A gestão de instalações, ou facility management, fica na intersecção dos edifícios, dos ativos e das equipes de recursos humanos que os dirigem e os mantêm.

A maximização do tempo de atividade de uma instalação e a racionalização das operações reduzem os custos e melhoram os KPIs. Por isso, não é surpreendente que o número de gerentes de instalações aumente em cerca de 5% ao ano para atender ao aumento da demanda por instalações mais inteligentes e eficientes.

Apesar disso, com tantos pontos que precisam de atenção, manter o controle de tudo e garantir que as equipes estejam operando em seu máximo potencial pode ser um desafio.

Felizmente, o software de facility management (FMS, do inglês facility management software) oferece uma solução.

Ao centralizar os processos, os gerentes das instalações podem otimizar seus processos e simplificar os relatórios, facilitando a realização de tarefas.

Neste artigo, você pode conferir tudo sobre o software de gerenciamento de instalações e seus muitos benefícios e usos. Boa leitura!

O que é um software de gerenciamento de instalações?

Um software de gerenciamento de instalações é projetado para ajudar os gerentes de instalações e as equipes de manutenção a controlar suas operações diárias.

Em resumo, a gestão de instalações envolve o gerenciamento de edifícios, seus ativos e as pessoas responsáveis pela operação, manutenção e manutenção.

Alguns processos fundamentais incluem o acompanhamento de cronogramas de manutenção de equipamentos, o gerenciamento de chamados de manutenção e a geração de relatórios.

Os usos e benefícios de um software de gerenciamento de instalações

Então, como o software de gerenciamento de instalações melhora os processos manuais?

Aqui estão os principais benefícios:

  • Melhor gestão de manutenção: na era da Manutenção 5.0, o acompanhamento e gerenciamento de solicitações de manutenção, programação de manutenção preventiva e monitoramento do desempenho do equipamento são de extrema importância. O software de gerenciamento de instalações permite aos gerentes priorizar as tarefas de manutenção, estabelecer fluxos de trabalho automatizados e alocar recursos de forma eficaz.
  • Gerenciamento de ativos mais eficiente: os ativos são as engrenagens das instalações. O gerenciamento eficaz dos ativos envolve o rastreamento de sua localização, status e histórico de manutenção com o software de gerenciamento de ativos.
  • Aumento da eficiência: eficiência é a palavra de ordem do século. Usar soluções de gerenciamento de instalações para automatizar tarefas rotineiras, como programação e acompanhamento de atividades de manutenção, geração de chamados e gerenciamento de inventário. Dados em tempo real permitem que os gerentes tomem decisões fundamentadas e respondam prontamente aos problemas.
  • Segurança e conformidade aprimoradas: As funções de gerenciamento de instalações ajudam as empresas a permanecerem em conformidade com os regulamentos de saúde e segurança. Rastrear inspeções e auditorias de segurança, levantar alertas aos membros da equipe e registrar perigos e riscos potenciais.
  • Melhor utilização do espaço: o rastreamento do uso e ocupação do espaço permite aos gerentes otimizar o uso do espaço e melhorar o ambiente geral de trabalho.
  • Melhor gerenciamento de fornecedores: o gerenciamento aprimorado de fornecedores permite que as empresas gerenciem contratos de fornecedores, rastreiem SLAs e monitorem o desempenho dos fornecedores. Desbloqueie vantagens competitivas e crie relacionamentos mais fortes com os seus clientes.
  • Relatórios e análises aprimorados: o software de gerenciamento de instalações fornece dados e análises em tempo real, permitindo que as empresas tomem decisões informadas e descubram insights competitivos.

Por que você precisa de um software de gerenciamento de instalações

As instalações modernas são complexas e as expectativas em relação à sua gestão são altas.

Você pode, certamente, argumentar que a utilização de uma solução de software centralizada não é apenas “agradável de ter”. Ao contrário, é essencial.

1. Otimizar a comunicação

Suponha que você esteja administrando um grande hotel com centenas de quartos. Há clientes para agradar, e os bens devem ser mantidos em boas condições para manter todos felizes.

Os membros de sua equipe precisam ser organizados e estar equipados para seus trabalhos, sejam eles de manutenção ou limpeza.

Isso requer comunicação rápida e eficiente – os métodos tradicionais de comunicação são lentos. Então, como você registra suas entradas e atividades? E quanto às tarefas de registro, compras (por exemplo, peças) e outras informações importantes?

Com a responsabilidade que é gerenciar ativos de alta tecnologia como sensores de movimento, alarmes e unidades de AVAC, se torna rapidamente aparente que um papel e uma caneta não são suficientes.

Use o FMS para levar estas funções para uma plataforma simplificada e sem problemas. Ela beneficia todos envolvidos nos processos, desde gerentes até funcionários de manutenção, limpadores e outro pessoal responsável pela manutenção das instalações.

2. Maior transparência

Quando se trata de saúde, segurança, conformidade e regulamentação, a transparência é essencial. 

Os gerentes de instalações frequentemente precisam criar e manter trilhas transparentes e auditáveis para o gerenciamento de riscos, relatórios de acidentes, etc. 

Ao centralizar os dados no software de gestão de instalações, os gerentes podem permanecer no topo das responsabilidades críticas. Isto também se estende ao cumprimento dos SLAs e à prestação de serviços aos clientes com os serviços pelos quais eles pagaram. 

A transparência de um software de gestão de instalações aumenta a confiança e garante que os dados sejam salvos com segurança sempre que necessário. 

3. Reduzir o downtime 

Quando se trata de manutenção, o FMS facilita significativamente a transição de uma manutenção reativa mais lenta para uma manutenção preventiva ou preditiva.

A manutenção preventiva pode reduzir o tempo de inatividade em 5 a 15% e reduzir os custos em 18 a 25%.

Além disso, ao gerenciar chamados e cronogramas de manutenção em uma ferramenta singular, os gerentes podem trabalhar para melhorar o tempo de atividade e rastrear custos.

Os benefícios de economia de custos deste tipo de software para manutenção não passaram despercebidos pelos governos. Por exemplo, no Reino Unido, o governo incentiva o uso do FMS para manutenção, já que atrasar a manutenção por 2 a 4 anos pode aumentar os custos em 1,5 a 2,0 vezes.

Software de gerenciamento de instalações e manutenção preventiva

A manutenção preventiva é um componente crítico de qualquer programa de manutenção. Estudos destacam constantemente as vantagens do custo da mudança de processos de manutenção reativos para pró-ativos.

A manutenção reativa é mais cara a longo prazo, pois muitas vezes depende da falha total dos ativos antes da substituição ou reparo. 

A manutenção regular do equipamento e a resolução de possíveis problemas antes de seu desenvolvimento garantem que seu equipamento funcione em todo o seu potencial. 

Porém, isto requer dados precisos e bem organizados. O FMS apresenta esses dados, te ajudando a acompanhar os cronogramas de manutenção preventiva e a garantir que toda a manutenção necessária seja realizada dentro do prazo. 

Qualquer outro custo associado a empreiteiros ou peças podem ser registrados no software. 

Software de gerenciamento de instalações e CMMS

O sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado, ou (CMMS, computerised maintenance management system, do inglês) é um tipo de software utilizado para gerenciar as operações de manutenção.

FMS e CMMS são aliados, pois ambos são projetados para ajudar as organizações a gerenciar suas atividades de manutenção de forma mais eficaz.

Mas, eles não são sinônimos. O FMS é mais holístico, relacionado a toda a instalação e às equipes responsáveis pelas operações e manutenção. Por outro lado, o CMMS tem como foco central as operações de manutenção.

O FMS pode trabalhar em conjunto com o CMMS, proporcionando funcionalidade adicional.

Por exemplo, o software de gestão de instalações pode gerenciar a utilização do espaço e o uso de energia, enquanto o software CMMS pode gerenciar programações de manutenção preventiva e chamados.

As plataformas integradas tudo-em-um combinam as duas, oferecendo soluções flexíveis que tratam tanto da manutenção quanto de outros aspectos do gerenciamento de instalações.

Software de gerenciamento de instalações e CAFM

O CAFM, Computer-Aided Facilities Management, ou gestão de instalações assistida por computador, em português, é muito mais similar ao FMS do que o CMMS. Como o FMS, o software CAFM visa combinar vários processos de gerenciamento no mesmo software.

Em essência, CMMS e FMS ajudam na tomada de decisões e na produtividade, enquanto o CMMS é mais um sistema de registros.

86,7% das empresas que utilizam o CMMS notam um aumento na produtividade dos funcionários e 89% relatam aumentos no controle de custos.

Software de gerenciamento de instalações e IMMPs

E finalmente, temos a Plataforma de Gerenciamento de Manutenção Inteligente (IMMP, do inglês Intelligent Maintenance Management Platform).

Uma IMMP combina o melhor de tudo isso, proporcionando um ecossistema singular para manutenção, produtividade, relatórios, percepção e ação.

A conectividade para sensores e dispositivos IoT melhora a manutenção preditiva e o rastreamento de ativos, e os conhecimentos avançados orientados por IA permitem aos gerentes aproveitar seus dados para obter o máximo impacto. Também não se trata apenas da tecnologia, mas das pessoas.

A IMMP da Infraspeak enfatiza a necessidade de colaboração entre tecnologia e equipes, para que software, hardware e pessoas possam trabalhar em harmonia.

Nossa IMMP é projetada para a Manutenção 5.0 e mais além, um futuro onde a gestão de instalações é otimizada pela IA, IoT e outras tecnologias de nova geração.

Para saber mais sobre a Infraspeak e o que nos diferencia da concorrência, agende uma demonstração gratuita com um de nossos especialistas.