O que é a gestão de chamados de manutenção?

A gestão de chamados de manutenção é, no âmbito empresarial, uma abordagem sistemática para acompanhar, organizar e executar tarefas de manutenção/ordens de serviço. Envolve o planejamento, o agendamento e o registro das atividades de manutenção, seja se tratando de inspeções de rotina, reparações ou intervenções de emergência. O objetivo é garantir que todos os trabalhos de manutenção sejam realizados de forma eficiente, com o mínimo de interrupção nas operações e em conformidade com as normas regulamentares.

Tipos de chamados de manutenção

Os chamados de manutenção são instruções detalhadas ou pedidos dirigidos às equipes de manutenção ou técnicos, que indicam o que precisa ser feito, quando deve ser feito e como deve ser feito. Estes chamados podem ser o resultado de um plano de manutenção programada, de falhas inesperadas de equipamentos ou de solicitações pontuais dos diferentes departamentos de uma organização.

Compreender os tipos de chamados de manutenção é essencial para uma gestão eficaz desses pedidos. Geralmente, os chamados de manutenção podem ser classificados em 4 categorias principais:

Chamados de manutenção preventiva

Estes chamados de manutenção são programados regularmente para prevenir falhas de equipamentos e prolongar a vida útil dos ativos. As tarefas de manutenção preventiva incluem inspeções, lubrificação, ajustes e substituição de peças, realizadas de acordo com programas pré definidos baseados no tempo, no uso ou na condição.

Chamados de manutenção corretiva

Os chamados de manutenção corretiva são gerados em resposta a danos ou falhas de equipamentos. O objetivo destes chamados é diagnosticar e reparar falhas para restaurar o funcionamento normal. Este tipo de chamado de manutenção surge geralmente de forma inesperada e requer atenção imediata para minimizar o tempo de inatividade.

Chamados de manutenção de emergência

Estes chamados de manutenção têm prioridade sobre todas as outras, uma vez que são criadas na sequência de falhas críticas que representam riscos significativos de segurança ou de interrupções operacionais. Os chamados de emergência requerem ação rápida e exigem, frequentemente, a coordenação entre vários departamentos, de forma a que o problema seja resolvido o mais rapidamente possível.

Chamados de manutenção de inspeção

Estes chamados de manutenção são criados para inspeções de rotina e auditorias a equipamentos e a instalações. Os chamados de inspeção pretendem garantir que os ativos estão em boas condições de funcionamento e em conformidade com a legislação e as normas de segurança, podendo ainda ajudar a identificar potenciais problemas antes que estes se manifestem com gravidade.

Quais são as 7 fases da gestão de ordens de serviço?

1. Identificação do trabalho

Esta fase envolve a identificação e definição do trabalho a ser realizado. Pode se originar de várias fontes, como inspeções de equipamentos, observações de operadores ou pedidos de serviço. A identificação adequada garante que todas as tarefas necessárias sejam documentadas e listadas de acordo com a sua prioridade.

2. Planejamento do trabalho

Na fase de planejamento, o âmbito do trabalho é definido e os recursos são alocados. Isto inclui determinar os materiais, ferramentas e pessoal necessários para completar o trabalho. Um planejamento detalhado ajuda a evitar atrasos e garante que a equipe está totalmente preparada.

3. Agendamento do trabalho

O agendamento envolve definir um cronograma para o trabalho a ser realizado, com as datas de início e término. Esta fase leva em consideração fatores como a existência de peças e ferramentas, cronogramas de produção e disponibilidade de técnicos. Um agendamento eficaz minimiza as paradas não programadas e otimiza o uso de recursos.

4. Execução do trabalho

Nesta fase, o trabalho agendado é executado. Envolve a atribuição do trabalho às respectivas equipes ou técnicos de manutenção, a coordenação com outros departamentos e a garantia de que todos os protocolos de segurança são seguidos. Uma execução adequada é fundamental para manter a segurança e a eficiência operacional.

5. Conclusão do trabalho

Após a conclusão do trabalho, é essencial verificar se todas as tarefas foram realizadas conforme planejado. Esta fase inclui a realização de inspeções, testes de equipamentos e o registro do trabalho realizado. Qualquer discrepância ou problema é anotado para ação posterior.

6. Revisão do trabalho

A fase de revisão envolve a análise do trabalho concluído para avaliar a sua eficácia e identificar áreas de melhoria. Isto pode incluir a revisão dos dados dos chamados de manutenção, a avaliação da eficiência do processo e a recolha de feedback dos técnicos e partes interessadas.

7. Encerramento da ordem de serviço

A fase final envolve o encerramento do chamados de manutenção, a atualização dos registros de manutenção e a garantia de que todos os dados relevantes foram inseridos no sistema (tempo gasto, materiais utilizados e quaisquer ações de acompanhamento que tenham sido necessárias). Uma conclusão adequada do processo é essencial para manter a informação completa e confiável, essencial para o planejamento futuro.

Benefícios de uma boa gestão de chamados de manutenção

Maior eficiência

Processos simplificados de chamados de manutenção reduzem o tempo e o esforço necessários para gerir atividades de manutenção, levando a tempos de resposta mais rápidos e a melhor alocação de recursos.

Maior confiabilidade dos ativos

Uma manutenção regular e bem documentada ajuda a prolongar a vida útil dos ativos e a reduzir a probabilidade de falhas inesperadas, contribuindo para operações mais confiáveis e melhor desempenho geral dos equipamentos.

Redução de custos

A gestão eficiente das ordens de serviço ajuda a controlar os custos de manutenção, otimizando o uso de recursos e prevenindo reparações maiores através de estratégias de manutenção proativas.

Aumento da conformidade

Manter registros precisos garante o cumprimento da legislação e das normas da indústria, especialmente em setores onde a segurança e a conformidade legal são cruciais.

Maior visibilidade e responsabilidade

Um sistema de gestão de chamados de manutenção centralizado proporciona uma visibilidade ampla e objetiva do estado das atividades de manutenção, promovendo também a responsabilidade, ao permitir acompanhar o responsável por cada tarefa e respetivos resultados.

Tomada de decisões baseada em dados

Utilizar um software adequado de gestão de chamados de manutenção permite obter dados analisáveis e identificar tendências, ineficiências e áreas de melhoria, resultando em um processo de tomada de decisões mais efetivo, além de um planejamento estratégico.

Melhores práticas da gestão de ordens de serviço

Padronizar processos

Desenvolva e implemente procedimentos operacionais padrão (POP, em português, ou SOP, de Standard Operating Procedure), para criar, atribuir e concluir chamados de manutenção, de maneira com que o trabalho ganhe consistência e os erros sejam minimizados. Utilize um sistema de priorização para categorizar os chamados de manutenção com base na urgência e no impacto.

Aproveitar a tecnologia

Utilize uma plataforma inteligente de gestão de manutenção (IMMP) como software definitivo de gestão de chamados de manutenção. Uma IMMP permite centralizar dados, automatizar fluxos de trabalho e, além disso, oferecer visibilidade em tempo real das atividades de manutenção.

Assegurar informações precisas

Mantenha registros abrangentes sobre as atividades de manutenção, incluindo dados sobre cada trabalho realizado, materiais empregados e ações de acompanhamento. Uma documentação completa e precisa é essencial à conformidade e ao planejamento eficiente, sendo uma IMMP a solução ideal também para isso!

Monitorar indicadores-chave de desempenho (KPI)

Acompanhe e analise diferentes KPI, como tempos de conclusão de chamados de manutenção, taxas de reparação à primeira vez e percentagens de trabalho planejado e não planejado.

Promover a comunicação e a colaboração

Incentive a comunicação e a colaboração entre equipes de manutenção, operadores, fornecedores de serviços e gestores — veja também como uma IMMP pode ajudar aqui!

Apostar na melhoria contínua

Implemente uma abordagem de melhoria contínua, revendo e refinando regularmente os processos de chamados de manutenção com base na análise de dados e no feedback. Esta abordagem proativa garante que o sistema evolua para atender às necessidades e aos desafios em constante mudança.

O poder da Infraspeak na gestão de chamados de manutenção

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