O que é um CMMS?
Vamos começar pelo início: CMMS significa Computerised Maintenance Management System/Software ou, em português, Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado.
A chave para perceber o que é um software CMMS está nessas quatro palavras. Trata-se de um tipo de software que sistematiza e centraliza todas informações relativas à gestão de manutenção. E, como o objetivo é, precisamente, concentrar esforços e otimizar tempo, começamos logo diminuindo esse nome para a sigla “CMMS”!
No entanto, estes sistemas podem ser chamados por outros nomes, como:
- Software de gestão de manutenção
- Software de manutenção preventiva
- Software de gestão de instalações
- Software de gestão de chamados de manutenção
Será que a sua empresa precisa de um CMMS?
Antes de explorar as vantagens de um CMMS e de explicar como o sistema funciona, a pergunta que importa é se a sua empresa precisa realmente de um. Mesmo que a realidade de cada negócio seja diferente, caso sua empresa cumpra pelo menos um destes critérios, é provável que você precise de um Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado:
✓ Usa vários equipamentos industriais
✓ Esses equipamentos apresentam danos de altos custos com frequência
✓ Você precisa gerenciar infraestruturas e grandes instalações (por ex., edifícios de escritórios, hotéis, centros comerciais, pavilhões esportivos, centrais de produção elétrica)
✓ Você tem a obrigação de cumprir diversas regras de higiene, segurança e qualidade, incluindo análises HACCP e normas ISO
✓ Sua empresa presta assistência técnica e você precisa gerenciar vários ativos de diferentes clientes
✓ Ainda está dependente de processos manuais (ou sistemas como Excel) para definir planos de trabalho e calendarizar a manutenção
✓ Você toma decisões com base em intuição e não em dados reais
✓ Tem uma equipe de manutenção desorganizada e pouco eficiente
✓ Você sente dificuldade em se comunicar com os técnicos de manutenção
Identificou a sua operação em algum ponto desta lista? Veja então como este tipo de software funciona no dia a dia e como você pode economizar dinheiro com um CMMS, mesmo que a sua empresa seja pequena.
Como funciona um CMMS?
O princípio básico para entender como um CMMS funciona é o chamado ou pedido de manutenção. Tudo gira em torno dos chamados de manutenção, que podem ser acompanhados em tempo real, processados, marcados como resolvidos, arquivados e usados para gerar relatórios detalhados sobre a sua operação.
Por exemplo, se o seu plano de manutenção preventiva incluir várias tarefas em equipamentos AVAC, basta criar um chamado de manutenção — para “trocar um filtro”, por exemplo —, agendá-lo no próprio software para uma data e hora específicas e atribuí-lo a um técnico. Quando o técnico concluir o trabalho, ele mesmo o marca como “encerrado”, e ficará com uma preocupação a menos na sua lista (e na dele).
Este é o objetivo principal de qualquer software de gestão de manutenção, e este tipo de processo se aplica tanto a tarefas de manutenção corretiva como a planos de manutenção preventiva. As restantes funcionalidades, que podem variar entre os diferentes CMMS, visam acelerar a gestão de chamados de manutenção, simplificar a comunicação e aumentar o controle sobre toda a operação de manutenção.
Veja a seguir alguns exemplos:
- Gestão de ativos, permitindo acessar todas as informações sobre cada equipamento a qualquer momento;
- Agendamento de tarefas e recursos para manutenção preventiva;
- Relatório de falhas, com funcionalidades para resolver danos inesperados;
- Gestão de estoque, para evitar falta de material;
- Criação de chamados de manutenção por qualquer colaborador ou cliente, acelerando a resolução das falhas;
- Realização de auditorias aos equipamentos e infraestruturas;
- Monitoramento do consumo energético (água, gás, eletricidade);
- App para celular que pode ser usado por técnicos e outros colaboradores;
- Relatórios de desempenho — porque há sempre espaço para melhoria!
Quais as principais vantagens de um CMMS?
Quase todas as empresas que usam um CMMS estão de acordo com as suas vantagens, em especial o aumento da produtividade, o controle de custos mais eficaz e a otimização do inventário. Veja a seguir outras vantagens relevantes:
Centralização da informação
Você sente que procurar informações sobre a última intervenção no ar-condicionado é como procurar uma agulha no palheiro? Então você precisa de um CMMS! Este sistema acaba com os papéis perdidos e as intermináveis planilhas de Excel, permitindo acessar facilmente os registros, planos de trabalho e manuais.
Comunicação ágil
Cada membro da equipe, assim que tem uma tarefa atribuída, recebe uma notificação. Isso reduz o tempo de reação e melhora métricas como o MTTR.
Aumento da produtividade
Estudos mostram que 86,7% das empresas que utilizam CMMS observam um aumento na produtividade. Os gestores atribuem tarefas mais rapidamente e os técnicos têm acesso direto às informações.
Diminuição do tempo de inatividade
Sempre que deixar uma tarefa em atraso e se desviar do seu plano de manutenção, a probabilidade de surgir um dano no equipamento aumenta. Assim, uma das principais vantagens de um CMMS, referida no mesmo estudo por 82,8% das empresas, é a redução do downtime, uma vez que o software facilita o planejamento, o controle e a revisão dos planos de manutenção preventiva.
Mais manutenção preventiva significa não só menos tempo de inatividade, como menos manutenção reativa, o que equivale a uma redução de custos (a menos que a manutenção preventiva seja excessiva):
Controle de custos
Você se lembra quando perguntamos, no início do texto, se você toma decisões com base na intuição? Com os dados recolhidos pelo CMMS e os relatórios automáticos, começará a tomar decisões mais informadas e a prever, com maior confiança, quanto irá gastar em manutenção. Graças a estas funcionalidades, cerca de 89% das empresas relatam melhorias no controle de custos ao utilizar um CMMS.
Além disso, entre as 64 empresas do estudo que citaram “falta de informação na tomada de decisões”, apenas 5 continuaram a apresentar a mesma queixa.
Aumento da vida útil dos ativos
Cerca de 88,2% das empresas afirmam ainda conseguir prolongar a vida útil dos seus ativos com um CMMS. Há várias justificativas possíveis: o aumento da produtividade (que permite cumprir o plano de manutenção preventiva de forma mais rigorosa), a redução de danos e, naturalmente, a detecção precoce de problemas graças às funcionalidades de reporte rápido de falhas.
Gestão de estoque
Outra grande vantagem da utilização de um CMMS é o melhor controle de estoque. Isso se traduz em uma redução do excesso de estoque e de perdas de inventário, permitindo que 88% das empresas reduzam os custos relacionados com o estoque.
📝 Veja também: Os 10 melhores CMMS em 2025
Quais as principais limitações de um CMMS?
Fracas capacidades de integração
Uma das maiores desvantagens de um CMMS é a sua capacidade limitada de se integrar com outros sistemas. Instalações modernas dependem frequentemente de um conjunto de soluções de software, como sistemas de gestão de edifícios (BMS), sistemas de gestão de energia (EMS) ou sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP). Um CMMS que não consiga se integrar com estes sistemas pode criar compartimentação de dados, gerando ineficiências e impedindo uma supervisão abrangente.
Flexibilidade e escalabilidade reduzidas
As soluções CMMS são geralmente rígidas e carecem da flexibilidade necessária para se adaptarem às necessidades em evolução de uma infraestrutura. À medida que as organizações crescem e as suas necessidades de manutenção se tornam mais complexas, o CMMS pode ter dificuldade em escalar adequadamente, levando a mais trabalho manual e maior probabilidade de erros.
Usabilidade pouco entusiasmante
Muitos CMMS têm as interfaces de usuários pouco intuitivas, com uma curva de aprendizagem muito alta, o que pode resultar em baixas taxas de adoção por parte das equipes de manutenção, reduzindo a eficácia do sistema. Uma interface difícil de ser usada pode também levar a erros e a ineficiências, anulando os potenciais benefícios do sistema.
Foco na manutenção reativa
Embora o CMMS facilite a manutenção preventiva até certo ponto, muitas vezes não consegue suportar estratégias verdadeiramente proativas, que prevejam problemas antes que eles se tornem críticos.
A mudança para soluções mais integradas
Cada vez mais os gestores de instalações estão adotando plataformas que permitem integrar e coordenar equipes, ativos, manutenção, compras, conformidade, sustentabilidade e operações diárias, conectando todos os sistemas e processos internos e externos.
De acordo com um relatório da Verdantix de 2023 sobre o mercado de edifícios inteligentes, embora o CMMS ainda seja amplamente utilizado, cresce o interesse em soluções mais completas e integradas.
Aproximadamente 40% a 50% das empresas com grandes instalações inquiridas consideram implementar ou já usam essas plataformas. Por outro lado, pesquisas da Gartner indicam que 60% a 70% dos gestores de instalações em pequenas e médias empresas ainda dependem principalmente de CMMS, devido a limitações de orçamentos.
Fatores que estão influenciando essa mudança
Avanços tecnológicos
O rápido desenvolvimento da IoT (Internet of Things) e da análise de big data tornou estas soluções mais atrativas por conta da sua perfeita capacidade de integração, proporcionando uma gestão de manutenção mais eficiente e proativa.
Necessidades operacionais
Infraestruturas com operações mais complexas, como as do setor industrial, da saúde e dos grandes edifícios comerciais, apresentam maior probabilidade de adotar estas soluções, uma vez que o acesso aos dados em tempo real e a importância de uma integração abrangente com outros sistemas são cruciais para o sucesso dessas atividades.
Orçamento e alocação de recursos
Instalações menores, com orçamentos limitados, podem ser tentadas a continuar usando CMMS tradicionais, devido aos custos mais baixos e aos processos de implementação mais simples. No entanto, à medida que os custos da tecnologia diminuem e o ROI (retorno sobre o investimento) dos sistemas avançados se torna mais evidente, os pequenos negócios também começam a considerar uma abordagem mais holística.
Aumento da complexidade da gestão de instalações
Os sistemas estão cada vez mais complexos, a legislação mais rígida e as expectativas dos clientes mais elevadas. Além disso, há uma pressão constante para ser eficiente, cumprir normas e ser sustentável.
Expansão de responsabilidades
As equipes de gestão de instalações enfrentam uma lista crescente de responsabilidades, desde a gestão de ativos à manutenção, compras, conformidade, gestão de fornecedores, sustentabilidade… a lista não acaba!
Sobrecarga de informação
Os dados chegam de todas as partes — técnicos no terreno, ativos, fornecedores, clientes — e chegam frequentemente dispersos e sem insights claros para decisões informadas.
Extinção dos sistemas desconexos
Para acompanhar as tendências e exigências atuais, é necessário um sistema que elimine furos e interligue todos os processos, ativos e pessoas — desde equipes internas a fornecedores externos, passando pelos usuários dos edifícios — permitindo que toda a operação funcione de forma centralizada e unida.
Como escolher a melhor solução de gestão de manutenção?
Uma solução à prova do futuro
Por que adotar um software de gestão de manutenção, se você vai continuar vivendo no passado? Com o armazenamento na nuvem, todas as informações ficam disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar — em casa, no escritório ou trabalhando remotamente de qualquer lugar.
Os técnicos de manutenção estão sempre em movimento, por isso é importante escolher um CMMS que os profissionais possam usar on the go, passando facilmente de uma tarefa para outra. É por isso que na Infraspeak somos grandes fãs de etiquetas NFC para diversos fins!
Flexível e adaptável
Os seus objetivos de hoje podem não ser os mesmos de amanhã. A sua empresa cresce, a equipe se expande, o mercado e as exigências dos clientes mudam. Procure uma solução flexível e escalável, capaz de antecipar as necessidades futuras. Na Infraspeak, você pode escolher as aplicações e os add-ons que melhor se adaptam à sua empresa e criar o seu próprio painel de controle.
Atualizações e integrações
Esta é uma regra de ouro para qualquer software: se não sofreu uma atualização nos últimos meses, provavelmente não é uma boa ideia implementá-lo. É importante saber que a equipe por trás do CMMS está comprometida em melhorá-lo e em considerar as suas sugestões. Aproveite também para verificar as integrações com outros softwares que esse sistema oferece (ex: CRM, soluções de gestão de frotas ou sistemas de gestão hoteleira).
“O fato do menu do app ser muito simples, ajudou bastante na aceitação por parte da equipe. Funciona e sinto que é uma ferramenta fácil de usar, oferecendo uma boa experiência ao usuário.”
— Responsável pela Divisão de Edifícios da Câmara Municipal de Matosinhos, sobre a Infraspeak.
Quais os desafios inerentes ao uso de um CMMS?
Mesmo que consciente de todas as vantagens que falamos até agora, é normal ter algumas preocupações relativamente à implementação e ao uso de um CMMS. Antecipamos os três principais desafios que você pode enfrentar e explicamos por que razões, na verdade, eles são fáceis de ser superados:
Implementação
Como em qualquer mudança, há sempre dúvidas e uma fase de adaptação. O segredo está em escolher o software/plataforma de gestão de manutenção que melhor se adapta à sua empresa — você deve responder às suas necessidades e se integrar com os outros softwares que utiliza.
Os nossos especialistas dedicados e os nossos frameworks exclusivos de entrega e implementação garantem tempos mais rápidos para começar a sentir os resultados e taxas de sucesso muito mais altas do que as alternativas.
Adaptação
Todas as vantagens de um CMMS dependem da maneira de utilização. Por isso, todos os colaboradores que vão lidar com o sistema precisam participar na fase de onboarding. Mas, não se preocupe: mesmo as plataformas mais sofisticadas possuem versões mobile para smartphones e tablets, que todos conseguem usar.
Segurança dos dados
É verdade que os CMMS armazenam informações sensíveis. De fato, os ataques cibernéticos não são uma teoria da conspiração.
No entanto, também é verdade que a maioria dos SaaS (Software as a Service) utiliza hubs de informações com múltiplas camadas de proteção — ao contrário de um servidor interno, que é um alvo muito mais vulnerável. Na realidade, ataques bem-sucedidos a SaaS são extremamente raros.
