O que é a gestão de ordens de trabalho?
A gestão de ordens de trabalho é, no âmbito empresarial, uma abordagem sistemática para acompanhar, organizar e executar tarefas de manutenção. Envolve o planeamento, o agendamento e o registo das atividades de manutenção, quer se trate de inspeções de rotina, reparações ou intervenções de emergência. O objetivo é garantir que todos os trabalhos de manutenção sejam realizados de forma eficiente, com o mínimo de interrupção nas operações e em conformidade com as normas regulamentares.
Tipos de ordens de trabalho
As ordens de trabalho são instruções detalhadas ou pedidos dirigidos às equipas de manutenção ou técnicos, que indicam o que precisa de ser feito, quando deve ser feito e como deve ser feito. Estas ordens podem resultar de um plano de manutenção programada, de falhas inesperadas de equipamentos ou de solicitações pontuais dos diferentes departamentos de uma organização.
Compreender os tipos de ordens de trabalho é essencial para uma gestão eficaz das mesmas. Geralmente, as ordens de trabalho podem ser classificadas em 4 categorias principais:
Ordens de trabalho de manutenção preventiva
Estas ordens de trabalho são programadas regularmente para prevenir falhas de equipamentos e prolongar a vida útil dos ativos. As tarefas de manutenção preventiva incluem inspeções, lubrificação, ajustes e substituição de peças, realizadas de acordo com programas predefinidos baseados no tempo, na utilização ou na condição.
Ordens de trabalho de manutenção corretiva
As ordens de manutenção corretiva são geradas em resposta a avarias ou falhas de equipamentos. O objetivo destas ordens é diagnosticar e reparar falhas para restaurar o funcionamento normal. Este tipo de ordem de trabalho surge geralmente de forma inesperada e requer atenção imediata para minimizar o tempo de inatividade.
Ordens de trabalho de manutenção de emergência
Estas ordens de trabalho têm prioridade sobre todas as outras, uma vez que são criadas na sequência de falhas críticas que representam riscos significativos de segurança ou de interrupções operacionais. As ordens de manutenção de emergência requerem ação rápida e exigem, frequentemente, a coordenação entre vários departamentos, de forma a que o problema seja resolvido o mais rapidamente possível.
Ordens de trabalho de inspeção
Estas ordens de trabalho são criadas para inspeções de rotina e auditorias a equipamentos e a instalações. As ordens de inspeção pretendem garantir que os ativos estão em boas condições de funcionamento e em conformidade com a legislação e as normas de segurança, podendo ainda ajudar a identificar potenciais problemas antes que estes se manifestem com gravidade.
Quais são as 7 fases da gestão de ordens de trabalho?
1. Identificação do trabalho
Esta fase envolve a identificação e definição do trabalho a realizar. Pode originar-se de várias fontes, como inspeções de equipamentos, observações de operadores ou pedidos de serviço. A identificação adequada garante que todas as tarefas necessárias são documentadas e listadas de acordo com a sua prioridade.
2. Planeamento do trabalho
Na fase de planeamento, o âmbito do trabalho é definido e os recursos são alocados. Isto inclui determinar os materiais, ferramentas e pessoal necessários para completar o trabalho. Um planeamento detalhado ajuda a evitar atrasos e garante que a equipa está totalmente preparada.
3. Agendamento do trabalho
O agendamento envolve definir um cronograma para o trabalho a realizar, com as datas de início e término. Esta fase leva em consideração fatores como a existência de peças e ferramentas, cronogramas de produção e disponibilidade de técnicos. Um agendamento eficaz minimiza o downtime e otimiza a utilização de recursos.
4. Execução do trabalho
Nesta fase, o trabalho agendado é executado. Envolve a atribuição do trabalho às respetivas equipas ou técnicos de manutenção, a coordenação com outros departamentos e a garantia de que todos os protocolos de segurança são seguidos. Uma execução adequada é fundamental para manter a segurança e a eficiência operacional.
5. Conclusão do trabalho
Após a conclusão do trabalho, é essencial verificar se todas as tarefas foram realizadas conforme planeado. Esta fase inclui a realização de inspeções, testes de equipamentos e o registo do trabalho realizado. Qualquer discrepância ou problema é anotado para ação posterior.
6. Revisão do trabalho
A fase de revisão envolve a análise do trabalho concluído para avaliar a sua eficácia e identificar áreas de melhoria. Isto pode incluir a revisão dos dados das ordens de trabalho, a avaliação da eficiência do processo e a recolha de feedback dos técnicos e partes interessadas.
7. Encerramento da ordem de trabalho
A fase final envolve o encerramento da ordem de trabalho, a atualização dos registos de manutenção e a garantia de que todos os dados relevantes foram inseridos no sistema (tempo gasto, materiais utilizados e quaisquer ações de acompanhamento que tenham sido necessárias). Uma conclusão adequada do processo é essencial para manter a informação completa e confiável, essencial para o planeamento futuro.
Benefícios de uma boa gestão de ordens de trabalho
Maior eficiência
Processos simplificados de ordens de trabalho reduzem o tempo e o esforço necessários para gerir atividades de manutenção, levando a tempos de resposta mais rápidos e a melhor alocação de recursos.
Maior fiabilidade dos ativos
Uma manutenção regular e bem documentada ajuda a prolongar a vida útil dos ativos e a reduzir a probabilidade de falhas inesperadas, contribuindo para operações mais fiáveis e melhor desempenho geral dos equipamentos.
Redução de custos
A gestão eficiente das ordens de trabalho ajuda a controlar os custos de manutenção, otimizando o uso de recursos e prevenindo reparações maiores através de estratégias de manutenção proativas.
Aumento da conformidade
Manter registos precisos garante o cumprimento da legislação e das normas da indústria, especialmente em setores onde a segurança e a conformidade legal são cruciais.
Maior visibilidade e responsabilidade
Um sistema de gestão de ordens de trabalho centralizado proporciona uma visibilidade ampla e objetiva do estado das atividades de manutenção, promovendo também a responsabilidade, ao permitir acompanhar o responsável por cada tarefa e respetivos resultados.
Tomada de decisão baseada em dados
Utilizar um software adequado de gestão de ordens de trabalho permite obter dados analisáveis e identificar tendências, ineficiências e áreas de melhoria, resultando numa melhor tomada de decisões e planeamento estratégico.
Melhores práticas da gestão de ordens de trabalho
Padronizar processos
Desenvolva e implemente procedimentos operacionais padrão (POP, em português, ou SOP, de Standard Operating Procedure), para criar, atribuir e concluir ordens de trabalho, de forma a que o trabalho ganhe consistência e os erros sejam minimizados. Utilize um sistema de priorização para categorizar ordens de trabalho com base na urgência e no impacto.
Aproveitar a tecnologia
Utilize uma plataforma inteligente de gestão de manutenção (IMMP) como software definitivo de gestão de ordens de trabalho. Uma IMMP permite-lhe centralizar dados, automatizar fluxos de trabalho, para além de lhe oferecer visibilidade em tempo real das atividades de manutenção.
Assegurar informação precisa
Mantenha registos abrangentes sobre as atividades de manutenção, incluindo dados sobre cada trabalho realizado, materiais empregues e ações de acompanhamento. Uma documentação completa e precisa é essencial à conformidade e ao planeamento eficiente, sendo uma IMMP a solução ideal também para isso!
Monitorizar indicadores-chave de desempenho (KPI):
Acompanhe e analise diferentes KPI, tais como tempos de conclusão de ordens de trabalho, taxas de reparação à primeira vez e percentagens de trabalho planeado e não planeado.
Promover a comunicação e a colaboração
Incentive a comunicação e a colaboração entre equipas de manutenção, operadores, fornecedores de serviços e gestores — veja como uma IMMP pode ajudar aqui também!
Apostar na melhoria contínua
Implemente uma abordagem de melhoria contínua, revendo e refinando regularmente os processos de ordens de trabalho com base na análise de dados e no feedback. Esta abordagem proativa garante que o sistema evolui para atender às necessidades e aos desafios em constante mudança.
O poder da Infraspeak na gestão de ordens de trabalho
A Infraspeak é uma IMMP completa e poderosa, que inclui tudo o que é necessário para gerir atividades de manutenção num único sistema coeso.
É uma base de dados centralizada: todos os dados relacionados com manutenção, incluindo ordens de trabalho, informação sobre ativos, colaboradores e inventário, podem ser armazenados e utilizados na própria plataforma. Acabaram-se as folhas de cálculo e os sistemas de registo desatualizados!
Utiliza inteligência para criar ordens de trabalho: graças ao Infraspeak Gear™, o nosso núcleo inteligente, irá receber sugestões de ordens de trabalho com base em cronogramas predefinidos, dados de monitorização da condição dos ativos, respetivo histórico ou pedidos de serviço.
Permite rastrear e monitorizar em tempo real: com uma IMMP, as empresas podem acompanhar o estado das ordens de trabalho em tempo real, monitorizar o progresso do técnico e receber atualizações sobre a conclusão da tarefa. Melhor coordenação, melhores tempos de resposta. 🤝
Está 100% acessível em dispositivos móveis: os técnicos podem receber ordens de trabalho, atualizar o status e aceder a documentação no terreno, basta um telemóvel.
Fornece os dados de que realmente precisa: as IMMP fornecem ferramentas de análise robustas e relatórios, para que avalie facilmente o desempenho das atividades de manutenção, identifique tendências e otimize processos.
Integra com outros sistemas: PMS, BIM, ERP, o que for preciso! A Infraspeak adapta-se ao seu negócio, integrando-o com a ferramenta certa, no momento certo.
E, finalmente, é colaborativa: imagine que precisa de contratar um fornecedor para concluir uma tarefa de manutenção. Graças à Infraspeak Network™, vai poder solicitar um orçamento, diretamente a partir da ordem de trabalho — sem precisar de passar de uma aplicação para outra! Saiba mais sobre gestão de compras com a Infraspeak Network™.
