Qu’est-ce que la GMAO ?
Pour commencer, GMAO signifie Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur.
La clé pour comprendre en quoi consiste une GMAO tient en quelques mots : une GMAO est un type de logiciel servant à organiser et à centraliser toutes les informations relatives à la gestion de la maintenance. Et puisque ce type de plateforme consiste à concentrer les efforts et à optimiser le temps de travail, commençons par réduire son nom à l’acronyme « GMAO ».
Ces systèmes sont souvent désignés par d’autres noms, tels que :
- Logiciel de gestion de maintenance
- Logiciel de maintenance préventive
- Logiciel de gestion des installations
- Logiciel de gestion des bons de travail
- … et bien d’autres.
Votre entreprise a-t-elle besoin d’une GMAO ?
Avant d’explorer les avantages des GMAO et leur fonctionnement, il convient de se demander si votre entreprise a vraiment besoin d’une GMAO. Bien que chaque cas soit différent, vous avez certainement besoin d’un logiciel de gestion de la maintenance si vous remplissez au moins l’un des critères suivants :
✓ Vous travaillez avec des équipements industriels variés
✓ Votre équipement est souvent sujet à des pannes coûteuses
✓ Vous devez gérer de grandes infrastructures et installations (comme les hôtels, les centres commerciaux, les établissements de santé, les stades ou les centrales électriques)
✓ Vous êtes tenu de respecter plusieurs critères d’hygiène, de sécurité et de qualité, comme les analyses HACCP ou les normes ISO
✓ Vous êtes un prestataire de services de maintenance et vous devez gérer plusieurs actifs et clients
✓ Vous dépendez encore de processus manuels (ou de plateformes comme Excel) pour créer des listes de contrôle et planifier vos tâches
✓ Vos décisions reposent sur l’intuition plutôt que sur des données factuelles
✓ Votre équipe de maintenance est désorganisée et inefficace
✓ Vous avez du mal à communiquer avec le personnel de maintenance
L’une (ou plusieurs !) des situations ci-dessus s’applique à vous ? Découvrez comment fonctionne ce type de logiciel et comment réaliser des économies grâce aux GMAO – même si vous êtes à la tête d’une entreprise modeste.
Comment fonctionne une GMAO ?
Le concept de base pour comprendre le fonctionnement d’un logiciel de GMAO est le bon de travail ou la demande de maintenance. Tout tourne autour des bons de travail, que vos techniciens peuvent suivre en temps réel, traiter, marquer comme résolus, archiver et utiliser pour générer des rapports de fonctionnement détaillés.
Par exemple, si votre plan de maintenance préventive comprend plusieurs tâches relatives à l’équipement CVC (chauffage, ventilation et climatisation), il vous suffit de créer une demande de maintenance pour, par exemple, « changer un filtre », de la programmer pour une date et une heure spécifiques puis de l’attribuer à un technicien. Quand le technicien aura terminé sa tâche, il pourra la marquer comme « terminée » et retirer un problème de sa liste (et de la vôtre).
Objectif principal de tout logiciel de gestion de la maintenance, ce type de processus s’applique à la fois aux tâches de maintenance réactive (ou de maintenance corrective) et aux plans de maintenance préventive. Les fonctions supplémentaires, qui varient selon les différentes GMAO, ont pour but d’accélérer la gestion des demandes de maintenance, de simplifier la communication et d’accroître le contrôle sur l’ensemble des opérations de maintenance.
Voici quelques exemples :
- La gestion des actifs, afin de pouvoir à tout moment accéder à l’ensemble des informations relatives à chacun de vos équipements
- Les tâches de planification et les fonctions de maintenance préventive, afin de pouvoir planifier vos inspections de routine
- Les rapports de défaillance et les fonctions de maintenance réactive, pour résoudre toute défaillance inopinée de vos équipements
- La gestion des stocks, pour contrôler l’inventaire et éviter les ruptures de stocks
- La création de demandes de maintenance émises par n’importe quel employé ou client, accélérant la détection des pannes
- La réalisation d’audits sur vos équipements et infrastructures
- Le suivi de la consommation d’énergie, comme l’eau, le gaz et l’électricité dans vos bâtiments
- L’application mobile de GMAO pour les techniciens de maintenance et les autres membres du personnel
- Les rapports de performance, car il y a toujours moyen de s’améliorer !
Quels sont les avantages d’une GMAO ?
Presque toutes les entreprises s’accordent sur les avantages d’une GMAO, à savoir l’augmentation de la productivité des équipes, une meilleure maîtrise des dépenses et l’optimisation des stocks.
Centralisation des informations
Si trouver des informations sur la dernière réparation effectuée sur votre système de climatisation s’apparente à chercher une aiguille dans une botte de foin, alors vous avez certainement besoin d’une GMAO.
La GMAO met fin à la paperasse et aux tableaux Excel interminables. À partir du moment où vous saisissez toutes vos informations dans le logiciel, il devient très simple de trouver des plannings de tâches, des registres de demande de maintenance, des manuels d’instructions et toutes sortes de fichiers.
Communication moderne
Avec une GMAO, chaque membre de l’équipe reçoit une notification dès qu’une tâche lui est attribuée. D’autre part, la GMAO facilite le signalement des défaillances à l’équipe technique, diminuant par la même occasion le temps de réaction – et améliorant, par conséquent, d’autres indicateurs importants comme le MTTR (temps moyen de réparation).
Productivité accrue
Selon une étude publiée en juillet 2019, 86,7% des entreprises qui font appel à une GMAO constatent une augmentation de la productivité de leurs employés. De plus, les responsables de la maintenance prennent moins de temps pour assigner des tâches à leurs techniciens, qui quant à eux, peuvent rapidement trouver toutes les informations dont ils ont besoin.
Réduction des temps d’arrêt
Chaque fois que vous laissez une tâche en suspens, vous écartant de votre programme de maintenance, la probabilité de subir une panne d’équipement augmente. Un autre des principaux avantages d’une GMAO, signalé par 82,8 % des entreprises selon la même étude, est la réduction des temps d’arrêt, étant donné que le logiciel facilite la planification, le contrôle et la vérification de tous les plans de maintenance préventive.
Davantage de maintenance préventive signifie moins de temps d’arrêt et moins de maintenance réactive, ce qui équivaut à une réduction des coûts (sauf en cas de maintenance préventive excessive).
Le contrôle des dépenses
Vous souvenez-vous quand on vous demandait si vous preniez vos décisions en vous fiant à votre intuition ? Avec les données recueillies par la GMAO et les rapports automatiques, vous pourrez prendre des décisions plus éclairées et à prévoir vos dépenses de maintenance en pleine confiance. Ainsi, 89% des entreprises indiquent une amélioration du contrôle des dépenses grâce à l’utilisation d’une GMAO.
De plus, parmi les 64 entreprises de l’étude qui ont signalé un « manque d’informations éclairées lors de leur prise de décision », seules 5 ont continué à ressentir cette inquiétude.
Augmentation de la durée de vie des actifs
Environ 88,2% des entreprises mentionnent qu’elles parviennent à prolonger la durée de vie de leurs actifs grâce à une GMAO. Plusieurs explications sont possibles : l’augmentation de la productivité (qui leur permet de respecter plus rigoureusement leur plan de maintenance préventive), la diminution des pannes et, bien sûr, la détection plus précoce des problèmes grâce aux fonctionnalités de signalement rapide des défaillances.
Gestion des stocks
Une meilleure gestion des stocks représente un autre avantage majeur de l’utilisation d’une GMAO. Cela se traduit par moins de surstockage et moins de rupture de stocks, permettant à 88 % des entreprises de réduire leurs coûts liés aux stocks.
Quelles sont les principales limites d’une GMAO ?
Capacités d’intégration
L’un des principaux inconvénients d’une GMAO est sa capacité limitée à s’intégrer à d’autres systèmes. Les installations modernes s’appuient souvent sur une variété de solutions logicielles pour différents aspects de la gestion, y compris les systèmes de gestion des bâtiments (BMS), les systèmes de gestion de l’énergie (EMS) et les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Une GMAO qui n’est pas en mesure de s’intégrer de manière transparente à ces systèmes peut créer des silos de données, entraînant un manque d’efficacité et de supervision globale.
Manque de flexibilité et d’évolutivité
Les solutions GMAO sont souvent rigides et manquent de souplesse pour s’adapter à l’évolution des besoins d’une installation. Au fur et à mesure que les entreprises se développent et que leurs besoins en maintenance deviennent plus complexes, leur plateforme GMAO peine parfois à s’adapter. Ce manque de flexibilité peut entraîner une augmentation des interventions manuelles et une plus grande probabilité d’erreurs.
Problèmes d’expérience utilisateur
De nombreuses plateformes GMAO souffrent d’interfaces utilisateur médiocres et d’un apprentissage compliqué, ce qui peut entraîner un faible taux d’adoption parmi le personnel de maintenance, réduisant ainsi l’efficacité du système. Une interface encombrante et difficile à utiliser peut également entraîner des erreurs et des manques d’efficacité, réduisant à néant les avantages potentiels de l’utilisation d’une plateforme GMAO.
Une maintenance réactive plutôt que proactive
Si une GMAO peut faciliter la maintenance préventive dans une certaine mesure, elle ne permet pas toujours de mettre en place des stratégies de maintenance réellement proactives afin de prévoir les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques. Ces stratégies sont très difficiles à mettre en œuvre de manière efficace avec une GMAO traditionnelle.
En marche vers une solution plus intégrée
Les gestionnaires d’installations s’orientent de plus en plus vers des plateformes qui leur permettent d’intégrer et de coordonner les équipes, les actifs, la maintenance, l’approvisionnement, la conformité, le développement durable et les opérations quotidiennes à travers tous les systèmes et processus internes et externes.
Un rapport 2023 de Verdantix sur le marché des bâtiments intelligents indique que, bien que la GMAO soit encore largement utilisée, il existe un intérêt croissant pour des solutions plus intégrées. Le rapport souligne qu’environ 40 à 50 % des grands établissements interrogés envisagent de mettre en œuvre, ou ont déjà mis en œuvre de telles solutions, ce qui témoigne d’une évolution significative.
D’autre part, selon l’étude de Gartner, environ 60 à 70 % des gestionnaires d’installations dans les petites et moyennes entreprises s’appuient encore principalement sur la GMAO. Cela s’explique en grande partie par des contraintes budgétaires.
Facteurs influençant le changement
Avancées technologiques
Les progrès rapides de l’IoT et de l’analyse des big data ont rendu ces solutions plus attrayantes en raison de leur capacité à s’intégrer de manière transparente, pour une gestion de la maintenance plus efficace et proactive.
Besoins opérationnels
Les structures aux opérations plus complexes, comme les usines, les établissements de santé ou les grands bâtiments commerciaux, sont plus susceptibles de les adopter, car le besoin de données en temps réel et d’une intégration complète avec d’autres systèmes motive cette évolution.
Budget et allocation des ressources
Les petites structures disposant de budgets limités peuvent être tentées de continuer à s’appuyer sur des GMAO traditionnelles, en raison de coûts moins élevés et de processus de mise en œuvre plus simples. Cependant, à mesure que le coût de la technologie diminue et que le retour sur investissement des systèmes avancés devient plus clair, ces structures peuvent commencer à envisager une approche plus holistique.
Complexité croissante de la gestion des installations
Les systèmes sont de plus en plus complexes, les réglementations plus strictes, les clients ont des attentes plus élevées et la pression redouble pour être efficace, conforme et durable.
Des responsabilités croissantes
Les équipes chargées des installations doivent jongler avec une liste croissante de responsabilités : de la gestion des actifs à la maintenance, en passant par les achats, la conformité, la gestion des fournisseurs, le développement durable… et j’en passe !
Surcharge d’informations
Les données surgissent de partout : équipes sur le terrain, actifs, fournisseurs, clients… Souvent dispersées et sans indications claires, elles font obstacle à une prise de décision éclairée.
Les systèmes cloisonnés ne survivront pas
Pour répondre aux exigences d’aujourd’hui, les entreprises ont besoin d’un système qui brise les silos et connecte chaque processus, chaque actif et chaque personne – des équipes internes aux partenaires en passant par les utilisateurs des bâtiments – permettant à l’ensemble de leurs opérations de fonctionner comme un seul homme.
Comment choisir la meilleure GMAO ?
Une solution d’avenir
Pourquoi choisir un logiciel de gestion de maintenance si c’est pour vivre dans le passé ? Avec le stockage dans le cloud, toutes les informations deviennent disponibles à tout moment, à la maison, au bureau ou en travaillant à distance depuis les Philippines.
Les techniciens de maintenance sont toujours à l’œuvre. Il est donc important de choisir une GMAO qu’ils peuvent utiliser en déplacement et qui leur permet de passer d’une tâche à l’autre aisément. Chez Infraspeak, nous adorons les tags NFC, pour toutes sortes d’utilisations.
Flexible et évolutive
Vos objectifs de demain seront peut-être différents de ceux d’aujourd’hui. Votre entreprise se développe, l’équipe s’agrandit, le marché et les exigences de vos clients changent. Optez pour une solution flexible et évolutive pour anticiper les besoins de demain. Chez Infraspeak, vous pouvez choisir les applications et les modules complémentaires qui conviennent le mieux à votre entreprise et créer votre propre tableau de bord.
Mises à jour et intégrations
Une règle d’or universelle : si un logiciel n’a pas été mis à jour depuis des mois, il ne représente probablement pas la meilleure option. Il est important de savoir que l’équipe derrière la GMAO que vous utilisez s’engage à l’améliorer et à prendre en compte vos suggestions. Renseignez-vous également sur les intégrations possibles avec d’autres logiciels tels que les CRM, les plateformes de gestion de flotte ou de gestion hôtelière, afin d’en tirer le meilleur parti.
« La simplicité du menu de l’application a beaucoup joué dans l’acceptation de l’équipe. C’est un outil fonctionnel et facile à utiliser, qui offre une bonne expérience utilisateur. » – Chef de la division des bâtiments du conseil municipal de Matosinhos, à propos d’Infraspeak
Quels sont les défis de l’utilisation d’une GMAO ?
Même avec tous les avantages dont nous avons parlé jusqu’ici, il est normal que vous ayez encore quelques inquiétudes concernant la mise en place et l’utilisation d’une GMAO. Dans cette section, nous vous permettons d’anticiper les trois principaux défis auxquels vous pourriez être confrontés et les raisons pour lesquelles ils sont très faciles à surmonter en réalité.
La mise en œuvre
Comme pour tout changement, la phase d’adaptation ne va pas sans certains doutes. L’astuce consiste à choisir le logiciel/la plateforme de gestion de la maintenance qui convient le mieux à votre entreprise. Il doit répondre à vos besoins et s’intégrer aux autres logiciels que vous utilisez.
Nos spécialistes dévoués et nos cadres de service et de mise en œuvre uniques garantissent un délai de rentabilité plus rapide et des taux de réussite de la mise en œuvre bien supérieurs à ceux des autres solutions.
L’adaptabilité
Les avantages d’une GMAO, aussi nombreux soient-ils, supposent une utilisation correcte. Par conséquent, tous les employés qui utiliseront la GMAO sont tenus de participer à la phase de mise en œuvre. Mais rassurez-vous : les plateformes les plus sophistiquées disposent de versions mobiles pour smartphones et tablettes qui n’ont de secret pour personne.
La sécurité des données
Il est vrai que les GMAO stockent des informations sensibles. En effet, le piratage n’est pas qu’une légende urbaine.
Mais il est également vrai que la plupart des SaaS (abréviation de Software as a Service, « logiciel en tant que service ») utilisent des hubs d’informations avec plusieurs couches de protection, et non pas un serveur d’entreprise, qui serait une cible beaucoup plus vulnérable. En fait, les attaques réussies sur SaaS sont extrêmement rares.
📩 Bénéficiez d’une visibilité sans faille sur vos opérations de gestion des installations grâce à une plateforme collaborative qui optimise votre efficacité. Demander une démonstration gratuite
