A estas alturas, nadie pone en duda que la pandemia de COVID-19 ha cambiado nuestra forma de trabajar, nuestras prioridades y ha acelerado la transformación digital de muchas empresas. Pero, a diferencia de muchos otros sectores, el Mantenimiento y el Facility Management no se han parado. El pico de la pandemia fueron meses críticos y bajo presión, en los que nos esforzamos por adaptar todo tipo de infraestructuras a la “nueva normalidad”.
 
Durante todo este tiempo, el Facility Management (FM) fue esencial para garantizar el buen funcionamiento, la seguridad y la higiene de los espacios públicos. Quizá por ello, mientras muchos otros departamentos han sufrido recortes, la mayoría de las empresas (57%) mantiene o aumenta el presupuesto asignado a Mantenimiento y FM este año. Según el informe “State of Maintenance 2021” de Upkeep:

  • El 24% de los departamentos de mantenimiento no tuvieron recortes presupuestarios en 2021
  • El 20% tuvo un pequeño aumento, el 11% un aumento moderado y el 2% un gran aumento
  • Sólo el 29% tiene menos presupuesto este año que en 2020: el 20% tuvo un ligero descenso, el 9% un descenso moderado y el 4% un fuerte descenso

 

Pero ahora que estamos eliminando las restricciones y volviendo a la “normalidad”, ¿volverán el Mantenimiento y la FM a su trabajo habitual? ¿O la pandemia ha tenido un impacto irreversible?

 

Para responder a esta pregunta, no podemos pensar en Mantenimiento y FM de forma aislada. Tenemos que considerar cómo han cambiado nuestros hábitos, cómo trabajaremos a partir de ahora y qué uso haremos de los espacios públicos. Nuestro cambio colectivo es lo que desencadenará una transformación más profunda en la FM. Así que empecemos por explorar cómo trabajaremos en los próximos años.
 
Durante la pandemia, todos los servicios no esenciales implementaron el trabajo a distancia. Si el trabajo a distancia ha llegado para quedarse, implica un tremendo cambio en la gestión de los edificios de oficinas. Por otra parte, con la flexibilidad de los horarios de trabajo, es posible que ya no haya “días laborables” y “horas punta” o “picos de ocupación” como los de hoy. La pregunta es si la mayoría de la gente ve ventajas en el trabajo a distancia. Un estudio de Microsoft indica que:

  • El 73% de los trabajadores quiere que continúe el trabajo a distancia y flexible
  • El 67% quiere más trabajo presencial y en colaboración después de la pandemia
  • El 66% de las empresas están replanteando sus espacios físicos

 

¿Qué conclusión podemos sacar de esto? Por un lado, nos gusta el trabajo flexible. Por otro lado, trabajar desde casa puede ser tan solitario que muchas personas echan de menos estar en el mismo espacio con sus compañeros. Quizás el futuro sea “lo mejor de ambos mundos”: el trabajo híbrido, repartido entre el hogar y la oficina. En esta modalidad, las empresas pueden aplicar horarios como “3 días en la oficina, 2 días en casa”.
 
Para corroborar esta idea, hemos decidido investigar más sobre las ventajas e inconvenientes del trabajo a distancia. Un estudio del Institute of Workplace and Facility Management (IWFM) de Reino Unido llegó a la misma conclusión: tenemos sentimientos contradictorios sobre el trabajo a distancia. En el lado de los “contras”, el 72% echa de menos a los compañeros, el 61% echa de menos la colaboración en el trabajo y el 62% encuentra más difícil separar la vida profesional de la vida personal.
 
Aun así, los “pros” tienen cierta ventaja. La gran mayoría (77%) destaca como punto positivo el no tener que desplazarse al trabajo y el 67% menciona también el ahorro en costes con los transportes. Un 53% considera que tiene más tiempo para su vida personal y un 37% que pasa más tiempo con su familia. Pero, quizá lo más importante, la inmensa mayoría (75%) dice ser tan eficiente en casa como en la oficina.
 

Si el trabajo flexible y a distancia parece inevitable, ¿cuáles serán los retos para los profesionales de Facility Management después de COVID?

 

·Controlar la disponibilidad de los espacios

Con más personas trabajando desde casa, las empresas no necesitan tener un escritorio para cada empleado. Esto significa que pueden ahorrar espacio y alquilar espacios más pequeños. Para gestionar este “juego de las sillas” y mesas, hay que coordinar los horarios con el espacio disponible, siempre en colaboración con Recursos Humanos.
 
Hay dos tipos de software que pueden ayudar a los facility managers en esta tarea: un CAFM (Computer Aided Facilities Management o Gestión de Infraestructuras Asistida por Ordenador) o un IWMS (Integrated Workplace Management System o Sistema de Gestión Integrada del Espacio de Trabajo). Descubre aquí más tecnologías disponibles para la gestión de activos.
 

·Gestión de los picos de ocupación

Antes de la pandemia de COVID-19, la gestión del espacio se basaba en los metros cuadrados. Ahora, se basa en la ocupación: ¿cuántas personas pueden estar en el espacio a la vez sin comprometer la distancia de seguridad? Por lo tanto, sigue siendo esencial gestionar los picos y las caídas de la ocupación.
 
La FM tiene la obligación de comunicar el número máximo de personas que puede haber en cada habitación, tienda o espacio común (según el tipo de edificio). Además, en los espacios públicos, sigue siendo necesario definir los recorridos de entrada y salida, y para los ascensores y las escaleras. Estos recorridos deben ser intuitivos y estar claramente identificados.

 

·Ajustar los horarios flexibles

Ya hemos mencionado que los horarios flexibles pueden dar lugar a picos y caídas de ocupación. Entonces, ¿cómo evitar el despilfarro de energía y maximizar la comodidad de los usuarios de las instalaciones? Los facility managers deben ser capaces de ajustar el sistema de climatización, la iluminación e incluso la frecuencia de la limpieza a los nuevos horarios flexibles.
 
Una solución inmediata es, por supuesto, los sensores. Los sensores de movimiento u ocupación pueden encender y apagar las luces, el aire acondicionado o los grifos, por poner algunos ejemplos. Lo que antes era un “lujo” es ahora indispensable para ahorrar energía, proporcionar comodidad y garantizar unas buenas condiciones de trabajo en cualquier momento, independientemente de la ocupación. Al mismo tiempo, es bueno controlar la ocupación media de los espacios a lo largo del tiempo para optimizar las rutinas de limpieza y los gastos de energía.
 

·Preparar planes de contingencia

El virus está aquí para quedarse y tenemos que aprender a vivir con él. Pero no podemos descartar la posibilidad de nuevos confinamientos para detener variantes más peligrosas o la aparición de más pandemias en el futuro. Esta experiencia nos dejará mejor preparados para responder a problemas similares en el futuro.
 
En cuanto tengamos una sensación de normalidad, los facility managers tienen que evaluar lo que ha ido bien y lo que podría haber ido mejor. Además, contar con planes de contingencia bien elaborados transmite más confianza a tus clientes. Es posible que esta cuestión empiece a aparecer en los SLA de FM a partir de ahora.
 
En resumen: la prioridad del Facility Management sigue siendo la comodidad y el bienestar de los usuarios de las instalaciones. Pero con la prevalencia del trabajo híbrido, y dada la incertidumbre sobre el futuro del virus, hay nuevos retos que considerar. ¡E Infraspeak siempre está disponible para ayudar a superarlos!