La gestion des installations (facility management) concerne à la fois le bâtiment, les biens et les équipes qui les gèrent et les entretiennent.
L’optimisation du temps de fonctionnement d’une installation et la rationalisation des opérations permettent de réduire les coûts et d’améliorer les indicateurs clés de performance. Ce n’est donc pas surprenant que le nombre de gestionnaires de maintenance augmente d’environ 5 % par an, afin de répondre à la demande croissante d’installations plus intelligentes et plus efficaces.
Mais il peut être difficile de tout suivre et de s’assurer que les équipes fonctionnent au maximum de leur potentiel.
Heureusement, les logiciels de facility management offrent des solutions.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facility management ?
Les logiciels de gestion des installations sont conçus pour aider les gestionnaires d’installations et les équipes de maintenance à gérer leurs activités quotidiennes.
En bref, la gestion des installations implique la gestion des bâtiments, de leurs actifs et des personnes chargées de l’exploitation, de la maintenance et de l’entretien.
Au sein de la gestion des tâches de maintenance, citons le suivi des calendriers de maintenance des équipements, la gestion des ordres de travail et la production de rapports.
Usages et avantages des logiciels de gestion des installations
Comment les logiciels de gestion des installations améliorent-ils les processus manuels ? Voici les principaux avantages :
- Gestion intelligente des installations : à l’ère de la maintenance 5.0 , le suivi et la gestion des demandes de maintenance, la programmation de la maintenance préventive et le contrôle des performances des équipements sont hyper importants. Les logiciels de gestion des installations permettent aux responsables de hiérarchiser les tâches de maintenance, de mettre en place des flux de travail automatisés et d’allouer les ressources de manière efficace.
- Une meilleure gestion des actifs: Les actifs sont les rouages de l’installation. Une gestion efficace implique le suivi de leur localisation, de leur état et de leur historique de maintenance.
- Une efficacité accrue : Les solutions d’installations intelligentes permettent d’automatiser les tâches de routine, telles que la programmation et le suivi des activités de maintenance, la génération de bons de travail et la gestion des stocks. Les données en temps réel permettent aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées et de réagir rapidement aux problèmes.
- Amélioration de la sécurité et de la conformité : un système d’approvisionnement centralisé pour la gestion des installations aide les entreprises à rester en conformité avec les réglementations en matière de santé et de sécurité. Elles permettent de suivre les inspections et les audits de sécurité, d’alerter les membres de l’équipe et d’enregistrer les dangers et les potentiels risques.
- Meilleure utilisation de l’espace : Le suivi de l’utilisation et de l’occupation des locaux permet aux responsables d’optimiser l’utilisation de l’espace et d’améliorer l’environnement de travail au global.
- Optimisation du suivi des fournisseurs : Une meilleure gestion des fournisseurs permet aux entreprises de véritablement piloter les contrats des fournisseurs et de contrôler leurs performances. Cela implique la création d’avantages concurrentiels et des relations plus solides avec les prestataires comme les clients.
- Amélioration des rapports et des analyses : Les logiciels de gestion des installations fournissent des données et des analyses en temps réel, ce qui permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées et de découvrir des informations sur la concurrence.
Les meilleurs logiciels de facility management en 2024
- Infraspeak
- Fiix
- MaintainX
- Robin
- Wayleadr
- Clearooms
- Daysmart Recreations
- Luna
- Tribeloo
- EZOfficeInventory
Cette liste provient de Capterra.com et peut changer.
Infraspeak
Infraspeak est la première Plateforme Intelligente de Maintenance (PIM). Elle reprend les fonctionnalités d’un logiciel de GMAO auquel ont été ajoutés l’intelligence artificielle, des flux de travail automatisé et des outils tels qu’un ERP pour des intégrations supplémentaires. Sa plateforme vous apporte beaucoup d’avantages :
- réduction du Temps Moyen de Réparation (TMR) jusqu’à 83 %.
- 100 % de conformité.
- gain de temps en limitant les erreurs grâce à l’automatisation de plus de 60 % des opérations administratives.
- génération d’un plan de maintenance préventive tenant compte de l’utilisation réelle de vos actifs.
- programmation des tâches récurrentes pour ensuite les attribuer aux travaux planifiés, ce qui automatise les répartitions de tâches.
- accès en temps réel aux rapports des KPI pour un suivi efficace de vos opérations de maintenance.
- connexion à un univers de plus de 100 intégrations, y compris les capteurs IoT et les Systèmes de Gestion de Bâtiments (BMS).
- détection en automatique aux fluctuations des dépenses de services énergétiques, ce qui réduit les coûts grâce à une optimisation de la consommation d’énergie et une amélioration de la durabilité des opérations.
- centralisation de votre historique des commandes et des fournisseurs, permettant par conséquent la mise à jour automatique des inventaires et l’optimisation des processus de facturation et de budgétisation.
- facilité pour demander, organiser et comparer les devis de différents prestataires afin de s’assurer des prix compétitifs et donc faire un choix éclairé.
- ammélioration des prises de décisions grâce aux informations calculées par l’intelligence artificielle. Cela permet de disposer de plans d’action précis pour vos interventions de maintenance.
La Plateforme Intelligente de Maintenance (PIM) d’Infraspeak offre une adaptabilité et une réactivité supérieures aux systèmes actuels de GMAO, devenus obsolètes. Avec notre PIM, vous créez vos propres solutions, appropriées à vos besoins, évitant par conséquent des fonctionnalités superflues et une interface encombrante. Au final, vous améliorez vos performances, réduisez vos coûts et fidélisez vos clients.
Ce que les utilisateurs aiment à propos d’Infraspeak
« Je travaille dans le domaine des biens immobiliers depuis 15 ans, sur huit postes différents, tous dans la direction. Et j’ai utilisé différents systèmes de GMAO. Certains sont un cauchemar. D’autres ne conviennent simplement pas à notre type d’industrie… certains systèmes de GMAO répondent simplement “C’est comme ça”. J’aime le fait qu’Infraspeak s’adapte à vos besoins spécifiques » — Matt Goodyear, Directeur des biens immobiliers de Holmeleigh Care
Fiix
Fiix est une plateforme de GMAO qui combine outil de gestion des actifs, bons de travail, pièces détachées avec la puissance du cloud.
MaintainX
Matrix Engine GMAO est présent dans plus de 15 pays avec une solution GMAO « agile ». Leurs logiciels s’adaptent à chaque utilisateur et à chaque métier.
Robin
Une solution pour planifier en temps réel, tableaux d’état et cartes pour les salles de réunion, les bureaux et les collaborateurs de otre bureau.
Wayleadr
Wayleadr est un logiciel qui simplifie la gestion des parkings pour les professionnels de la gestion des installations. Il permet d’augmenter la disponibilité des parkings jusqu’à 40 %.
Clearooms
Clearooms est une solutionl de gestion des espaces de travail permettant la réservation de salles de réunion et de bureaux partagés.
Daysmart Recreations
DaySmart Recreation simplifie les opérations quotidiennes de gestion des installations pour les entreprises. Cette solution tout-en-un rationalise la programmation, l’inscription et l’engagement de la communauté.
Luna
Luna propose une approche intégrée pour permettre aux collaborateurs de l’entreprise de se connecter à leur lieu de travail.
Tribeloo
Tribeloo est une solution de réservation de bureau conçue pour faciliter la gestion du lieu de travail hybride. Elle offre une interface conviviale et un processus d’installation facile.
EZOfficeInventory
EZOfficeInventory est un logiciel de GMAO qui planifie, suit les coûts de maintenance, gère les fournisseurs et personnalise les alertes.
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Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de gestion des installations ?
Les installations modernes sont complexes et les attentes concernant leur gestion sont élevées.
On peut véritablement affirmer que l’utilisation d’une solution logicielle centralisée n’est pas un simple « avantage ». Il s’agit plutôt d’un élément essentiel.
1. Optimisation des échanges
Imaginons que vous dirigez un grand hôtel disposant de centaines de chambres. Vous devez avoir des clients satisfaits, et les biens doivent être entretenus pour que tout le monde soit content.
Les membres de votre équipe doivent être organisés et avoir l’équipement adapté pour mener à bien leur travail, qu’il s’agisse de maintenance ou de nettoyage.
Cela nécessite une communication rapide et efficace ; or les méthodes de communication traditionnelles sont lentes. Par ailleurs, comment enregistrer leurs contributions et leurs activités ? Et qu’en est-il de l’enregistrement des tâches, des achats (d’articles spécifiques, par exemple) et d’autres informations importantes ?
Ajoutez à cela la responsabilité de la gestion des actifs de haute technologie tels que les détecteurs de mouvement, les alarmes et les systèmes CVC… Cela devient rapidement évident qu’un bloc-notes et un stylo ne sont pas suffisants.
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2. Meilleure transparence
En matière de santé, de sécurité, de conformité et de réglementation, la transparence est essentielle.
Les gestionnaires d’installations doivent souvent créer et maintenir des pistes transparentes et vérifiables pour la gestion des risques, les rapports d’accidents, etc.
En centralisant les données dans un logiciel de facility management, les gestionnaires peuvent rester au fait des responsabilités essentielles. Cela s’étend également au respect des accords de niveau de service (SLA) et à la fourniture aux clients des services pour lesquels ils ont payé.
La transparence du logiciel de facility management renforce la confiance et garantit que les données sont sauvegardées en toute sécurité chaque fois que cela est nécessaire.
3. Réduction des temps d’arrêt
En matière de maintenance, les logiciels de facility management facilitent considérablement le passage d’une maintenance curative plus lente à une maintenance préventive ou prédictive.
L’utilisation d’un logiciel de maintenance préventive peut réduire les temps d’arrêt de 5 à 15 % et les coûts de 18 à 25 %.
En outre, en gérant les ordres de travail et les calendriers de maintenance dans un seul et même outil, les responsables peuvent s’efforcer d’améliorer le temps de fonctionnement et de suivre les coûts.
Les avantages des logiciels de gestion des installations pour la maintenance en termes de réduction des coûts ne sont pas passés inaperçus aux yeux des gouvernements. Ainsi au Royaume-Uni, le gouvernement encourage l’utilisation de logiciels de gestion des installations pour la maintenance, car le fait de retarder la maintenance de 2 à 4 ans peut augmenter les coûts de 1,5 à 2,0 fois.
📝 Lire aussi: Comment Infraspeak révolutionne-t-il votre gestion de service sur le terrain ?
Logiciel de gestion des installations et GMAO
Les systèmes de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) sont un type de logiciel utilisé pour gérer les opérations de maintenance.
Les logiciels de facility management et les GMAO sont apparentés, car ils sont tous deux conçus pour aider les entreprises à gérer plus efficacement leurs activités de maintenance.
Mais ils ne sont pas synonymes ; le logiciel de facility management est plus holistique, il concerne l’ensemble de l’installation et les équipes chargées de l’exploitation et de l’entretien. Quant au logiciel de GMAO, il se concentre sur les opérations de maintenance.
Le logiciel de facility management peut être associé à un logiciel de GMAO et offrir des fonctionnalités supplémentaires.
A ce titre, le logiciel de facility management peut, par exemple, gérer l’utilisation de l’espace et la consommation d’énergie, tandis que le logiciel de GMAO peut gérer les calendriers de maintenance préventive et les ordres de travail.
Les plateformes intégrées tout-en-un combinent les deux, offrant des solutions flexibles qui gèrent à la fois la maintenance et d’autres aspects de la gestion des installations.
Logiciel de gestion des installations et CAFM
La gestion des installations assistée par ordinateur (CAFM) est beaucoup plus proche du logiciel de facility management que de la GMAO. Comme le logiciel de gestion des installations, le logiciel CAFM vise à combiner plusieurs processus de gestion dans le même logiciel.
Par essence, le CAFM et le logiciel de gestion des installations facilitent la prise de décision et la productivité, tandis que la GMAO est davantage un système d’enregistrement.
Logiciels de gestion des installations et PIM
Enfin, nous avons la plateforme intelligente de la maintenance (PIM).
La connectivité des capteurs et des appareils IoT améliore la maintenance prédictive et le suivi des actifs, et les connaissances avancées basées sur l’IA permettent aux responsables d’exploiter leurs données pour un impact maximal. Il ne s’agit pas seulement de technologie, mais aussi de personnes.
Le PIM d’Infraspeak met l’accent sur la nécessité d’une collaboration entre la technologie et les équipes, afin que les logiciels, le matériel et les personnes puissent travailler en parfaite harmonie.
Notre PIM est conçu pour la maintenance 5.0 et au-delà, un avenir où la gestion des installations est optimisée par l’IA, l’IoT et d’autres technologies de nouvelle génération.
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