Los procesos de presupuesto, compra y venta de materiales o servicios pueden ser bastante complejos. No es casualidad que algunas empresas tengan un departamento completo dedicado solo a estas operaciones.
En Infraspeak, intentamos hacerlos un poco más simples. ¿Cómo? Te lo vamos a explicar, pero antes te damos unas pistas, o mejor dicho, unas apps: 🤭
- Pedidos de presupuesto
- Presupuestos
- Compras
- Ventas
Queremos explicarte cómo las aplicaciones de Compras, Ventas, Pedidos de presupuesto y Presupuestos funcionan y cómo puedes aprovechar al máximo sus funcionalidades.
Pero, antes de nada, aquí tienes las principales ventajas de usar Infraspeak para gestionar los procesos de adquisición. 👇
- No tienes que usar otro software.
Con Infraspeak puedes gestionar tus presupuestos, compras y ventas.
- Todo se mantiene accesible y centralizado.
Puedes asociar tus operaciones a las compras y ventas de materiales y servicios, sin olvidarte de los pedidos de presupuesto y los respectivos presupuestos.
- La comunicación entre departamentos mejora, evitando la duplicación de trabajo y el vaivén de papeles y correos electrónicos.
Con la integración de Infraspeak con programas de facturación, contabilidad y hasta ERP, toda la información se sincroniza automáticamente.
- La calidad de tu servicio mejora, así como la satisfacción de tus clientes.
Por un lado, porque el proceso de compra y venta se vuelve más rápido y, por otro, porque Infraspeak Direct™ permite una comunicación más eficaz.
- Aumento del volumen de negocios y contratos más ventajosos.
Con Infraspeak es más fácil y rápido solicitar, crear y comparar presupuestos. Así, verás aumentar tu facturación y, si buscas proveedores, obtendrás contratos más ventajosos.
- Tus operaciones se vuelven más transparentes.
A través de la app Análisis o de la integración con un software como Power BI, puedes analizar el rendimiento de tus equipos y acceder a los datos sobre presupuestos, ventas y compras. Así, reúnes información valiosa sobre la eficiencia de las operaciones y la rentabilidad de tu empresa.
¿Esto es música para tus oídos? Ahora te explicamos cómo Infraspeak hace que todo esto sea posible.
Solicitar y crear presupuestos no tiene que ser la búsqueda del tesoro
Por teléfono, personalmente o por correo electrónico, solicitar u ofrecer presupuestos puede ser un proceso penoso. Cuando creas un presupuesto, solo tienes que verificar tus existencias, la fecha de entrega y el precio, pero cuando estás comprando, tienes que reunir todos los presupuestos recibidos, analizarlos y compararlos (¡solo pensarlo es agotador! 
).
Con Infraspeak, es mucho más fácil encontrar el tesoro, es decir, la mejor oportunidad, ya quieras vender o comprar.
Independientemente de que estés pidiendo un presupuesto o respondiendo a uno que te han solicitado, puedes hacerlo todo a través de Infraspeak.
- Si quieres solicitar presupuestos a los proveedores, puedes utilizar la app Pedidos de presupuesto.
- Si quieres crear un presupuesto para enviar a un cliente potencial, puedes utilizar la aplicación Presupuestos.
Una vez en las apps, solo tienes que crear un nuevo pedido de presupuesto o un nuevo presupuesto y después hacer clic en «Enviar por correo electrónico» para mandárselos a tu potencial proveedor o cliente. ¡Todo sin tener que salir de Infraspeak!
Imagina que necesitas contratar un servicio para realizar un trabajo de mantenimiento. Puedes solicitar el presupuesto directamente a partir del pedido, dejándolos asociados, no es necesario saltar de una aplicación a otra.
Cuando preparas un pedido de presupuesto en Infraspeak, tienes la ventaja de poder asociarlo al respectiva orden de trabajo. Y cuando apruebes uno de los presupuestos recibidos, puedes convertirlo automáticamente en una compra y mantener toda la información centralizada: la orden de trabajo, el pedido que le dio origen, el presupuesto aprobado y la compra efectuada. Todo se mantiene conectado y accesible.
Del pedido de presupuesto a la compra
Al envío de el pedido de presupuesto, le sigue la recepción de las propuestas de los proveedores. Puedes reunirlas, organizarlas y compararlas en Infraspeak, asociándolas a el pedido de presupuesto creado.
Cuando quieras avanzar con una de las propuestas, puedes aprobarla (lo que automáticamente «rechazará» las demás) y hacer clic en «Convertir en compra» para oficializar tu elección, tan simple como hacer un «clic».
Ya en la aplicación Compras, puedes ultimar los detalles de compra y supervisar toda la transacción sin esfuerzo, hasta «Cerrar» la compra.
El pedido de presupuesto, el presupuesto aprobado, la compra y los trabajos de mantenimiento relacionados, pueden mantenerse asociados, permaneciendo accesibles entre sí y permitiendo un análisis más completo e informado.
Además, si quieres hacer una compra sin solicitar presupuestos a través de Infraspeak no hay ningún problema. También puedes añadirla a la aplicación Compras y gestionarla como cualquier otra compra que procede de un presupuesto recibido.
Del presupuesto a la venta
Cuando estás realizando una venta, después de crear y enviar tu presupuesto a través de la aplicación Presupuestos, puedes convertirlo en una venta cuando el cliente lo apruebe. Tan simple como hacer clic en «Convertir en venta».
Así, pasamos de la aplicación Presupuestos a la aplicación Ventas, donde puedes supervisar y gestionar todas las ventas efectuadas, incluyendo aquellas que no provienen de un presupuesto.
Con estas 4 aplicaciones de Infraspeak…
Si estás comprando puedes:
- Crear pedidos de presupuesto y enviarlos por correo electrónico, sin salir de Infraspeak.
- Reunir los presupuestos recibidos y asociarlos a la orden de trabajo (incluso las programadas) que le dio origen.
- Comparar los presupuestos recibidos y aprobar la mejor propuesta.
- Convertir la mejor propuesta en una compra que puedes gestionar en Infraspeak.
Si estás vendiendo puedes:
- Crear y enviar presupuestos desde Infraspeak.
- Asociarlos a las órdenes de trabajo (incluso las programadas).
- Centralizar todos los presupuestos enviados.
- Convertir el presupuesto enviado en una venta que puedes gestionar en Infraspeak.
Pequeñas funcionalidades que hacen una gran diferencia
Además, estas aplicaciones te permiten organizar varios procesos de forma simple e intuitiva. 
- Cada app está organizada en diferentes estados (por ejemplo, «Borradores», «Aprobados» y «Archivados») para que supervises el progreso de cada transacción y sepas siempre cuál es el siguiente paso.
- Para encontrar rápidamente lo que buscas, puedes recurrir a diversos filtros en cada estado de cada una de las aplicaciones.
- Puedes escoger la información que quieres ver en la lista-resumen de cada estado en todas las aplicaciones.
- Puedes añadir a cualquiera de los objetos documentos o ficheros que consideres relevantes.
- Puedes crear y enviar informes específicos del pedido de presupuesto, de presupuestos y de las compras y ventas que realizas.
Infraspeak Direct™
Infraspeak Direct™ permite a los propietarios y gestores de facilities crear OTs (órdenes de trabajo) que van directamente a la interfaz de asistencia técnica de la empresa. Pero, no solo eso… dales también la posibilidad de gestionar presupuestos.
Cuando envías un presupuesto, tu cliente recibe una notificación para informarle y a través de Infraspeak Direct™ este podrá aprobarlo o rechazarlo o incluso sugerir cambios.
Así, el proceso no solo se vuelve más simple, sino también más ágil, promoviendo una comunicación más eficaz con tus clientes y ayudando a reducir el tiempo de aprobación del presupuesto (¡y de la venta!).
Integraciones para una gran final
Una de las grandes ventajas de gestionar los procesos de contratación con Infraspeak es la posibilidad de integrarla con otro software. Esta complementariedad no solo hace que tu negocio sea más flexible, sino que promueve una elevada sincronización entre todos los departamentos de tu empresa.
Con los ERP
La articulación de datos de Infraspeak con tu ERP permite la disponibilidad de datos en tiempo real y la eliminación del error humano en la comunicación de los mismos. Podrás abordar la operación de gestión de forma automática y sin esfuerzo.
Infraspeak se integra con: SAGE, SAP, Primavera, Conta Azul, Odoo, PHC y muchos más.
Con softwares de facturación
La integración de Infraspeak con un software de facturación ofrece muchas ventajas. Al final de cada venta, se crea automáticamente una factura proforma que garantiza que todos los servicios y materiales son facturados, agilizando el proceso de facturación y el pago.
Infraspeak se integra con: Xero, Quickbooks, Freshbooks, Zoho Invoice.
Con softwares de análisis de datos
Además, puedes supervisar de cerca las transacciones de tu empresa y el análisis de tus operaciones. Puedes identificar puntos de beneficios y de costes, valorar su evolución y obtener información valiosa sobre tu negocio de forma holística.
Infraspeak se integra con: Power BI.
Si ya usas Infraspeak para gestionar tus operaciones de mantenimiento, utilízala para gestionar los procesos de contratación. Y si todavía no utilizas Infraspeak, aquí tienes más razones para hacerlo.
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