Para que una empresa funcione a diario sin problemas, hay que gestionar numerosas tareas para satisfacer las necesidades y expectativas. Y un empresario inteligente sabe que nadie puede hacerlas todas por sí solo. Te presentamos el papel de las empresas de facility management. A menudo se pasan por alto sus funciones de ayuda al funcionamiento diario de las empresas.
Sin embargo, con la creciente concienciación y preocupación por los riesgos, cada vez más organizaciones recurren a las empresas de facility management. Y cuando se tiene en cuenta el factor coste-eficacia, estas empresas son una elección obvia.
Hacerlas partícipes de tus objetivos estratégicos, incluirlas en el proceso y reconocer su papel es tiempo y dinero bien invertidos. Puedes confiar en su personal altamente cualificado y en sus soluciones innovadoras para mantener tu empresa eficiente, segura y fiable.
En este artículo hablaremos de qué son, qué hacen y por qué contratarlas puede mejorar tus operaciones y aumentar tus resultados. Al final, comprenderás su importancia y por qué ya es hora de contratar a una.
¿Cuál Es El Papel De Las Empresas De Facility Management?
Para entender su importancia, lo mejor es conocer primero su función. El Facility Management es el proceso de crear y mantener un entorno seguro y productivo para que las personas trabajen en él. Implica la planificación, el desarrollo y la ejecución de una amplia variedad de actividades, que van desde el diseño y la distribución del lugar de trabajo hasta el mantenimiento del edificio y la gestión de los servicios.
El alcance de sus operaciones y responsabilidades específicas dependen de las necesidades del cliente, el tamaño de la empresa, la estructura operativa y el presupuesto.
Para que tengas una idea más clara de sus funciones particulares, aquí tienes algunos de los tipos de facility management:
A. Gestión Global
Incluye la supervisión y gestión de numerosos aspectos de tu empresa. Desde tareas de mantenimiento preventivo hasta el control de la legislación de tus instalaciones, están a tu disposición para cubrir muchas áreas y ayudar a que tu empresa funcione a diario sin problemas.
B. Control de Calidad
Las empresas de Facility Management se aseguran de que tus productos o servicios cumplan siempre los estándares más exigentes. Pueden hacerlo a través de varios métodos, como el análisis de procesos y las inspecciones rutinarias.
C. Servicios de Limpieza
Muchas empresas de FM ofrecen servicios de limpieza para mantener todo ordenado. Los servicios pueden incluir un servicio de limpieza diario o una limpieza a fondo ocasional.
D. Proyectos de Mantenimiento
El equipo de mantenimiento de una empresa de FM supervisa una serie de tareas para garantizar que todo funcione correctamente en tus instalaciones. Su responsabilidad es planificar, evaluar y gestionar mejoras o reparaciones menores. Estos proyectos pueden realizarse a través de software para ayudar con los esfuerzos de mantenimiento predictivo.
E. Servicios de TI y Redes
Los servicios de Facility Management son ideales para mantener tu infraestructura informática segura y funcionando correctamente. El equipo de FM supervisará y mantendrá tu red y solucionará cualquier problema que pueda surgir.
Además, sus funciones evolucionan en según qué situaciones. Por ejemplo, la pandemia de COVID-19 y sus secuelas dieron lugar a muchos retos debido a la “nueva normalidad” que están adoptando las empresas de todo el mundo. El aumento de los horarios flexibles y las configuraciones de trabajo híbridas obligó a las empresas de facility management a introducir cambios en su forma de trabajar anterior.
Trabajar con otros aporta una nueva dinámica. Dirigir una empresa no es cosa de uno solo. Por eso hay que delegar muchas tareas y operaciones, incluida la gestión de los activos de la empresa.
Piensa en el facility management como en esta “chuleta” de Words with Friends. A nadie le gusta perder. Ni contra los amigos ni, desde luego, contra la competencia. Tener un equipo de facility management a tu lado es como tener un código de trucos. Puede mejorar todos los aspectos de las operaciones de tu empresa con su amplia gama de recursos y conocimientos.
Ahora que ya conoces el papel de las empresas de facility management, es hora de conocer los 4 pilares del facility management que les ayudan a resistir el paso del tiempo.
Los 4 pilares del Facility Management
Para tener éxito, el facility management requiere un enfoque estratégico y sistemático de la gestión de los activos de una empresa. Los cuatro pilares principales del facility management son:
I. Establecer procesos de trabajo eficientes
El papel del facility manager es ayudar a racionalizar las operaciones de oficina para que los empleados puedan hacer su trabajo de manera más eficiente. Puede conseguirlo creando procesos de trabajo estandarizados para cada departamento de una organización, asegurándose de que cada proceso sigue unas directrices estrictas y eliminando pasos innecesarios.
Esto ayuda a mejorar la coordinación entre departamentos, así como la comunicación entre ellos. La racionalización del flujo de trabajo también reduce la curva de aprendizaje de los nuevos empleados, ya que no tienen que dedicar tanto tiempo a aprender los procesos de cada departamento. De este modo, se consigue una mayor eficacia operativa.
II. Apoyar a las personas
Las personas que trabajan en tus instalaciones son activos fundamentales e invertir en su bienestar es importante. Proporcionando buenas condiciones y espacios de trabajo, puedes asegurarte de que tu plantilla esté contenta y sea productiva.
Por no hablar de que tener una empresa de FM también significa proporcionar un lugar de trabajo seguro y protegido, ya se trate de seguridad física o de protección frente a amenazas como incendios o lesiones. También es imprescindible asegurarse de que cuentan con el equipo y las instalaciones adecuadas para realizar su trabajo con eficacia.
III. Integración Tecnológica
Las empresas de Facility Management integran la tecnología en su planteamiento siempre que es posible, utilizándola como herramienta para mejorar la eficiencia en lugar de limitarse a añadir otra capa de complejidad a tus operaciones empresariales.
Tomemos como ejemplo una empresa de telemedicina para personas mayores. Para que este negocio tenga éxito, la integración de la tecnología in situ es crucial para conectar a las personas mayores con los profesionales sanitarios. Aquí es donde las empresas de facility management pueden desempeñar un papel vital, permitiendo que las personas mayores y los profesionales sanitarios se comuniquen fácilmente.
Para permitir el contacto a distancia y el cuidado de los ancianos, las empresas de FM pueden ayudar a la empresa de telemedicina a configurar el software, proteger los datos de los ancianos y solucionar problemas si es necesario. Las empresas de FM también pueden ayudar a establecer los sistemas en las instalaciones del paciente, lo que simplifica todo el proceso, sobre todo porque las personas mayores pueden necesitar más ayuda.
Es más, las empresas de FM disponen de muchas herramientas que les permiten acceder a soluciones tecnológicas de primer nivel. Pueden utilizar software diseñado para mejorar la programación de las actividades de mantenimiento, lo que les permite identificar “puntos ciegos” en sus instalaciones y realizar cambios para solucionarlos.
Además, un programa de mantenimiento preventivo puede ayudar a identificar cuándo se estropeará una pieza específica del equipo, de modo que se puedan realizar reparaciones antes de que el problema empeore.
IV. Mantenimiento y mejora de instalaciones y equipos
El cuarto pilar del facility management implica el mantenimiento de la infraestructura existente y de los activos físicos de la empresa para realizar mejoras cuando sea necesario. Esto puede incluir reparaciones tras un fallo del equipo o la mejora del sistema de climatización del edificio. También puede implicar la instalación de nuevos equipos para mejorar la eficiencia de las operaciones existentes o la construcción de nuevas estructuras para acompañar el crecimiento.
En algunos casos, esto requiere identificar el procedimiento más rentable para mejorar las instalaciones existentes, como invertir en renovar una estructura existente o construir algo nuevo. La limpieza y el mantenimiento rutinario de las zonas comunes también es responsabilidad de las empresas de FM.
Una empresa de FM puede ofrecer actualizaciones de equipos o diseñar nuevas estructuras para incorporar a más personal a medida que la marca sigue creciendo.
Con esto, pasemos a las razones por las que contratar a empresas de facility management debería estar en tu lista de prioridades.
¿Por qué deberías contratar a una empresa de Facility Management?
Ahora que ya sabes lo que hacen las empresas de facility management y los tipos de servicios que ofrecen, es hora de saber por qué deberías contratar una.
1. Mantiene tus costes bajos
Independientemente del sector en el que trabajes, uno de los objetivos principales es ahorrar dinero. Quizás te preguntes por qué deberías contratar a una empresa de facility management si quieres mantener los costes bajos.
La respuesta es sencilla: ¡Los costes de NO mantener adecuadamente tus instalaciones pueden ser mayores!
Claro que puedes hacerlo internamente. Si contratas a tu propio personal, tendrás que ofrecer el paquete completo, incluidos los beneficios sociales y la paga de vacaciones. Por no hablar de que elegir a miembros de la plantilla para gestionar estas responsabilidades probablemente provocaría contratiempos, ya que carecerían de la experiencia necesaria para estas tareas.
En cambio, la subcontratación sería más beneficiosa porque te costaría menos. Además, puedes estar tranquilo sabiendo que son especialistas en facility management y que te ayudarán a minimizar los riesgos y los errores. Eso, a la larga, se traduce en menores costes, ya que no tendrás que gastar en seguir corrigiendo los errores garrafales y rehaciendo las tareas.
2. Ahorra mucho tiempo
Contratar a una empresa de facility management también puede ahorrarte tiempo, mucho tiempo. Normalmente, tendrías que pasar por el proceso de publicar ofertas de empleo, entrevistar a los candidatos, formar a los nuevos empleados y gestionar todo un departamento responsable de las funciones de las instalaciones.
¿Por qué añadir algo a tu ya larga lista de responsabilidades cuando puedes compartir la carga de trabajo subcontratando a una empresa de FM?
Todo el proceso de creación de un equipo de facility management es largo. Lleva mucho menos tiempo entregar todo lo relacionado con el FM a una empresa especializada. Transmíteles lo que quieres que hagan específicamente y ellos se encargarán.
3. Mantiene los espacios limpios
Nadie quiere trabajar en una oficina descuidada y sucia, sobre todo después de lo que ha pasado el mundo con la pandemia. Por eso no hay que descuidar la limpieza y desinfección de las instalaciones. Las empresas de facility management pueden proporcionar a tu empresa conserjes y suministros sanitarios.
De este modo se mantiene la limpieza y esterilidad de tus instalaciones. También anima a tus empleados a ser higiénicos y reduce el riesgo de que se pongan enfermos a causa de gérmenes o polvo. Ayudará a reducir el número de bajas por enfermedad y hará que haya más gente disponible en todo momento.
Pero eso no es todo. El papel de las empresas de FM es aún más importante en determinadas industrias en las que las prácticas higiénicas son una prioridad absoluta, especialmente en los sectores sanitario y médico. Por ejemplo, las empresas de gestión de instalaciones pueden ayudar a las empresas que fabrican medicamentos, complementos alimenticios, mascarillas y otros productos de salud y bienestar a cumplir la legislación gubernamental y las normas de higiene del sector, garantizando así que los productos sean seguros para el uso público.
4. Garantiza un lugar de trabajo seguro
Para la mayoría de las personas, su lugar de trabajo es su segundo hogar. La importancia de tener un lugar de trabajo seguro y confortable no puede subestimarse. Con la ayuda de una empresa de facility management, puedes asegurarte de que tu empresa y tus empleados cumplen las normas de seguridad.
La empresa de FM se encarga de evaluar y verificar que todos los equipos y componentes eléctricos funcionan correctamente y son seguros.
Y, como ya hemos dicho, algunas empresas de facility management se encargan de la formación del personal para casos de emergencia. Esto puede incluir cómo manejar los incendios, las estrategias de salida en caso de emergencia o el manejo adecuado de los equipos.
5. Acceso a mejores recursos
Cuando contratas a una empresa de facility management, tienes acceso a sus expertos, tecnología y herramientas que pueden hacer que tu negocio funcione de forma más eficiente. Dependiendo de a quién contrates, el equipo de FM puede ocuparse de múltiples aspectos de tu empresa. Trabajar con uno de ellos significaría ayudarte a conseguir lo siguiente:
- Formar a tu personal
- Obtener apoyo diario
- Organizar tu oficina
- Mejorar tus sistemas
En general, contratar a una empresa de facility management es una inversión excelente. Te quitará un montón de trabajo de encima y te dejará más tiempo para ocuparte de tus otras responsabilidades.
Sin embargo, es mejor que hagas alguna investigación para sacar el máximo partido del acuerdo. Evalúa lo que puede ofrecerte una empresa de FM concreta y los recursos que la acompañan.
6. Aumenta la productividad de los empleados y impulsa la empresa
En el ámbito empresarial, el tiempo es dinero. Si tienes muchos tiempos muertos o downtime, perderás dinero. Para impulsar tus ventas, los empleados tienen que ser productivos. Sin duda, hay varios factores que afectan a la productividad. Sin embargo, tener un espacio de trabajo limpio y un entorno laboral seguro sin duda ayuda mucho.
Es imposible mantener la motivación cuando la oficina huele a basura, las mesas tienen polvo y la silla está a punto de desplomarse en cualquier momento. Eso sólo va a añadir un estrés innecesario. Cuando tus empleados están cómodos, son capaces de producir resultados de forma eficiente.
Con una empresa de FM, tus instalaciones estarán siempre limpias, seguras, organizadas y serán eficaces. Si tus empleados están contentos, se cumplen los plazos, lo que mantiene a los clientes satisfechos y mejora tus resultados.
7. Activos y datos seguros
El mundo digital tiene sus ventajas, pero también sus inconvenientes. Uno de ellos es la amenaza constante de la piratería informática. Y la violación de datos es un gran problema, sea cual sea el sector. Estas cosas pueden acabar con la confianza de tus clientes y hacerte perder dinero rápidamente.
Las empresas de facility management pueden ayudarte a aliviar tus preocupaciones al respecto. Pueden proteger tus activos y datos online con su tecnología y su experiencia en TI y redes.
Una empresa de facility management puede ayudar a evitar las filtraciones de datos mediante la aplicación de software y la creación de firewalls y de sistemas, garantizando que tu empresa y tus clientes estén protegidos.
También puede ayudar con estrategias de encriptación de datos para garantizar una seguridad de primer nivel que cubra todas las actividades dentro de la página web. Además, una empresa de facility management puede enseñar al personal sobre la ciberdelincuencia y lo que pueden hacer para prevenirla. La formación del personal es especialmente importante, ya que los hackers pueden utilizar su falta de cuidado para atacar.
Reflexiones Finales
Hay una serie de cosas que puedes hacer tú mismo para que tus instalaciones y tu empresa funcionen a la perfección. Pero si tienes el trabajo a tope, es fácil que estas tareas se te escapen de las manos.
¿Por qué complicarse aún más la vida cuando existe una solución sencilla?
La subcontratación de una empresa de gestión de instalaciones aumenta tus beneficios y el valor de tu negocio al proporcionar una atención práctica y personalizada a tus activos. La experiencia, los conocimientos, los datos, la tecnología y otros recursos de una empresa de FM permiten realizar operaciones ágiles y fiables.
Ya se trate de limpiar escritorios, hacer planes de emergencia, proporcionar apoyo al personal, mejorar los sistemas o incluso hacer edificios smart, contar con un equipo de facility management con conocimientos significa que puedes estar tranquilo y cosechar los beneficios.
