Ya lo dice el refrán: más vale prevenir que curar. Y ese consejo no solo es bueno para nuestra salud. Sino también para el éxito de la gestión empresarial en cualquier segmento. Por eso, la gestión de mantenimiento es fundamental para el pleno funcionamiento de empresas de comercio minorista, hoteles, gestión pública, climatización, industrias y otros.
¿Qué es la gestión de mantenimiento?
Un sector de gestión de mantenimiento eficiente funciona como una orquesta, donde varias habilidades necesitan estar sincronizadas para el éxito completo de la operación. Y en este equipo participan profesionales de las áreas técnica, administrativa, financiera y tecnológica. Todas estas especialidades, juntas, son responsables de garantizar el funcionamiento de la operación de forma sostenible y optimizada.
En resumen, el objetivo de la gestión de mantenimiento es controlar la asignación de costes, tiempo y recursos para garantizar la eficacia y adecuación de las operaciones de mantenimiento. De esta forma, es posible acabar con el despilfarro de recursos e incluso con las paradas en equipos defectuosos, que, en muchos casos, podrían evitarse. ¿Recuerdas lo que decíamos al principio sobre la prevención? El mantenimiento preventivo es el más indicado para optimizar los costes de la empresa.
El sector de la hostelería, por ejemplo, no para nunca. Los daños en las estructuras pueden causar grandes problemas. Por eso, la gestión de la información de los equipos de un hotel pasa por diferentes áreas: desde la recepción, que tiene contacto con los clientes, hasta el sector de la limpieza, que accede con frecuencia a las habitaciones y puede comprobar el funcionamiento de los aparatos y de la estructura en general. Y, por supuesto, el mantenimiento preventivo, aquí, ayuda a evitar el downtime en la estructura y en las habitaciones disponibles.
En el comercio minorista, el funcionamiento de los equipos incide directamente en el éxito de las ventas y, en consecuencia, en los beneficios. ¿O crees que sería posible realizar ventas, controlar el stock y gestionar una tienda sin un sistema de ventas en pleno funcionamiento? Y en un supermercado, ¿cómo funcionaría si los frigoríficos de congelados estuvieran averiados? El mantenimiento es fundamental.
Y, por supuesto, en las fábricas. Ya sea en la producción de ropa, alimentos o incluso coches, los equipos más complejos y caros suelen encontrarse en las fábricas. Y cuanto mayor sea la durabilidad de los equipos, más competitivo será el mercado, beneficiando a los empresarios, que tendrán más ganancias, y a los consumidores, que tendrán acceso a productos con mayor calidad y precios más atractivos.
La función del sector de mantenimiento
Para entenderlo mejor, imaginemos dos escenarios diferentes:
En una fábrica, en un momento dado, los técnicos disponibles se encargan de realizar el mantenimiento de equipos que no son esenciales para la producción, como los aparatos de aire acondicionado, por ejemplo, mientras que los equipos esenciales para el proceso de producción están en espera.
En otra situación, se encarga a varios técnicos que realicen el mantenimiento del mismo equipo, cuando el trabajo de uno solo bastaría para resolver el problema a tiempo.
En ambas situaciones podemos ver ejemplos negativos de gestión de mantenimiento. En el primer caso, la producción puede paralizarse debido a una avería que debería estar resuelta, pero no lo está, por una asignación inadecuada de los técnicos. En el segundo caso, la asignación de un mismo trabajo de mantenimiento a varios técnicos supone una pérdida innecesaria de tiempo y dinero para la empresa.
La programación adecuada del trabajo y el control de costes son dos de los principales objetivos de la gestión de mantenimiento. El gestor debe conocer el funcionamiento y las necesidades de la empresa para saber qué trabajos de mantenimiento debe priorizar para minimizar las pérdidas.
Asimismo, debes evaluar siempre qué opciones, en términos de costes, son más viables para la empresa, ya sea a corto o a largo plazo. Un ejemplo de ello puede ser elegir entre la compra de equipos más caros pero más duraderos, o equipos más baratos pero con una vida útil más corta.
Otro aspecto importante del trabajo de un responsable de mantenimiento es el cumplimiento de las normas y reglamentos: volviendo al ejemplo 2 presentado anteriormente, es posible que la ley exija que un determinado trabajo de mantenimiento lo realice más de un técnico por motivos de seguridad.
En este caso, aunque la asignación de un solo técnico pueda, en teoría, ser suficiente y tener un coste menor para la empresa, la ley debe prevalecer siempre y el responsable de mantenimiento es el encargado de velar por su cumplimiento.
La complejidad de los equipos también exige un profesional técnico dedicado y especializado. Alguien que pueda evaluar posibles problemas y exigir soluciones rápidas para evitar que equipos importantes se queden parados.
Objetivos de la gestión de mantenimiento
Además de todas las funciones ya mencionadas, uno de los objetivos de la gestión de mantenimiento es realizar el mantenimiento preventivo para evitar downtime innecesario en el proceso de producción. Pero, ¿cuál es el papel del equipo de mantenimiento en este proceso?
El mantenimiento preventivo tiene como objetivo evitar cualquier tipo de problema más grave que pueda perjudicar la producción. Es una práctica que no consiste en arreglar equipos o solucionar problemas — eso sería el mantenimiento correctivo —, sino en supervisar todos los equipos y garantizar su funcionamiento constante.
Algunos sectores exigen un mantenimiento preventivo constante. La aviación, por ejemplo, no puede funcionar sin este trabajo. Pero otros sectores dejan de lado este trabajo y prefieren ocuparse de los problemas cuando aparecen. El problema es que esta forma de trabajar puede generar costes elevados y problemas en el curso de la producción.
Si tu empresa sigue en ese punto, quizá sea el momento de revisar la operación e invertir en algo que pueda ahorrarte mucho dinero en el futuro. ¿No sabes cómo hacerlo? Nosotros podemos ayudarte.
Lo primero que hay que hacer es crear un equipo dedicado a esta función. Estos profesionales se encargarán de vigilar de cerca las máquinas y planificar las fechas de las acciones de mantenimiento preventivo, y cuáles son. Normalmente, técnicos en electrónica, mecánica y mecatrónica están cualificados para formar este equipo. El ingeniero de producción también desempeña un papel fundamental en este proceso.
Cuantos más conocimientos técnicos sobre el funcionamiento de las máquinas, mejor. Por lo tanto, invierte en formación constante para que estos profesionales puedan detectar posibles problemas y qué tipos de mantenimiento pueden garantizar el pleno funcionamiento de los equipos.
También es importante que el equipo responsable del mantenimiento preventivo trabaje en un calendario menos perjudicial para la producción, como vacaciones colectivas o momentos en que la producción exige menos entregas.
Este trabajo, cuando bien hecho, además de evitar graves perjuicios financieros, puede aumentar la vida útil y el rendimiento de tus equipos.
La sostenibilidad es otro punto cada vez más discutido. Un equipo competente en gestión de mantenimiento tiene la capacidad de trabajar de forma preventiva para mejorar la durabilidad de los equipos, evitando así desechos innecesarios y perjudiciales para el medio ambiente.
Ventajas y beneficios de la gestión de mantenimiento
En la industria, la gestión de mantenimiento suele asociarse con uno de los sectores más importantes de una empresa: la producción. Es ahí donde se fabrican todos los productos de la empresa y, normalmente, donde se realizan las mayores inversiones, tanto en estructura como en empleados.
Por eso, la estrategia trazada en el mantenimiento tiene un impacto directo en los resultados y es incluso una ventaja competitiva en el mercado. El dinero necesario para invertir en mantenimiento preventivo suele ser mucho menor que el necesario para correcciones y sustitución de equipos. Y esta diferencia de gastos repercute directamente en el valor de la producción y, en consecuencia, en el precio de venta del producto.
Otra ventaja de una gestión eficaz del mantenimiento es la reducción de los fallos. Y esto lleva a una mayor posibilidad de cumplimiento del cronograma de producción preestablecido por la dirección de la empresa y, en consecuencia, a una mayor generación de beneficios.
Equipos con el mantenimiento bien hecho también garantizan más seguridad para el equipo de operación, reduciendo significativamente los riesgos relacionados con accidentes de trabajo en las fábricas.
El valor del mantenimiento preventivo, sin embargo, está relacionado con su correcta aplicación. Si no está bien planificado, los beneficios y el ahorro pueden no ser percibidos por la dirección de la empresa. Para reparaciones puntuales y de máquinas que no tienen tanto impacto en la producción, el mantenimiento correctivo puede ser más accesible. Pero para equipos vitales para la producción, puede representar una gran pérdida de productividad, graves daños en el proceso productivo y, en consecuencia, pérdidas financieras.
La importancia de la gestión de mantenimiento
Ya sabemos lo fundamental que es la gestión de mantenimiento para la productividad de una empresa, la optimización de costes y, principalmente, la preservación de los equipos. Resolver o prever los problemas antes de que ocurran reduce mucho el tiempo dedicado a las reparaciones y el período de downtime de los equipos. Si está bien planeado, considerando las épocas con menos movimiento, sea en el comercio o en la industria, puede hacerse, incluso, sin ningún impacto.
Además, vigilar el mantenimiento ayuda a aumentar la vida útil de los equipos de producción, la eficiencia de estas máquinas, y también la producción de productos de mayor calidad — o procesos de trabajo más simples. De nuevo: menos gastos innecesarios o imprevistos.
Algunos softwares de gestión de mantenimiento ayudan en gran medida a simplificar todos estos procesos. Reúnen y almacenan toda la información necesaria y facilitan la comunicación entre gestores y técnicos de mantenimiento a través de plataformas accesibles en diversos dispositivos.
Más que simples repositorios de información, los equipos que quieren crecer y acompañar la evolución tecnológica del Mantenimiento 5.0 necesitan soluciones que, utilizando tecnologías como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, transformen los datos recolectados en conocimientos y automatizaciones con impacto real en sus operaciones, mejorando la eficiencia, la confiabilidad y la calidad del servicio.
Tras presentarse como la plataforma de gestión de mantenimiento más integrada del mercado, Infraspeak ha evolucionado para permitirte construir tu propia plataforma — mediante apps, integraciones e IoT — a través de Infraspeak Hub™.
Hoy, Infraspeak te lleva a todo un mundo de datos, inteligencia y automatización.
Infraspeak Gear™ ha llegado
Infraspeak Gear™ es el motor único e inteligente en el corazón de nuestra — y tuya! — plataforma de gestión de mantenimiento. Es el cerebro que hace de Infraspeak una plataforma verdaderamente inteligente, reuniendo todos los datos generados por el personal y la operación, procesándolos de forma inteligente para facilitar tu trabajo con sugerencias, alertas y automatización de tareas.
Sugerencias inteligentes
Basándose en el aprendizaje que la plataforma realiza a lo largo de su uso, encontrando todo tipo de patrones en los datos recogidos, Infraspeak Gear™ es capaz de generar sugerencias inteligentes que te permiten ahorrar tiempo — puedes, por ejemplo, sugerir proveedores, materiales o equipos específicos para asociar a un determinado trabajo preventivo programado.
Automatización de tareas
Infraspeak Gear™ automatiza tus flujos de trabajo, asigna órdenes de trabajo y trabajos automáticamente y ayuda a optimizar la asignación de recursos.
Tras crear una orden de trabajo, por ejemplo, Infraspeak Gear™ la asigna automáticamente al técnico o técnicos más adecuados para las intervenciones en cuestión.
Alertas
Las sugerencias inteligentes y la automatización no son todo. Infraspeak Gear™ puede mejorar aún más tu control operativo con alertas inteligentes basadas en la identificación de anomalías.
Te enseñamos abajo las alertas Infraspeak Gear™ en la lista de activos, por ejemplo; varios se marcan con un icono Infraspeak Gear™, alertándote del hecho de que aún no tienen asociado un plan de mantenimiento preventivo, cuando sería recomendable. En este caso, se puede asociar rápidamente un plan, directamente desde la alerta.
Imagina que uno de tus técnicos se olvida de pausar el trabajo y que, como consecuencia, la mano de obra registrada es más larga de lo previsto. La alerta Infraspeak Gear™ te impide facturar el trabajo de forma incorrecta.
Con las sugerencias automáticas, es mucho más fácil introducir datos en el sistema. Infraspeak Gear™ busca excepcionalidades en varios puntos de datos diferentes. El objetivo es detectar cosas que se salen de la norma, que son diferentes de lo que se supone, ya sea en datos técnicos u operativos. Por ejemplo: ‘este usuario tarda tres veces más en completar esta tarea en comparación con el resto del equipo’. Por supuesto, esto puede ocurrir debido a una serie de factores, pero solo el hecho de que podamos detectar e informar al gestor de que ahí puede haber un problema ya es crítico.
Luis Martins, fundador y vicepresidente de producto de Infraspeak
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