¿Qué es un GMAO? 

GMAO significa Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador, tambiém conocido cómo CMMS, del inglés Computerized Maintenance Management System/Software.

 

La clave para entender qué es un GMAO está en estas palabras. GMAO no es más que un tipo de software para sistematizar y centralizar toda la información sobre la gestión del mantenimiento. Y como el objetivo es precisamente concentrar esfuerzos y optimizar el tiempo, empezamos acortando el nombre a la sigla «GMAO».

 

A menudo se hace referencia a estos sistemas con otros nombres, como por ejemplo:

  • CMMS
  • Sistema de gestión de mantenimiento;
  • Software de mantenimiento;
  • Software de mantenimiento preventivo;
  • Software de gestión de órdenes de servicio;
  • …entre otros.

 

¿Necesitará su empresa un GMAO? 

Antes de explorar el funcionamiento y las ventajas de un sistema GMAO, la pregunta es si su empresa realmente lo necesita. Aunque cada caso es diferente, es probable que necesite un software de mantenimiento si cumple al menos uno de estos criterios:

 

utiliza varios equipos industriales

los equipos tienen, a menudo, averías costosas

necesita gestionar infraestructuras y grandes instalaciones (por ejemplo, edificios de oficinas, hoteles, centros comerciales, pabellones deportivos, centrales eléctricas)

tiene que cumplir obligatoriamente con varios criterios de higiene, seguridad y calidad, incluyendo los análisis HACCP y las normas ISO

proporciona asistencia técnica y tiene que gestionar diversos activos

sigue dependiendo de procesos manuales (o sistemas como Excel) para definir los planes de trabajo

toma decisiones basadas en la intuición y no en datos reales

tiene un equipo de mantenimiento desorganizado e ineficiente

encuentra difícil comunicarse con los técnicos de mantenimiento

 

¿Se ve a sí mismo en alguno (o varios) de los puntos de esta lista? Entonces este artículo es para usted. Veamos cómo funciona este tipo de software a diario y cómo puede ahorrar dinero con un GMAO, incluso si su empresa es pequeña.

 

¿Cómo funciona un GMAO? 

El concepto básico para entender cómo funciona un GMAO es la orden de trabajo, o pedido de mantenimiento. Todo gira en torno a estos pedidos, que pueden ser asignados a un técnico específico, seguidos en tiempo real, procesados, marcados como resueltos, archivados y utilizados para crear informes detallados sobre su operación.

 

Por ejemplo, si su plan de mantenimiento preventivo incluye varias tareas en los equipos de calefacción, ventilación y aire acondicionado, basta con crear una solicitud de mantenimiento para, por ejemplo, «cambiar el filtro», fijar una fecha determinada y asignarla a un técnico. Cuando el técnico termine la tarea, la marca como «resuelta» y tacha una preocupación de su lista.

 

Esta es la función principal de cualquier software de mantenimiento, y este tipo de proceso es aplicable tanto a las tareas de mantenimiento correctivo como a los planes de mantenimiento preventivo. Las restantes funciones, que varían entre las distintas GMAO, tienen como objetivo agilizar la gestión de las solicitudes de mantenimiento, simplificar la comunicación y aumentar el control de la operación.

 

Abajo se presentan algunos ejemplos:

  • gestión de activos, para que pueda acceder a toda la información sobre cada equipo en cualquier momento;
  • programación de tareas y funciones de mantenimiento preventivo, para que pueda programar las inspecciones de rutina;
  • reporte de averías y funciones de mantenimiento correctivo, para que pueda gestionar y resolver cualquier imprevisto;
  • gestión de existencias, para controlar el inventario y evitar la interrupción de existencias;
  • solicitudes de mantenimiento de cualquier empleado o cliente, lo que facilita la detección de posibles averías;
  • realización de auditorías a sus infraestructuras;
  • monitoreo de consumos de energéticos, como el agua, el gas y la luz de sus edificios;
  • aplicación móvil para técnicos de mantenimiento y otro personal;
  • informes de rendimiento, ¡porque siempre hay espacio para mejorar!

 

¿Cuáles son las ventajas de un GMAO?

Casi todas las empresas están de acuerdo en las ventajas de una GMAO, entre las que destacan el aumento de la productividad, el control de los costes y la optimización de los inventarios.

 

Centralización de la información. 

Si buscar información sobre la última reparación que hizo a su aire acondicionado es casi como buscar una aguja en un pajar, entonces definitivamente necesita un GMAO.

 

Un software de gestión de mantenimiento pone fin a los papeles perdidos y a las interminables hojas de Excel. Una vez que se introduce toda la información en el software, es muy sencillo encontrar planes de trabajo, registros de averías, manuales de instrucciones y otros tipos de archivos.

 

Comunicación sin señales de humo. 

Con un GMAO, cada miembro del equipo recibe una notificación cada vez que se le asigna una tarea. Por otra parte, facilita el reporte de averías al equipo técnico, lo que también reduce el tiempo de reacción (y, a su vez, métricas como el MTTR).

 

Aumento de la productividad. 

Según un estudio portugués publicado en julio de 2019, el 86,7% de las empresas que utilizan un GMAO notan un aumento de la productividad de los empleados. Por un lado, los directores de mantenimiento tardan menos tiempo en «pasar las tareas» a los técnicos y, por otro, los técnicos son capaces de encontrar toda la información que necesitan rápidamente. ¡Adiós, tareas pendientes!

 

Reducción del tiempo de inactividad. 

Cada vez que deja una tarea pendiente y sale de su plan de mantenimiento, la probabilidad de tener una avería aumenta. Otra de las principales ventajas de un GMAO – según el 82,8% de las empresas del mismo estudio – es la reducción del tiempo de inactividad, ya que facilita la programación, el control y la revisión del plan de mantenimiento preventivo.

 

Más mantenimiento preventivo significa menos tiempo de inactividad y también menos mantenimiento correctivo, lo que equivale a una reducción de los costes (excepto cuando el mantenimiento preventivo se hace en exceso):

 

Costes del mantenimiento preventivo excesivo

Control de costes. 

¿Recuerda cuando le preguntamos si toma sus decisiones basándose en la intuición? Con los datos recopilados por el GMAO y los informes automáticos, empezará a tomar decisiones más informadas y a predecir con más confianza cuánto va a gastar en el mantenimiento. Gracias a esto, el 89% de las empresas pueden controlar mejor los costes cuando utilizan un software de mantenimiento.

 

Es más, sólo 5 de las 64 empresas del estudio que informaron de la «falta de información en la toma de decisiones» siguieron teniendo la misma queja.

 

Aumento de la vida útil de los activos. 

Alrededor del 88,2% de las empresas mencionan que pueden extender la vida útil de cada activo con un GMAO. Hay varias justificaciones posibles: el aumento de la productividad (lo que permite cumplir más rigurosamente el plan de mantenimiento preventivo), la reducción de las averías y, por supuesto, la detección más temprana de los problemas, con la función de reporte de averías.

 

Gestión de inventario.

Otra de las grandes ventajas de usar un GMAO es un mejor control de inventario. Esto se traduce en un menor overstocking – exceso de existencias – y menos interrupciones de existencias, lo que hace que el 88% de las empresas reduzcan los costes relacionados con el inventario.

 

¿Cómo elegir el mejor GMAO?

 

Busque una solución 4.0 

¿Por qué adoptar un software de mantenimiento para seguir viviendo en el pasado? Con el almacenamiento en la nube, toda la información está disponible en cualquier momento: en casa, en la oficina o trabajando a distancia desde Filipinas.

 

Los técnicos de mantenimiento nunca están parados, por lo que es importante elegir un GMAO que puedan utilizar «en movimiento» y saltar de una tarea a otra. Aquí en Infraspeak, por supuesto, también somos muy aficionados a las etiquetas NFC.

 

User-friendly

Absolutamente no negociable. Necesita un software intuitivo y user-friendly para su equipo, con funciones que correspondan exactamente a lo que su empresa necesita. De lo contrario, nadie va a adherir y muchas de las ventajas del GMAO se quedan en el camino. Le sugerimos que siempre pida la opinión de su equipo antes de decidir.

 

Flexible y adaptable

Sus metas de hoy pueden no ser sus metas de mañana. Su empresa crece, el equipo se expande, el mercado y las demandas de sus clientes cambian. Busque un GMAO flexible y escalable para anticipar las necesidades del futuro. En Infraspeak, puede elegir los módulos que mejor se adapten a su empresa y crear su propio dashboard.

 

Actualizaciones e integraciones 

Esta es una regla de oro para cualquier software: si no se ha actualizado en meses, probablemente no sea una buena idea. Es importante saber que el equipo que está detrás del GMAO se compromete a mejorarlo y a tener en cuenta sus sugerencias. Aproveche también y compruebe las integraciones que tiene el GMAO con otros softwares (por ejemplo, CRM, o sistemas de gestión hotelera).

 

¿Qué desafíos tendrá que enfrentar para usar un GMAO?

A pesar de todas las ventajas que hemos expuesto hasta ahora, es normal que tenga algunos temores con respecto a la aplicación y el uso de un software de gestión de mantenimiento. En esta sección anticipamos los tres principales desafíos que puede enfrentar y las razones por las que son, en realidad, muy fáciles de superar.

 

Implementación 

Como con cualquier cambio, siempre hay dudas y una fase de adaptación. El truco está en elegir el GMAO que mejor se adapte a su empresa: tiene que responder a sus necesidades e integrarse con los demás programas informáticos que ya utiliza.

 

Cuanto más flexible sea el software, más fácil será la integración. Siguiendo el plan de Infraspeak, y con la ayuda de un equipo de Customer Success siempre dispuesto a ayudar, puede tener su GMAO listo y funcionando en sólo 2 semanas.

 

Adaptación

Todas las ventajas de un GMAO dependen del uso correcto del software. Por lo tanto, todos los empleados que lo usen deben participar en la fase de integración. Pero tranquilícese: las soluciones GMAO más sofisticadas tienen versiones móviles para smartphones y tabletas, que no son herramientas desconocidas para nadie. ¡Parece raro, al principio, pero luego uno se acostumbra!

 

Seguridad de Datos

Es cierto que un GMAO almacena información sensible. Es cierto que los ataques informáticos no son una teoría conspirativa. Pero también es cierto que la mayoría de los SaaS (Software as a Service) utilizan centros de información con múltiples capas de protección – no un servidor de la empresa, que es un blanco mucho más vulnerable. De hecho, los ataques exitosos a SaaS son extremadamente raros.

 

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