CotaçõesOs processos de definição de cotação e de compra e venda de materiais ou serviços podem ser muito complexos. Não é à toa que em algumas empresas existe um departamento inteiramente dedicado a estas operações.
Na Infraspeak tentamos tornar esse processo um pouco mais simples. Como? Já vamos explicar, mas te damos algumas pistas, ou melhor, alguns apps 🤭:
- Pedidos de Cotação
- Cotações
- Compras
- Vendas
Queremos te explicar como os apps de Compras, Vendas, Pedidos de Cotação e Cotações funcionam e como você pode tirar o máximo proveito das suas funcionalidades.
Mas, antes disso, aqui estão as principais vantagens de usar a Infraspeak para gerenciar os processos de procurement. 👇
- Não é preciso usar outro software.
Você precisa apenas da Infraspeak para gerenciar as suas cotações, compras e vendas.
- Tudo fica acessível e centralizado.
Você pode associar as suas operações às compras e vendas de materiais e serviços, sem esquecer os pedidos de cotação e os respetivas cotações, por exemplo.
- A comunicação entre departamentos melhora, evitando a duplicação de trabalho e o vai e vem de papéis e emails.
Ao integrar a Infraspeak com programas de faturamento, contabilidade e até com ERPs todas informações são automaticamente sincronizadas.
- A qualidade do seu serviço melhora, assim como a satisfação dos seus clientes.
Por um lado porque o processo de compra e venda se torna mais rápido, por outro porque a Infraspeak Direct™ permite uma comunicação mais eficaz.
- Aumento do volume de negócios e contratos mais vantajosos.
Como é mais fácil e rápido pedir, criar, e comparar cotações com a Infraspeak, se presta serviços de manutenção e/ou FM, você verá o seu volume de negócios aumentar; se procura fornecedores, conseguirá contratos mais vantajosos.
- O seu negócio se torna mais transparente.
Através do app Análises ou da integração com software como o Power BI, pode analisar o desempenho das suas equipes e acessar dados sobre cotações, vendas e compras. Desse modo, reúne insights valiosos sobre a eficiência das operações e a rentabilidade do seu negócio.
Música para os seus ouvidos? Então agora vamos explicar como a Infraspeak torna isto possível.
Pedir e criar cotações não tem que ser uma caça ao tesouro
Por telefone, pessoalmente ou por email, pedir ou dar cotações pode ser um processo muito difícil. Quando você está criando uma cotação, basta verificar o seu estoque, data de entrega e valor a cobrar; mas quando está comprando, precisa reunir todas as cotações recebidas, analisá-las e compará-las (só de pensar em tudo isso já cansa! 😓).
Com a Infraspeak, é bem mais fácil encontrar o tesouro — isto é, o melhor negócio, quer esteja vendendo ou comprando.
Independentemente de estar pedindo cotações ou respondendo àquelas que foram pedidas, você pode fazer tudo diretamente da Infraspeak.
- Se quiser pedir cotações a fornecedores, pode utilizar o app Pedidos de Cotação.
- Se quiser criar uma cotação para enviar a um potencial cliente, pode utilizar o app Cotações.
Uma vez nos apps, você só precisa criar um novo pedido de cotação ou uma nova cotação e depois clicar em ‘Enviar por email’ para os enviar ao seu potencial fornecedor ou cliente. Tudo sem sair da Infraspeak!
Imagine que você precisa contratar um serviço para realizar um trabalho de manutenção. Você pode pedir a cotação diretamente a partir do chamado, deixando-os associados — não é preciso pular de um app para o outro.
Ao preparar um pedido de cotação na Infraspeak, você tem a vantagem de poder o associar à respectiva ocorrência ou chamado. E quando aprovar uma das cotaçõs recebidas, pode convertê-la automaticamente em uma compra e manter todas informações centralizadas: o chamado/ocorrência que deu origem, a cotação aprovada e a compra efetuada. Tudo fica conectado e acessível.
Do pedido de cotação à compra
Depois do pedido de cotação, passamos para o recebimento das propostas dos fornecedores. Você pode reuni-las, organizá-las e compará-las na Infraspeak, associando tudo ao pedido de cotação criado.
Quando quiser avançar com uma das propostas, pode aprová-la (o que irá automaticamente ‘recusar’ as restantes) e clicar em ‘Converter em Compra’, para oficializar a sua escolha — simples como um ‘clique’.
Já no app Compras, você poderá detalhar a compra e acompanhar toda a transação sem esforço, até que a compra esteja ‘Fechada’.
O pedido cotação, a cotação aprovada, a compra, e os trabalhos de manutenção envolvidos poderão ficar associados, permanecendo acessíveis entre si e permitindo uma análise mais completa e informada.
Note ainda que, se você quiser fazer uma compra sem pedir cotações através da Infraspeak, não há problema. Da mesma maneira, você pode adicioná-la ao app Compras e geri-la como qualquer outra compra resultante de uma cotação recebida.
Da cotação à venda
Quando você está vendendo, depois de criar e enviar a sua cotação através do app Cotações, pode convertê-la em uma venda assim que o seu cliente a aprovar. Tão simples como clicar em ‘Converter em Venda’.
Passamos, assim, do app Cotações ao app Vendas, onde você pode acompanhar e gerenciar todas as vendas efetuadas, incluindo aquelas que não tenham resultado de uma cotação.
Com estes 4 apps da Infraspeak…
Se estiver comprando, você pode:
- criar pedidos de cotação e enviá-las por email, sem sair da Infraspeak
- reunir as cotações recebidas e associá-las ao chamado ou ocorrência que lhe deu origem
- comparar os cotações recebidas e aprovar a melhor proposta
- converter a melhor proposta em uma compra, que você poderá gerenciar na Infraspeak
Se estiver vendendo, você pode:
- criar e enviar cotações a partir da Infraspeak
- associá-los a ocorrências ou chamados existentes
- centralizar todas as cotações enviadas
- converter a cotação aprovada em uma venda, que poderá gerenciar na Infraspeak
Pequenas funcionalidades que fazem a diferença
Estes apps ainda permitem que você organize vários processos de forma simples e intuitiva. 👇
Cada app está organizado em diferentes estados — por exemplo, ‘Rascunhos’, ‘Aprovados’ e ‘Arquivados’ — para que você possa acompanhar o progresso de cada transação e saiba sempre qual o passo que se segue.
- Pode recorrer a diversos filtros, em cada estado, de cada um dos apps, para encontrar rapidamente o que procura.
- Pode escolher as informações que quer ver na lista-resumo de cada estado, em cada um dos apps.
- Em qualquer um dos objetos, pode adicionar documentos ou arquivos que considere relevantes.
- Pode criar e enviar relatórios específicos — do pedido de cotação, das cotações e das compras e vendas que realiza.
Infraspeak Direct™
A Infraspeak Direct™ permite a proprietários e gestores de facilities reportar chamados que vão diretamente para a interface da empresa de assistência técnica. Mas, não apenas isso… Também oferece a possibilidade de gerenciar cotações.
Quando você envia uma cotação, o seu cliente recebe uma notificação informado e, a partir da Infraspeak Direct™, este poderá aprová-la ou recusá-la, ou então, sugerir alterações.
Desta forma, o processo não se torna apenas mais simples, mas também mais ágil, promovendo uma comunicação mais eficiente com os seus clientes e ajudando a encurtar o tempo de aprovação de uma cotação (e da venda!).
Integrações, para um grande final
Uma das grande vantagens de gerenciar os processos de procurement com a Infraspeak é a possibilidade de integrar com outros softwares. Esta complementaridade não só torna o seu negócio mais flexível, como promove uma elevada sincronização entre todos os departamentos da sua empresa.
Com ERPs
A articulação de dados da Infraspeak com o seu ERP permite a disponibilização de dados em tempo real e eliminação de erros humanos na comunicação. Você poderá aproximar a operação da gestão de forma automática e sem esforço.
A Infraspeak integra com: SAGE, SAP, Primavera, Conta Azul, Odoo, PHC e muitos mais.
Com softwares de faturamento
São várias as vantagens de integrar a Infraspeak com um software de faturamento. No final de cada venda, é automaticamente criada uma fatura proforma que garante que todos os serviços e materiais são faturados, agilizando o processo de faturamento e o seu pagamento.
A Infraspeak integra com: Xero, Quickbooks, Freshbooks, Zoho Invoice
Com software de análise de dados
Você também pode acompanhar de perto as transações da sua empresa, além da análise das suas operações. Pode identificar focos de lucro e de custos, avaliar a sua evolução e obter insights valiosos sobre o seu negócio de forma holística.
A Infraspeak integra com: Power BI.
Se você já usa a Infraspeak para gerenciar as suas operações de manutenção, utilize-a também para gerir os processos de procurement. E se ainda não utiliza a Infraspeak, aqui estão mais algumas boas razões para fazer isso agora. 😊
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