Não ter peças em stock suficientes para conseguir atender às necessidades num dado momento é um dos piores pesadelos de um gestor de manutenção. A falta de peças leva a tempos de reparação muito superiores e é para tentar evitar longos períodos de downtime que muitos gestores de manutenção acabam por duplicar e triplicar o seu inventário. Mas será esta uma solução viável? Quais são os riscos de ter excesso de stock?

A gestão eficiente de inventário é fundamental para qualquer empresa que dependa de equipamentos e ativos físicos. Um software gestão de ativos pode ser a chave para encontrar o equilíbrio perfeito entre ter peças suficientes e evitar o excesso de stock que tanto preocupa os gestores de manutenção.

A importância de ter o stock certo

Imagine que vai dar uma festa em sua casa para 50 pessoas. Como bom anfitrião, deve garantir que há comida, bebida, talheres, pratos e copos para todas as pessoas. Comecemos por fazer o cálculo de quantas bebidas precisa. Algumas pessoas só bebem água, outras sumo, outras bebidas alcoólicas. Toda a gente beberá pelo menos 1 bebida, mas a média deve rondar os 3 copos de 250 ml por pessoa.

Portanto, precisa de assegurar pelo menos 750 ml por pessoa, o que dá um total de 37.5 litros. A questão é que nem toda a gente gosta das mesmas bebidas, por isso tem de preparar quantidades diferentes de bebidas diferentes. Toda a gente sabe que a cerveja tem prioridade sobre o frigorífico, por isso decide comprar 150 unidades. O problema é que… se o seu frigorífico já está cheio de cervejas, onde é que vai por as restantes bebidas? E se não se beberem, durante quanto tempo é que as consegue manter em casa?

Estes são dois problemas de excesso de stock. Mas se entre amigos é fácil repartir as “sobras” de uma festa mal planeada, numa empresa o excesso de stock é igual a prejuízo. O frigorífico que tem para gerir é um armazém com uma renda dispendiosa, não ter um tipo de bebida significa que um equipamento fica sem trabalhar e nem sempre o excesso se pode guardar de um mês para o outro. Então, qual é a solução? A resposta passa por implementar um software gestão de stocks eficiente.

Para empresas que gerem múltiplas instalações, um software gestão de facilities pode ajudar a coordenar o stock entre diferentes localizações e evitar duplicações desnecessárias que levam ao excesso de inventário.

Determinar a procura

Tal como na situação anterior poderia evitar um grande trabalho de adivinhação ao perguntar aos seus amigos o que querem beber, também aqui é importante conhecer as necessidades da equipa de manutenção. Se está a gerir inventário para manutenção preventiva e preditiva, certifique-se que tem stock suficiente para cumprir o seu plano e substituir peças-chave.

Já para a manutenção corretiva, é importante ter em mente os tempos médios entre avarias e prever stock em função desses dados. Use informação concreta para determinar todas estes métricas: um software CMMS pode ajudá-lo a estudar as tendências, variações sazonais e os tempos médios entre avarias, entre outras métricas.

Já para a manutenção corretiva, é importante ter em mente os tempos médios entre avarias e prever stock em função desses dados. Use informação concreta para determinar todas estes métricas: um CMMS pode ajudá-lo a estudar as tendências, variações sazonais e os tempos médios entre avarias, entre outras métricas.

Gestão de espaço

Um dos maiores perigos do excesso de stock é deixar de ter espaço para as peças que precisa de ter realmente em stock. Por isso, nunca pense no stock de um tipo de peça isoladamente — tenha sempre em consideração o conjunto total de peças em stock. Defina o número mínimo de unidades para cada SKU (Unidade de Manutenção de Stock) e nunca faça overstocking que retire espaço a esses mínimos. Só assim consegue garantir que não compromete um equipamento em detrimento de outro.

Equipas de manutenção que trabalham no terreno enfrentam desafios únicos na gestão de stock. Um software field service management pode ajudar a gerir melhor o stock móvel e garantir que não há excesso nem falta de peças nos diferentes locais de trabalho.

No caso de ter peças que precisam de um acondicionamento especial (por exemplo, a baixa temperatura), distinga a informação sobre os diferentes tipos de armazém no seu software de manutenção.

O acondicionamento especial de peças pode também estar sujeito a regulamentações específicas do setor. Para empresas regulamentadas, um software gestão de compliance pode garantir que o stock é gerido de acordo com as normas aplicáveis, evitando tanto o excesso como o incumprimento de requisitos legais.

Gestão de stock em tempo real

Não há melhor forma de gerir o seu stock do que fazê-lo em tempo real. Procure um CMMS que diga sempre quantas peças tem em stock neste preciso momento e quantas estão a ser utilizadas em trabalhos atuais. Os cálculos com base no histórico também lhe permitem saber quantas espera utilizar no próximo mês — o que, em conjunto com o tempo de envio da peça, ajuda a definir o número mínimo de peças que deve ter em stock.

A gestão de stock em tempo real torna-se ainda mais eficaz quando integrada com outros aspetos operacionais. Um software CAFM integrado pode ajudar a otimizar a gestão de inventário em conjunto com o planeamento de manutenção e a gestão de facilities.

Em relação ao número máximo de peças, combine a validade de cada peça com a velocidade a que espera utilizá-las. Por exemplo, não adianta ter uma quantidade enorme de baterias de lítio em stock se as baterias com pH ácido não têm a mesma eficiência ao fim de 24 meses de armazenamento.