O que é um CMMS? 

Ponto de partida: CMMS significa Computerized Maintenance Management System/Software ou, em português, Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado.

 

A chave para perceber o que é um CMMS está nestas palavras. Um CMMS não é mais do que um tipo de software para sistematizar e centralizar toda a informação sobre a gestão de manutenção. E como o objetivo é precisamente concentrar esforços e otimizar tempo, começamos logo por encurtar o nome para a sigla “CMMS”.

 

Estes sistemas são frequentemente referidos por outros nomes, tais como:

  • Software de manutenção;
  • Software de manutenção preventiva;
  • Software de facility management;
  • Software de gestão de ordens de serviço;
  • … entre outros.

 

Será que a sua empresa precisa de um CMMS? 

Antes de explorarmos o funcionamento e as vantagens de um CMMS, a questão que se impõe é se a sua empresa precisa mesmo, de um CMMS. Embora cada caso seja diferente, muito provavelmente precisa de um software de manutenção se cumpre pelo menos um destes critérios:

 

usa vários equipamentos industriais

os equipamentos têm avarias dispendiosas com frequência

precisa de gerir infraestruturas e grandes instalações (por ex., edifícios de escritórios, hotéis, centros comerciais, pavilhões desportivos, centrais de produção elétrica)

tem a obrigação de cumprir diversos critérios de higiene, segurança e qualidade, incluindo análises HACCP e normas ISO

presta assistência técnica e tem de gerir vários ativos 

ainda está dependente de processos manuais (ou sistemas como Excel) para definir planos de trabalho 

toma decisões com base em intuição e não em dados reais

tem uma equipa de manutenção desorganizada e pouco eficiente 

sente dificuldade em comunicar com os técnicos de manutenção 

 

Revê-se em algum (ou vários) itens desta lista? Então, este artigo é para si. Vejamos como é que este tipo de software funciona no dia-a-dia e como pode poupar dinheiro com um CMMS, mesmo que a sua empresa seja pequena

 

Como funciona um CMMS? 

 

O conceito base para perceber como funciona um CMMS é a ordem de serviço, ou pedido de manutenção. Tudo gira à volta destes pedidos, que podem ser atribuídos a um determinado técnico, seguidos em tempo real, processados, marcados como resolvidos, arquivados e usados na criação de relatórios detalhados sobre a sua operação. 

 

Por exemplo, se o seu plano de manutenção preventiva incluir várias tarefas em equipamentos AVAC, basta criar um pedido de manutenção para, por exemplo, “trocar de filtro”, agendar para uma determinada data e atribuir a um técnico. Quando o técnico terminar a tarefa, marca-a como “resolvida” e risca uma preocupação da sua lista. 

 

Workflow de um CMMS

 

Esta é a função principal de qualquer software de manutenção e este tipo de processo é aplicável tanto a tarefas de manutenção corretiva como a planos de manutenção preventiva. As restantes funções, que variam entre diferentes CMMS, têm como objetivo agilizar a gestão dos pedidos de manutenção, simplificar a comunicação aumentar o controlo sobre a operação.

 

 

Seguem alguns exemplos:

  • gestão de ativos, para que consiga aceder a toda a informação sobre cada equipamento a qualquer momento;
  • calendarização de tarefas e funcionalidades de manutenção preventiva, para que possa agendar inspeções de rotina;
  • reporte de avarias e funcionalidades de manutenção corretiva, para gerir e resolver qualquer imprevisto;
  • gestão de stocks, para controlar o inventário e evitar a rutura de stocks;
  • requisições de manutenção de qualquer funcionário ou cliente, o que faz com que seja mais fácil detetar potenciais avarias;
  • realização de auditorias  às suas infraestruturas;
  • monitorização de consumos energéticos, como água, gás e luz dos seus edifícios;
  • aplicação móvel para técnicos  de manutenção e restante staff;
  • relatórios de performance, porque há sempre espaço para melhorar!

 

Principais funcções de um CMMS

 

Quais são as vantagens de um CMMS?

 

Quase todas as empresas concordam acerca das vantagens de um CMMS, das quais se destacam o aumento da produtividade, o controlo de custos e a otimização do inventário. 

 

 

Centralização de informação. 

Se procurar informação sobre a última reparação que fez no seu ar condicionado é quase como procurar registos paroquiais na Torre do Tombo, então precisa definitivamente de um CMMS.

O CMMS acaba com os papéis perdidos e as folhas infindáveis de Excel. A partir do momento em que insere toda a informação no software, é muito simples encontrar planos de trabalho, registos de avarias, manuais de instruções e outros tipos de ficheiros.

 

Comunicação sem sinais de fumo. 

Com um CMMS, cada membro da equipa recebe uma notificação cada vez que lhe é atribuída uma tarefa. Por outro lado, facilita o reporte de avarias à equipa técnica, o que também diminui o tempo de reação (e, por sua vez, métricas como o MTTR).

 

Aumento da produtividade. 

Segundo um estudo publicado em julho de 2019, 86.7% das empresas que usam um CMMS notam um aumento de produtividade dos colaboradores. Por um lado, os gestores de manutenção demoram menos tempo a “passar tarefas” aos técnicos e, por outro, os técnicos conseguem encontrar toda a informação de que precisam rapidamente. Adeus, backlog de tarefas!

 

Redução do downtime

Sempre que deixa uma tarefa em backlog e foge ao seu plano de manutenção, a probabilidade de ter uma avaria aumenta. Outra das principais vantagens de um CMMS – reportada por 82.8% das empresas no mesmo estudo – é reduzir o downtime, já que torna mais fácil agendar, controlar e rever o plano de manutenção preventiva.

 

Mais manutenção preventiva significa menos downtime e também menos manutenção corretiva, o que é igual a redução de custos (exceto quando a manutenção preventiva é feita em excesso):

Custos de manutenção preventiva

 

Controlo de custos. 

Lembra-se quando lhe perguntámos se toma as suas decisões com base em intuição? Com os dados recolhidos pelo CMMS e os relatórios automáticos, começa a tomar decisões mais informadas e a prever com mais confiança quanto vai gastar em manutenção. Graças a isso, 89% das empresas conseguem controlar melhor os custos quando usam um CMMS.

 

Mais: entre as 64 empresas no estudo que reportavam “falta de informação na tomada de decisões”, apenas 5 continuaram a ter a mesma queixa.

 

Aumento da vida útil dos ativos. 

Cerca de 88.2% das empresas menciona que consegue estender a vida útil de cada ativo com um CMMS. Há várias justificações possíveis: o aumento da produtividade (que permite cumprir o plano de manutenção preventiva de forma mais rigorosa), a diminuição das avarias e, claro, detetar problemas mais cedo com a função de reporte de avarias.

 

Gestão de inventário

Outra das grandes vantagens de usar um CMMS é controlar melhor o inventário. Isto traduz-se em menos overstocking e em menos rutura de stocks, o que faz com que 88% das empresas reduzam os custos relacionados com inventário.

 

Eis o resumo:

 

Principais vantagens de um CMMS

 

Como escolher o melhor CMMS?

 

Procure uma solução 4.0 

Porquê adotar um software de manutenção para continuar a viver no passado? Com o armazenamento em cloud, toda a informação fica disponível em qualquer altura – em casa, no escritório ou a trabalhar remotamente a partir das Filipinas.

 

Os técnicos de manutenção nunca estão parados, por isso é importante escolher um CMMS que possam usar “on the go” e saltar de uma tarefa para a outra. Aqui na Infraspeak, obviamente, também somos grandes fãs das etiquetas NFC.

 

User-friendly

Absolutamente não negociável. Precisa de um software intuitivo e user-friendly para a sua equipa, com funções que correspondem exatamente ao que a sua empresa precisa. Caso contrário, não vai ter adesão e muitas das vantagens do CMMS caem por terra. Sugerimos que peça sempre o input da sua equipa antes de decidir.

 

Flexível e adaptável

Os seus objetivos de hoje podem não ser os seus objetivos de amanhã. A sua empresa cresce, a equipa expande, o mercado e as exigências dos seus clientes mudam. Procure um CMMS flexível e com escalabilidade, de modo a prever as necessidades do futuro. Na Infraspeak, pode escolher os módulos que mais se adaptam à sua empresa e criar o seu próprio dashboard.  

 

Atualizações & Integrações 

Esta é uma regra de ouro para qualquer software: se não é atualizado há meses, provavelmente não é uma boa ideia. É importante saber que a equipa por detrás do CMMS está empenhada em melhorá-lo e a tomar em consideração as suas sugestões. Aproveite e verifique também as integrações que o CMMS tem com outros softwares (e.g. CRMs, sistemas de gestão ou sistemas de gestão hoteleira).

 

 

Que desafios terá de enfrentar para usar um CMMS?

Apesar de todas as vantagens que expusemos até aqui, é normal que tenha alguns receios em relação à implementação e ao uso do CMMS. Nesta secção, antecipamos os três principais desafios que pode enfrentar e as razões pelas quais eles são, na verdade, muito fáceis de ultrapassar.

 

Implementação 

Como em qualquer mudança, há sempre dúvidas e uma fase de adaptação. O truque é escolher o CMMS que se ajusta melhor à sua empresa – tem de responder às suas necessidades e integrar-se com os outros softwares que está a utilizar.

 

Quanto mais flexível for o CMMS, mais fácil será o onboarding. Seguindo o plano da Infraspeak, e com a ajuda de uma equipa de Customer Success sempre pronta para ajudar, pode ter o seu CMMS em pleno funcionamento em apenas 2 semanas. 

 

Adaptação

Todas as vantagens do CMMS dependem do uso correto do software. Por isso, todos os funcionários que o vão usar precisam de participar na fase de onboarding. Mas descanse: os CMMS mais sofisticados têm versões mobile para smartphones e tablets, que não são ferramentas desconhecidas de ninguém. Primeiro estranha-se, depois entranha-se!

 

Segurança dos Dados

É verdade que um CMMS armazena informação sensível. É verdade que os ataques informáticos não são uma teoria de conspiração. Mas também é verdade que a maioria dos SaaS (Software as a Service) recorrem a centros de informação com várias camadas de proteção – e não a um servidor da empresa, que é um alvo muito mais vulnerável. Na realidade, os ataques bem-sucedidos a SaaS são extremamente raros.

 

 

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