A esta altura do campeonato, ninguém questiona que a pandemia de COVID-19 mudou a forma como trabalhamos, as nossas prioridades e acelerou a transformação digital de muitas empresas. Mas, ao contrário do que aconteceu com muitas outras indústrias, a Manutenção e o Facility Management não pararam. O pico da pandemia foram meses críticos e sob pressão, em que fizemos um esforço para adaptar todo o tipo de infraestruturas ao “novo normal”.

Durante todo este tempo, o Facility Management (FM) foi essencial para assegurar o bom funcionamento, a segurança e a higiene dos espaços públicos. Talvez por isso, enquanto muitos outros departamentos sofreram cortes, a maioria das empresas (57%) está a manter ou a reforçar o orçamento alocado a Manutenção e FM este ano. De acordo com o relatório “State of Maintenance 2021” da Upkeep:

  • 24% dos departamentos de manutenção não sofreram cortes de orçamento em 2021
  • 20% tiveram um ligeiro aumento, 11% um aumento moderado e 2% um grande aumento
  • Apenas 29% têm menos orçamento este ano do que em 2020: 20% tiveram um ligeiro decréscimo, 9% um decréscimo moderado e 4% um decréscimo acentuado

Mas, agora que estamos a eliminar as restrições e a regressar à “normalidade”, será que a Manutenção e o Facility Management vão voltar ao trabalho habitual? Ou será que a pandemia teve um impacto irreversível? 

Para responder a esta pergunta, não podemos pensar em Manutenção e FM de forma isolada. Precisamos de considerar como é que os nossos hábitos mudaram, como vamos trabalhar a partir de agora, e que uso vamos fazer dos espaços públicos. A nossa mudança coletiva é o que vai despoletar qualquer transformação mais profunda no FM. Então, comecemos por explorar como vamos trabalhar nos próximos anos.

Durante a pandemia, todos os serviços não essenciais implementaram o trabalho remoto. Se o trabalho remoto tiver chegado para ficar, implica uma mudança tremenda na gestão de edifícios de escritórios. Por outro lado, com os horários flexíveis, podem deixar de existir “dias úteis” e “horas de ponta” ou “picos de ocupação” semelhantes aos de hoje. A questão é, será que a maioria das pessoas vê vantagens no trabalho remoto? Um estudo da Microsoft indica que: 

  • 73% dos trabalhadores querem que o trabalho remoto e flexível continue
  • 67% querem mais trabalho presencial e colaborativo após a pandemia
  • 66% das empresas estão a replanificar os espaços físicos 

Que conclusão podemos retirar daqui? Por um lado, gostamos do trabalho flexível. Por outro, trabalhar em casa pode ser tão solitário que muitas pessoas sentem falta de estar no mesmo espaço com colegas. Talvez o futuro seja o “melhor dos dois mundos”: trabalho híbrido, dividido entre casa e o escritório. Nesta modalidade, as empresas podem implementar horários como “3 dias no escritório, 2 dias em casa”.

Para corroborar esta ideia, decidimos investigar mais sobre as vantagens e desvantagens do trabalho remoto. Um estudo do Institute of Workplace and Facility Management (IWFM), no Reino Unido, chegou à mesma conclusão: temos sentimentos contraditórios sobre o trabalho remoto. No lado dos “contras”, 72% sentia a falta dos colegas, 61% da colaboração no trabalho e 62% achava mais difícil separar a vida pessoal e profissional.

Ainda assim, os “prós” levam alguma vantagem. A grande maioria (77%) destaca como ponto positivo não ter de se deslocar até ao trabalho e 67% também menciona a poupança com transportes. Cerca 53% considera que tem mais tempo para a sua vida pessoal e 37% que passa mais tempo com a família. Mas, talvez mais importante, a esmagadora maioria (75%) afirma que é tão eficiente em casa como no escritório.

Se o trabalho flexível e remoto parece inevitável, quais vão ser desafios dos profissionais de Facility Management depois do COVID? 

  • Controlar a disponibilidade dos espaços

Com mais pessoas a trabalhar a partir de casa, as empresas não precisam de ter uma secretária para cada funcionário. Isso significa que podem poupar espaço e alugar espaços mais pequenos. Para gerir esta “dança de cadeiras” e secretárias, é preciso coordenar os horários com o espaço disponível, sempre em parceria com os Recursos Humanos. 

Há dois tipos de software que podem ajudar os facility managers nesta tarefa: um CAFM (Computer Aided Facilities Management, ou sistema de Gestão de Facilities Assistido por Computador) ou um IWMS (Integrated Workplace Management System, ou Sistema de Gestão Integrado para Locais de Trabalho. Explore aqui mais tecnologias disponíveis para gestão de ativos.

  • Gerir picos  de ocupação

Antes da pandemia de COVID-19, a gestão de espaços fazia-se com base nos metros quadrados. Agora, faz-se com base na ocupação: quantas pessoas podem estar no espaço ao mesmo tempo sem comprometer a distância de segurança? Por isso, continua a ser imprescindível gerir picos e quebras de ocupação.

O FM tem a obrigação de comunicar o número máximo de pessoas que podem estar em cada sala, loja ou espaço comum (consoante o tipo de edifício). De resto, em espaços públicos, continua a ser necessário definir percursos para entrar e sair, chegar aos elevadores e às escadas. Estes percursos devem ser intuitivos e claramente identificados.

  • Acomodar horários flexíveis

Já mencionámos que os horários flexíveis podem resultar em picos e quebras de ocupação. Então, como evitar o desperdício de energia e maximizar o conforto de quem utiliza as instalações? Os facility managers precisam de conseguir ajustar o sistema AVAC, a iluminação e até a frequência das limpezas aos novos horários flexíveis.

Uma solução imediata são, obviamente, os sensores. Os sensores de movimento ou de ocupação conseguem ligar e desligar as luzes, o ar-condicionado ou as torneiras, só para dar alguns exemplos. O que antes era um “luxo” passa a ser imprescindível para poupar energia, proporcionar conforto e garantir boas condições de trabalho a qualquer hora, independentemente da ocupação. Ao mesmo tempo, é bom monitorizar a ocupação média dos espaços ao longo do tempo para otimizar as rotinas de limpeza e os gastos de energia. 

  • Preparar planos de contingência 

O vírus veio para ficar e temos de aprender a conviver com ele. Mas não podemos descartar a possibilidade de novos confinamentos para travar variantes mais perigosas ou de surgirem mais pandemias no futuro. Esta experiência vai deixar-nos mais preparados para responder a problemas semelhantes no futuro. 

Assim que tivermos uma sensação de normalidade, os facility managers precisam de avaliar o que correu bem e o que podia ter corrido melhor. Além disso, ter planos de contingência bem delineados transmite mais confiança aos seus clientes. É possível que esta questão comece a aparecer em SLAs de FM de aqui em diante. 

Em resumo: a prioridade do Facility Management continua a ser o conforto e o bem-estar de quem utiliza as instalações. Mas, com a prevalência do trabalho híbrido, e tendo em conta a incerteza sobre o futuro do vírus, há novos desafios a ter em consideração. E a Infraspeak está sempre disponível para ajudar a ultrapassá-los!