A veces todos estos conceptos se utilizan como sinónimos, pero la gestión de activos, de instalaciones y de mantenimiento no son lo mismo. En este artículo veremos en qué se diferencian… y en qué se parecen.
 

¿Qué es la Gestión de Activos?

Un «activo» es un bien valioso que beneficia a un negocio. Puede ser algo tangible (como equipos, edificios o propiedades) o intangible (como derechos de autor o cuotas de mercado). Como es comprensible, las empresas quieren extraer el máximo Retorno sobre la inversión (ROI, en sus siglas en inglés) posible de las inversiones —y la gestión de activos busca maximizar su valor a lo largo de su ciclo de vida.
 
Por lo tanto, la gestión de activos físicos es un proceso a través del cual las empresas buscan solicitar, operar, mantener, actualizar o liquidar los activos de la forma más rentable posible. La ISO 55000:2014 establece una norma internacional para la gestión de activos. Pero es casi imposible conseguir la conformidad sin un sistema, por eso aquí puedes ver las  26 razones para tener un software de gestión de activos.
 

Ejemplos de Gestión de Activos

La mayoría de las industrian tienen una gran densidad de activos como petróleo y gas, electricidad y energía o agua y residuos. La gestión de activos es también decisiva en la producción. El monitoreo del rendimiento de los activos favorece un mantenimiento oportuno, menos inactividad y menos pérdidas en la producción, así como menos costes de reparación. Además, sin la gestión del ciclo de vida de los activos, las empresas no se pueden preparar para el futuro.
 
Si crees que esto se parece mucho al mantenimiento, piensa en un ascensor. Los ascensores duran de media entre 20-25 años. De cualquier forma, necesitan de mantenimiento (y, de hecho, duran más si se mantienen adecuadamente). En el final de su ciclo de vida, necesitan ser desactivados y sustituidos. Todo el proceso de adquisición, operación, planeamiento, conservación y sustitución forma parte de la gestión de activos. El mantenimiento es lo que sucede durante la vida útil del equipo.
 

  • La gestión de confiabilidad es una estrategia de gestión de activos que se centra en la mejora de la confiabilidad de los activos, teniendo en cuenta su criticidad y condición. Está íntimamente relacionada con el mantenimiento centrado en la confiabilidad.

 

¿Qué es la Gestión de Instalaciones?

A diferencia de la gestión de activos, la gestión de instalaciones va más allá de la relación coste-eficacia. La Gestión de Instalaciones engloba tanto a los llamados hard services —fontanería, sistema AVAC y otras intervenciones técnicas —como a los soft services. El objetivo de los soft services, como la limpieza o diseño de interiores, es proporcionar más funcionalidad, confort y seguridad a los usuarios. La ISO 41001:2018 establece los requisitos para los sistemas de Gestión de Instalaciones.De cualquier forma, la gestión eficaz de instalaciones no se relaciona solo con el confort. ¡También reduce los costes!
 
Según IBM:

  • ahorros en inmuebles de hasta un 30 %;
  •  edificios inteligentes que proporcionan ahorros entre el 30-50 %;
  • la relación de los trabajadores con la gestión de instalaciones de primera clase significa un 17 % más de productividad, un 41 % menos de faltas y un 59 % menos de rotación.

 

Ejemplos de Gestión de Instalaciones

Esto probablemente explica por qué la gestión de instalaciones desempeña un papel en tantos contextos. A diferencia de la gestión de activos, relacionada especialmente con ambientes industriales, la gestión de instalaciones es útil en viviendas sociales, salas de estudiantes, escuelas, hospitales, condominios e inmobiliario. En términos de negocio, está frecuentemente asociada con el sector de prestación de servicios, como edificios de oficinas, hoteles. alojamientos, centros comerciales y parques.
 
Volvamos a nuestro ejemplo del ascensor o a la cinta transportadora que escogimos para ilustrar este artículo. Es un bien indispensable para proporcionar una experiencia agradable a los usuarios, especialmente a los que transportan maletas. Es evidente que necesita de mantenimiento para funcionar. Pero limpiarla, cambiar la alfombrilla del suelo, dirigir el flujo de usuarios para un lado u otro o incluso dejar el desinfectante de manos cerca está incluido en la gestión de instalaciones.
 

¿Qué es la Gestión de Mantenimiento?

Como hemos visto, la gestión de mantenimiento es una parte tanto de la gestión de activos como de la gestión de instalaciones, lo que la hace indispensable para cualquier empresa o entidad pública con una gran infraestructura. El mantenimiento evita la inactividad e interrupciones de servicio, y los gestores tiene que hacer presupuestos ajustados y con el mínimo desperdicio posible.
 
La gestión de mantenimiento debe encontrar la mejor estrategia —mantenimiento correctivo, preventivo, basado en la condición o predictivo— para cada activo. Después, todas las estrategias deben incluirse en el mismo calendario y el mismo presupuesto. Normalmente, el mantenimiento recurre a la subcontratación, por lo que existe la dificultad añadida de gestionar varios proveedores y equipos.
 
¿Tienes dificultad para saber cuál es la estrategia de mantenimiento adecuada? Toma una decisión tras responder a 4 preguntas simples.
 

Ejemplos de Gestión de Mantenimiento

La gestión de mantenimiento depende de la infraestructura, los activos y las prioridades de la empresa. Los trabajos de mantenimiento comunes incluyen:

  • AVAC
  • Ascensores
  • Fontanería
  • Mantenimiento eléctrico
  • Mantenimiento de espacios exteriores
  • Mantenimiento industrial, por ejemplo, lubrificación y soldadura
  • Mantenimiento de cámaras frigoríficas
  • Mantenimiento de tejados, pintura y otras tareas de mantenimiento

 

Software de Gestión de Activos, de Instalaciones y de Mantenimiento

Es evidente que los tres tipos de gestiones tienen partes en común por lo que el mismo software puede, muchas veces, satisfacer las necesidades de los gestores de activos, instalaciones y de mantenimiento.
 
Los gestores de activos necesitan crear un registro de activos, controlar el inventario y evaluar rápidamente las condiciones de cada equipo. A su vez, los gestores de instalaciones necesitan de inventarios detallados de activos, a veces divididos por edificios, pisos o habitaciones. Los gestores de mantenimiento necesitan saber lo que está sucediendo (y dónde) para responder a las solicitudes e indicar a los técnicos dónde deben ir.
 
Antiguamente, se utilizaban diferentes bases de datos u hojas de cálculo distintas, pero hace mucho tiempo que se han ido integrando los sistemas. La mayoría de los sistemas de gestión de mantenimiento asistida por ordenador (GMAO) tienen características suficientes para satisfacer todas las necesidades. Ahora, con plataformas inteligentes de gestión de mantenimiento como Infraspeak, puedes elegir las aplicaciones que necesitas para construir un sistema adaptado a tus necesidades.
 
Además, puedes proporcionar acceso a varios proveedores o prestadores de servicios. Esto significa que todas las partes relacionadas con la operación pueden ser reunidas en un único sitio, en vez de hacer varios contactos al inicio del día. Cuando todos usan la misma plataforma, puedes controlar las órdenes de trabajo y el cumplimiento de las mismas en un único dashboard.
 
Ya seas un gestor trabajando en el terreno o un prestador de servicios que gestiona varios lugares, podrás ver lo que está sucediendo en cada una de las instalaciones con cada uno de los activos, y controlar el estado de cada tarea.