Las empresas de facility management (FM) cuentan con departamentos de adquisiciones por una buena razón: ¡es un área compleja! La gestión de presupuestos, compras y ventas requiere disciplina y organización, y las tareas pueden llevar mucho tiempo. Resolver los retos inherentes a estos procesos fue uno de los principales factores que impulsaron el lanzamiento de Infraspeak Network™ en enero de 2022.
Infraspeak Network™ es un espacio de trabajo compartido y centralizado que conecta a los facility managers con sus clientes y proveedores. Está integrada en nuestra plataforma colaborativa de FM y presenta dos funcionalidades principales: 1) gestión de compras y proveedores y 2) ejecución compartida del mantenimiento.
Todo está centralizado y fácilmente accesible
En lugar de depender de largas cadenas de e-mails, conversaciones inconexas por SMS y llamadas telefónicas no registradas, en las que la información puede olvidarse o perderse, toda la comunicación está centralizada y almacenada. Las notificaciones tienen a todo el mundo informado, mientras que una función de chat en la misma aplicación simplifica las negociaciones y el seguimiento.
Mejores contratos, más negocio
Infraspeak hace que sea mucho más fácil y rápido solicitar, realizar y comparar presupuestos. Si eres un proveedor de servicios, encontrarás trabajo mucho más rápido y aumentarás así tu facturación; si es tu empresa la que busca proveedores, tu negocio será más rentable.
Mejora de la calidad del servicio y de los procesos de negociación
Infraspeak Network™ reduce el tiempo de negociación y facilita considerablemente el cierre de acuerdos. Los flujos de trabajo simples y sincronizados significan que el cliente y el proveedor pueden centrarse en lo que realmente importa, logrando cerrar acuerdos sin perder información por el camino.
Datos para aumentar la transparencia
Ya sea a través de aplicaciones nativas o integraciones con otro software como Power BI, Infraspeak Network™ te permite analizar el rendimiento de tu equipo y acceder a datos sobre presupuestos, compras y ventas. Esto te proporcionará información valiosa sobre la eficiencia y rentabilidad de tus operaciones de compra, y de tu negocio en su conjunto.
Perfecta articulación con otro software
Una de las mayores ventajas de utilizar Infraspeak Network™ para gestionar los procesos de adquisiciones es que puedes integrar diferentes tipos de software en la plataforma. Esto aporta flexibilidad y, no menos importante, añade niveles extra de sincronización a tus operaciones entre departamentos.
Integración con ERP
Integrar Infraspeak directamente con tu sistema ERP te da acceso a datos en tiempo real y reduce los errores de análisis e interpretación. Infraspeak soporta integraciones con SAGE, SAP, Primavera, Odoo, PHC y muchos más.
Integración con software de facturación
En la plataforma, al final de cada proceso de venta, se genera automáticamente una factura proforma que cubre todos los servicios y materiales, ¡lo que acelera el proceso de facturación y pago! Infraspeak soporta integraciones con Xero, Quickbooks, Freshbooks, Zoho Invoice, entre otros.
Integración con software de análisis de datos
Infraspeak soporta integraciones con Power BI, una herramienta que te permite monitorizar las transacciones de tu empresa y visualizar todos los datos operativos relevantes. Identifica fácilmente las tendencias de gastos y beneficios, evaluando cómo está funcionando realmente tu negocio.
Comprar y vender con Infraspeak Network™
Tanto si solicitas un presupuesto como si respondes a uno, todo se puede hacer a través de Infraspeak Network™ y sus 4 aplicaciones nativas:
- Solicitudes de presupuestos
- Presupuestos
- Compras
- Ventas
Imagina que necesitas contratar urgentemente a un contratista para completar una tarea de mantenimiento. Puedes utilizar Network para solicitar un presupuesto directamente desde la orden de trabajo en la que estás trabajando y en la misma aplicación, ¡sin necesidad de saltar de una aplicación a otra de la plataforma!
Una vez que hayas decidido con qué presupuesto quieres seguir adelante, puedes convertirlo en una compra y almacenar toda la información relacionada de forma centralizada con un solo clic. Esta información incluye la orden de trabajo asociada, el presupuesto aprobado y la compra finalizada.
Convertir una solicitud de presupuesto en una compra
En Infraspeak, encontrarás todas las propuestas de presupuesto organizadas y listas para tu análisis, vinculadas a la solicitud de presupuesto correspondiente. Cuando quieras seguir adelante con una de las propuestas, puedes aprobarla (rechazando automáticamente cualquier otra propuesta en el proceso) y hacer clic en “Convertir en compra” para hacer oficial tu elección. En la aplicación Compras, puedes ultimar los detalles de la compra y seguir fácilmente los siguientes pasos de la transacción hasta que esté “Cerrada”.
La solicitud de presupuesto, el presupuesto aprobado, la adjudicación y los trabajos de mantenimiento implicados en el proceso están perfectamente vinculados y se guardan para poder acceder a ellos en el futuro. Esto significa que podrás realizar un análisis exhaustivo siempre que sea necesario, lo que te permitirá tomar decisiones más informadas.
Recuerda: puedes utilizar Infraspeak para realizar una compra sin solicitar propuestas. Al igual que con una compra resultante de un presupuesto recibido, puedes añadirla fácilmente a la aplicación Compras y gestionarla del mismo modo.
Convertir un presupuesto en una venta
Cuando utilices la plataforma para realizar una venta, una vez que hayas creado y enviado tu propuesta de presupuesto en la aplicación Presupuestos, puedes convertirla fácilmente en una venta que tu cliente pueda aprobar. Una vez más, es tan sencillo como hacer clic en “Convertir en venta”. Ahora puedes pasar de la aplicación Presupuestos a la aplicación Ventas, donde podrás realizar un seguimiento y gestionar todas las ventas que hayas procesado, incluidas aquellas que no fueron el resultado de una solicitud de propuesta.
Bonus 🔥 Nuestro flujo de aprobación
El tiempo es oro y cualquier retraso puede causar problemas operativos. Se acabaron los escenarios de un presupuesto urgente esperando la aprobación de alguien que ni siquiera ha sido notificado. Con el flujo de aprobación de compras de Infraspeak, puedes decir adiós a estos problemas. Tanto si necesitas reglas simples como complejas, puedes configurarlas fácilmente para garantizar que todos los implicados tengan visibilidad y sean notificados.
Repasando: cómo Infraspeak Network ayuda en las adquisiciones
Compra
- Solicitar un presupuesto
- Recibir presupuestos
- Analizar y negociar presupuestos
- Comprar
Venta
- Recibir la solicitud de presupuesto
- Enviar propuesta
- Analizar y negociar
- Vender
Así, cuando compres, podrás:
- Crear solicitudes de presupuesto y compartirlas directamente, sin salir de la plataforma Infraspeak;
- Procesar todas las propuestas recibidas y asociarlas sin esfuerzo a la orden de trabajo o a la orden de trabajo planificada a la que se refieren;
- Comparar las propuestas recibidas y elegir la mejor;
- Convertir la mejor propuesta en una compra, que podrás gestionar en Infraspeak.
Y a la hora de vender, podrás:
- Utilizar Infraspeak para crear y enviar presupuestos;
- Asociarlos a órdenes de trabajo existentes y planificadas.
- Centralizar todos los presupuestos enviados.
- Convertir el presupuesto aprobado en una venta, que podrás gestionar en Infraspeak.
El Grupo Rohloff-KFC e Infraspeak Network™
No podríamos hablar del uso de Network para gestionar las compras sin mencionar a uno de nuestros estimados clientes. El Grupo Rohloff es el franquiciado principal de la marca KFC en Sudáfrica, responsable de cientos de restaurantes KFC en el país.
El sistema anterior de esta empresa no podía gestionar la gran cantidad de activos que implica la gestión de las operaciones de KFC; le faltaban funciones avanzadas para la gestión de órdenes de trabajo, automatización de tareas, gestión de proveedores y presupuestos, integración de software y análisis de datos. Tras la transición a Infraspeak, el grupo notó mejoras inmediatas en la eficiencia y transparencia de sus operaciones de mantenimiento, en gran parte gracias a Infraspeak Network™.
Solo en el primer año de uso de Infraspeak, el Grupo Rohloff gestionó con éxito 18.000 solicitudes de presupuestos y órdenes de trabajo de más de 60 proveedores. Este cliente también fue pionero en el uso de la funcionalidad de flujo de aprobación, que proporcionó un control más detallado de las aprobaciones de presupuestos.
❤️ Conoce de cerca esta y otras historias de éxito aquí.
Si ya utilizas Infraspeak para gestionar otras partes de tus operaciones de mantenimiento, ¡es hora de utilizarlo también para la gestión de adquisiciones! Y si todavía no utilizas Infraspeak… bueno, en este artículo te hemos dado un montón de buenas razones para empezar, ¿verdad? ¿Qué tal si te pones en contacto con nosotros? Nos encantaría guiarte por nuestraplataforma inteligente de FM y mantenimiento.
