Si has llegado al blog de Infraspeak, seguro que has oído hablar de la gestión de instalaciones o facility management. Pero en un campo tan amplio como este, no siempre es fácil entender exactamente a qué nos referimos. Por lo tanto, hoy vamos directamente al meollo del asunto: después de todo, ¿qué es la gestión de instalaciones?
¿Qué tareas abarca la gestión de instalaciones?
El trabajo de un gerente de instalaciones abarca el mantenimiento de la infraestructura y los edificios, que incluye la organización del espacio, el mantenimiento del equipo y la gestión de las tareas diarias, entre otros, pero también la gestión de organizaciones y personas.
Ahora pongámonos manos a la obra: ¿qué cambia en la vida cotidiana?
Imaginemos por un momento que tienes un hotel con 300 habitaciones. Tus equipos de limpieza necesitan saber qué habitaciones se van a desocupar, dónde se debe reemplazar una bombilla y quién pidió una manta adicional.
Generalmente, esto implica que el cliente comunica cada pedido a la recepción. Luego, la recepción pasa la información al jefe del equipo de mantenimiento, quien tiene que transmitir la solicitud al responsable de cada ala, quien a su vez se lo comunicará a un empleado. En total, hay al menos 4 pasos, 3 oportunidades para que la comunicación falle y obliga a cada eslabón de la línea de comunicación a perder el tiempo. Por el contrario, con un sistema de gestión de infraestructura informatizado, la información puede ingresar directamente al sistema y programar tareas automáticamente.
Tomemos ahora el ejemplo de un centro comercial. Cuando está en juego el funcionamiento de una infraestructura en la que trabajan cientos de personas, nada puede fallar. Los equipos de mantenimiento necesitan controlar escaleras mecánicas, ascensores, limpieza de zonas comunes, funcionamiento de alarmas e inspecciones periódicas, entre muchas otras tareas. ¿Te imaginas monitorizar todo esto de forma manual, a base de papel y memoria?
A medida que las empresas crecen, invierten y amplían sus equipos, el margen de error disminuye. La gestión de instalaciones es fundamental para garantizar que todo funcione sin problemas y que exista una sinergia real entre los diferentes miembros del equipo de mantenimiento. Todo bajo la atenta mirada del gerente de mantenimiento, por supuesto, quien puede entender lo qué está fallando y cómo “aceitar” mejor la máquina de su empresa.
¿Qué hace un facility manager?
Un gerente de instalaciones, o facility manager, es responsable de supervisar y administrar la infraestructura física y los servicios de un edificio o instalación. Su principal objetivo es conseguir que las instalaciones funcionen de forma eficiente y fluida para satisfacer las necesidades de sus ocupantes. Estas son algunas de las responsabilidades clave de un gerente de instalaciones:
- Mantenimiento y reparaciones: Los gerentes de instalaciones coordinan y supervisan el mantenimiento, las reparaciones y las renovaciones de las instalaciones. Desarrollan programas de mantenimiento, realizan inspecciones y se aseguran de que las reparaciones se lleven a cabo de manera rápida y eficiente.
- Planificación y asignación de espacios: Gestionan la distribución y el uso eficiente del espacio dentro de las instalaciones. Esto implica reconfigurar los espacios para adaptarse a las necesidades cambiantes y optimizar la asignación de espacios para maximizar la productividad y la rentabilidad.
- Seguridad y protección: Los gerentes de instalaciones son responsables de mantener un entorno seguro y protegido dentro de las instalaciones. Velan por el cumplimiento de la normativa, implementan medidas de seguridad y coordinan planes de respuesta ante emergencias.
- Gestión de proveedores: Gestionan las relaciones con los proveedores de servicios, como empresas de limpieza, empresas de mantenimiento y empresas de seguridad. Los facility managers negocian contratos, supervisan los SLA y aseguran la entrega oportuna de bienes y servicios.
- Presupuestación y control de costes: Desarrollan y gestionan el presupuesto de las instalaciones, controlando los gastos y asegurando operaciones rentable.
- Gestión ambiental: Los facility managers promueven prácticas sostenibles y la gestión ambiental en las instalaciones. Implementan medidas de eficiencia energética, programas de gestión de residuos y otros.
El alcance de las operaciones y responsabilidades específicas de las empresas de facility management dependen de las necesidades del cliente, el tamaño de la empresa, la estructura operativa y el presupuesto.
Para que tengas una idea más clara de sus funciones particulares, aquí tienes algunos de los tipos de facility management:
A. Gestión Global
Incluye la supervisión y gestión de numerosos aspectos de tu empresa. Desde tareas de mantenimiento preventivo hasta el control de la legislación de tus instalaciones, están a tu disposición para cubrir muchas áreas y ayudar a que tu empresa funcione a diario sin problemas.
B. Control de Calidad
Las empresas de Facility Management se aseguran de que tus productos o servicios cumplan siempre los estándares más exigentes. Pueden hacerlo a través de varios métodos, como el análisis de procesos y las inspecciones rutinarias.
C. Servicios de Limpieza
Muchas empresas de FM ofrecen servicios de limpieza para mantener todo ordenado. Los servicios pueden incluir un servicio de limpieza diario o una limpieza a fondo ocasional.
D. Proyectos de Mantenimiento
El equipo de mantenimiento de una empresa de FM supervisa una serie de tareas para garantizar que todo funcione correctamente en tus instalaciones. Su responsabilidad es planificar, evaluar y gestionar mejoras o reparaciones menores. Estos proyectos pueden realizarse a través de software para ayudar con los esfuerzos de mantenimiento predictivo.
E. Servicios de TI y Redes
Los servicios de Facility Management son ideales para mantener tu infraestructura informática segura y funcionando correctamente. El equipo de FM supervisará y mantendrá tu red y solucionará cualquier problema que pueda surgir.
Además, sus funciones evolucionan en según qué situaciones. Por ejemplo, la pandemia de COVID-19 y sus secuelas dieron lugar a muchos retos debido a la “nueva normalidad” que están adoptando las empresas de todo el mundo. El aumento de los horarios flexibles y las configuraciones de trabajo híbridas obligó a las empresas de facility management a introducir cambios en su forma de trabajar anterior.
Trabajar con otros aporta una nueva dinámica. Dirigir una empresa no es cosa de uno solo. Por eso hay que delegar muchas tareas y operaciones, incluida la gestión de los activos de la empresa.
Piensa en el facility management como en esta “chuleta” de Words with Friends. A nadie le gusta perder. Ni contra los amigos ni, desde luego, contra la competencia. Tener un equipo de facility management a tu lado es como tener un código de trucos. Puede mejorar todos los aspectos de las operaciones de tu empresa con su amplia gama de recursos y conocimientos.
Ahora que ya conoces el papel de las empresas de facility management, es hora de conocer los 4 pilares del facility management que les ayudan a resistir el paso del tiempo.
y mantenimiento opinan sobre lo que nos depararán los próximos años.
Los 4 pilares del facility management
Para tener éxito, el facility management requiere un enfoque estratégico y sistemático de la gestión de los activos de una empresa. Los cuatro pilares principales del facility management son:
I. Establecer procesos de trabajo eficientes
El papel del facility manager es ayudar a racionalizar las operaciones de oficina para que los empleados puedan hacer su trabajo de manera más eficiente. Puede conseguirlo creando procesos de trabajo estandarizados para cada departamento de una organización, asegurándose de que cada proceso sigue unas directrices estrictas y eliminando pasos innecesarios.
Esto ayuda a mejorar la coordinación entre departamentos, así como la comunicación entre ellos. La racionalización del flujo de trabajo también reduce la curva de aprendizaje de los nuevos empleados, ya que no tienen que dedicar tanto tiempo a aprender los procesos de cada departamento. De este modo, se consigue una mayor eficacia operativa.
II. Apoyar a las personas
Las personas que trabajan en tus instalaciones son activos fundamentales e invertir en su bienestar es importante. Proporcionando buenas condiciones y espacios de trabajo, puedes asegurarte de que tu plantilla esté contenta y sea productiva.
Por no hablar de que tener una empresa de FM también significa proporcionar un lugar de trabajo seguro y protegido, ya se trate de seguridad física o de protección frente a amenazas como incendios o lesiones. También es imprescindible asegurarse de que cuentan con el equipo y las instalaciones adecuadas para realizar su trabajo con eficacia.
III. Integración Tecnológica
Las empresas de Facility Management integran la tecnología en su planteamiento siempre que es posible, utilizándola como herramienta para mejorar la eficiencia en lugar de limitarse a añadir otra capa de complejidad a tus operaciones empresariales.
Tomemos como ejemplo una empresa de telemedicina para personas mayores. Para que este negocio tenga éxito, la integración de la tecnología in situ es crucial para conectar a las personas mayores con los profesionales sanitarios. Aquí es donde las empresas de facility management pueden desempeñar un papel vital, permitiendo que las personas mayores y los profesionales sanitarios se comuniquen fácilmente.
Para permitir el contacto a distancia y el cuidado de los ancianos, las empresas de FM pueden ayudar a la empresa de telemedicina a configurar el software, proteger los datos de los ancianos y solucionar problemas si es necesario. Las empresas de FM también pueden ayudar a establecer los sistemas en las instalaciones del paciente, lo que simplifica todo el proceso, sobre todo porque las personas mayores pueden necesitar más ayuda.
Es más, las empresas de FM disponen de muchas herramientas que les permiten acceder a soluciones tecnológicas de primer nivel. Pueden utilizar software diseñado para mejorar la programación de las actividades de mantenimiento, lo que les permite identificar “puntos ciegos” en sus instalaciones y realizar cambios para solucionarlos.
Además, un programa de mantenimiento preventivo puede ayudar a identificar cuándo se estropeará una pieza específica del equipo, de modo que se puedan realizar reparaciones antes de que el problema empeore.
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IV. Mantenimiento y mejora de instalaciones y equipos
El cuarto pilar del facility management implica el mantenimiento de la infraestructura existente y de los activos físicos de la empresa para realizar mejoras cuando sea necesario. Esto puede incluir reparaciones tras un fallo del equipo o la mejora del sistema de climatización del edificio. También puede implicar la instalación de nuevos equipos para mejorar la eficiencia de las operaciones existentes o la construcción de nuevas estructuras para acompañar el crecimiento.
En algunos casos, esto requiere identificar el procedimiento más rentable para mejorar las instalaciones existentes, como invertir en renovar una estructura existente o construir algo nuevo. La limpieza y el mantenimiento rutinario de las zonas comunes también es responsabilidad de las empresas de FM.
Una empresa de FM puede ofrecer actualizaciones de equipos o diseñar nuevas estructuras para incorporar a más personal a medida que la marca sigue creciendo.
12 razones para usar un software de gestión de instalaciones
Usar un software de facility management ofrece numerosos beneficios que pueden mejorar la eficiencia y la productividad en la gestión de instalaciones.
- Organización y centralización de datos: Un software de facility management permite almacenar toda la información relevante sobre las instalaciones en un solo lugar, lo que facilita el acceso y la gestión de datos de manera más eficiente.
- Gestión de activos: Facilita el seguimiento y mantenimiento de activos, ayudando a prolongar su vida útil y reducir costos de reemplazo innecesarios.
- Programación y mantenimiento preventivo: Permite establecer calendarios para el mantenimiento preventivo de las instalaciones, lo que ayuda a evitar fallos y minimiza tiempos de inactividad no planificados.
- Optimización del espacio: Ayuda a administrar y aprovechar mejor el espacio disponible, lo que puede conducir a una mayor eficiencia en la distribución de recursos y ahorro de costos.
- Seguimiento de solicitudes y tareas: Facilita el registro y seguimiento de solicitudes de mantenimiento o reparación, asegurando que se atiendan de manera oportuna.
- Informes y análisis: Proporciona datos y métricas útiles para la toma de decisiones informadas, lo que permite identificar áreas de mejora y optimizar los recursos.
- Cumplimiento normativo y seguridad: Ayuda a garantizar que las instalaciones cumplan con las regulaciones y normativas relevantes, lo que mejora la seguridad y evita posibles sanciones.
- Integración con otros sistemas: Un software de facility management puede integrarse con otros sistemas como el control de acceso, el control de inventario y sistemas de automatización, lo que facilita la gestión general.
- Comunicación y colaboración: Facilita la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo de gestión de instalaciones y otras partes interesadas, lo que promueve una mayor eficiencia y coordinación.
- Planificación de presupuesto: Permite una mejor planificación y control del presupuesto destinado a las operaciones y mantenimiento de las instalaciones.
- Mejora la satisfacción del cliente: Al proporcionar un entorno bien mantenido y servicios más eficientes, mejora la satisfacción de los usuarios y clientes de las instalaciones.
- Sostenibilidad y resiliencia: Un software de facility management puede ayudar a implementar prácticas más sostenibles y resilientes, como el uso eficiente de recursos y la reducción del consumo de energía.
¿Por qué deberías contratar a una empresa de facility management?
Ahora que ya sabes lo que hacen las empresas de facility management y los tipos de servicios que ofrecen, es hora de saber por qué deberías contratar una.
1. Mantiene tus costes bajos
Independientemente del sector en el que trabajes, uno de los objetivos principales es ahorrar dinero. Quizás te preguntes por qué deberías contratar a una empresa de facility management si quieres mantener los costes bajos.
La respuesta es sencilla: ¡Los costes de NO mantener adecuadamente tus instalaciones pueden ser mayores!
Claro que puedes hacerlo internamente. Si contratas a tu propio personal, tendrás que ofrecer el paquete completo, incluidos los beneficios sociales y la paga de vacaciones. Por no hablar de que elegir a miembros de la plantilla para gestionar estas responsabilidades probablemente provocaría contratiempos, ya que carecerían de la experiencia necesaria para estas tareas.
En cambio, la subcontratación sería más beneficiosa porque te costaría menos. Además, puedes estar tranquilo sabiendo que son especialistas en facility management y que te ayudarán a minimizar los riesgos y los errores. Eso, a la larga, se traduce en menores costes, ya que no tendrás que gastar en seguir corrigiendo los errores garrafales y rehaciendo las tareas.
2. Ahorra mucho tiempo
Contratar a una empresa de facility management también puede ahorrarte tiempo, mucho tiempo. Normalmente, tendrías que pasar por el proceso de publicar ofertas de empleo, entrevistar a los candidatos, formar a los nuevos empleados y gestionar todo un departamento responsable de las funciones de las instalaciones.
¿Por qué añadir algo a tu ya larga lista de responsabilidades cuando puedes compartir la carga de trabajo subcontratando a una empresa de FM?
Todo el proceso de creación de un equipo de facility management es largo. Lleva mucho menos tiempo entregar todo lo relacionado con el FM a una empresa especializada. Transmíteles lo que quieres que hagan específicamente y ellos se encargarán.
3. Mantiene los espacios limpios
Nadie quiere trabajar en una oficina descuidada y sucia, sobre todo después de lo que ha pasado el mundo con la pandemia. Por eso no hay que descuidar la limpieza y desinfección de las instalaciones. Las empresas de facility management pueden proporcionar a tu empresa conserjes y suministros sanitarios.
De este modo se mantiene la limpieza y esterilidad de tus instalaciones. También anima a tus empleados a ser higiénicos y reduce el riesgo de que se pongan enfermos a causa de gérmenes o polvo. Ayudará a reducir el número de bajas por enfermedad y hará que haya más gente disponible en todo momento.
Pero eso no es todo. El papel de las empresas de FM es aún más importante en determinadas industrias en las que las prácticas higiénicas son una prioridad absoluta, especialmente en los sectores sanitario y médico. Por ejemplo, las empresas de gestión de instalaciones pueden ayudar a las empresas que fabrican medicamentos, complementos alimenticios, mascarillas y otros productos de salud y bienestar a cumplir la legislación gubernamental y las normas de higiene del sector, garantizando así que los productos sean seguros para el uso público.
4. Garantiza un lugar de trabajo seguro
Para la mayoría de las personas, su lugar de trabajo es su segundo hogar. La importancia de tener un lugar de trabajo seguro y confortable no puede subestimarse. Con la ayuda de una empresa de facility management, puedes asegurarte de que tu empresa y tus empleados cumplen las normas de seguridad.
La empresa de FM se encarga de evaluar y verificar que todos los equipos y componentes eléctricos funcionan correctamente y son seguros.
Y, como ya hemos dicho, algunas empresas de facility management se encargan de la formación del personal para casos de emergencia. Esto puede incluir cómo manejar los incendios, las estrategias de salida en caso de emergencia o el manejo adecuado de los equipos.
5. Acceso a mejores recursos
Cuando contratas a una empresa de facility management, tienes acceso a sus expertos, tecnología y herramientas que pueden hacer que tu negocio funcione de forma más eficiente. Dependiendo de a quién contrates, el equipo de FM puede ocuparse de múltiples aspectos de tu empresa. Trabajar con uno de ellos significaría ayudarte a conseguir lo siguiente:
- Formar a tu personal
- Obtener apoyo diario
- Organizar tu oficina
- Mejorar tus sistemas
6. Aumenta la productividad de los empleados y impulsa la empresa
En el ámbito empresarial, el tiempo es dinero. Si tienes muchos tiempos muertos o downtime, perderás dinero. Para impulsar tus ventas, los empleados tienen que ser productivos. Sin duda, hay varios factores que afectan a la productividad. Sin embargo, tener un espacio de trabajo limpio y un entorno laboral seguro sin duda ayuda mucho.
Es imposible mantener la motivación cuando la oficina huele a basura, las mesas tienen polvo y la silla está a punto de desplomarse en cualquier momento. Eso sólo va a añadir un estrés innecesario. Cuando tus empleados están cómodos, son capaces de producir resultados de forma eficiente.
Con una empresa de FM, tus instalaciones estarán siempre limpias, seguras, organizadas y serán eficaces. Si tus empleados están contentos, se cumplen los plazos, lo que mantiene a los clientes satisfechos y mejora tus resultados.
7. Activos y datos seguros
El mundo digital tiene sus ventajas, pero también sus inconvenientes. Uno de ellos es la amenaza constante de la piratería informática. Y la violación de datos es un gran problema, sea cual sea el sector. Estas cosas pueden acabar con la confianza de tus clientes y hacerte perder dinero rápidamente.
Las empresas de facility management pueden ayudarte a aliviar tus preocupaciones al respecto. Pueden proteger tus activos y datos online con su tecnología y su experiencia en TI y redes.
Una empresa de facility management puede ayudar a evitar las filtraciones de datos mediante la aplicación de software y la creación de firewalls y de sistemas, garantizando que tu empresa y tus clientes estén protegidos.
También puede ayudar con estrategias de encriptación de datos para garantizar una seguridad de primer nivel que cubra todas las actividades dentro de la página web. Además, una empresa de facility management puede enseñar al personal sobre la ciberdelincuencia y lo que pueden hacer para prevenirla. La formación del personal es especialmente importante, ya que los hackers pueden utilizar su falta de cuidado para atacar.
