¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo?
La gestión de órdenes de trabajo es un enfoque sistemático para realizar el seguimiento, organizar y completar las tareas de mantenimiento dentro de una organización. Implica la planificación, programación y registro de las actividades de mantenimiento, ya sean inspecciones rutinarias, reparaciones o arreglos de emergencia. El objetivo es garantizar que todas las tareas de mantenimiento se lleven a cabo de forma eficaz, con una interrupción mínima de las operaciones y cumpliendo con las normas reglamentarias.
Tipos de órdenes de trabajo
Las órdenes de trabajo son esencialmente instrucciones o tareas detalladas que se dan a los equipos o técnicos de mantenimiento, indicando lo que hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y cómo hay que hacerlo. Pueden surgir del mantenimiento programado, de averías inesperadas de los equipos o de pedidos de distintos departamentos de una organización.
Comprender los tipos de órdenes de trabajo es esencial para una gestión eficaz de las mismas. En general, las órdenes de trabajo pueden clasificarse en 4 categorías principales:
Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo
Estas órdenes de trabajo se programan periódicamente para evitar averías en los equipos y prolongar la vida útil de los activos. Las tareas de mantenimiento preventivo incluyen inspecciones, lubricación, ajustes y sustituciones de piezas, realizadas según programas predefinidos basados en el tiempo, el uso o la condición.
Órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo
Las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo se generan en respuesta al mal funcionamiento o las averías de los equipos. Estas órdenes de trabajo tienen por objeto diagnosticar y reparar averías para restablecer el funcionamiento normal. Este tipo de orden de trabajo suele surgir de forma inesperada y requiere una atención inmediata para minimizar el downtime.
Órdenes de trabajo de mantenimiento de emergencia
Estas órdenes de trabajo tienen prioridad sobre todas las demás debido a fallos críticos que plantean riesgos significativos para la seguridad o interrupciones operativas. Las órdenes de trabajo de mantenimiento de emergencia requieren una actuación rápida y a menudo implican la coordinación de varios departamentos para resolver el problema lo antes posible.
Órdenes de trabajo de inspección
Estas órdenes de trabajo se crean para inspecciones y auditorías rutinarias de equipos e instalaciones. Las órdenes de trabajo de inspección garantizan que los activos estén en buenas condiciones de funcionamiento y cumplan las normas de seguridad y reglamentarias. También pueden ayudar a identificar posibles problemas antes de que se conviertan en problemas graves.
¿Cuáles son las 7 fases de la gestión de órdenes de trabajo?
1. Identificación del trabajo
Esta fase inicial consiste en identificar y definir el trabajo que debe realizarse. Puede derivar de diversas fuentes, como inspecciones de los equipos, observaciones de los operarios o solicitudes de servicio. Una identificación adecuada garantiza que todas las tareas necesarias se documentan y se priorizan.
2. Planificación del trabajo
En la fase de planificación se define el ámbito del trabajo y se asignan los recursos. Esto incluye determinar los materiales, herramientas y personal necesarios para completar el trabajo. Una planificación detallada ayuda a evitar retrasos y garantiza que el equipo esté totalmente preparado.
3. Programación del trabajo
La programación implica fijar un calendario para la realización de los trabajos. En esta fase se tienen en cuenta factores como la disponibilidad de los equipos, los calendarios de producción y la disponibilidad de los técnicos. Una programación eficaz minimiza el downtime y optimiza la utilización de los recursos.
4. Ejecución de los trabajos
Durante esta fase se ejecuta el trabajo planificado y programado. Implica el envío de equipos de mantenimiento, la coordinación con otros departamentos y el cumplimiento de todos los protocolos de seguridad. Una ejecución adecuada es fundamental para mantener la eficacia operativa y la seguridad.
5. Conclusión de los trabajos
Una vez finalizado el trabajo, es esencial verificar que todas las tareas se han realizado según lo previsto. Esta fase incluye realizar inspecciones, probar los equipos y documentar el trabajo realizado. Cualquier discrepancia o problema se anota para tomar medidas posteriores.
6. Revisión del trabajo
La fase de revisión consiste en analizar el trabajo realizado para evaluar su eficacia e identificar áreas de mejora. Esto puede incluir la revisión de los datos de las órdenes de trabajo, la evaluación de la eficacia del proceso y la recopilación de comentarios de los técnicos y las partes interesadas.
7. Cierre del trabajo
La fase final consiste en cerrar la orden de trabajo, actualizar los registros de mantenimiento y asegurarse de que se introducen en el sistema todos los datos pertinentes (registro del tiempo empleado, los materiales utilizados y las medidas de seguimiento necesarias). Un cierre adecuado es esencial para mantener registros precisos y planificar el futuro.
Ventajas de la gestión de órdenes de trabajo
Mayor eficacia
La racionalización de los procesos de órdenes de trabajo reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar las actividades de mantenimiento. Esto permite tiempos de respuesta más rápidos y una mejor asignación de recursos.
Mayor fiabilidad de los activos
Las actividades de mantenimiento regulares y bien documentadas ayudan a prolongar la vida útil de los activos y reducen la probabilidad de fallos inesperados, lo que contribuye a unas operaciones más fiables y a un mejor rendimiento general de los equipos.
Ahorro de costes
Una gestión eficaz de las órdenes de trabajo ayuda a controlar los costes de mantenimiento optimizando el uso de los recursos y evitando reparaciones importantes mediante estrategias de mantenimiento proactivas.
Mejor cumplimiento
El mantenimiento de registros y documentación precisos garantiza el cumplimiento de las normas y reglamentos del sector. Esto es especialmente importante en sectores en los que la seguridad y el cumplimiento de la normativa son fundamentales.
Mayor visibilidad
Un sistema centralizado de gestión de órdenes de trabajo proporciona una visibilidad clara del estado de las actividades de mantenimiento. También fomenta la responsabilidad mediante el seguimiento de quién es responsable de cada tarea y de los resultados obtenidos.
Toma de decisiones basada en datos
Utilizar el software de gestión de órdenes de trabajo adecuado permite generar datos que pueden analizarse para identificar tendencias, ineficiencias y áreas de mejora. ¿El resultado? Mejor toma de decisiones y planificación estratégica.
Mejores prácticas para la gestión de órdenes de trabajo
Estandarizar los procesos
Desarrolla y aplica procedimientos operativos estándar (SOP – del inglés standard operating procedures) para crear, asignar y completar órdenes de trabajo, a fin de garantizar la coherencia y reducir los errores. Utiliza un sistema de priorización para clasificar las órdenes de trabajo en función de su urgencia e impacto.
Potenciar la tecnología
Utiliza una plataforma inteligente de mantenimiento (PIM) como software definitivo de gestión de órdenes de trabajo. Una PIM permite centralizar los datos, automatizar los flujos de trabajo y proporcionar visibilidad en tiempo real de las actividades de mantenimiento.
Garantizar una documentación precisa
Mantén registros exhaustivos de todas las actividades de mantenimiento, incluido el trabajo realizado, los materiales utilizados y las acciones de seguimiento. Una documentación precisa ayuda al cumplimiento y la planificación futura, y una PIM también es ideal para ello.
Monitorizar los indicadores clave de rendimiento (KPIs)
Haz un seguimiento y analiza los KPI, como los tiempos de conclusión de las órdenes de trabajo, los índices de reparaciones a la primera y las tasas de trabajo planificado frente a no planificado.
Fomentar la comunicación y la colaboración
Fomenta la comunicación abierta y la colaboración entre los equipos de mantenimiento, los operarios, los proveedores de servicios y la dirección. (Ve también cómo puede ayudar aquí una PIM).
Mejorar continuamente
Aplica un enfoque de mejora continua, revisando y perfeccionando periódicamente los procesos de órdenes de trabajo basándote en el análisis de datos y la información recibida. Este enfoque proactivo garantiza que el sistema evolucione para satisfacer las necesidades y retos que vayan surgiendo.
Uso de Infraspeak para la gestión de órdenes de trabajo
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Es una base de datos centralizada: todos los datos relacionados con el mantenimiento, incluidas las órdenes de trabajo, la información sobre activos, el inventario y el personal, pueden almacenarse (¡y utilizarse!) allí. Se acabaron las hojas de cálculo y los sistemas de registro obsoletos.
Utiliza la inteligencia para la generación de órdenes de trabajo: Gracias a Infraspeak Gear™, nuestro núcleo inteligente, recibirás sugerencias de órdenes de trabajo basadas en calendarios predefinidos, datos de monitorización de la condición, historial de activos o solicitudes de servicio.
Permite el seguimiento y monitorización en tiempo real: Con una PIM, las organizaciones pueden realizar un seguimiento del estado de las órdenes de trabajo en tiempo real, monitorizar el progreso de los técnicos y recibir actualizaciones sobre la conclusión de las tareas. Mejor coordinación, mejores tiempos de respuesta. 🤝
Es 100% accesible desde el móvil: los técnicos pueden recibir órdenes de trabajo, actualizar el estado y acceder a la documentación directamente desde el terreno.
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Se integra con otros sistemas: PMS, BIM, ERP, etc. Infraspeak se adapta a tu negocio integrándose con la herramienta adecuada, en el momento adecuado.
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