As empresas de facility management (FM) contam com departamentos de compras por uma boa razão — é uma área complexa! Gerir orçamentos, compras e vendas requer disciplina e organização e as tarefas podem ser demoradas. Resolver os desafios inerentes a estes processos foi um dos principais fatores por detrás do lançamento da Infraspeak Network™ em janeiro de 2022.
A Infraspeak Network™ é um espaço de trabalho partilhado e centralizado que liga os facility managers aos seus clientes e fornecedores. Está integrada na nossa plataforma inteligente de gestão de manutenção, apresentando duas funcionalidades principais: 1) gestão de compras e fornecedores e 2) execução de manutenção partilhada.
Tudo está centralizado e facilmente acessível
Em vez de depender de longas cadeias de e-mails, conversas desconexas por SMS e chamadas telefónicas não registadas, onde a informação pode ser esquecida ou perdida, toda a comunicação é centralizada e armazenada. As notificações mantêm todos informados, enquanto uma função de chat na própria aplicação simplifica as negociações e o follow-up.
Contratos melhores, negócio maior
A Infraspeak torna muito mais fácil e rápido solicitar, fazer, e comparar orçamentos. Se for um prestador de serviços, encontrará trabalho muito mais rapidamente e, desta forma, aumentará o seu volume de negócios; se for a sua empresa que estiver à procura de fornecedores, os seus negócios serão mais rentáveis.
Qualidade de serviço e processos de negociação melhorados
A Infraspeak Network™ reduz o tempo de negociação e facilita significativamente o fecho de negócios. Fluxos de trabalho simples e espelhados significam que cliente e fornecedor podem focar-se no que realmente importa, conseguindo fechar negócios sem perder informação pelo caminho.
Dados para aumentar a transparência
Quer através de aplicações nativas ou integrações com outro software, como o Power BI, a Infraspeak Network™ permite-lhe analisar o desempenho da sua equipa e aceder a dados sobre cotações, compras e vendas. Isto fornecerá insights valiosos sobre a eficiência e a rentabilidade das suas operações de compras, e do seu negócio como um todo.
Articulação perfeita com outro software
Um dos maiores benefícios em usar a Infraspeak Network™ para gerir os processos de compras é o facto de poder integrar na plataforma diferentes tipos de software. Tal proporciona flexibilidade e, não menos importante, adiciona níveis extra de sincronia às suas operações interdepartamentais.
Integração com ERP
Integrar a Infraspeak diretamente com o seu sistema ERP dá-lhe acesso a dados em tempo real e reduz os erros de análise e interpretação. A Infraspeak suporta integrações com SAGE, SAP, Primavera, Odoo, PHC e muito mais.
Integração com software de faturação
Na plataforma, no final de cada processo de venda, é gerada automaticamente uma pré-fatura que cobre todos os serviços e materiais, o que acelera o processo de faturação e o pagamento! A Infraspeak suporta integrações com Xero, Quickbooks, Freshbooks, Zoho Invoice, entre outros.
Integração com software de análise de dados
A Infraspeak suporta integrações com o Power BI, uma ferramenta que permite monitorizar as transações da sua empresa e visualizar todos os dados operacionais relevantes. Identifique facilmente as tendências de gastos e lucros, avaliando como o seu negócio está realmente a operar.
Comprar e vender com a Infraspeak Network™
Quer esteja a pedir um orçamento ou a responder a uma quote, tudo pode ser feito através da Infraspeak Network™ e das suas 4 aplicações nativas:
- Pedidos de orçamentos
- Orçamentos
- Compras
- Vendas
Imagine que precisa urgentemente de contratar um empreiteiro para completar uma tarefa de manutenção. Pode usar a Network para solicitar uma cotação diretamente a partir da ordem de trabalho em que está a trabalhar e na mesma aplicação — não há necessidade de saltar de uma app para outra na plataforma!
Quando decidir qual o orçamento com que pretende avançar, pode convertê-lo numa compra e armazenar toda a informação relacionada centralmente, com apenas um clique. Esta informação inclui a ordem de trabalho associada, o orçamento aprovado e a compra concluída.
Transformar um pedido de orçamento numa compra
Na Infraspeak, encontra todas as propostas de orçamento organizadas e prontas para a sua análise, ligadas ao pedido de cotação correspondente. Quando quiser avançar com uma das propostas, pode aprová-la (rejeitando automaticamente quaisquer outras propostas no processo) e clicar em “Converter em Compra” para oficializar a sua escolha. Na aplicação Compras, pode finalizar os detalhes relativos à compra e seguir facilmente os próximos passos da transação até que esteja “Fechada”.
Lembre-se: pode usar a Infraspeak para fazer uma compra sem solicitar propostas. Tal como acontece com uma aquisição resultante de um orçamento recebido, pode facilmente adicioná-la à aplicação Compras e geri-la da mesma forma.
Transformar um orçamento numa venda
Ao usar a plataforma para fazer uma venda, depois de criar e enviar a sua proposta de orçamento na aplicação Orçamentos, pode transformá-la facilmente numa venda que o seu cliente pode aprovar. Mais uma vez, é tão simples quanto clicar em “Converter em Venda”. Agora poderá passar da aplicação Orçamentos para a aplicação Vendas, onde poderá acompanhar e gerir todas as vendas processadas, incluindo as que não resultaram de uma solicitação de proposta.
Bónus 🔥 O nosso fluxo de aprovação
Tempo é dinheiro e qualquer atraso pode causar problemas operacionais. Acabou-se o cenário de um orçamento urgente à espera de aprovação de alguém que nem sequer foi notificado. Com o fluxo de aprovação de compras da Infraspeak, pode dizer adeus a esses problemas. Quer precise de regras simples ou complexas, pode configurá-las facilmente para garantir que todos os envolvidos têm visibilidade e são notificados.
Recapitulando: como a Infraspeak Network™ ajuda nas compras
Compra
- Solicitar orçamento
- Receber orçamentos
- Analisar e negociar orçamentos
- Comprar
Venda
- Receber pedido de orçamento
- Enviar proposta
- Analisar e negociar
- Vender
Assim, ao comprar, vai poder:
- Criar pedidos de orçamento e partilhá-los diretamente, sem sair da plataforma Infraspeak;
- Processar todas as propostas recebidas e associá-las sem esforço à ordem de trabalho ou ordem de trabalho planeada a que se referem;
- Comparar as propostas recebidas e optar pela melhor;
- Transformar a melhor proposta numa compra, que pode gerir na Infraspeak.
E ao vender, vai poder:
- Usar a Infraspeak para criar e enviar orçamentos;
- Associá-los a ordens de trabalho existentes e ordens de trabalho planeados.
- Centralizar todos os orçamentos enviadas.
- Transformar o orçamento aprovado numa venda, que pode gerir na Infraspeak.
O Grupo Rohloff-KFC e a Infraspeak Network™
Não podíamos falar sobre o uso da Network para gerir compras sem nos referirmos a um dos nossos queridos clientes. O Grupo Rohloff é o franchisado master da marca KFC na África do Sul, responsável por centenas de restaurantes KFC no país.
O anterior sistema desta empresa não conseguia lidar com a vasta quantidade de ativos envolvidos na gestão das operações do KFC; faltava-lhe recursos avançados para a gestão de ordens de trabalho, automatização de tarefas, gestão de fornecedores e orçamentos, integração de software e análise de dados. Após a transição para a Infraspeak, o grupo notou melhorias imediatas na eficiência e transparência das suas operações de manutenção, em grande parte devido à Infraspeak Network™.
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Se já utiliza a Infraspeak para gerir outras partes da sua operação de manutenção, está na altura de usá-la também na gestão de compras! E se ainda não está a usar a Infraspeak… bom, neste artigo fornecemos-lhe muitas e boas razões para começar, certo? Que tal entrar em contacto connosco? Adoraríamos fazer-lhe uma visita guiada à nossa poderosa plataforma inteligente de gestão de manutenção.
