Nos dias de hoje, os locais de trabalho exigem uma gestão precisa e eficaz, de forma a garantir o uptime e a produtividade.

Tal gestão envolve uma vasta gama de tarefas, tais como manutenção, segurança, gestão de ativos e planeamento de espaços, entre muitas outras. Afinal, uma força de trabalho produtiva depende de processos de retaguarda contínuos e eficientes.

Todos os anos, cerca de 82% das empresas experienciam períodos de downtime não planeados e a perturbação repercute-se em toda a organização, incluindo nos seus funcionários, afetando gravemente as receitas e os lucros.

Para combater esta situação, existem os Sistemas Integrados de Gestão do Local de Trabalho — ou IWMS, do inglês Integrated Workplace Management Systems —, que se juntam a um conjunto de tecnologias de informação e software, concebidos para resolver os desafios comuns dos espaços de trabalho.

Um IWMS combina, numa só plataforma, a gestão de ativos, a gestão do desempenho do edifício e da energia, o planeamento do espaço e outras funções inerentes à gestão do local do trabalho.

Neste artigo, vai encontrar tudo o que precisa saber sobre os IWMS.

O que é um Sistema Integrado de Gestão do Local de Trabalho?

Um IWMS permite às empresas gerirem as suas instalações, equipamentos e imóveis, a partir de uma única plataforma, que centraliza informações e processos.

O IWMS engloba várias funções e módulos de FM (faciltiy management), tais como o CAFM — Computer-Aided Facility Management ou Facility Management Assistido por Computador, em português —, e o CMMS — Computerised Maintenance Management System ou Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado. No entanto, o IWMS está focado na gestão ‘pura e dura’ de infraestruturas, ou seja, centra-se na funcionalidade e no desempenho técnico de um edifício.

Características dos Sistemas Integrados de Gestão do Local de Trabalho

Um IWMS centra-se no local de trabalho e respetivas condições ambientais. Tal, pode ser um edifício de escritórios, um armazém, uma fábrica ou um hotel.

Os locais de trabalho atuais são mais complexos do que nunca e estão fortemente regulamentados.

Os locais de trabalho no Reino Unido, por exemplo, estão amplamente regulamentados em relação a tudo, desde a temperatura do ar ao ruído, ao tempo de ecrã (para evitar cansaço visual), passando pela segurança elétrica e medidas contra incêndios.

Gerir estas funções e processos de forma manual, sem uma plataforma informática, é extremamente complicado e deixa poucas oportunidades para transformar informação em ações otimizadas. Para além disso, é muitas vezes obrigatório, por lei, criar registos transparentes e auditáveis de tarefas e processos, o que é incompatível com sistemas manuais.

Um IWMS ajuda as empresas a ultrapassarem estes desafios. Eis são algumas das suas principais funções:

1. Planeamento centralizado: um IWMS facilita a gestão de imóveis, nomeadamente no que diz respeito a alugueres, rendas, impostos e contabilidade.
2. Gestão do espaço: um IWMS ajuda a otimizar a ocupação do espaço, a gerir a atribuição de espaços aos diferentes departamentos e a reconfigurar as plantas para responder à evolução das necessidades.
3. Gestão de manutenção: o IWMS estende-se à gestão das instalações e às operações de manutenção, automatizando as ordens de trabalho, programando a manutenção preventiva e gerindo o inventário.
4. Gestão de ativos: uma solução IWMS apoia os facility managers (FM) na gestão de ativos, monitorizando a sua localização, estado e utilização.
5. Segurança e conformidade: o IWMS permite rastrear o controlo de acesso, os incidentes de segurança e a resposta a emergências. Para garantir a conformidade, é frequentemente necessário um sistema robusto de registo e acompanhamento de incidentes, que fica assim assegurado.
6. Relatórios: um IWMS permite aos FM obterem relatórios sobre vários aspetos ligados às operações de gestão das infraestruturas, como a manutenção, a ocupação ou a utilização.

E quais os benefícios destas funcionalidades?

Vantagens de um IWMS

O IWMS simplifica funções e processos complexos e também abre oportunidades de otimização e inovação nos espaços de trabalho.

Eis alguns dos muitos benefícios da utilização de um IWMS:

1. Melhoria da eficiência: as tarefas administrativas manuais são morosas, podendo ocupar cerca de 14 horas da carga de trabalho semanal de um facility manager. Um IWMS permite que os gestores automatizem várias tarefas, reduzindo a burocracia e poupando tempo.
2. Visibilidade dos dados: a automatização dos processos melhora a comunicação entre sistemas. O IWMS fornece aos FM dados e análises em tempo real, permitindo-lhes tomar decisões fundamentadas e melhorar a visibilidade da informação.
3. Maior produtividade: a utilização de um IWMS permite aos FM estabelecer prioridades e gerir tarefas críticas para a sua atividade.
4. Melhor conformidade: o panorama regulamentar atual deixa pouca margem para erros. O IWMS cria históricos transparentes e auditáveis de informação, que abrangem reparações e inspeções de segurança, entre outros aspetos.
5. Redução de custos: processos eficientes reduzem os custos de manutenção, poupando tempo e garantindo o máximo período de uptime possível. O IWMS pode reduzir os custos relacionados com as instalações em 14%. Para além disso, um IWMS, combinado com um sistema de facility management, reduz consideravelmente o peso da manutenção e o consumo de energia.

IWMS e CAFM

O Facility Management Assistido por Computador (CAFM) está intimamente relacionado com o Sistema Integrado de Gestão do Local de Trabalho (IWMS).

Tal como o IWMS, o CAFM assume um propósito holístico ao nível da gestão de pessoas e processos de uma determinada infraestrutura. O CAFM permite aos facility managers, por exemplo, atribuir espaços, rastrear a sua ocupação e utilização, programar a manutenção preventiva e gerir o inventário.

No entanto, o CAFM não oferece a mesma funcionalidade no que diz respeito à gestão de ativos imobiliários e de processos empresariais de uma forma mais abrangente.

Assim, a diferença essencial é que um IWMS oferece funcionalidades alargadas, especialmente úteis para negócios complexos e empresas de grande dimensão.

Eis uma breve comparação entre os dois:

• Tanto o CAFM como o IWMS recorrem a processos digitais e à centralização de dados para gerir ativos — tanto virtuais como físicos —,  relacionados com locais de trabalho e instalações;
• Ambos os sistemas podem ser utilizados para a gestão de ativos, programação da manutenção, rastreamento de tarefas, etc.
• O IWMS acrescenta funcionalidades adicionais para a gestão do património imobiliário, especialmente úteis no caso de uma empresa gerir vários edifícios ou instalações;
• O IWMS é mais inclusivo e flexível, sendo especialmente dirigido à gestão de locais de trabalho de grande dimensão — empresas de manutenção com muitos edifícios afetos a diferentes clientes e abrangidos por regulamentos legais diversos;
• Em contrapartida, o CAFM está ligeiramente mais centrado em instalações individuais — ideal para empresas mais pequenas.

Gestão do local de trabalho e gestão de ativos

A gestão de ativos envolve a gestão dos bens de uma empresa, tanto físicos como digitais, ao longo do seu ciclo de vida. Isto inclui tudo — edifícios, equipamentos, etc. —, desde a aquisição e implementação à manutenção.

A gestão de ativos é fundamental para a gestão do local de trabalho. Afinal de contas, um espaço de trabalho depende dos seus ativos.

É por isso que um IWMS inclui, por norma, funcionalidades que permitem acompanhar a utilização dos ativos e os cronogramas de manutenção, incluindo a criação de pedidos de manutenção, ordens de trabalho, rastreamento de custos e atribuição de tarefas, entre outros recursos.

Plataformas integradas como o Infraspeak Gear™ permitem aos gestores otimizar as suas infraestruturas e os seus ativos, obtendo vantagens competitivas.

Sistemas Integrados de Gestão do Local de Trabalho e IMMP

Outro acrónimo?! Sim, mas temos a certeza de que vai gostar.

À medida que a gestão dos locais de trabalho se tornou mais complexa e diversificada, a procura de ferramentas simplificadas e completas disparou.

Sim, existem os CAFM, os CMMS e os IWMS, mas as Plataformas Inteligentes de Gestão de Manutenção — ou IMMP —, são a melhor opção para gerir locais de trabalho de qualquer tipo!

O que falta frequentemente a um IWMS é a inteligência, a escalabilidade e a interoperabilidade — algo que irá encontrar numa IMMP.

As IMMP reúnem numa só solução as melhores ferramentas para extrair e transformar informação, permitindo:

1. Que a visibilidade dos dados de manutenção seja utilizável para formar insights e análises.
2. Que a conformidade atinja novos níveis — algo vital para cumprir ou exceder as exigências regulamentares e comprovar a performance junto de clientes e consumidores.
3. Que a gestão, o controlo e a otimização dos locais de trabalho façam aumentar a produtividade e o uptime.

A IMMP da Infraspeak permite-lhe entrar no universo da Manutenção 5.0, onde a gestão do local de trabalho é potenciada pela AI (Artificial Intelligence), sensores IoT (Internet of Things) e outras tecnologias de ponta.

Para saber mais sobre a IMMP da Infraspeak, marque uma demonstração com um dos nossos especialistas.