstáculos comunes. Evaluar y gestionar los riesgos financieros asociados con la propiedad y el mantenimiento de activos es otra área de preocupación.
Superar estos desafíos requiere un enfoque estratégico, inversión en tecnología y sistemas adecuados, y colaboración efectiva entre los departamentos de una organización.
Implementación de un software de gestión de activos
La implementación de un software de gestión de activos es un proceso crucial para optimizar la gestión de los activos en una organización.
Comprensión y Evaluación
Comienza por comprender las necesidades y objetivos de la organización en relación con la gestión de activos. Realiza una evaluación exhaustiva de los activos, identificando su valor, estado, ciclo de vida y riesgos asociados.
Establecimiento de Objetivos y Alcance
Define objetivos claros para la implementación de la solución y especifica el alcance del sistema, incluyendo qué activos se gestionarán y en qué áreas se aplicará.
Selección de Tecnología y Herramientas
Selecciona las herramientas y tecnologías adecuadas para respaldar la administración eficiente de los activos.
Desarrollo de Políticas y Procedimientos
Crea políticas y procedimientos que guíen la gestión de activos, especificando responsabilidades y flujos de trabajo.
Capacitación del Personal
La capacitación del personal es esencial. Educa a los empleados sobre las políticas y procedimientos, así como sobre el uso de las herramientas de gestión de activos. Asegura que estén familiarizados con la normativa y las mejores prácticas.
Recopilación de Datos y Documentación
Reúne datos relevantes sobre los activos y documenta información clave, como manuales de operación y mantenimiento.
Implementación Gradual
Implementa el software de gestión de activos de manera gradual. Esto puede incluir la adaptación de las operaciones existentes y la incorporación de los nuevos procedimientos y herramientas en la rutina diaria.
Seguimiento y Evaluación
Establece indicadores clave de rendimiento para evaluar la eficacia de la solución. Realiza un seguimiento continuo de los activos y evalúa el rendimiento del sistema.
Mejora Continua
Por fin, identifica áreas de mejora y realiza ajustes periódicos para garantizar que el software de gestión de activos evolucione y se adapte a las necesidades cambiantes de la organización.
