O que é um POP? E para que serve?

“POP.” Com certeza, à primeira vista, você não deve ter associado a sigla “POP” à manutenção. (Afinal de contas, a manutenção nunca foi o departamento mais popular das empresas.) Mas, POP, neste contexto, significa Procedimento Operacional Padrão – conhecido também como NOP, ou Norma Operacional Padrão. Para desfazer qualquer dúvida, vamos explicar o que é um POP, para que serve, e como preparar um documento POP.

 

O que é um Procedimento Operacional Padrão?

Um Procedimento ou Normal Operacional Padrão (POP), ocasionalmente conhecido como Norma Operacional Padrão (NOP), é um documento que serve como guia para desempenhar tarefas rotineiras. Através deste tipo de guias, as empresas conseguem garantir eficiência, uniformizar processos e aumentar a conformidade com normas de qualidade. Os POP são usados em praticamente todas as indústrias, incluindo no varejo (lojas com franquias, por exemplo), nos serviços e, claro, na gestão de manutenção. 

 

Por que implementar um procedimento operacional padrão? 

Você deve considerar implementar uma NOP se: 

• gerencia muitos clientes;
• tem um grande número de funcionários;
• o funcionamento da empresa não é consistente;
• há dificuldade em implementar processos ágeis; 
• as suas operações incluem diversas tarefas repetitivas.

 

Quais são as vantagens de um POP?

 

Aumentar a conformidade 

Usar normas operacionais padrão permite implementar as melhores práticas de cada setor e estimula a conformidade com padrões internacionais, como as normas ISO. Dessa maneira, você consegue poupar recursos, minimizar problemas e aumentar a eficiência. 

 

Uniformizar processos 

Uma das principais vantagens de criar um padrão é aumentar a consistência do serviço que presta aos seus clientes. As operações começam a funcionar como uma máquina bem lubrificada e ágil, com procedimentos específicos para tomar decisões e reagir cada obstáculo. 

 

Facilitar o onboarding

Outra vantagem de implementar estes procedimentos é facilitar o treino e a inclusão de novos membros na equipe. Mesmo que tenha alguém novo no time, basta seguir as NOP para conseguir concretizar a ordem de trabalho com sucesso. 

 

Preservar o conhecimento 

Vamos imaginar que seu setor não tem problemas de conformidade, que os seus processos já estão todos uniformizados e que você não tem dificuldades de treinar novos técnicos. Nesse caso, há alguma vantagem nos POP? Sim, essas normas vão preservar o (excelente) conhecimento que você adquiriu para o futuro.

 

⚙️ Centralizar a informação. Os procedimentos devem ser acessíveis a qualquer membro da equipe. Caso contrário, acabam sendo abandonados. Use uma plataforma de gestão de manutenção para centralizar toda informação e automatizar processos. 

 

Como preparar uma Norma Operacional Padrão?

 

1. Escolher os procedimentos que precisam de uma NOP

Primeiro, faça uma lista das tarefas e processos que fazem parte das operações habitualmente. Levando em conta os seus objetivos e as vantagens que já mencionamos, escolha aqueles que melhor se qualificam para uma NOP.

 

2. Definir a estrutura do Procedimento Operacional Padrão

Um POP não precisa ser muito formal. Você pode seguir uma estrutura simples – por exemplo, um sumário, descrição das tarefas e documentos associados. Você também pode escolher uma estrutura proposta pelo padrão ISO 9000, mais detalhada, que inclui:

• nome do procedimento; 
• objetivo do POP;
• documentos de referência; 
• local de aplicação; 
• siglas/glossário; 
• indicação dos responsáveis;
• descrição das etapas da tarefa;
• cuidados de higiene e segurança;
• lista das revisões do POP. 

 

3. Preparar e escrever o Procedimento Operacional Padrão

Quando estiver preparando o documento, considere o usuário final. Dessa forma:

 

• foque nas funções e responsabilidades do usuário;
• escolha um tipo de escrita adequado, evitando termos muito técnicos com os quais sua equipe não está familiarizada;
• explique tudo o que é necessário em cada passo, mas seja breve. Não há vantagens em preocupar o usuário com especificações técnicas que não afetam o seu trabalho. 

 

Além disso, considere a organização da informação do documento POP. É importante que seja fácil de consultar e que nada fique “escondido” em parágrafos longos. Estes são os três formatos mais comuns em POPs de manutenção:

 

Checklist

Os checklists são um dos formatos que as equipes de manutenção recorrem com mais frequência para padronizar processos. Os checklists são uma excelente opção para ordens de trabalho com instruções objetivas.

 

Além disso, os checklists são muito utilizados em manutenção preventiva, em formato “livre”, no qual a ordem das tarefas não é relevante, desde que todos os itens sejam executados, ou em formato “passo a passo”, com uma ordem definida.  Se você pretende dar instruções detalhadas sobre cada passo (por exemplo, “substituir o filtro”, seguido de explicações sobre como o fazer), siga um POP hierárquico. 

 

Hierarquia

Quando há muitas instruções para cada passo, é preferível organizar a informação em seções e subseções. As NOPs em formato hierárquico dividem o texto em diversos pontos (1., 1.a, 1.b) e são indicadas para processos complexos ou com riscos de segurança, como instalações e set-ups. 

 

Os procedimentos hierárquicos também são úteis para treinar e guiar novos membros do time, especialmente em indústrias com grande rotatividade. Além disso, é possível incorporar algumas decisões como hipotéticas como “e se/ quando”, desde que as soluções sejam limitadas. Para processos com diversas variáveis, um esquema em diagrama é mais indicado.

 

Diagrama

Quando a sequência de orientações varia de acordo com os resultados de cada passo, os diagramas de fluxo são a melhor forma de explicar todas as variáveis. Este tipo de diagrama facilita, por exemplo, a resolução de danos e na manutenção reativa.  

 

Considerando o dano, o diagrama pode dar indicações para o próprio operador resolver o problema ou reportar o problema à assistência técnica. Os diagramas também são usados pelas equipes de manutenção para definir a prioridade do dano, planejar o conserto, decidir se vai ser feito no local ou não, e oferecer sempre o mesmo nível de serviço. 

 

4. Rever o documento final

Quando terminar, simule o processo passo a passo e entenda: falta alguma coisa? Se eu nunca tivesse feito um trabalho como esse, conseguiria concluí-lo? As instruções cobrem todas as hipóteses? Se estiver satisfeito, você pode implementar estes documentos nos seus processos internos. 

 

5. Otimizar um POP

Nada fica parado no tempo. É possível que você tenha de atualizar os seus POPs à medida que as práticas de manutenção mudem. Você também pode fazer atualizações considerando as dificuldades e dúvidas que forem surgindo ao longo do tempo. A recomendação é rever os seus POPs a cada seis meses para analisar o risco e verificar quais tarefas podem ser automatizadas.