El facility management se encuentra en la intersección de los edificios, los activos y los equipos humanos que los gestionan y mantienen.
Maximizar el tiempo de funcionamiento de una instalación y racionalizar las operaciones reduce costes y mejora los KPI. Por eso no es de extrañar que el número de facility managers aumente en torno a un 5% al año para satisfacer la creciente demanda de instalaciones más inteligentes y eficientes.
Sin embargo, con tantos elementos en movimiento, controlar todo y asegurarse de que los equipos funcionan a pleno rendimiento puede ser todo un reto.
Afortunadamente, el software de facility management, o software para instalaciones, (FMS) ofrece una solución.
Al centralizar los procesos, los facility managers pueden optimizarlos y simplificar los informes, lo que facilita el trabajo.
Este artículo trata sobre el software de facility management y sus numerosas ventajas y usos, así como te dice cuáles son los 10 mejores software de facility management en 2024.
¿Qué es el software para instalaciones?
El software de facility management está diseñado para ayudar a los facility managers y a los equipos de mantenimiento a gestionar sus operaciones diarias.
En pocas palabras, el facility management implica la gestión de edificios, sus activos y las personas responsables de su funcionamiento, mantenimiento y conservación.
Algunos procesos fundamentales son el seguimiento de los programas de mantenimiento de los equipos, la gestión de las órdenes de trabajo y la generación de informes.
Usos y ventajas del software de facility management
¿Cómo mejora el software de facility management los procesos manuales?
Aquí están los principales beneficios:
- Mejora de la gestión del mantenimiento: En la era del Mantenimiento 5.0, el seguimiento y la gestión de las solicitudes de mantenimiento, la programación del mantenimiento preventivo y la monitorización del rendimiento de los equipos son de suma importancia. El software de facility management permite a los gestores priorizar las tareas de mantenimiento, establecer flujos de trabajo automatizados y asignar recursos de forma eficaz.
- Mejor gestión de activos: Los activos son los engranajes de las instalaciones. Una gestión eficaz de los activos implica hacer un seguimiento de su ubicación, estado e historial de mantenimiento con un software de gestión de activos.
- Mayor eficiencia: La eficiencia es la palabra de moda del siglo. Utiliza las soluciones de facility management para automatizar las tareas rutinarias, como la programación y el seguimiento de las actividades de mantenimiento, la generación de órdenes de trabajo y la gestión del inventario. Los datos en tiempo real permiten a los gestores tomar decisiones informadas y responder rápidamente a los problemas.
- Mayor seguridad y cumplimiento de la normativa: Las funciones de facility management ayudan a las empresas a cumplir la normativa de salud y seguridad. Haz un seguimiento de las inspecciones y auditorías de seguridad, alerta a los miembros del equipo y registra los peligros y riesgos potenciales.
- Mejor utilización del espacio: Hacer un seguimiento del uso y la ocupación del espacio permite a los gestores optimizar el uso del espacio y mejorar el entorno de trabajo en general.
- Mejor gestión de proveedores: La gestión mejorada de los proveedores permite a las empresas gestionar los contratos con los proveedores, realizar un seguimiento de los SLA y supervisar el rendimiento de los proveedores. Descubre ventajas competitivas y crea relaciones más sólidas con clientes y consumidores.
- Informes y análisis mejorados: El software de facility management proporciona datos y análisis en tiempo real, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas y descubrir perspectivas competitivas.
Mejor software de facility management en 2024
- Infraspeak
- Rosmiman
- Fracttal
- Seating Allocation Solution
- Fixx
- Valuekeep
- eMaint CMMS
- Facile
- EZOfficeInventory
- MaintainX
Las opiniones que figuran a continuación proceden de Capterra.es.
Infraspeak
Infraspeak es una solución inteligente de gestión del mantenimiento diseñada para agilizar las operaciones de gestión de instalaciones. Ofrece funciones como la gestión centralizada de activos y la gestión de procesos de adquisición, al tiempo que proporciona información valiosa para tus operaciones.
Con el software de facility management de Infraspeak, podrás:
- reducir el tiempo medio de reparación (MTTR) hasta un 83%
- minimizar los costes impredecibles hasta 3,2 veces
- mejorar los índices de cumplimiento de SLA hasta un 91%
- automatizar más del 60% de las tareas administrativas
- crear planes de mantenimiento preventivo caso por caso basados en la utilización real de tus activos
- planificar tareas recurrentes, asignar conjuntos de tareas a trabajos específicos planificados y automatizar la asignación de tareas
- acceder a indicadores clave de rendimiento en tiempo real e informes personalizables para tus operaciones de mantenimiento
- conectarte a un mundo de más de 100 integraciones, como sensores IoT y sistemas de gestión de edificios (BMS)
- identificar automáticamente picos y variaciones para reducir costes, optimizar el consumo de energía y hacer que tus operaciones sean más sostenibles
- centralizar tu historial de pedidos y proveedores, actualizar automáticamente los inventarios y optimizar la facturación y la elaboración de presupuestos
- solicitar, organizar y comparar presupuestos de distintos proveedores
- mejorar la toma de decisiones mediante inteligencia y datos
Una PIM es mucho más adaptable y responde mejor a las necesidades operativas cambiantes que un GMAO. Además, puedes utilizarlo para crear tus propias soluciones optimizadas, sin tener que limitarte a una interfaz anticuada ni a funciones sobrecargadas. Aprovecha tus datos para reducir costes y mejorar el rendimiento de tus instalaciones: ¡tus clientes te lo agradecerán!
Lo que dicen los usuarios de Infraspeak
“Infraspeak nos permite controlar los tiempos y costes de todas nuestras intervenciones, y tener una visión global de lo que está sucediendo en cada una de las tareas de mantenimiento de nuestros operarios”. — Danyel Guzmán, CEO de Verdtical
Rosmiman
Rosmiman es un software de facility management con una amplia variedad de módulos para administrar y controlar los activos empresariales de forma global y centralizada. Permite gestionar todos los aspectos relacionados con el uso, explotación, mantenimiento, seguridad y sostenibilidad de los activos y espacios. Con Rosmiman, los costes asociados al mantenimiento y gestión de los activos se convierten en un área con retorno medible e impacto en la cuenta de resultados de la empresa. El software es totalmente configurable y adaptable a las necesidades de cada cliente, desde pequeños edificios hasta grandes proyectos de corporate real estate distribuidos por todo el mundo.
Fracttal
Fracttal One es un software GMAO diseñado para la gestión de mantenimiento de activos físicos. Es 100% móvil y en línea, lo que te permite acceder a toda la información desde la nube. Fracttal One ayuda a empresas de diferentes sectores y tamaños a realizar un seguimiento de sus operaciones, gestionar órdenes de trabajo, equipos y proveedores. Puedes planificar, asignar, ejecutar e informar sobre todas las tareas y KPI directamente desde la aplicación a los profesionales del mantenimiento involucrados.
Seating Allocation Solution
Seating Allocation Solution está diseñado para empresas y espacios de trabajo compartidos. Ofrece una plataforma visual y fácil de usar para administrar el espacio de trabajo y la disposición de los asientos en la oficina. Con una vista en tiempo real de tu espacio de trabajo y herramientas versátiles, puedes diseñar planes de asientos que satisfagan las necesidades de los empleados y maximicen la utilización. Esta solución también incluye una aplicación de programación fácil de usar que permite a los empleados reservar asientos y salas de reuniones según la necesidad, en tiempo real y sobre la marcha.
Fiix
Fiix es una plataforma de gestión de mantenimiento que combina herramientas de gestión de activos, órdenes de trabajo y piezas con potentes funciones móviles y en la nube. Proporciona una vista completa de todo el trabajo, las piezas, los costes, los horarios y los KPI, lo que te ayuda a mejorar tu empresa con paneles e informes personalizables, y la capacidad de conectarse a cualquier sistema.
Valuekeep
Valuekeep es un software de gestión de mantenimiento (GMAO) en la nube que te ayudará a reducir los costes de mantenimiento, aumentar la productividad de tus equipos técnicos y aumentar el ROI de tus activos. Puedes optimizar la gestión de mantenimiento de tu empresa informatizando toda la información relacionada con los activos y las operaciones de mantenimiento en un GMAO inteligente y fácil de usar.
POC System
P.O.C. System es una plataforma SaaS con una interfaz gráfica única que te ayuda a maximizar los inmuebles comerciales y el espacio de trabajo de tu empresa. Ofrece dos soluciones principales. La primera es un sistema de gestión de espacios diseñado especialmente para empresas que poseen y administran edificios de oficinas o propiedades comerciales. La segunda es un sistema de asignación de asientos diseñado para empresas medianas y grandes, así como espacios de trabajo compartidos.
eMaint CMMS
eMaint ahorra tiempo y dinero valiosos a los gerentes de instalaciones al organizar, planificar y administrar mejor las actividades de mantenimiento. El software se puede adaptar para cumplir con las especificaciones exactas de cualquier departamento de mantenimiento y se puede acceder a él desde diversas ubicaciones en varios idiomas utilizando cualquier dispositivo con navegador.
Facile
Facile es una aplicación fácil de usar que te permite organizar el trabajo híbrido conectando de manera inteligente a tus equipos y espacios de trabajo. Con Facile, puedes reservar puestos de trabajo y otros servicios, localizar espacios de reuniones disponibles, optimizar tus espacios de trabajo, ajustar la capacidad del espacio, calcular tus necesidades de espacio de manera precisa, supervisar la ocupación en múltiples plantas/ubicaciones, gestionar equipos híbridos, localizar miembros del equipo, organizar la limpieza según la actividad, y mucho más.
EZOfficeInventory
EZOfficeInventory es un software de administración de establecimientos que te permite rastrear los costes de mantenimiento, programar servicios, administrar proveedores y personalizar alertas para un mayor control. Esta solución GMAO incluye una aplicación móvil que te permite escanear códigos QR y etiquetas de códigos de barras, y gestionar solicitudes de servicio sobre la marcha. Además, se integra perfectamente con RFID y Zendesk.
MaintainX
MaintainX es un software móvil de digitalización de procedimientos y órdenes de trabajo que permite a los equipos de primera línea saber lo que necesitan hacer y cómo hacerlo. Con MaintainX, puedes digitalizar documentos como procedimientos de seguridad, listas de verificación ambientales, creación de informes de herramientas y calibración, procedimientos de mantenimiento, flujos de trabajo de auditoría/inspección, listas de verificación de formación, y más.
Por qué necesitas un software de facility management
Las instalaciones modernas son complejas y las expectativas en cuanto a su gestión son altas.
No cabe duda de que la utilización de una solución de software centralizada no es algo que ‘está bien tener’, únicamente. Más bien, es esencial.
1. Optimizar las comunicaciones
Supongamos que gestionas un gran hotel con cientos de habitaciones. Hay que complacer a los clientes y mantener los activos para que todos estén contentos.
Los miembros de tu equipo deben estar organizados y equipados para realizar su trabajo, ya sea de mantenimiento o de limpieza.
Esto requiere una comunicación rápida y eficaz, ya que los métodos de comunicación tradicionales son lentos. Luego, ¿cómo registras sus aportaciones y actividades? ¿Y qué pasa con el registro de tareas, compras (por ejemplo, piezas) y otra información importante?
Si a esto le añadimos la responsabilidad de gestionar activos de alta tecnología, como sensores de movimiento, alarmas y unidades de climatización, enseguida se hace evidente que no basta con un bloc de notas y un bolígrafo.
Utiliza el software FM para reunir todas estas funciones en una plataforma ágil y fluida. Esto beneficia a todos, desde los gestores a los trabajadores de mantenimiento, pasando por los limpiadores y demás personal responsable del mantenimiento de las instalaciones.
2. Mayor transparencia
Cuando se trata de salud, seguridad, cumplimiento y normativa, la transparencia es esencial.
Los facility managers a menudo necesitan crear y mantener registros transparentes y auditables para la gestión de riesgos, la notificación de accidentes, etc.
Al centralizar los datos en el software de facility management, los gestores pueden estar al tanto de las responsabilidades más importantes. Esto también se extiende al cumplimiento de los SLA y a la prestación de servicios a clientes y usuarios con los servicios por los que han pagado.
La transparencia del software FM aumenta la confianza y garantiza que los datos se guarden de forma segura siempre que sea necesario.
3. Reducir el downtime
Cuando se trata de mantenimiento, el software FM facilita significativamente la transición de un mantenimiento reactivo más lento a un mantenimiento preventivo o predictivo.
El mantenimiento preventivo puede reducir el downtime entre un 5 y un 15% y recortar los costes entre un 18 y un 25%.
Además, al gestionar las órdenes de trabajo y los programas de mantenimiento en una única herramienta, los gestores pueden trabajar para mejorar el tiempo de actividad y controlar los costes.
Las ventajas del ahorro de costes del software FM para mantenimiento no han pasado desapercibidas para los gobiernos. Por ejemplo, en el Reino Unido, el gobierno fomenta el uso de software FM para el mantenimiento, observando que retrasar el mantenimiento de 2 a 4 años puede aumentar los costes entre 1,5 y 2,0 veces.
Software para instalaciones y mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo es un componente crítico de cualquier programa de mantenimiento. Los estudios destacan repetidamente las ventajas económicas de cambiar los programas de mantenimiento de reactivos a proactivos.
El mantenimiento reactivo es más costoso a largo plazo, ya que a menudo depende del fallo total de los activos antes de su sustitución o reparación.
El mantenimiento periódico de los equipos y la resolución de posibles problemas antes de que surjan garantizan que los equipos funcionen a pleno rendimiento.
Sin embargo, esto requiere datos precisos y bien organizados. El software de facility management se apoya en esos datos, ayudándote a realizar un seguimiento de los programas de mantenimiento preventivo y a garantizar que todo el mantenimiento necesario se realiza a tiempo.
Cualquier coste asociado a contratistas o piezas puede registrarse en el software.
Software de facility management y GMAO
La gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) es un tipo de software utilizado para gestionar las operaciones de mantenimiento.
FMS y GMAO están relacionados, ya que ambos están diseñados para ayudar a las organizaciones a gestionar sus actividades de mantenimiento de forma más eficaz.
Pero no son sinónimos. FMS es más holístico y se refiere a toda la instalación y a los equipos responsables de las operaciones y el mantenimiento. Por el contrario, la GMAO se centra en las operaciones de mantenimiento.
La GMAO se puede complementar con el FMS para ofrecer funcionalidades adicionales.
Por ejemplo, el FMS puede gestionar la utilización del espacio y el uso de la energía, mientras que el software de GMAO puede gestionar los programas de mantenimiento preventivo y las órdenes de trabajo.
Las plataformas integradas “todo en uno” combinan ambos, ofreciendo soluciones flexibles que gestionan tanto el mantenimiento como otros aspectos del facility management.
Software de facility management y CAFM
La gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) es mucho más similar al FMS que al GMAO. Al igual que el FMS, el software CAFM pretende combinar múltiples procesos de gestión en el mismo software.
En esencia, la GMAO y el FMS ayudan a la toma de decisiones y a la productividad, mientras que la GMAO es más un sistema de registros.
El 86,7% de las empresas que utilizan GMAO notan un aumento de la productividad de sus empleados, y el 89% un aumento del control de costes.
Software de facility management y PIM
Por último, tenemos la plataforma inteligente de mantenimiento (PIM).
Una PIM combina lo mejor de todo lo anterior, proporcionando un ecosistema singular para el mantenimiento, la productividad, los informes, la visión y la acción.
La conectividad para sensores y dispositivos IoT mejora el mantenimiento predictivo y el seguimiento de activos, y la información avanzada basada en IA permite a los gestores aprovechar sus datos para obtener el máximo impacto. No se trata sólo de tecnología, sino también de personas.
La PIM de Infraspeak hace hincapié en la necesidad de colaboración entre la tecnología y los equipos, para que el software, el hardware y las personas puedan trabajar en armonía.
Nuestra PIM está diseñada para el Mantenimiento 5.0 y más allá, un futuro en el que el facility management se optimiza mediante IA, IoT y otras tecnologías de nueva generación.
Para tener más información sobre Infraspeak y lo que lo diferencia de la competencia, programa una demostración gratuita con uno de nuestros especialistas.
- Reduce el tiempo de reparación hasta en un 83%.
- Automatiza más del 60% del trabajo administrativo.
- Reduce los costes impredecibles hasta 3,2 veces.
