As mentes inovadoras sabem que os desenvolvimentos mais poderosos acontecem quando são resolvidos problemas realmente importantes. Enquanto humanos, a nossa propensão natural é para a resolução de problemas. Quase tudo o que fazemos implica encarar um desafio e emergir com uma solução positiva.
Então, qual é o problema?
Pergunte a dez facility managers ou dez prestadores de serviços neste setor qual a sua maior dificuldade e apostamos que mais de metade lhe dirá “aquisição de materiais” e “serviços de manutenção”.
A novíssima Infraspeak Network™ é um espaço de trabalho partilhado que responde diretamente a esses desafios, introduzindo colaboração entre facility managers e fornecedores nos processos de contratação e execução de trabalhos. Simplifica os processos diários, como o envio e o recebimento de pedidos de orçamento e de propostas, a partilha de ordens de trabalho e a monitorização da manutenção realizada por fornecedores subcontratados.
Antes de mergulharmos nos detalhes, façamos uma pausa para lembrar quão mau era o cenário antes de lançarmos a Infraspeak Network™.
Durante muito tempo, a colaboração esteve ausente.
Após inúmeras horas de conversa com facility managers e gestores de manutenção e com fornecedores e prestadores de serviços do setor, algo ficou bem claro: gerir as relações entre as partes era um pesadelo!
Enquanto outras áreas do seu negócio foram modernizadas através de integrações de software e hardware, o departamento de compras e a componente colaborativa ficaram, perigosamente, para trás.
Em pleno 2023, muitos clientes e fornecedores:
- Ainda perdiam até 60h por mês tentando gerir e-mails e telefonemas, constantemente frustrados devido a chamadas perdidas ou sem resposta;
- Ainda lutavam para encontrar orçamentos que preenchessem todos os requisitos, optando, muitas vezes, por propostas que não atendiam às expectativas;
- Ainda não conseguiam encontrar os parceiros de que precisavam. Esgotavam os seus contactos e não conseguiam fechar novos negócios porque tudo demorava muito;
- Ainda eram deixados pendurados com cancelamentos de última hora, chamadas perdidas e e-mails não lidos!
Transparência zero, visibilidade zero, responsabilidade zero.
Contactos perdidos. Contratos perdidos. Tempo perdido. Dinheiro perdido. Sono perdido.
Quando se pensa na pressão que o nosso setor tem sentido apenas para encontrar um especialista em inspeções de segurança ou para cumprir as metas trimestrais dos contratos de manutenção em vigor, torna-se mais surpreendente que ainda ninguém tivesse tentado resolver este problema de uma vez por todas.
Faturação? Resolvido! Obrigado, Xero. Análise de dados? Resolvido! Obrigado, Power BI.
Ok, mas, e em relação à colaboração e às compras?
A Infraspeak Network™ resolve! Chegamos, finalmente, ao momento de dar uma olhada atenta neste novo espaço de trabalho e em todos os seus recursos. Agora é uma boa hora para ir buscar as pipocas.
Infraspeak Network™: os 3 pilares
Para que compreenda, com maior detalhe, como funciona a Infraspeak Network™, vamos dividir o produto em 3 pilares principais, antes de lhe fornecer um exemplo de fluxo de trabalho:
- Acesso livre — aberto a todos (utilizadores da Infraspeak, parceiros e qualquer um que pretenda melhorar a gestão das suas relações cliente-fornecedor).
- Compras — a compra e venda de serviços de manutenção.
- Colaboração — trabalhar em conjunto para executar ordens de trabalho.
Acesso livre
Queríamos ter a certeza de que resolvíamos o problema a todos — aos atuais e futuros clientes da Infraspeak e, fundamentalmente, aos parceiros dos nossos clientes também. Para isso, permitimos que estes convidem parceiros que não são clientes Infraspeak para colaborar através da nossa plataforma, de forma 100% gratuita.
Basta enviar um convite por e-mail ao parceiro pretendido, solicitando-lhe que crie uma conta Infraspeak, sem custos, e em apenas alguns minutos estará a funcionar. A conta pode ser acedida tanto no telemóvel como no computador.
Compras
Queríamos ainda que a Infraspeak Network™ fosse uma experiência totalmente inovadora. Isso significa que aqui não há e-mails, telefonemas, nem perdas frustrantes de informação.
A Infraspeak Network™ conecta duas entidades para que todas as ações sejam perfeitamente visíveis de ambos os lados. Responder a um pedido de orçamento com uma proposta, comparar esta com outras e decidir, é agora muito simples. Quando escolhe e aceita um orçamento, recusa automaticamente os restantes e todos ficam perfeitamente informados. Centralização vencedora!
Colaboração
Além da simplificação do processo para fechar um negócio, precisávamos de trabalhar bastante para melhorar a experiência do cliente e do fornecedor no momento a seguir. A plataforma permite que ordens de trabalho completas, incluindo a lista de todas as tarefas, sejam partilhadas com parceiros e dadas como executadas dentro da plataforma.
Adicionamos um canal de mensagens para que possa comunicar diretamente com todos os contactos da entidade parceira e manter registos centralizados e transparentes de todas as conversas. Muito melhor que o WhatsApp! Inclusivamente, tornamos possível a partilha de documentos.
O bom de tudo isto? É que ainda mal começamos!
Juntando o que já vimos, com o que é que ficamos?
Um fluxo de trabalho sincronizado, intuitivo e transparente! Aqui fica um exemplo:
1. O Carlos é o dono da Lemon Water, Lda, uma fábrica enorme.
2. Na segunda-feira, percebe que há um problema no sistema de refrigeração e que os técnicos internos não o conseguem resolver — é necessário um especialista.
3. Como é utilizador da Infraspeak, na terça-feira de manhã faz um pedido de orçamento que partilha com o Fornecedor Alfa, o Fornecedor Beta e o Fornecedor Gama.
- O Fornecedor Alfa é um parceiro de longa data da Lemon Water e está na lista de fornecedores. Usa a Infraspeak;
- O Fornecedor Beta foi recomendado por um colega num evento e o Carlos convida o gestor dessa empresa para colaborar consigo na Infraspeak;
- O Fornecedor Gama não é conhecido da empresa do Carlos, mas já está na Infraspeak Network™.
4. Na tarde de terça-feira, todos estes fornecedores estão ligados à Lemon Water, Lda. através da Infraspeak. Cada um deles elaborou uma proposta e respondeu ao pedido de orçamento. Propuseram os seus termos, talvez adicionando mais uns quantos pontos sobre o material necessário, e clicaram em partilhar.
5. O Carlos analisou as 3 propostas e clicou em aprovar na proposta do Fornecedor Beta — era a que se ajustava perfeitamente ao orçamento disponível. Automaticamente, as outras duas propostas foram rejeitadas e tal é comunicado nas plataformas dos respetivos fornecedores.
6. O fornecedor Beta converte o seu orçamento numa venda, enquanto o Carlos converte o orçamento escolhido numa compra. Desta forma, vão poder gerir a compra e a venda numa app específica para este efeito.
7. É quarta-feira e as negociações estão fechadas: está na hora de começar a trabalhar!
É aqui que a compra se transforma em colaboração, prepare-se!
8. O Carlos cria uma ordem de trabalho e partilha-a com o fornecedor Beta, que a aprova, deixando o Carlos perceber que estão prontos para começar.
9. Logo à primeira hora de quinta-feira, o fornecedor Beta chega ao local. Acede à app, encontra toda a informação necessária para executar a tarefa e envia uma mensagem ao Carlos a dizer-lhe que está tudo em condições e a postos.
10. O trabalho é finalizado. O fornecedor Beta fecha a ordem de trabalho, que automaticamente é atualizada na plataforma do Carlos.
E é isto: de um pedido de orçamento ao trabalho feito, decorreu menos de uma semana! Nada mau, certo?
Ufa! Chegamos ao fim.
De facto, enquanto Infraspeakers, estamos muito orgulhosos do que conseguimos. Orgulhosos da nossa equipa de Produto, que se dedicou inteiramente a este projeto ambicioso, e até do Eddie, o cão que acompanhou o Luís, o nosso CTO, durante todo o processo. Na verdade, todos desempenharam um papel importante. Foi um verdadeiro trabalho de colaboração!
Falámos de imensa coisa ao longo deste texto, mas é normal que ainda tenha dúvidas, por isso, estamos aqui para responder às suas questões. Entre em contacto com o seu customer success manager, se já for cliente Infraspeak, ou peça uma demonstração rápida se estiver com curiosidade e vontade de se juntar à festa!
Brindemos a uma nova era de compras, colaboração e execução, que não nos vai deixar com os nervos em franja.
