O que é um CMMS? 

Antes de qualquer coisa, vale o esclarecimento: CMMS significa Computerized Maintenance Management System/Software ou, em português, Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado.

 

A chave para entender o que é um CMMS está nessas palavras. Um CMMS não é mais do que um tipo de software para sistematizar e centralizar toda a informação sobre a gestão de manutenção. Como o objetivo é precisamente concentrar esforços e otimizar tempo, já começamos logo encurtando o nome para a sigla “CMMS”.

 

Estes sistemas são frequentemente chamados por outros nomes, como:

  • Software de manutenção;
  • Software de gestão de manutenção;
  • Software de manutenção preventiva;
  • Software de facility management;
  • Software de gestão de ordens de serviço;
  • … entre outros.

 

Seu negócio precisa de um CMMS? 

Antes de explorarmos o funcionamento e as vantagens de um CMMS, a primeira questão é entender se a sua empresa precisa, mesmo, de um CMMS. Mesmo que cada caso seja diferente, muito provavelmente você vai precisar de um software de manutenção se cumprir pelo menos um destes critérios:

 

usa vários equipamentos industriais;

os equipamentos têm danos de alto custo com frequência;

precisa gerir infraestruturas e grandes instalações (por exemplo, edifícios de escritórios, hotéis, centros comerciais, pavilhões esportivos, centrais de produção elétrica);

tem a obrigação de cumprir diversos critérios de higiene, segurança e qualidade, incluindo análises HACCP e normas ISO;

presta assistência técnica e tem que gerenciar vários ativos;

ainda depende de processos manuais (ou sistemas como Excel) para definir planos de trabalho;

toma decisões com base na intuição e não em dados reais;

tem uma equipe de manutenção desorganizada e pouco eficiente;

sente dificuldade em se comunicar com os técnicos de manutenção. 

 

Enxerga a sua operação em algum (ou vários) itens desta lista? Então, este artigo é para você. Entenda como este tipo de software funciona no dia a dia e como pode economizar com um CMMS, mesmo que a sua empresa seja pequena

 

Como funciona um CMMS? 

O conceito base para entender o funcionamento de um CMMS é a ordem de serviço, ou pedido de manutenção. Tudo gira em torno destes pedidos, que podem ser feitos a um determinado técnico, seguidos em tempo real, processados, marcados como resolvidos, arquivados e usados na criação de relatórios detalhados sobre a sua operação. 

 

Por exemplo, se o seu plano de manutenção preventiva inclui várias tarefas em equipamentos AVAC, basta criar um pedido de manutenção para, por exemplo, “trocar de filtro”, agendar para uma determinada data e atribuir a um técnico. Quando o técnico termina a tarefa, pode marcá-la como “resolvida” e tirar uma preocupação da sua lista. 

 

Workflow do CMMS

 

Esta é a função principal de qualquer software de manutenção. Este tipo de processo também é aplicável tanto para tarefas de manutenção corretiva como para planos de manutenção preventiva. As outras funções, que variam entre diferentes CMMS, têm como objetivo agilizar a gestão dos pedidos de manutenção, simplificar a comunicação e aumentar o controle sobre a operação.

 

 

 

Veja alguns exemplos:

  • gestão de ativos, para que consiga acessar toda a informação sobre cada equipamento a qualquer momento;
  • agendamento de tarefas e funcionalidades de manutenção preventiva, para que possa programar inspeções de rotina;
  • reporte de avarias e funcionalidades de manutenção corretiva, para gerir e resolver qualquer imprevisto;
  • gestão de estoques, para controlar o inventário e evitar a ruptura de estoques;
  • criação de chamados de qualquer funcionário ou cliente, o que faz com que seja mais fácil detectar potenciais danos;
  • realização de auditorias nas suas infraestruturas;
  • monitoramento de consumos energéticos, como água, gás e luz dos seus edifícios;
  • aplicativo para técnicos de manutenção e restante da equipe;
  • relatórios de performance, porque sempre é possível para melhorar!

 

 

Principais funcionalidades do CMMS

 

Quais são as vantagens de um CMMS?

Quase todas as empresas concordam sobre as vantagens de um CMMS. O aumento da produtividade, o controle de custos e a otimização do inventário são os principais destaques. Confira abaixo mais sobre todas. 

 

Centralização de informação 

Você já se sentiu procurando agulha no palheiro quando precisou de informações sobre a última reparação que fez no seu ar-condicionado? Então você, definitivamente, precisa de um CMMS.

 

O CMMS acaba com os papéis perdidos e as inúmeras planilhas de Excel. A partir do momento que você insere toda a informação no software, é muito simples encontrar planos de trabalho, registros de danos, manuais de instruções e outros tipos de ficheiros.

 

Comunicação sem sinais de fumaça 

Com um CMMS, cada membro da equipe recebe uma notificação quando uma tarefa é atribuída. Isso facilita o reporte de danos para a equipe técnica e também diminui o tempo de reação (e, por sua vez, métricas como o MTTR). 

 

Aumento da produtividade 

Segundo um estudo publicado em julho de 2019, 86,7% das empresas que usam um CMMS notam um aumento de produtividade dos colaboradores. Por um lado, os gestores de manutenção demoram menos tempo para “passar tarefas” aos técnicos e, por outro, os técnicos conseguem encontrar toda a informação de que precisam rapidamente. Adeus, backlog de tarefas!

 

Redução do tempo de parada 

Sempre que você deixa uma tarefa em backlog e foge ao seu plano de manutenção, a probabilidade de dano aumenta. Outra vantagem de um CMMS – reportada por 82,8% das empresas no mesmo estudo – é reduzir o tempo de parada, já que torna o agendamento mais fácil, além de controlar e rever o plano de manutenção preventiva.

 

Mais manutenção preventiva significa menos tempo de parada e também menos manutenção corretiva, o que é igual à redução de custos (exceto quando a manutenção preventiva é feita em excesso).

 

Custos de manutenção preventiva

 

Controle de custos

Lembra quando perguntamos se você toma as suas decisões com base em intuição? Com os dados recolhidos pelo CMMS e os relatórios automáticos, é possível começar a tomar decisões mais informadas e prever com mais confiança quanto vai gastar em manutenção. Graças a isso, 89% das empresas conseguem controlar melhor os custos quando usam um CMMS.

 

Mais: entre as 64 empresas no estudo que reportavam “falta de informação na tomada de decisões”, apenas 5 continuaram a ter a mesma queixa. 

 

Aumento da vida útil dos ativos 

Cerca de 88,2% das empresas mencionam que conseguem estender a vida útil de cada ativo com um CMMS. Há várias justificativas possíveis: o aumento da produtividade (que permite cumprir o plano de manutenção preventiva de maneira mais rigorosa), a diminuição dos danos e, claro, detectar problemas mais cedo com a função de reporte de danos.

 

Gestão de inventário

Outra grande vantagem de usar um CMMS é controlar melhor o inventário. Isto é traduzido em menos overstocking (excesso de estoque, que é também prejudicial) e em menos ruptura de estoques, o que faz com que 88% das empresas reduzam os custos relacionados com inventário.

 

Principais vantagens de um CMMS

 

 

Como escolher o melhor CMMS?

Procure uma solução 4.0 

Por que adotar um software de manutenção para continuar vivendo no passado? Com o armazenamento em cloud, toda informação fica disponível em qualquer lugar – em casa, no escritório ou se você estiver trabalhando remotamente em outro Estado.

 

Os técnicos de manutenção nunca estão parados, por isso é importante escolher um CMMS que possa ser usado “on the go”, para que ele tenha a liberdade de passar de uma tarefa para a outra. Aqui na Infraspeak, obviamente, também somos grandes fãs das etiquetas NFC.

 

Boa usabilidade

Não tem negociação! O software deve ser intuitivo e ter uma boa usabilidade para a sua equipe, com funções que correspondem exatamente ao que a sua empresa precisa. Caso contrário, seu time não vai aderir a essa tecnologia e muitas das vantagens do CMMS cairão por terra. Sugerimos que peça sempre o aval da sua equipe antes de decidir. 

 

Flexível e adaptável

Os seus objetivos de hoje podem não ser os seus objetivos de amanhã. A sua empresa cresce, a equipe expande, o mercado e as exigências dos seus clientes mudam. Procure um CMMS flexível e com escalabilidade, para prever as necessidades do futuro. Na Infraspeak, você pode escolher os módulos que mais se adaptam à sua empresa e criar o seu próprio dashboard 

 

Atualizações e Integrações 

Esta é uma regra de ouro para qualquer software: se não é atualizado há meses, provavelmente não é uma boa ideia. É importante saber que a equipe por trás do CMMS está empenhada em melhorá-lo e a levar em consideração as suas sugestões. Aproveite e verifique também as integrações que o CMMS tem com outros softwares (CRMs, sistemas de gestão ou sistemas de gestão hoteleira).

 

Que desafios terá que enfrentar para usar um CMMS?

Apesar de todas as vantagens que contamos até aqui, é normal que você tenha alguns receios em relação à implementação e ao uso do CMMS. A partir de agora, já te adiantamos os três principais desafios que pode enfrentar e as razões pelas quais eles são, na verdade, muito fáceis de serem ultrapassados.

 

Implementação 

Como em qualquer mudança, há sempre dúvidas e uma fase de adaptação. O truque é escolher o CMMS que se ajusta melhor à sua empresa – ele deve responder às suas necessidades e se integrar com os outros softwares que são utilizados.

 

Quanto mais flexível for o CMMS, mais fácil será o onboarding. Seguindo o plano da Infraspeak, e com a ajuda de uma equipe de Customer Success sempre pronta para ajudar, você pode ter o seu CMMS funcionando em apenas 2 semanas. 

 

Adaptação

Todas as vantagens do CMMS dependem do uso correto do software. Por isso, todos os funcionários que vão usá-lo precisam participar da fase de implementação. Mas, fique tranquilo: os CMMS mais sofisticados têm versões mobile para smartphones e tablets, que são ferramentas conhecidas de todos. 

 

Segurança dos Dados

É verdade que um CMMS armazena informações sensíveis e que os ataques de hackers não são uma teoria de conspiração. Mas é verdade, também, que a maioria dos SaaS (Software as a Service) recorrem a centros de informação com várias camadas de proteção – e não a um servidor da empresa, que é um alvo muito mais vulnerável. Na realidade, os ataques bem-sucedidos a SaaS são extremamente raros.

 

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