Hay pocas verdades universales. Pero una de ellas es que a cualquier gestor de mantenimiento le gustaría ser adivino. Saber cuándo se producirá una avería, cuándo hay que cambiar la batería… y cuánto durará cada equipo. Desgraciadamente, ninguno de nosotros tiene el poder de predecir el futuro, aunque un buen software gestión de activos puede ayudarnos a hacer mejores estimaciones. Así que nos queda preguntarnos: ¿cómo calcular la vida útil de un activo?

¿Qué es la vida útil de un activo?

En primer lugar, hay que distinguir «vida útil» de «longevidad». La vida útil corresponde al periodo de tiempo en el que se espera que el activo alcance su máximo rendimiento. Sin embargo, es posible que siga funcionando incluso después de este periodo. Piensa que todavía hay Escarabajos de los años 60 circulando por las carreteras porque sus propietarios invierten en reparaciones y mantenimiento.

Con el paso del tiempo, es normal que los equipos necesiten cada vez más mantenimiento y, eventualmente, una renovación completa. A veces, esto es suficiente para garantizar la funcionalidad e incluso puede ser más económico que comprar equipos nuevos. Por otro lado, los equipos funcionales que se estropean con frecuencia pueden no ser fiables.

El cálculo de la vida útil de activos es una tarea compleja que requiere herramientas especializadas como un software facility management para obtener datos precisos y análisis detallados que nos ayuden a tomar decisiones informadas sobre renovación y mantenimiento.

Así pues, ni la definición de «vida útil» es tan obvia como podríamos pensar, ni la respuesta es tan evidente como nos gustaría. Pero, en resumen, podemos mirar la cuestión desde dos perspectivas diferentes:

  • Desde el punto de vista de la gestión de activos, la vida útil de un activo corresponde al periodo en que es utilizable.
  • Desde el punto de vista financiero y de contabilidad, corresponde al periodo de tiempo que genera beneficios económicos para la empresa.

Con más detalle: ¿cuál es el ciclo de vida de los activos?

En este punto, es pertinente detenerse un momento para comprender mejor el ciclo de vida de los activos. El ciclo de vida de los activos se divide en 4 fases distintas:

Planificación ⟶ Adquisición ⟶ Operación y Mantenimiento ⟶ Eliminación

1. La planificación es la fase en la que nos damos cuenta de que existe una necesidad y nos planteamos la compra. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo podemos ahorrar si implementamos un software GMAO que asigne automáticamente las averías a un técnico?

2. La segunda fase es absolutamente pragmática. Antes de tomar una decisión, comparamos varios proveedores, calculamos el ROI de cada opción, evaluamos el capital disponible y discutimos las características necesarias con el proveedor elegido.

3. Finalmente, el equipo está en uso y tiene un impacto positivo en el rendimiento operativo y los beneficios de la empresa. Requiere monitorización y mantenimiento, cuya necesidad aumenta con el tiempo. Esta fase está representada por la curva de la bañera (lectura muy recomendable).

Durante esta fase operativa, la monitorización continua de los activos mediante un software gestión de servicios de campo resulta clave para determinar con precisión su vida útil esperada y optimizar las estrategias de mantenimiento.

4. Al final de su vida -y dependiendo de si hablamos de su vida útil o de la pérdida total de funcionalidad- puede venderse, reformarse, reciclarse, enviarse a un vertedero y sustituirse. A medida que avanza la economía circular, es cada vez más probable que el «final» nunca sea un final definitivo.

¿Cómo calcular la vida útil de un activo?

No existe una fórmula o modelo matemático universal para calcular la vida útil de un activo, sobre todo, porque la vida útil del activo depende de la frecuencia de uso, de las condiciones a las que está expuesto (humedad, temperatura, entre otras) y de la calidad del mantenimiento a lo largo de su vida útil. Para hacer una estimación de la vida útil de un activo, puedes consultar:

Para gestionar eficazmente la vida útil de los activos y realizar estimaciones más precisas, es fundamental contar con herramientas como un software gestión de stock que permita un control preciso de los componentes y repuestos necesarios para el mantenimiento preventivo.

  • Las informaciones del fabricante: los fabricantes pueden proporcionar datos que permitan estimar la vida útil del activo. La información no siempre está en años, sino en horas de uso, número de ciclos o utilizaciones. Basándote en esta información y en el uso que vayas a hacer del equipo, haz tus propios cálculos. 
  • Historial de equipos similares: otra fuente de información fiable para calcular la vida útil de los activos es el historial de equipos similares. Esta información es especialmente interesante porque permite calcular la vida útil en función del uso real y no sólo en un plano teórico. 
  • Ajusta anualmente: una previsión… siempre es una previsión. Si hay fallos frecuentes y ya no se consigue el rendimiento esperado, revisa tus estimaciones. Si la tecnología del activo se está quedando obsoleta (por ejemplo, porque no se conecta al Internet de las Cosas o porque ya no cumplirá los requisitos legales) también debes tenerlo en cuenta.

¿Por qué es tan importante conocer la vida útil de un activo?

Una de las decisiones que los responsables de mantenimiento tienen que tomar con más frecuencia es la de reparar o sustituir. Pero tomar esa decisión sin conocer la vida útil de un activo (o la vida útil prevista de un activo) puede ser un tiro en la oscuridad. Veamos:

En este contexto de toma de decisiones, un cafm software puede proporcionar datos valiosos sobre el rendimiento histórico de los activos y ayudar significativamente en el cálculo de su vida útil operativa.

  • Si un activo al final de su vida útil tiene una avería grave que requiere una reparación muy costosa, ¿merece la pena repararlo? Posiblemente no. En lugar de aplicar el dinero sin ninguna garantía de retorno, puedes aplicarlo en un equipo nuevo, que tiene una vida útil mucho más larga.
  • Si un activo al final de su vida útil sigue siendo funcional pero necesita una renovación para seguir teniendo un buen rendimiento, hay que evaluar el aspecto económico. ¿Sigue aportando beneficios económicos a la empresa, según nuestra segunda definición?

⚙️ Aprende a calcular la depreciación en mantenimiento y la rentabilidad de los activos fijos. Además, puedes consultar la legislación aplicable en materia de coeficientes de amortización y depreciación en esta página web.

Además de los aspectos financieros, para asegurar que los activos cumplan con las normativas durante toda su vida útil, es recomendable utilizar un software gestión de cumplimiento que garantice el seguimiento de todos los requisitos legales y regulatorios aplicables.

Sin embargo, esa no es la única ventaja de conocer la vida útil de los activos. Conocer mejor el ciclo de vida de los activos, así como sus diferentes fases, tiene otras ventajas: 

  • planificar mejor el mantenimiento de cada equipo y elegir la estrategia adecuada para cada momento;
  • identificar las tendencias para planificar la compra de nuevos equipos y asegurar la inversión;
  • asegurar que todos los equipos cumplen con todas las normas de calidad, higiene y seguridad.