Probablemente, estas son las tres palabras que más escuchas a lo largo del día: orden de trabajo. Si bien el mantenimiento se organiza a través de órdenes de trabajo, existen muchas cosas que podemos hacer para mejorarlas. En este artículo, explicaremos lo que es una solicitud y una orden de trabajo de mantenimiento, cómo es una orden de trabajo perfecta y cómo ser más eficiente a la hora de gestionar las órdenes de trabajo.

 

Si eres un gestor de mantenimiento, esperamos que todo esto te ayude a mejorar tu flujo de trabajo. ¿Estás preparado para conocer el maravilloso mundo de las órdenes de trabajo y de las plataformas de mantenimiento?

 

¿Qué es una orden de trabajo de mantenimiento? 

Tal vez podríamos explicar el proceso de creación de una orden de trabajo (OT) en un artículo más breve, pero tendrías que consultar nuestro glosario o cruzar referencias con otros artículos. Por eso, hemos preparado una guía completa para explicar cada detalle y esperamos que te quedes con nosotros hasta el final. Empecemos por el principio: ¿qué es una orden de trabajo de mantenimiento?

 

Aunque en realidad, esto no es exactamente el principio. Piensa en la orden de trabajo como si fuera nuestro «Universo». ¿Cuál fue el origen del Universo? ¿Cuál es el Big Bang de las OTs? Muchas veces, antes de que se genere una OT hay una solicitud (o pedido) de mantenimiento/ reparación. Tus clientes (si eres un prestador de servicios) o los miembros de tu equipo (en el resto de los casos) envían las solicitudes e informan de un determinado problema o avería.  El cliente realiza una solicitud, el gestor la acepta y nace la OT.

 

A partir de este momento, se crea un flujo de trabajo. La orden de trabajo es, sobre todo, una herramienta de comunicación que debe transmitir toda la información necesaria para ejecutar una tarea. Como veremos a continuación, las OTs definen quién está autorizado para ejecutar el trabajo, su ámbito, a quién se le atribuye y, en definitiva, todo lo que lleva a tu equipo del punto A al punto B. En ella está todo –igual que el Universo, nuestras OTs ganan nuevas dimensiones en una estructura más compleja a medida que los elementos se relacionan entre sí. 

 

¿Qué tipos de órdenes de trabajo hay?

Ahora que ya aclaramos la diferencia entre solicitudes de mantenimiento/reparación y órdenes de trabajo, necesitamos entender cuáles son los diferentes tipos de órdenes de trabajo (al final de cuentas, ¿no será un «Multiuniverso»? Vamos a verlo).

 

Veamos los diferentes tipos de OTs y en qué consisten:

  • Mantenimiento preventivo: las OTs de mantenimiento también tienen como objetivo prevenir averías. Esto incluye la limpieza de máquinas, poner lubrificante, cambiar los filtros de aire y otras tareas recomendadas por el fabricante.
  • Emergencia: se trata de OTs creadas “de urgencia” para proteger los activos más caros de la empresa y controlar los daños. Están relacionadas con el mantenimiento correctivo.
  • Electricidad: estas son órdenes relacionadas con cables o instalaciones eléctricas, luces y fuentes de energía, por ejemplo.
  • Seguridad: son las OTs cuyo objetivo es controlar los riesgos relacionados con la higiene, la seguridad y la salud pública, especialmente cuando hay que eliminar residuos peligrosos o químicos.
  • Proyectos especiales: estas OTs solo se realizan una vez, algunos ejemplos son sustituir o rehabilitar activos, montar nuevos equipos, etc.

 

En definitiva… ¿cómo preparar la orden de trabajo perfecta?

Si la orden de trabajo es tu Universo, tienes que saber los diferentes elementos que la componen. Una orden de trabajo detallada contiene mucha información para organizar, atribuir, ejecutar y completar la tarea. Dicho de otra forma: debes pensar que las OTs son instrucciones que necesitas dar a tu equipo.

El proceso de creación de una OT

No basta escribir una OT detallada para que sea perfecta, ni mucho menos. Es necesario gestionar las órdenes de trabajo a lo largo de todo el ciclo para evitar atrasos, inconformidades, costes elevados, inactividades excesivas y la acumulación de trabajo. Por lo tanto, debe existir un proceso que determine cómo se relacionan todos los elementos.

  • Identificación. En primer lugar, alguien identifica el problema y decide informar sobre él.
  • Alguien crea una solicitud. Alguien informa de una avería y el gestor recibe la notificación. Antes de transformar la solicitud en una OT necesitas valorar la criticidad, los planes que ya existen para ese activo, la edad y la gravedad del problema, así como los recursos disponibles.
  • Priorizar y programar. Después de recibir la notificación, el gestor necesita priorizar la tarea y programarla de acuerdo con su orden de prioridades.
  • Atribuir y completar. La OT será atribuida a un técnico específico o a un equipo en el terreno, que la debe llevar a cabo en el tiempo previsto. Si se usa la plataforma de Infraspeak, o Infraspeak Gear™, esta sugerirá un  técnico automáticamente.
  • Cerrar y crear el informe. Después de ejecutar la tarea, el técnico debe cerrarla. El software genera un informe automático al final de cada OT que puedes compartir con tus clientes.
  • Analizar y mejorar. Como la plataforma guarda todas las información sobre la OT, puedes usar los datos recogidos para mejorar a lo largo del tiempo y ser más eficaz en tareas semejantes en el futuro.

 

¿Qué información debe incluirse en una orden de trabajo?

En un Universo perfecto, debe incluir por lo menos

  • Identificación del equipo y descripción del problema. Identifica el equipo y su localización claramente. Intenta describir la avería que se informó. Si la causa no está clara, tus técnicos pueden añadir esta información más tarde.
  • Responsable. Obviamente, necesitas indicar quién es el responsable de la OT.
  • Prioridad. ¡No vale la pena crear OTs en el software si no les atribuyes una prioridad! Es importante mantener al equipo informado para que sepan siempre cuáles son las tareas más urgentes.
  • Materiales y herramientas necesarias. Una OT debe incluir siempre los materiales y las herramientas que serán necesarias. Si estás usando una plataforma de mantenimiento inteligente, también conseguirás gestionar automáticamente los costes de los materiales y el inventario cuando insertes esta información.
  • Avisos de higiene y seguridad. Si hay riesgos asociados a la OT, debes avisar a los técnicos. Adjunta la información sobre las medidas de seguridad que deben adoptarse o crea una lista de verificación en nuestra App Gatekeeper.
  • Previsión de número de horas necesarias y de fecha de finalización. El informe final debe incluir cuándo se realizó la OT, cuándo se ejecutó, la previsión de su cierre y la fecha de finalización real. Estos datos ayudan a los gestores a planificar mejor y les permite determinar cuánto tiempo el equipo estuvo fuera de servicio, el tiempo medio de las reparaciones y mucho más.
  • Otras notas o documentos. Si hay alguna información más que consideres importante para tus técnicos o si los técnicos quieren añadir información posteriormente, adiciona un espacio para otras notas.

 

Modelo de Orden de Trabajo en Excel Gratis

Crea órdenes de trabajo completas y personalizadas para intervenciones de mantenimiento preventivo o reactivo con este modelo en Excel muy intuitivo. Comparte el fichero con todos los potenciales «solicitantes» para agilizar la comunicación con el equipo de mantenimiento.

 Work Order Template by Infraspeak

Este modelo te permite:

  • Crear una lista de todos tus activos y técnicos.
  • Usar menús desplegables (opcionales) para rellenar las OTs más rápido.
  • Adaptar los campos de mantenimiento preventivo y reactivo.

 

→ Descárgate tu Modelo Gratis Aquí.

 

¿Cómo puedes ser más eficaz y gestionar las órdenes de trabajo?

Ahora que tu conocimiento del Universo es más vasto –ya sabes cómo empezó, cómo el hidrógeno y el helio se unieron para formar las estrellas, etc. – puedes preguntarte cuál es la mejor manera, y la más eficaz, de organizar toda esta información.

 

Recuerda lo que dijimos al principio: las órdenes de trabajo son, sobre todo, una herramienta de comunicación. Preparar una orden de trabajo perfecta consiste en proporcionar la información correcta en todas las etapas del proceso.
 

¿Cómo puedo organizar las OTs de mantenimiento?

El papel y el bolígrafo fueron grandes aliados en los inicios del mantenimiento. Son fáciles de usar y baratos: nadie necesita de instrucciones para utilizarlos. ¡Pero no es oro todo lo que reluce! Los papeles se pierden (o se archivan mal) fácilmente, ocupan mucho espacio y no son muy amigables con el medio ambiente. Por este motivo, algunas personas empezaron a usar pizarras blancas para gestionar los flujos de trabajo, aunque no sea una opción muy viable en términos de espacio.

Después, las hojas de Excel se convirtieron en las mejores amigas de los gestores de mantenimiento. También son relativamente simples, más difíciles de perder y más fáciles de archivar. Es más, tenemos otro modelo en Excel para que puedas gestionar todas solicitudes de mantenimiento y OTs.

 

Con este modelo, puedes reducir tu tiempo medio de reparación o periodo de inactividad no planeado registrando, priorizando, gestionando y cerrando todas las solicitudes. Todo en un único lugar.
 
Managing Maintenance Requests in Excel

Descárgate tu Registro de Averías en Excel Aquí.

 

Sin embargo, Excel no es exactamente una tecnología de punta. Por eso puede que no sea tu mejor apuesta, especialmente si tienes un equipo medio o grande (más de 3 o 4 técnicos) y quieres destacar frente a la competencia.

 

Aquí es donde cobra protagonismo una GMAO o una plataforma inteligente de mantenimiento. Ahora puedes guardar cada OT en la nube, lo que significa que están disponibles para todo el equipo en cualquier momento. Un simple móvil es suficiente para mantener al equipo actualizado con notificaciones y nuevas solicitudes. Tus clientes consiguen solicitar ayuda y comunicarse más fácilmente con tu equipo y todo va sobre ruedas. 

¿Cómo una GMAO o una Plataforma de Mantenimiento funcionan para gestionar las órdenes de trabajo?

En primer lugar, es más fácil escribir órdenes de trabajo detalladas con un software. El sistema guardará la información sobre cada equipo, cada OT y controlará el inventario. Puedes incluso asociar una OT a más de un activo.

 

Los técnicos encontrarán los documentos que necesitan en un segundo, lo que ahorra mucho tiempo al equipo. Reciben notificaciones en tiempo real y son capaces de responder inmediatamente, lo que es crucial en las solicitudes urgentes. También es posible programar inspecciones y OTs de mantenimiento preventivo automáticamente, con una determinada frecuencia. Si todavía haces todo esto manualmente, utilizas el teléfono, el papel y el lápiz, vas a ahorrar mucho tiempo.

 

En definitiva, consigues monitorear y recoger los datos sobre todos los trabajos de mantenimiento preventivo y reactivo. El software, ya sea una GMAO o una Plataforma Inteligente, calcula indicadores de rendimiento (KPIs) tales como la conformidad con el plan de mantenimiento, el tiempo medio entre averías y el tiempo medio de reparación. Puede parecer mucha información, pero el secreto para gestionar mejor las OTs está en los detalles. Haz la cuenta: ¡perder 15 minutos al día te robará una (preciosa) hora de trabajo cada 4 días!

 

Así es como debe funcionar todo, por lo menos en teoría. Independientemente de tu método preferido para organizar y gestionar las órdenes de trabajo, todo depende del uso que das a las herramientas que tienes. Un software depende de los datos que introduces. Si tu equipo hace un buen uso de la solución que escogiste y registra todas las OTs, recogerá datos fidedignos y todo funcionará sin problemas. En el caso contrario, es tan falible como cualquier otro método de registro. Para evitar este tipo de situaciones, sugerimos que ofrezcas capacitación a todos los empleados durante el proceso de implementación (y elige un software intuitivo, ¡claro!).

 

¡Estamos aquí para ayudarte! ¿Quieres descubrir más ventajas de la Plataforma Inteligente de Gestión de Mantenimiento de Infraspeak? ¡Habla con nosotros!