Qu’est-ce que la GMAO ?
Commençons par le commencement : GMAO signifie Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur.
La clé pour comprendre ce qu’est une GMAO réside dans ces quelques mots. Une GMAO est simplement un type de logiciel servant à classer et à centraliser toutes les informations relatives à la gestion de la maintenance. Le but de ce système étant justement de concentrer les efforts et d’optimiser le temps de travail, commençons par raccourcir son appellation à l’acronyme « GMAO ».
Ces systèmes sont souvent désignés par d’autres dénominations, tels que :
- Logiciel de gestion de maintenance ;
- Logiciel de maintenance préventive ;
- Logiciel de gestion des installations ;
- Logiciel de gestion des bons de travail ;
- … et bien d’autres.
Plus récemment, les PMI (Plateforme de Maintenance Intelligente) ont fini par remplacer les logiciels de GMAO. Elles représentent une évolution significative de la technologie de gestion de la maintenance au sein des entreprises, les faisant passer de systèmes d’enregistrement à des systèmes d’intelligence efficaces, qui non seulement stockent et centralisent les informations, mais fournissent également aux équipes des alertes et des suggestions intelligentes tout en automatisant certaines tâches.
Mais, évitons de nous précipiter dans nos conclusions.
Nous examinerons les PMI plus en détails plus tard, mais pour l’instant, concentrons-nous sur la bonne vieille GMAO.
Votre entreprise a-t-elle besoin d’une GMAO ?
Avant d’explorer les avantages d’une GMAO et son fonctionnement, il convient de se demander si votre entreprise a vraiment besoin d’une GMAO. Bien que chaque cas soit différent, vous avez très probablement besoin d’un logiciel de gestion de la maintenance si vous remplissez au moins un de ces critères :
✓ vous travaillez avec des équipements industriels variés ;
✓ votre équipement est souvent sujet à des pannes coûteuses ;
✓ vous avez besoin de gérer des infrastructures et de grandes installations (par exemple, des hôtels, des centres commerciaux, des terrains de sport ou des centrales électriques) ;
✓ vous êtes tenu de respecter plusieurs critères d’hygiène, de sécurité et de qualité, dont les analyses HACCP (Système d’analyse des risques et de maîtrise des points critiques) et les normes ISO ;
✓ vous êtes un prestataire de services de maintenance et vous devez gérer plusieurs actifs et clients ;
✓ vous dépendez encore de processus manuels (ou de systèmes tels qu’Excel) pour créer des listes de contrôle et une planification des tâches ;
✓votre prise de décision est basée sur l’intuition plutôt que sur des données réelles ;
✓vous avez une équipe de maintenance désorganisée et inefficace ;
✓vous avez du mal à communiquer avec le personnel de maintenance.
L’une (ou plusieurs !) des situations ci-dessus s’applique à vous ? Alors, vous devez poursuivre la lecture de cet article. Découvrons comment fonctionne ce type de logiciel et aussi comment vous pouvez économiser de l’argent grâce à une GMAO, même si vous dirigez une entreprise relativement petite.
Comment fonctionne une GMAO ?
Le concept de base pour comprendre le fonctionnement d’un logiciel de GMAO est le bon de travail ou demande de maintenance. Tout tourne autour des bons de travail, qui peuvent, par certains techniciens, être suivis en temps réel, traités, marqués comme résolus, archivés et utilisés dans la production de rapports détaillés de fonctionnement.
Par exemple, si votre plan de maintenance préventive comprend plusieurs tâches relatives à l’équipement CVC (chauffage, ventilation et climatisation), il vous suffit de créer une demande de maintenance pour, par exemple, « changer un filtre », de la programmer pour une date et une heure spécifiques et de l’attribuer à un technicien. Lorsque le technicien a terminé la tâche, il la marque comme « terminée » et a ainsi un problème en moins sur sa liste (et la vôtre).
Il s’agit de l’objectif principal de tout logiciel de gestion de la maintenance et ce type de processus s’applique à la fois aux tâches de maintenance curative et aux plans de maintenance préventive. Les fonctions supplémentaires, qui varient selon les différentes GMAO, visent à accélérer la gestion des demandes de maintenance, de simplifier la communication et d’accroître le contrôle sur l’ensemble des opérations de maintenance.
Voici quelques exemples :
- la gestion des actifs, afin que vous puissiez à tout moment accéder à toutes les informations relatives à chaque équipement ;
- les tâches de planification et les fonctions de maintenance préventive, afin que vous puissiez planifier des inspections de routine ;
- les rapports de défaillance et les fonctions de maintenance curative pour résoudre toute défaillance inattendue de l’équipement ;
- la gestion des stocks, pour contrôler l’inventaire et éviter les ruptures de stocks ;
- la création de demandes de maintenance émises par n’importe quel employé ou client, ce qui accélère la détection des pannes ;
- la réalisation d’audits sur vos équipements et infrastructures ;
- le suivi de la consommation d’énergie, comme l’eau, le gaz et l’électricité dans vos bâtiments ;
- l’application mobile de GMAO pour les techniciens de maintenance et les autres membres du personnel ;
- les rapports de performance, car il y a toujours moyen de s’améliorer !
📝 Lire aussi : Pourquoi les facility managers abandonnent la GMAO traditionnelle
Quels sont les avantages d’une GMAO ?
Presque toutes les entreprises s’accordent sur les avantages d’une GMAO, à savoir l’augmentation de la productivité des équipes, une meilleure maîtrise des dépenses et l’optimisation des stocks.
La centralisation des informations
Si rechercher des informations sur la dernière réparation que vous avez effectuée sur votre système de climatisation s’apparente à la recherche d’une aiguille dans une botte de foin, alors vous avez certainement besoin d’une GMAO.
La GMAO met fin aux papiers perdus et aux interminables tableaux Excel. À partir du moment où vous saisissez toutes vos informations dans le logiciel, il devient très simple de trouver des planifications de tâches, des registres de demande de maintenance, des manuels d’instructions et d’autres types de fichiers.
Une communication moderne
Grâce à une GMAO, chaque membre de l’équipe reçoit une notification dès qu’une tâche lui est attribuée. D’autre part, cela facilite le signalement des défaillances à l’équipe technique, ce qui diminue également le temps de réaction (et améliore, par conséquent, d’autres indicateurs importants comme le MTTR).
Une productivité accrue
Selon une étude publiée en juillet 2019, 86,7% des entreprises qui font appel à une GMAO constatent une augmentation de la productivité de leurs employés. De plus, les responsables de maintenance prennent moins de temps pour assigner des tâches à leurs techniciens, qui quant à eux, peuvent trouver toutes les informations dont ils ont besoin rapidement. Dites adieu aux retards dans le carnet de commandes !
La réduction des temps d’arrêt
Chaque fois que vous laissez une tâche dans votre carnet de commandes et que vous vous écartez de votre programme de maintenance, la probabilité d’avoir une panne d’équipement augmente. Un autre des principaux avantages d’une GMAO, signalé par 82,8 % des entreprises selon la même étude, est la réduction des temps d’arrêt, étant donné que le logiciel facilite la planification, le contrôle et la vérification de tous les plans de maintenance préventive.
Davantage de maintenance préventive signifie moins de temps d’arrêt et moins de maintenance curative, ce qui équivaut à une réduction des coûts (sauf en cas de maintenance préventive excessive) :
Le contrôle des dépenses
Rappelez-vous lorsque nous vous avons demandé si vous preniez vos décisions en vous fiant à votre intuition ? Avec les données recueillies par la GMAO et les rapports automatiques, vous commencerez à prendre des décisions plus éclairées et à prévoir vos dépenses de maintenance avec un plus grand degré de confiance. Ainsi, 89% des entreprises indiquent une amélioration du contrôle des dépenses grâce à l’utilisation d’une GMAO.
De plus, parmi les 64 entreprises de l’étude qui ont signalé un « manque d’informations éclairés lors de leur prise de décision », seules 5 ont continué à avoir la même inquiétude.
Une augmentation de la durée de vie des actifs
Environ 88,2% des entreprises mentionnent qu’elles ont la possibilité de prolonger la durée de vie de leurs actifs grâce à une GMAO. Plusieurs justifications sont possibles : l’augmentation de la productivité (qui leur permet de respecter plus rigoureusement leur plan de maintenance préventive), la diminution des pannes et, bien sûr, la détection plus précoce des problèmes grâce aux fonctionnalités de signalement rapide des défaillances.
La gestion des stocks
Un meilleur contrôle des stocks représente encore un autre avantage majeur de l’utilisation d’une GMAO. Cela se traduit par moins de surstockage et moins de rupture de stocks, ce qui permet à 88 % des entreprises de réduire les coûts liés aux stocks.
Le principal inconvénient: il s’agit simplement d’un système d’enregistrements
Soyons clairs : face à l’absence de solution logicielle de gestion de la maintenance, une GMAO est une aubaine. Cependant, avec la technologie de pointe disponible, une GMAO est un peu moins performante.
La maintenance est un monde de plus en plus exigeant. Les bâtiments sont de plus en plus complexes, les clients et les utilisateurs des bâtiments ont des attentes plus élevées et les lois et réglementations sont de plus en plus strictes en matière de qualité, de sécurité, de durabilité et plus encore.
Tout comme lorsque vous comparez les bâtiments et les opérations techniques des années 80 avec ceux des années 2000, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les infrastructures et les opérations modernes soient bien desservies par la technologie des années 2000. Et c’est exactement là qu’interviennent les platesformes de maintenance intelligente (PMI).
Qu’est-ce qu’une Plateforme de Maintenance Intelligente ?
Comme leur nom l’indique, ces platesformes combinent la gestion de la maintenance avec l’intelligence artificielle (IA) ainsi que l’Internet des objets (IoT) pour recueillir des données concernant les équipements et les transformer en informations précieuses.
Quant à savoir pourquoi celles-ci sont appelées platesformes plutôt que logiciels de maintenance, c’est parce qu’elles peuvent intégrer d’autres outils et même du matériel, ce qui en fait un système de maintenance dynamique et opérationnel en temps réel (un système intelligent) au lieu d’une bulle statique (un système d’enregistrements).
Vous gérez des infrastructures ainsi que des grandes installations ? Vous êtes un prestataire de services de maintenance avec plusieurs clients et actifs à gérer ? Vous êtes tenu de respecter des accords de niveau de service (SLA), ainsi que les normes de qualité, de sécurité et d’hygiène ? Si votre réponse à l’une de ces questions est positive, alors vous devriez certainement envisager les PMI.
⚙️ En savoir plus à propos des différences entre PMI et GMAO
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de maintenance ?
Trouver une solution 5.0
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion de maintenance s’il ne vous aide pas à faire évoluer vos pratiques ? Avec le stockage dans le cloud, toutes les informations deviennent disponibles à tout moment, à la maison, au bureau ou en travaillant à distance depuis les Philippines.
Les techniciens de maintenance sont constamment à l’œuvre. Il est donc important de choisir une GMAO (ou PMI) qu’ils peuvent utiliser « lors de leurs déplacements » et qui leur permet facilement de passer d’une tâche à l’autre. Chez Infraspeak, bien sûr, nous sommes également de grands fans des tags NFC pour toutes sortes d’usages.
Facile à utiliser
Cette condition n’est absolument pas négociable. Vous avez besoin d’un logiciel intuitif et facile à utiliser par votre équipe, avec des fonctionnalités qui correspondent exactement aux besoins de votre entreprise. Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas y adhérer et vous passerez à côté de nombreux avantages du logiciel. Nous vous suggérons de toujours demander l’avis de votre équipe avant d’opter pour une solution.
Flexible et évolutive
Vos objectifs d’aujourd’hui ne seront peut-être pas similaires à vos objectifs de demain. Votre entreprise se développe, l’équipe s’agrandit, le marché et les exigences de vos clients changent. Optez pour une solution flexible et évolutive pour anticiper les besoins de demain. Chez Infraspeak, vous pouvez choisir les applications et les modules complémentaires qui conviennent le mieux à votre entreprise et créer votre propre tableau de bord.
Mises à jour et intégrations
Il s’agit de la règle d’or pour tout logiciel : s’il n’a pas été mis à jour depuis des mois, il ne représente probablement pas la meilleure option. Il est important de savoir que l’équipe derrière la GMAO ou la PMI s’engage à l’améliorer et à prendre en compte vos suggestions. Renseignez-vous également sur les intégrations possibles avec d’autres logiciels (par exemple, les CRM, les systèmes de gestion ou les systèmes de gestion hôtelière) pour pouvoir en profiter.
Quels sont les enjeux de l’utilisation d’une GMAO ou d’une PMI ?
Même avec tous les avantages dont nous avons parlé jusqu’ici, il est normal que vous ayez encore quelques inquiétudes concernant la mise en place et l’utilisation d’une GMAO ou d’une PMI. Dans cette section, nous vous permettons d’anticiper les trois principaux enjeux auxquels vous pourriez être confrontés et les raisons pour lesquelles ils sont très faciles à surmonter en réalité.
La mise en place
Comme pour tout changement, des doutes s’installent en parallèle de la phase d’adaptation. L’astuce consiste à choisir le logiciel / la plateforme de gestion de la maintenance qui convient le mieux à votre entreprise. Il doit répondre à vos besoins et s’intégrer aux autres logiciels que vous utilisez.
Plus le logiciel est flexible, plus il sera facile de l’adopter. En suivant le plan d’Infraspeak et avec l’aide d’une équipe Customer Success toujours prête à vous aider, vous pouvez rendre votre PMI opérationnel en seulement 2 semaines.
L’adaptation
Tous les avantages d’une GMAO ou d’une PMI dépendent de sa bonne utilisation. Par conséquent, tous les employés qui l’utiliseront doivent participer à la phase d’intégration. Mais rassurez-vous : les plateformes les plus sophistiquées disposent de versions mobiles pour smartphones et tablettes, , auxquelles tout le monde peut avoir accès.
La sécurité des données
Il est vrai que les GMAO et les PMI stockent des informations sensibles. En effet, le piratage n’est pas qu’une légende urbaine.
Mais il est également vrai que la plupart des SaaS (abréviation de Software as a Service, littéralement traduit par « logiciel en tant que service ») utilisent des hubs d’informations avec plusieurs couches de protection, et non pas un serveur d’entreprise, qui est une cible beaucoup plus vulnérable. En fait, les attaques réussies sur SaaS sont extrêmement rares.
