¿Qué es un GMAO?
Punto de partida: GMAO significa Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador.
La clave para entender qué es un GMAO está en estas palabras. Un GMAO es un tipo de software que permite sistematizar y centralizar toda la información relativa a la gestión del mantenimiento. Y como el objetivo es precisamente concentrar esfuerzos y optimizar el tiempo, empezamos por acortar el nombre a la sigla “GMAO”.
A menudo, estos sistemas reciben otros nombres, como:
- Software de gestión del mantenimiento;
- Software de mantenimiento preventivo;
- Software de facility management;
- Software de gestión de órdenes de trabajo;
- …entre otros.
¿Necesita tu empresa un GMAO?
Antes de explorar las ventajas de un GMAO y su funcionamiento, la pregunta es si tu empresa necesita realmente un GMAO. Aunque cada caso es diferente, lo más probable es que necesites un software de gestión de mantenimiento si cumples al menos uno de estos criterios:
✓ operas con una gran variedad de equipos industriales
✓ tus equipos suelen tener averías costosas
✓ necesitas gestionar infraestructuras y grandes instalaciones (por ejemplo, hoteles, centros comerciales, estadios deportivos, centrales eléctricas)
✓ tienes la obligación de cumplir varios criterios de higiene, seguridad y calidad, incluidos los análisis APPCC y las normas ISO
✓ eres un proveedor de servicios de mantenimiento y necesitas gestionar varios activos y clientes
✓ sigues dependiendo de procesos manuales (o sistemas como Excel) para crear listas de comprobación y planes de trabajo
✓ tu toma de decisiones se basa más en la intuición que en datos reales
✓ tienes un equipo de mantenimiento desorganizado e ineficiente
✓ tienes problemas para comunicarte con el personal de mantenimiento
¿Alguno (o varios) de los puntos anteriores se aplica a ti? Veamos cómo funciona este tipo de software e incluso cómo puedes ahorrar dinero con un GMAO, aunque tengas una empresa relativamente pequeña.
¿Cómo funciona un GMAO?
El concepto básico para entender cómo funciona un software de GMAO es la orden de trabajo, o solicitud de mantenimiento. Todo gira en torno a las órdenes de trabajo, que pueden ser, por parte de un determinado técnico, seguidas en tiempo real, procesadas, marcadas como resueltas, archivadas y utilizadas en la elaboración de informes detallados sobre su funcionamiento.
Por ejemplo, si tu plan de mantenimiento preventivo incluye varias tareas en equipos de climatización, basta con crear una solicitud de mantenimiento para, digamos, “cambiar un filtro”, programarla para una fecha y hora determinadas, y asignarla a un técnico. Cuando el técnico haya terminado la tarea, la marcará como “cerrada” y tendrá una preocupación menos tachada de su lista (y de la tuya).

Este es el principal objetivo de cualquier software de gestión de mantenimiento y este tipo de proceso se aplica tanto a las tareas de mantenimiento reactivo (o mantenimiento correctivo) como a los planes de mantenimiento preventivo. El resto de funciones, que varían entre los distintos GMAO, tienen como objetivo agilizar la gestión de las solicitudes de mantenimiento, además de simplificar la comunicación y aumentar el control sobre toda la operación de mantenimiento.
Aquí van algunos ejemplos:
- gestión de activos, para poder acceder en cualquier momento a toda la información sobre cada equipo;
- programación de tareas y funciones de mantenimiento preventivo, para que puedas programar inspecciones rutinarias;
- informes de averías y funciones de mantenimiento reactivo, para solucionar cualquier fallo inesperado de los equipos;
- gestión de existencias, para controlar el inventario y evitar la ruptura de existencias;
- creación de solicitudes de mantenimiento por parte de cualquier empleado o cliente, lo que agiliza la detección de averías;
- realización de auditorías de tus equipos e infraestructuras;
- monitorización del consumo de energía, como agua, gas y luz de tus edificios;
- aplicación móvil de GMAO para técnicos de mantenimiento y demás personal;
- informes de rendimiento, ¡porque siempre se puede mejorar!
¿Cuáles son las ventajas de un GMAO?
Casi todas las empresas están de acuerdo en las ventajas de un GMAO: aumento de la productividad de los equipos, mejor control de los costes y optimización de las existencias.
Centralización de la información
Si buscar información sobre la última reparación del aire acondicionado es como buscar una aguja en un pajar, necesitas, sin duda, un GMAO.
El GMAO acaba con el papel perdido y las interminables hojas de Excel. Desde el momento en que configuras el software con toda tu información, es muy sencillo encontrar planes de trabajo, registros de solicitudes de mantenimiento, manuales de instrucciones y otros tipos de archivos.
Una comunicación que ya no está en la Edad de Piedra
Con un GMAO, cada miembro del equipo recibe una notificación cada vez que se le asigna una tarea. Por otro lado, facilita la notificación de fallos al equipo técnico, lo que también reduce el tiempo de reacción (y, a su vez, métricas importantes como el MTTR).
Aumento de la productividad
Según un estudio publicado en julio de 2019, el 86,7% de las empresas que utilizan un GMAO notan un aumento de la productividad de sus empleados. Por un lado, los responsables de mantenimiento tardan menos tiempo en asignar tareas a sus técnicos y, por otro, estos pueden encontrar toda la información que necesitan rápidamente.
Reducción del tiempo de inactividad
Cada vez que dejas una tarea pendiente y te desvías del plan de mantenimiento, aumentas la probabilidad de que se produzca una avería en el equipo. Otra de las principales ventajas de un GMAO, señalada por el 82,8% de las empresas en el mismo estudio, es la reducción del tiempo de inactividad, ya que el software facilita la programación, el control y la revisión de todos los planes de mantenimiento preventivo.
Más mantenimiento preventivo significa menos tiempo de inactividad y también menos mantenimiento reactivo, lo que equivale a reducción de costes (a menos que haya un mantenimiento preventivo excesivo).
Control de costes
¿Recuerdas cuando te preguntamos si tomas tus decisiones basándote en la intuición? Con los datos recogidos por el GMAO y los informes automáticos, empezarás a tomar decisiones más informadas y a predecir cuánto gastarás en mantenimiento, con un mayor grado de confianza. Gracias a esto, cerca del 89% de las empresas informan de una mejora en el control de costes al utilizar un GMAO.
Además, entre las 64 empresas del estudio que habían declarado “falta de información en la toma de decisiones”, sólo 5 siguieron teniendo la misma queja.
Aumento de la vida útil de los activos
Alrededor del 88,2% de las empresas mencionan que pueden prolongar la vida útil de sus activos con un GMAO. Hay varias justificaciones posibles: el aumento de la productividad (que les permite cumplir con mayor rigor su plan de mantenimiento preventivo), la disminución de las averías y, por supuesto, detectar antes los problemas con las funciones de notificación rápida de averías.
Gestión de existencias
Otra gran ventaja de utilizar un GMAO es un mejor control de las existencias. Esto se traduce en menos exceso de existencias y menos pérdidas de inventario, lo que hace que el 88% de las empresas reduzcan los costes relacionados con las existencias.
¿Cuáles son las principales limitaciones de un GMAO?
Posibilidades de integración
Uno de los inconvenientes más importantes de un GMAO es su capacidad limitada para integrarse con otros sistemas. Las instalaciones modernas a menudo dependen de una variedad de soluciones de software para diferentes aspectos de la gestión, incluidos los sistemas de gestión de edificios (BMS), sistemas de gestión de energía (EMS) y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Un GMAO que no es capaz de integrarse perfectamente con estos sistemas puede crear silos de datos, lo que conduce a ineficiencias y a una falta de supervisión integral.
Problemas de inflexibilidad y escalabilidad
Las soluciones de GMAO suelen ser rígidas y carecen de la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades cambiantes de una instalación. A medida que las organizaciones crecen y sus necesidades de mantenimiento se hacen más complejas, un GMAO puede tener dificultades para adaptarse en consecuencia. Esta inflexibilidad puede dar lugar a un aumento de las soluciones manuales y a una mayor probabilidad de errores.
Experiencia del usuario y problemas de usabilidad
Muchas plataformas de GMAO tienen problemas con interfaces de usuario deficientes y una curva de aprendizaje pronunciada, lo que puede dar lugar a bajas tasas de adopción entre el personal de mantenimiento, reduciendo la eficacia del sistema. Una interfaz tosca y difícil de usar también puede dar lugar a errores e ineficiencias, anulando los beneficios potenciales del uso de un GMAO.
Mantenimiento reactivo en lugar de proactivo
Aunque un GMAO puede facilitar hasta cierto punto el mantenimiento preventivo, a menudo se queda corto a la hora de permitir estrategias de mantenimiento realmente proactivas para prever posibles problemas antes de que se conviertan en críticos. Estas estrategias son muy difíciles de aplicar eficazmente con un GMAO tradicional.
Un cambio hacia una solución más integrada
Hay una tendencia considerable entre los facility managers para utilizar plataformas que les permiten integrar y coordinar equipos, activos, mantenimiento, compras, cumplimiento, sostenibilidad y operaciones diarias en todos los sistemas y procesos internos y externos.
De hecho, un informe de Verdantix de 2023 sobre el mercado de los edificios inteligentes indica que, aunque el uso de GMAO sigue estando muy extendido, existe un creciente interés por soluciones más integradas. El informe destaca que aproximadamente el 40-50% de las grandes instalaciones encuestadas están considerando implementarlas o ya lo han hecho, lo que indica un cambio significativo.
Por otro lado, según la investigación de Gartner, alrededor del 60-70% de los facility managers de operaciones pequeñas y medianas siguen confiando principalmente en los GMAO. Esto se debe en gran medida a las limitaciones de presupuesto.
Factores que influyen en el cambio
Avances tecnológicos
El rápido avance de IoT y el análisis de big data ha hecho que estas soluciones sean más atractivas debido a su capacidad de integrarse sin problemas, para una gestión del mantenimiento más eficiente y proactiva.
Necesidades operativas
Las instalaciones con operaciones más complejas, como las de fabricación, sanidad y grandes edificios comerciales, tienen más probabilidades de adoptarlas, ya que la necesidad de datos en tiempo real y de una integración completa con otros sistemas impulsa este cambio.
Presupuesto y asignación de recursos
Las instalaciones más pequeñas con presupuestos limitados pueden verse tentadas a seguir confiando en los GMAO tradicionales, debido a los costes más bajos y a los procesos de implementación más sencillos. Sin embargo, a medida que el coste de la tecnología disminuye y el retorno de la inversión de los sistemas avanzados se hace más evidente, incluso estas instalaciones pueden empezar a considerar un enfoque más holístico.
Aumento de la complejidad de FM
Los sistemas son cada vez más complejos, las normativas son más estrictas, los clientes tienen mayores expectativas y existe una presión continua para ser eficientes, conformes y sostenibles.
Aumento de las responsabilidades
Los equipos de instalaciones deben hacer malabarismos con una lista cada vez mayor de responsabilidades, desde la gestión de activos hasta el mantenimiento, las adquisiciones, el cumplimiento, la gestión de proveedores, la sostenibilidad… ¡lo que se te ocurra!
Sobrecarga de información
Los datos proceden de todas partes – equipos de campo, activos, proveedores, clientes –, a menudo dispersos y sin una visión clara para la toma de decisiones informadas.
Los sistemas desarticulados no sobrevivirán
Para estar a la altura de las exigencias actuales, necesitas un sistema que rompa los silos y conecte todos los procesos, activos y personas – desde los equipos internos hasta los contratistas y los usuarios del edificio –, permitiendo que toda tu operación funcione como una sola.
¿Cómo elegir el mejor GMAO?
Una solución de futuro
¿Por qué adoptar un software de gestión del mantenimiento si vas a seguir viviendo en el pasado? Con el almacenamiento en la nube, toda la información está disponible en cualquier momento: en casa, en la oficina o trabajando a distancia desde Filipinas.
Los técnicos de mantenimiento nunca son ociosos, por lo que es importante elegir un GMAO que puedan utilizar “sobre la marcha” y saltar de una tarea a otra. Aquí en Infraspeak, por supuesto, también somos grandes fans de las etiquetas NFC para todo tipo de propósitos.
Flexible y adaptable
Tus objetivos de hoy pueden no ser los de mañana. Tu empresa crece, el equipo se amplía, el mercado y las exigencias de tus clientes cambian. Busca una solución flexible y escalable para anticiparte a las necesidades del futuro. En Infraspeak, puedes elegir las aplicaciones y complementos que mejor se adapten a tu empresa y crear tu propio dashboard.
Actualizaciones e integraciones
Esta es una regla de oro para cualquier software: si no se ha actualizado en meses, probablemente no sea una buena idea. Es importante saber que el equipo que está detrás del GMAO se compromete a mejorarlo y a tener en cuenta tus sugerencias. Además, aprovecha y comprueba las integraciones que tiene con otros softwares (por ejemplo, CRMs, soluciones de gestión de flotas o sistemas de gestión hotelera).
“El hecho de que el menú de la aplicación sea muy sencillo ayudó mucho a la aceptación del equipo. Funciona y me parece una herramienta fácil de usar, que ofrece una buena experiencia de usuario.” — Jefe de la División de Edificios del Ayuntamiento de Matosinhos, sobre Infraspeak.
¿Cuáles son los retos de utilizar un GMAO?
Incluso con todas las ventajas de las que hemos hablado hasta ahora, es normal que sigas teniendo algunas dudas sobre la implementación y el uso de un GMAO. En esta sección, te anticipamos los tres principales retos a los que puedes enfrentarte y las razones por las que, en realidad, son muy fáciles de superar.
Implementación
Como con cualquier cambio, siempre hay dudas y una fase de adaptación. El secreto está en elegir el software / plataforma de gestión de mantenimiento que mejor se adapte a tu empresa: debe responder a tus necesidades e integrarse con el resto de software que estés utilizando.
Nuestros especialistas dedicados y nuestros exclusivos marcos de prestación de servicios e implementación garantizan una amortización más rápida y unos niveles de éxito en la implementación muy superiores a los de las alternativas.
Adaptación
Todas las ventajas de un GMAO dependen de su correcta utilización. Por lo tanto, todos los empleados que vayan a utilizarla deben participar en la fase de incorporación. Pero tranquilo: las plataformas más sofisticadas disponen de versiones móviles para smartphones y tablets, que son herramientas familiares para todos.
Seguridad de los datos
Es cierto que los GMAO almacenan información sensible. Efectivamente, el pirateo informático no es una teoría conspirativa.
Pero también es cierto que la mayoría de los SaaS (abreviatura de Software as a Service) utilizan centros de información con múltiples capas de protección, y no un servidor de empresa, que es un blanco mucho más vulnerable. De hecho, los ataques con éxito a SaaS son extremadamente raros.
