Qu’est-ce que la gestion des bons de travail ?
La gestion des bons de travail est une approche systématique permettant de suivre, organiser et réaliser les tâches de maintenance au sein d’une organisation. Elle implique la planification, la programmation et l’enregistrement des activités de maintenance, qu’il s’agisse d’inspections régulières, de réparations ou d’interventions d’urgence. L’objectif est de s’assurer que tous les travaux de maintenance sont effectués de manière efficace, avec un minimum de perturbations pour les opérations, et en conformité avec les normes réglementaires.
Types de bons de travail
Les bons de travail sont essentiellement des instructions ou des tâches détaillées confiées aux équipes de maintenance ou aux techniciens, précisant quoi, quand et comment cela doit être fait. Ils peuvent provenir de la maintenance programmée, de pannes d’équipement inattendues ou de demandes émanant de différents départements au sein d’une organisation.
Comprendre les types de bons de travail est essentiel pour une gestion efficace des bons de travail. En général, les bons de travail peuvent être classés en 4 catégories principales :
1. Bons de travail de maintenance préventive
Ces bons de travail sont programmés régulièrement pour prévenir les pannes d’équipement et prolonger la durée de vie des actifs. Les tâches de maintenance préventive comprennent des inspections, des lubrifications, des ajustements et des remplacements de pièces, effectués selon des calendriers prédéfinis basés sur le temps, l’utilisation ou l’état.
2. Bons de travail de maintenance corrective
Les bons de maintenance corrective sont générés en réponse à des dysfonctionnements ou des pannes d’équipement. Ces bons visent à diagnostiquer et réparer les défauts pour rétablir le fonctionnement normal. Ce type de bon de travail survient souvent de manière inattendue et nécessite une attention immédiate pour minimiser les temps d’arrêt.
3. Bons de travail de maintenance d’urgence
Ces bons de travail sont prioritaires par rapport à tous les autres en raison de pannes critiques qui présentent des risques importants pour la sécurité ou des perturbations opérationnelles. Les bons de maintenance d’urgence nécessitent une action rapide et impliquent souvent une coordination entre plusieurs départements pour résoudre le problème le plus rapidement possible.
4. Bons de travail d’inspection
Ces bons de travail sont créés pour des inspections et audits réguliers des équipements et installations. Les bons d’inspection garantissent que les actifs sont en bon état de fonctionnement et conformes aux normes de sécurité et réglementaires. Ils peuvent également aider à identifier des problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.
Quelles sont les 7 phases de la gestion des bons de travail ?
1. Identification du travail
Cette phase initiale consiste à identifier et définir le travail qui doit être effectué. Cela peut provenir de diverses sources, telles que les inspections des équipements, les observations des opérateurs ou les demandes de service. Une identification correcte garantit que toutes les tâches nécessaires sont documentées et priorisées.
2. Planification du travail
Lors de la phase de planification, la portée du travail est définie et les ressources sont allouées. Cela inclut la détermination des matériels, des outils et du personnel nécessaires pour réaliser le travail. Une planification détaillée aide à prévenir les retards et garantit que l’équipe est entièrement préparée.
3. Programmation du travail
La programmation consiste à fixer un calendrier pour l’exécution du travail. Cette phase prend en compte des facteurs tels que la disponibilité des équipements, les calendriers de production et la disponibilité des techniciens. Une programmation efficace minimise les temps d’arrêt et optimise l’utilisation des ressources.
4. Exécution du travail
Pendant cette phase, le travail planifié et programmé est exécuté. Elle implique l’envoi des équipes de maintenance, la coordination avec d’autres départements et la garantie que tous les protocoles de sécurité sont respectés. Une exécution correcte est essentielle pour maintenir l’efficacité opérationnelle et la sécurité.
5. Achèvement du travail
Après l’achèvement des travaux, il est essentiel de vérifier que toutes les tâches ont été réalisées comme prévu. Cette phase comprend des inspections, des tests d’équipement et la documentation du travail effectué. Toute divergence ou problème est noté pour une action ultérieure.
6. Revue du travail
La phase de revue consiste à analyser le travail achevé pour évaluer son efficacité et identifier des domaines d’amélioration. Cela peut inclure la révision des données des bons de travail, l’évaluation de l’efficacité du processus et la collecte de feedback des techniciens et des parties prenantes.
7. Clôture du travail
La phase finale consiste à clôturer le bon de travail, à mettre à jour les dossiers de maintenance et à s’assurer que toutes les données pertinentes sont saisies dans le système (temps pris, matériels utilisés, et toute action de suivi requise). Une clôture correcte est essentielle pour une tenue de registre précise et une planification future.
Avantages de la gestion des bons de travail
Efficacité améliorée
Des processus de bons de travail rationalisés réduisent le temps et les efforts nécessaires pour gérer les activités de maintenance, ce qui entraîne des temps de réponse plus rapides et une meilleure allocation des ressources.
Fiabilité accrue des actifs
Des activités de maintenance régulières et bien documentées contribuent à prolonger la durée de vie des actifs et à réduire la probabilité de pannes imprévues, ce qui favorise des opérations plus fiables et une meilleure performance globale des équipements.
Économies de coûts
Une gestion efficace des bons de travail aide à contrôler les coûts de maintenance en optimisant l’utilisation des ressources et en prévenant les réparations majeures grâce à des stratégies de maintenance proactive.
Meilleure conformité
La tenue de dossiers précis et la documentation assurent la conformité aux réglementations et normes de l’industrie. Cela est particulièrement important dans les industries où la sécurité et l’adhésion aux réglementations sont cruciales.
Visibilité et responsabilité accrues
Un système centralisé de gestion des bons de travail offre une visibilité claire sur l’état des activités de maintenance. Il favorise également la responsabilité en suivant qui est responsable de chaque tâche et les résultats obtenus.
Prise de décision basée sur les données
L’utilisation du bon logiciel de gestion des bons de travail permet de générer des données pouvant être analysées pour identifier les tendances, les inefficacités et les domaines à améliorer. Le résultat ? Une meilleure prise de décision et une planification stratégique.
Meilleures pratiques pour la gestion des bons de travail
Standardiser les processus
Développer et mettre en œuvre des procédures opératoires standardisées (POS) pour créer, attribuer et compléter les bons de travail, afin d’assurer la cohérence et de réduire les erreurs. Utiliser un système de priorisation pour catégoriser les bons de travail en fonction de l’urgence et de l’impact.
Exploiter la technologie
Utiliser une plateforme de maintenance intelligente (PMI) comme logiciel de gestion des bons de travail. Une PMI vous permet de centraliser les données, d’automatiser les flux de travail et de fournir une visibilité en temps réel sur les activités de maintenance.
Assurer une documentation précise
Maintenir des dossiers complets de toutes les activités de maintenance, y compris le travail effectué, les matériaux utilisés et les actions de suivi. Une documentation précise soutient la conformité et la planification future, et une PMI est également idéale pour cela.
Surveiller les indicateurs de performance clés (KPI)
Suivre et analyser les KPI tels que les temps de réalisation des bons de travail, les taux de réparation en une seule fois, et les ratios de travail planifié vs non planifié.
Favoriser la communication et la collaboration
Encourager la communication ouverte et la collaboration entre les équipes de maintenance, les opérateurs, les prestataires de services et la direction. (Voyez comment une PMI peut également aider ici !)
Amélioration continue
Adopter une approche d’amélioration continue, en révisant et en affinant régulièrement les processus des bons de travail en fonction de l’analyse des données et des retours. Cette approche proactive garantit que le système évolue pour répondre aux besoins et défis changeants.
Utilisation d’Infraspeak pour la gestion des bons de travail
Une plateforme de maintenance intelligente (PMI) comme Infraspeak intègre tout ce dont vous avez besoin d’une solution de gestion de maintenance en un seul système cohérent.
C’est une base de données centralisée : toutes les données liées à la maintenance, y compris les bons de travail, les informations sur les actifs, les stocks et le personnel, peuvent y être stockées (et utilisées !). Fini les tableurs et les systèmes d’archivage obsolètes.
Elle utilise l’intelligence pour la génération des bons de travail : grâce à Infraspeak Gear™, notre moteur intelligent, vous recevrez des suggestions de bons de travail basées sur des calendriers prédéfinis, des données de surveillance de l’état des machines, l’historique des actifs ou des demandes de service.
Elle permet le suivi et la surveillance en temps réel : avec une PMI, les organisations peuvent suivre l’état des bons de travail en temps réel, superviser l’avancement des techniciens, et recevoir des mises à jour sur l’achèvement des tâches. Meilleure coordination, meilleurs temps de réponse. 🤝
Elle est accessible à 100 % sur mobile : les techniciens peuvent recevoir des bons de travail, mettre à jour leur statut et accéder à la documentation directement sur le terrain.
Elle vous fournit les données dont vous avez vraiment besoin : les PMI offrent des outils d’analyse et de reporting robustes qui vous permettent d’analyser facilement les performances de maintenance, d’identifier les tendances et d’optimiser les processus.
Elle s’intègre avec d’autres systèmes : PMS, BIM, ERP, et bien d’autres encore. Infraspeak évolue avec votre entreprise en l’intégrant au bon outil, au bon moment.
Et enfin — elle est collaborative. Imaginez que vous deviez embaucher un sous-traitant pour réaliser une tâche de maintenance. Grâce à Infraspeak Network™, vous pouvez demander un devis directement à partir du bon de travail sur lequel vous travaillez, le tout depuis la même application — pas besoin de naviguer entre différentes plateformes.
