Estas son probablemente las palabras que más se oyen en un día: orden de trabajo. El mantenimiento gira en torno a las órdenes de trabajo y, sin embargo, aún podemos hacer mucho para mejorarlas. A lo largo de este artículo, explicaremos qué es una solicitud de trabajo y una orden de trabajo de mantenimiento, cuál sería una orden de trabajo perfecta y cómo puedes gestionar todas tus órdenes de trabajo de forma más eficiente.
Esperamos que, si eres jefe de mantenimiento, todo esto te ayude a mejorar el flujo de trabajo de tu equipo. ¿Listo para sumergirte en el nuevo mundo de las órdenes de trabajo y las plataformas inteligentes de mantenimiento?
¿Qué es una orden de trabajo?
Tal vez podríamos explicar el proceso de la orden de trabajo en un artículo más breve, pero entonces probablemente necesitarías consultar un glosario o cruzar referencias con otras fuentes para comprender el cuadro completo. Así que nos tomaremos el tiempo necesario para explicar cada concepto en detalle, y esperamos que tengas un poco de paciencia con nosotros. Empecemos por el principio: ¿qué es una orden de trabajo de mantenimiento?
Bueno, pero eso no es el principio. En este artículo, las órdenes de trabajo serán nuestro universo. Y, por tanto, debemos abordar nuestro Big Bang. Antes que nada, existen las solicitudes de trabajo. Estas solicitudes son presentadas por tu personal o por tus clientes (en el caso de las empresas de mantenimiento), pidiendo que se realice una determinada tarea. Una vez que las solicitudes son autorizadas y aceptadas por un gestor/planificador de mantenimiento, comienza el contador de tiempo y nace la orden de trabajo.
A partir de ese momento, el flujo de trabajo de tu empresa debería encajar. Una orden de trabajo es ante todo una herramienta de comunicación, que debe incluir toda la información necesaria para realizar una tarea. Como veremos dentro de un rato, las órdenes de trabajo determinan quién está autorizado a realizarla, el alcance de la tarea, a quién está asignada y todo lo que llevará a tu equipo del punto A al punto B. De nuevo, como el Universo, las órdenes de trabajo se expanden y adquieren una estructura más compleja.
¿Cuáles son los diferentes tipos de órdenes de trabajo?
Ahora que hemos aclarado la diferencia entre solicitudes de trabajo y órdenes de trabajo, necesitamos entender los diferentes tipos de órdenes de trabajo que existen. (¿Se trata de universos múltiples? ¿O esta metáfora ya se ha desmontado? Mantente atento para descubrirlo).
Estos son los distintos tipos de órdenes de trabajo y en qué consisten:
- inspección: estas órdenes de trabajo se centran en inspeccionar y revisar tus activos, normalmente como parte de una estrategia de mantenimiento preventivo o de monitorización de la condición. Puedes programarlas automáticamente en tu plataforma de gestión de mantenimiento (PIM).
- mantenimiento preventivo: las órdenes de trabajo de mantenimiento pueden ser, por ejemplo, de limpieza preventiva, lubricación rutinaria, cambio de filtros de aire, cumplimiento de las recomendaciones del fabricante, etc., para evitar que se averíe una máquina o se produzca algún error.
- emergencia: algunas órdenes de trabajo son emergencias. Estas tareas deben realizarse para proteger los costosos activos de la empresa y controlar los daños. Suelen estar relacionadas con el mantenimiento reactivo.
- eléctrico: órdenes de trabajo relacionadas con el cableado, la iluminación o el suministro eléctrico, por ejemplo.
- seguridad: órdenes de trabajo de mantenimiento para prevenir riesgos para la salud y la seguridad, como la eliminación de residuos peligrosos o productos químicos de limpieza.
- proyectos especiales: se trata de órdenes de trabajo puntuales, por ejemplo para sustituir activos, instalar otros nuevos, realizar mejoras, etc.
¿Qué hace que una orden de trabajo sea perfecta?
Si una orden de trabajo es tu Universo, tienes que entender de qué elementos químicos está compuesta en su mayor parte. Las órdenes de trabajo de mantenimiento detalladas deben contener mucha información para organizar, asignar, realizar y completar la tarea. En otras palabras, debes considerar la orden de trabajo como instrucciones que debes transmitir a tu equipo.
¿Qué es el proceso de orden de trabajo?
Pero redactar una orden de trabajo de mantenimiento detallada no basta para que sea perfecta, ni mucho menos. Las órdenes de trabajo deben gestionarse adecuadamente a lo largo de todo su ciclo para evitar retrasos, falta de responsabilidad, mayores costes, aumento del downtime o acumulación de listas de tareas pendientes. Por eso también hay que prestar mucha atención al proceso de la orden. Este paso determina cómo interactuarán entre sí los elementos de tu Universo.
- Identificación. En primer lugar, alguien identifica el problema y decide comunicarlo.
- Alguien crea la solicitud. Esto se convierte en una solicitud de trabajo que aparecerá en tu plataforma de gestión de mantenimiento. Debes evaluar su criticidad, los planes existentes para ese activo, la antigüedad del activo y la gravedad del problema, así como tus recursos, antes de convertirlo en una orden de trabajo.
- Priorizar y programar. Una vez aceptada la solicitud, el planificador de mantenimiento priorizará la tarea y la programará en consecuencia.
- Asignada y completada. La tarea se asignará a un técnico o equipo específico, que la llevará a cabo durante el tiempo programado.
- Cerrada y documentada. Una vez realizada la tarea de mantenimiento, debe marcarse como completa y documentarse, para que puedas hacer un seguimiento de los datos importantes.
- Analizada y reelaborada. A continuación, se analizan los datos para averiguar qué se puede mejorar. Los datos pueden ser útiles en futuras órdenes de trabajo similares.
¿Qué información debe incluir una orden de trabajo de mantenimiento?
Para que una orden de trabajo sea perfecta, debe incluir al menos la siguiente información:
- Identificación del activo y descripción del problema. Identifica claramente el activo y su ubicación en la orden de trabajo. Intenta describir qué ocurrió o la avería notificada. Si la causa no está clara, tus técnicos deben añadirla posteriormente en su informe.
- Técnico asignado. Obviamente, la tarea deberá asignarse a un técnico o equipo técnico específico.
- No dejes a tu equipo a oscuras. Es importante que los técnicos sepan a qué se están dedicando y cuáles son las órdenes de trabajo más urgentes.
- Piezas y herramientas necesarias. Una orden de trabajo detallada debe incluir qué piezas y herramientas se necesitan para realizar la tarea. Si utilizas una plataforma inteligente de mantenimiento, esto también te ayudará a hacer un seguimiento de los costes y a gestionar el inventario automáticamente.
- Avisos sobre higiene y seguridad. Si existe algún riesgo asociado a la tarea, debe advertirse a los técnicos. Adjunta cualquier documento relativo a las medidas de seguridad a la orden de trabajo antes de que tu equipo se ponga manos a la obra.
- Fecha prevista de finalización y horas de trabajo previstas. El informe final debe incluir cuándo se solicitó la orden, cuándo se realizó, la fecha de finalización prevista y la fecha de finalización real. Esto ayudará a los gestores con la programación y les permitirá determinar cuánto tiempo estuvo parado el equipo, el tiempo medio de reparación, etc.
- Otras notas y documentos. Si hay algún otro dato relevante o si tus técnicos desean añadir información más adelante para futuras referencias (notas de finalización).
Plantilla gratuita de orden de trabajo en Excel
Crea fácilmente órdenes de trabajo completas y personalizadas para intervenciones de mantenimiento preventivo o reactivo con esta plantilla de Excel fácil de usar. Comparte el archivo con todos tus posibles «solicitantes» para agilizar la comunicación entre ellos y tu equipo de mantenimiento.
Con esta plantilla, puedes:
- Enumerar todos tus activos y miembros del equipo.
- Tener menús desplegables opcionales para rellenar más rápidamente la orden de trabajo.
- Tener campos adaptables para mantenimiento reactivo o preventivo.
→ Descarga aquí tu plantilla de orden de trabajo.
¿Cómo gestionar mejor las órdenes de trabajo de mantenimiento?
Ahora que tus conocimientos sobre el Universo son más amplios – sabes cómo empezó, cómo funcionan juntos el hidrógeno y el helio y lo has observado detenidamente –, quizás te preguntes cuál es la forma mejor y más eficaz de organizar toda esta información.
Querrás recordar lo que decíamos al principio de este artículo: las órdenes de trabajo son, ante todo, una herramienta de comunicación. Una orden de trabajo perfecta consiste en transmitir la información correcta en todas las etapas del proceso.
¿Cómo organizar las órdenes de trabajo de mantenimiento?
Desde que existe el mantenimiento preventivo, el lápiz y el papel han sido amigos fieles. Son fáciles de usar y baratos: no se necesitan instrucciones de ningún tipo. Pero toda rosa tiene su espina. Los papeles tienden a perderse o archivarse mal, ocupan mucho espacio y no son precisamente una opción respetuosa con el medio ambiente. Así es como algunos llegaron a las pizarras blancas, aunque tampoco son una respuesta viable en términos de espacio.
Más recientemente, las hojas de Excel se han convertido en el mejor amigo de todo planificador de mantenimiento. Son relativamente sencillas, más difíciles de perder y fáciles de archivar. De hecho, incluso tenemos otra plantilla de Excel para que gestiones todas tus órdenes de trabajo/solicitudes de mantenimiento.
Con esta, puedes reducir el tiempo medio de reparación de averías y el downtime no planificado registrando, priorizando, gestionando y cerrando todas tus solicitudes de mantenimiento, en un solo lugar.
→ Descarga tu registro de solicitudes de mantenimiento aquí.
Sin embargo, esto no es exactamente tecnología punta, por lo que puede que no sea tu mejor opción, especialmente si tienes un equipo relativamente grande (más de 3 o 4 técnicos) y quieres mantenerte por delante de la competencia.
Entra la plataforma de gestión inteligente del mantenimiento. Ahora, puedes almacenar cada orden de trabajo en la nube, lo que hace que esté disponible para todo tu equipo en todo momento. Un simple teléfono es suficiente para mantenerlos al día de las notificaciones y solicitudes. Es más fácil para tus clientes hacer una solicitud de trabajo, tú te pones en contacto con tu equipo y todo funciona a la perfección.
¿Cómo funciona una PIM en la gestión de las órdenes de trabajo?
En primer lugar, es más fácil redactar órdenes de trabajo detalladas con una PIM; no olvides que almacenará toda la información relativa a cada activo, stock y pieza. Los técnicos encontrarán todos los documentos que necesiten en un abrir y cerrar de ojos, lo que ahorrará aún más tiempo al equipo.
Recibirán notificaciones instantáneas para poner todo en marcha de inmediato, lo que es vital en las órdenes de trabajo urgentes. También es posible programar automáticamente inspecciones u órdenes de trabajo preventivas con una determinada frecuencia. Si todavía lo haces manualmente, también te ahorrará tiempo.
Por último, monitoriza tus órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y mantenimiento reactivo con los datos recopilados. El software puede calcular indicadores clave de rendimiento, como el cumplimiento de los planes de mantenimiento preventivo, el tiempo medio entre fallos (MTBF) o el tiempo medio de reparación (MTTR). Puede que parezcan muchos datos, pero el secreto para gestionar las órdenes de trabajo de forma más eficaz está en los detalles. Recuerda: ¡perder sólo 15 minutos al día te robará 1 hora de trabajo cada 4 días!
Así es como debería funcionar todo, al menos en teoría. En última instancia, independientemente del método que prefieras para organizar y gestionar las órdenes de trabajo, todo se reduce a las personas que lo utilizan. Una plataforma de gestión del mantenimiento se basa en los datos que le proporcionas.
Si tu equipo y tú hacen un buen uso de tu plataforma, introduciendo todos los datos necesarios para realizar las tareas y recopilar datos fiables, funcionará sin problemas. Si no, puede ser tan poco fiable como cualquier otro método. Para evitarlo, te recomendamos que solicites ayuda para formar a tus empleados durante la fase de incorporación.
Gestión de órdenes de trabajo con Infraspeak Network™
La comunicación turbia seguía siendo un gran obstáculo para el cliente y el proveedor incluso después de firmar el contrato. ¿Qué ocurre cuando cruzan la puerta? ¿Cómo se llega a ellos?
Infraspeak Network™ permite al cliente compartir y colaborar en órdenes de trabajo con el proveedor, incluyendo una lista de tareas que deben ejecutarse. Por ejemplo, si hay un problema con un activo de climatización, las tareas podrían incluir:
- Quitar el filtro
- Limpiar el filtro
- Sustituir el filtro
Estos flujos de trabajo recién habilitados te permiten hacer lo siguiente desde la comodidad de tu plataforma Infraspeak:
- Ampliar tu base de clientes/proveedores y tu agenda de contactos
- Gestionar solicitudes de presupuesto y acordar propuestas de órdenes de trabajo y compra de stock.
- Ejecutar de forma más eficiente los trabajos de mantenimiento contratados.
