Todo innovador que se precie sabe que, al fin y al cabo, los avances más potentes se producen cuando resuelven problemas realmente importantes. Como humanos, nuestra naturaleza es resolver problemas. Ya sea un sudoku en el periódico de la mañana, una partida de Tetris en la Game Boy de toda la vida o un bombero intentando averiguar cómo bajar al lindo gatito del árbol sin aplastar las buganvillas de la Sra. García… gran parte de lo que hacemos consiste en afrontar un reto sin rodeos y salir de él con una solución positiva (¡y un nuevo mejor amigo peludo!).

¿Entonces, cuál es tu problema ahora mismo?

Si preguntas a 10 facility managers o proveedores de servicios de instalaciones en una sala qué es lo que más les preocupa, apostaríamos nuestra casa a que más de la mitad dirían que la adquisición de materiales y servicios de mantenimiento. 

La nueva Infraspeak Network™ es un espacio de trabajo compartido que aborda directamente estos retos introduciendo la colaboración en los procesos de adquisición y ejecución de trabajos entre los facility managers y los proveedores de servicios de las instalaciones, y simplifica procesos cotidianos como el envío y la recepción de solicitudes de presupuesto y propuestas, el intercambio de órdenes de trabajo y la supervisión del mantenimiento realizado por proveedores externos.

Antes de entrar en más detalles, tomémonos un minuto para recordar lo mal que estaba todo antes de que lanzáramos Infraspeak Network™.

Durante demasiado tiempo ha faltado colaboración

Tras incontables horas de conversación con facility managers y gestores de mantenimiento (El Cliente), vendedores, proveedores, contratistas y proveedores de servicios de instalaciones (El Proveedor), una cosa quedó totalmente clara: ¡la gestión de las relaciones con sus homólogos era una pesadilla!

Mientras que otras áreas de sus operaciones se habían modernizado gracias a la integración de software, CAFM y hardware, las adquisiciones y la colaboración se habían quedado atrás… peligrosamente.

Incluso en 2023, muchos clientes y proveedores: 

  • perdían hasta 60 horas al mes intentando gestionar e-mails y llamadas telefónicas, constantemente frustrados por llamadas perdidas o sin respuesta.
  • luchaban por encontrar presupuestos que cumplieran todos los requisitos y a menudo se conformaban con opciones que no cumplían las expectativas 
  • no podían reunirse con los socios que necesitaban. Habían cerrado libros de contactos y no podían cerrar nuevos contratos porque todo llevaba mucho tiempo. 
  • ¡se quedaban plantados con cancelaciones de última hora, llamadas perdidas y e-mails sin leer! 

Cero transparencia, cero visibilidad, cero responsabilidad. 

Contactos perdidos. Contratos perdidos. Tiempo perdido. Dinero perdido. Sueño perdido.

Cuando se piensa en el estrés al que se ha visto sometido nuestro sector sólo para encontrar un especialista que realice inspecciones de seguridad o para cumplir los objetivos trimestrales de los contratos de mantenimiento cerrados… resulta cada vez más sorprendente que nadie haya intentado solucionar este problema de una vez por todas.

¿Facturación? Arreglado. Gracias, Xero. ¿Análisis de datos? Solucionado. Gracias, Power BI.

¿Y qué pasa con la colaboración y las adquisiciones? 

La Infraspeak Network™ lo soluciona. Ahora, por fin (¡!), estamos listos para echar un vistazo detallado al nuevo espacio de trabajo y a todas sus capacidades.

Es un buen momento para ir a por las palomitas. 

Infraspeak Network™— 3 Pilares 

Vamos a abordar ahora el producto con más detalle para que puedas comprender exactamente cómo funciona Infraspeak Network™.

Para ello, vamos a dividir el producto en 3 pilares clave, antes de proporcionar un flujo de trabajo de ejemplo:

  1. Acceso abierto. Abierto a todo el mundo — usuarios de Infraspeak, socios y cualquier persona que desee mejorar la gestión de sus relaciones cliente-proveedor.
  2. Adquisición. Compra y venta de servicios de mantenimiento. Caso 1.
  3. Colaboración. Trabajar juntos para ejecutar servicios de mantenimiento. Caso 2.

Acceso abierto

Queríamos asegurarnos de que resolvíamos este problema para todos: clientes actuales de Infraspeak, futuros clientes y, lo que es más importante, también para los socios de los clientes. Para lograrlo, hemos creado la posibilidad de invitar a socios no usuarios de Infraspeak a colaborar contigo utilizando nuestra plataforma… de forma 100% gratuita.

Simplemente envía una invitación por e-mail a tu socio previsto pidiéndole que cree una cuenta Infraspeak gratuita, y estará en funcionamiento en tan sólo unos minutos. Podrán utilizar su nueva cuenta en el móvil y en el ordenador.

Adquisiciones

Hemos querido que Infraspeak Network™ sea una experiencia totalmente nueva para ti. Eso significa sin e-mails, sin llamadas telefónicas y sin frustrantes pérdidas de información. Infraspeak Network™ conecta dos entidades para que todas las acciones se reflejen perfectamente en ambos lados. Responder a una solicitud de presupuesto con un presupuesto y compararlo con otras opciones es ahora muy sencillo. Cuando se acepta uno, automáticamente se rechazan los demás y todo el mundo está perfectamente informado. ¡Gana la centralización!

Colaboración

Además de simplificar el proceso para cerrar un acuerdo, tuvimos que trabajar mucho para mejorar la experiencia posterior del cliente y el proveedor. La Red permite que las órdenes de trabajo, con una lista de todas las tareas, se compartan con los socios y se ejecuten desde la plataforma. 

Hemos añadido una sección de mensajes para que puedas comunicarte directamente con todos los puntos de contacto de tu nueva entidad asociada conectada y tener registros centralizados y transparentes de todas las conversaciones. ¡Mucho mejor que WhatsApp! Incluso hemos hecho posible compartir documentos

¿Y lo mejor? Apenas hemos empezado.

 

Si juntamos todo esto, ¿qué obtenemos?

 Un flujo de trabajo sincronizado, intuitivo y transparente. Aquí tienes un ejemplo: 

  1. Juan es el propietario de Aguas Puras, Lda, una gran fábrica. 
  2. El lunes, encuentra un problema en el sistema de refrigeración y los técnicos no pueden resolverlo: necesita un especialista.
  3. Como usuario de Infraspeak, el martes por la mañana prepara una solicitud de presupuesto y la comparte con el Proveedor Alfa, el Proveedor Beta y el Proveedor Gamma.
    • El Proveedor Alfa es un socio antiguo de Aguas Puras, Lda. y uno de sus proveedores listados. Utiliza Infraspeak.
    • El Proveedor Beta fue recomendado por un compañero del sector en un evento – Juan invita al gerente de Beta a colaborar con él en Infraspeak. 
    • El Proveedor Gamma es un desconocido para Aguas Puras, Lda. pero resulta que ya está en Infraspeak Network™.
  4. Al cierre de la jornada del martes por la tarde, los 3 proveedores se han conectado con Aguas Puras, Lda. Cada uno prepara un presupuesto y responde a la solicitud de presupuesto. Establecen sus condiciones, quizás añadiendo líneas adicionales de material, y hacen clic en compartir. 
  5. Juan revisa los 3 presupuestos y hace clic en aprobar la oferta del Proveedor Beta, que se ajusta perfectamente a su presupuesto.
    • Esto rechaza automáticamente los otros dos presupuestos y se refleja en sus respectivas plataformas. 
  6. El Proveedor Beta convierte su presupuesto en una venta, mientras que Juan convierte el presupuesto elegido en una compra. De esta forma pueden gestionar la venta y la compra en una app especializada. 
  7. Es miércoles por la tarde y las negociaciones están cerradas, ¡es hora de empezar!  (Aquí es donde la adquisición se convierte en colaboración, ¡agárrate a tu asiento!)
  8. Juan crea una orden de trabajo y la comparte con el Proveedor Beta, que la aprueba, haciéndole saber que están listos para empezar. 
  9. El jueves a primera hora, un técnico del Proveedor Beta llega al lugar. Comprueba su app y encuentra toda la información necesaria para ejecutar el mantenimiento y envía un mensaje a Juan haciéndole saber que todo está en orden.
  10. El trabajo está terminado. El Proveedor Beta cierra la orden de trabajo, que se actualiza automáticamente en la plataforma de Juan.

Y eso es todo: ¡de la solicitud de presupuesto a la orden de trabajo cerrada en menos de una semana! No está nada mal.

¡Yupiii! Hemos llegado al final

Los Infraspeakers estamos muy orgullosos de lo que hemos hecho. Desde el equipo de Producto que se atrevió a poner en marcha este ambicioso proyecto hasta Eddie, el perro que ha acompañado a nuestro Director Técnico, Luis, a lo largo del camino… ¡todo el mundo ha desempeñado un papel! Ha sido un esfuerzo de colaboración como pocos.

Hemos hablado de muchas cosas y estamos a tu disposición para aclarar cualquier duda que tengas. Si ya eres cliente, ponte en contacto con tu gestor de atención al cliente o solicita una demostración rápida si tienes curiosidad por unirte a la diversión. Las demostraciones son rápidas y te juramos que nuestro equipo de ventas no muerde.

Por una nueva era de adquisiciones, colaboración y ejecución que no nos hará perder la cabeza.