O que é um CMMS?

Comecemos pelo princípio: CMMS significa Computerised Maintenance Management System/Software ou, em português, Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado.

A chave para perceber o que é um software CMMS está nessas quatro palavras. Trata-se de um tipo de software que sistematiza e centraliza toda a informação relativa à gestão de manutenção. E, como o objetivo é, precisamente, concentrar esforços e otimizar tempo, começamos logo por encurtar o nome para o acrónimo “CMMS”!

No entanto, estes sistemas podem ser referidos por outros nomes, tais como:

Será que a sua empresa precisa de um CMMS?

Antes de explorarmos as vantagens de um CMMS e de lhe explicarmos como funciona, a pergunta que se impõe é se a sua empresa precisa realmente de um. Embora a realidade de cada negócio seja diferente, caso cumpra pelo menos um destes critérios, é provável que precise de um Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado:

Utiliza vários equipamentos industriais

Esses equipamentos apresentam avarias dispendiosas com frequência

Precisa de gerir infraestruturas e grandes instalações (por ex., edifícios de escritórios, hotéis, centros comerciais, pavilhões desportivos, centrais de produção elétrica)

Tem a obrigação de cumprir diversas regras de higiene, segurança e qualidade, incluindo análises HACCP e normas ISO

Presta assistência técnica e tem de gerir vários ativos de diferentes clientes

Ainda está dependente de processos manuais (ou sistemas como Excel) para definir planos de trabalho e calendarizar a manutenção

Toma decisões com base em intuição e não em dados reais

Tem uma equipa de manutenção desorganizada e pouco eficiente 

Sente dificuldade em comunicar com os técnicos de manutenção 

Revê-se em algum ponto desta lista? Vejamos como é que este tipo de software funciona no dia a dia e como pode poupar dinheiro com um CMMS, mesmo que a sua empresa seja pequena

Como funciona um CMMS?

O princípio básico para entender como funciona um CMMS é a ordem de trabalho ou pedido de manutenção. Tudo gira em torno das ordens de trabalho, que podem ser acompanhadas em tempo real, processadas, marcadas como resolvidas, arquivadas e usadas para gerar relatórios detalhados sobre a sua operação.

Por exemplo, se o seu plano de manutenção preventiva incluir várias tarefas em equipamentos AVAC,  basta criar uma ordem de trabalho — para “trocar um filtro”, por exemplo —, agendá-la no próprio software para uma data e hora específicas e atribuí-la a um técnico. Quando o técnico concluir o trabalho, ele mesmo marca-o como “encerrado”, e ficará com menos uma preocupação na sua lista (e na dele).

Workflow de um CMMS

Este é o objetivo principal de qualquer software de gestão de manutenção, e este tipo de processo aplica-se tanto a tarefas de manutenção corretiva como a planos de manutenção preventiva. As restantes funcionalidades, que podem variar entre os diferentes CMMS, visam acelerar a gestão de ordens de trabalho, simplificar a comunicação e aumentar o controlo sobre toda a operação de manutenção.

Eis alguns exemplos:

  • Gestão de ativos, permitindo aceder a todas as informações sobre cada equipamento a qualquer momento;
  • Agendamento de tarefas e recursos para manutenção preventiva;
  • Relatório de falhas, com funcionalidades para resolver avarias inesperadas;
  • Gestão de stock, para evitar faltas de material;
  • Criação de ordens de trabalho por qualquer colaborador ou cliente, acelerando a resolução das falhas;
  • Realização de auditorias aos equipamentos e infraestruturas;
  • Monitorização do consumo energético (água, gás, eletricidade);
  • App para telemóvel que pode ser usada por técnicos e outros colaboradores;
  • Relatórios de desempenho — porque há sempre espaço para melhoria!

Principais funcções de um CMMS

Quais as principais vantagens de um CMMS?

Quase todas as empresas que usam um CMMS estão de acordo acerca das suas vantagens, nomeadamente o aumento da produtividade, o controlo de custos mais eficaz e a otimização do inventário. 

Centralização da informação

Se sente que procurar informação sobre a última intervenção no ar condicionado é como procurar uma agulha num palheiro, então precisa de um CMMS! Este sistema acaba com os papéis perdidos e as intermináveis folhas Excel, permitindo aceder facilmente a registos, planos de trabalho e manuais.

Comunicação ágil

Cada membro da equipa, assim que lhe é atribuída uma tarefa, recebe uma notificação. Isso reduz o tempo de reação e melhora métricas como o MTTR.

Aumento da produtividade

Estudos mostram que 86,7% das empresas que utilizam CMMS observam um aumento na produtividade. Os gestores atribuem tarefas mais rapidamente e os técnicos têm acesso direto às informações.

Diminuição do tempo de inatividade

Sempre que deixar uma tarefa em atraso e se desviar do seu plano de manutenção, a probabilidade de surgir uma avaria no equipamento aumenta. Assim, uma das principais vantagens de um CMMS, referida no mesmo estudo por 82,8% das empresas, é a redução do downtime, uma vez que o software facilita o planeamento, o controlo e a revisão dos planos de manutenção preventiva.

Mais manutenção preventiva significa não só menos tempo de inatividade, como menos manutenção reativa, o que equivale a uma redução de custos (a menos que a manutenção preventiva seja excessiva):

Custos de manutenção preventiva

Controlo de custos

Lembra-se de quando lhe perguntámos se tomava decisões com base na intuição? Com os dados recolhidos pelo CMMS e os relatórios automáticos, começará a tomar decisões mais informadas e a prever, com maior confiança, quanto irá gastar em manutenção. Graças a estas funcionalidades, cerca de 89% das empresas relatam melhorias no controlo de custos ao utilizar um CMMS.

Além disso, entre as 64 empresas do estudo que referiram “falta de informação na tomada de decisões”, apenas 5 continuaram a apresentar a mesma queixa.

Aumento da vida útil dos ativos

Cerca de 88,2% das empresas afirmam ainda conseguir prolongar a vida útil dos seus ativos com um CMMS. Há várias justificações possíveis: o aumento da produtividade (que permite cumprir o plano de manutenção preventiva de forma mais rigorosa), a redução de avarias e, naturalmente, a deteção precoce de problemas graças às funcionalidades de reporte rápido de falhas.

Gestão de stock

Outra grande vantagem da utilização de um CMMS é o melhor controlo de stock. Tal traduz-se numa redução de excesso de stock e de perdas de inventário, permitindo que 88% das empresas reduzam os custos relacionados com o stock.

📝 Veja também: Os 10 melhores CMMS em 2025

Principais vantagens de um CMMS

Quais as principais limitações de um CMMS?

Fracas capacidades de integração

Uma das maiores desvantagens de um CMMS é a sua capacidade limitada de integrar-se com outros sistemas. Instalações modernas dependem frequentemente de um conjunto de soluções de software, como sistemas de gestão edifícios (BMS), sistemas de gestão de energia (EMS) ou sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP). Um CMMS que não consiga integrar-se com estes sistemas pode criar compartimentação de dados, gerando ineficiências e impedindo uma supervisão abrangente.

Flexibilidade e escalabilidade reduzidas

As soluções CMMS são geralmente rígidas e carecem da flexibilidade necessária para se adaptarem às necessidades em evolução de uma infraestrutura. À medida que as organizações crescem e as suas necessidades de manutenção se tornam mais complexas, o CMMS pode ter dificuldade em escalar adequadamente, resultando em mais trabalho manual e maior probabilidade de erros.

Usabilidade pouco entusiasmante

Muitos CMMS têm interfaces de utilizador pouco intuitivas e uma curva de aprendizagem íngreme, o que pode resultar em baixas taxas de adoção por parte das equipas de manutenção, reduzindo a eficácia do sistema. Uma interface difícil de usar pode também levar a erros e a ineficiências, anulando os  potenciais benefícios do sistema.

Foco na manutenção reativa

Embora o CMMS facilite a manutenção preventiva até certo ponto, muitas vezes não consegue suportar estratégias verdadeiramente proativas, que antevejam problemas antes que se tornem críticos.

A mudança para soluções mais integradas

Cada vez mais os facility managers estão a adotar plataformas que permitem integrar e coordenar equipas, ativos, manutenção, compras, conformidade, sustentabilidade e operações diárias, conectando todos os sistemas e processos internos e externos.

De acordo com um relatório da Verdantix de 2023 sobre o mercado de edifícios inteligentes, embora o CMMS ainda seja amplamente utilizado, cresce o interesse em soluções mais completas e integradas.

Aproximadamente 40% a 50% das empresas com grandes instalações inquiridas consideram implementar ou já usam essas plataformas. Por outro lado, pesquisas da Gartner indicam que 60% a 70% dos facility managers em pequenas e médias empresas ainda dependem principalmente de CMMS, devido a limitações orçamentais.

Fatores que estão a influenciar a mudança

Avanços tecnológicos

O rápido desenvolvimento da IoT (Internet of Things) e da análise de big data tornou estas soluções mais atrativas devido à sua perfeita capacidade de integração, proporcionando uma gestão de manutenção mais eficiente e proativa.

Necessidades operacionais

Infraestruturas com operações mais complexas, como as do setor industrial, da saúde e dos grandes edifícios comerciais, apresentam maior probabilidade de adotar estas soluções, uma vez que o acesso aos dados em tempo real e a importância de uma integração abrangente com outros sistemas são cruciais para o sucesso dessas atividades.

Orçamento e alocação de recursos

Instalações menores, com orçamentos limitados, podem ser tentadas a continuar a utilizar CMMS tradicionais, devido aos custos mais baixos e aos processos de implementação mais simples. No entanto, à medida que os custos da tecnologia diminuem e o ROI (retorno sobre o investimento) dos sistemas avançados se torna mais evidente, também os pequenos negócios começam a considerar uma abordagem mais holística.

Aumento da complexidade da gestão de instalações

Os sistemas estão cada vez mais complexos, a legislação mais rígida e as expectativas dos clientes mais elevadas. Para além disso, há uma pressão constante para ser eficiente, cumprir normas e ser sustentável.

Expansão de responsabilidades

As equipas de facility management enfrentam uma lista crescente de responsabilidades, desde a gestão de ativos à manutenção, compras, conformidade, gestão de fornecedores, sustentabilidade… a lista não acaba!

Sobrecarga de informação

Os dados chegam de todas as partes — técnicos no terreno, ativos, fornecedores, clientes — e chegam frequentemente dispersos e sem insights claros para decisões informadas.

Extinção dos sistemas desconexos

Para acompanhar as tendências e exigências atuais, é necessário um sistema que elimine silos e interligue todos os processos, ativos e pessoas — desde equipas internas a fornecedores externos, passando pelos utilizadores dos edifícios — permitindo que toda a operação funcione de forma centralizada e unida.

Como escolher a melhor solução de gestão de manutenção?

Uma solução à prova do futuro

Porquê adotar um software de gestão de manutenção, se vai continuar a viver no passado? Com o armazenamento na nuvem, toda a informação fica disponível a qualquer momento e em qualquer lugar — em casa, no escritório ou a trabalhar remotamente nas Filipinas.

Os técnicos de manutenção estão sempre em movimento, por isso é importante escolher um CMMS que os profissionais possam usar on the go, passando facilmente de uma tarefa para outra. É por isso que na Infraspeak somos grandes fãs de etiquetas NFC para diversos fins!

Flexível e adaptável

Os seus objetivos de hoje podem não ser os mesmos de amanhã. A sua empresa cresce, a equipa expande-se, o mercado e as exigências dos clientes mudam. Procure uma solução flexível e escalável, capaz de antecipar as necessidades futuras. Na Infraspeak, pode escolher as aplicações e os add-ons que melhor se adaptam à sua empresa e criar o seu próprio painel de controlo.

Atualizações e integrações

Esta é uma regra de ouro para qualquer software: se não sofreu uma atualização nos últimos meses, provavelmente não é uma boa ideia implementá-lo. É importante saber que a equipa por detrás do CMMS está comprometida em melhorá-lo e em considerar as suas sugestões. Aproveite também para verificar as integrações com outros softwares que esse sistema oferece (ex: CRM, soluções de gestão de frotas ou sistemas de gestão hoteleira).

“O facto do menu da app ser muito simples, ajudou bastante na aceitação por parte da equipa. Funciona e sinto que é uma ferramenta fácil de usar, oferecendo uma boa experiência ao utilizador.”
— Responsável pela Divisão de Edifícios da Câmara Municipal de Matosinhos, sobre a Infraspeak.

Quais os desafios inerentes à utilização de um CMMS?

Mesmo que consciente de todas as vantagens de que falamos até agora, é normal ter algumas preocupações relativamente à implementação e ao uso de um CMMS. Antecipamos os três principais constrangimentos que pode enfrentar e explicamos-lhe por que razões, na verdade, são fáceis de superar:

Implementação

Como em qualquer mudança, há sempre dúvidas e uma fase de instalação. O segredo está em escolher o software/plataforma de gestão de manutenção que melhor se adapte à sua empresa — deve responder às suas necessidades e integrar-se com os outros softwares que utiliza.

Os nossos especialistas dedicados e os nossos frameworks exclusivos de entrega e implementação garantem tempos mais rápidos para começar a sentir os resultados e taxas de sucesso muito mais altas do que as alternativas.

Adaptação

Todas as vantagens de um CMMS dependem de uma correta utilização. Por isso, todos os colaboradores que vão lidar com o sistema precisam de participar na fase de onboarding. Mas não se preocupe: mesmo as plataformas mais sofisticadas possuem versões mobile para telemóveis e tablets, que todos conseguem usar.

Segurança dos dados

É verdade que os CMMS armazenam informações sensíveis. De facto, os ataques informáticos não são uma teoria da conspiração.

No entanto, também é verdade que a maioria dos SaaS (Software as a Service) utiliza hubs de informação com múltiplas camadas de proteção — ao contrário de um servidor interno, que é um alvo muito mais vulnerável. Na realidade, ataques bem-sucedidos a SaaS são extremamente raros.

Uma plataforma colaborativa para visibilidade total sobre as operações de FM.