Toutes les personnes créatives dignes de ce nom savent bien que les évolutions les plus conséquentes voient le jour quand elles résolvent des problèmes très, très importants. En tant qu’êtres humains, nous aimons résoudre des problèmes. C’est dans notre nature. Que vous cherchiez à compléter un sudoku dans le journal, gagner un jeu de Tetris sur votre vieille Game Boy ou même venir à la rescousse du chaton coincé dans l’arbre sans abîmer les bougainvilliers de Mme Dupont… Nous consacrons une bonne partie de notre temps à nous atteler à un défi en trouvant une solution appropriée (et peut-être un nouveau compagnon à quatre pattes !).

Quel problème rencontrez-vous actuellement ?

Rassemblez 10 gestionnaires d’installations ou fournisseurs de service d’installations et demandez à ces personnes ce qui leur pose le plus de difficultés : nous vous parions que plus de la moitié d’entre elles citeraient l’approvisionnement de matériaux et les services de maintenance.

Le tout nouveau réseau Infraspeak Network™ est un espace de travail partagé qui prend ces difficultés à bras le corps. Il permet aux gestionnaires d’installations et aux fournisseurs de service d’installations de collaborer pour l’approvisionnement et l’exécution du travail. Cela simplifie les processus quotidiens, comme l’envoi et la réception de devis, le partage d’ordres de travail et le suivi de la maintenance menée à bien par des entreprises tierces.

Avant d’entrer dans les détails, rappelons rapidement à quel point la situation laissait à désirer avant le lancement du réseau Infraspeak Network™.

La collaboration a été absente de l’équation pendant bien trop longtemps

Après de longues heures d’échange avec les chargées et chargés de maintenance (la clientèle), les sociétés venderesses, les fournisseurs, les maîtres d’œuvre et les fournisseurs de services d’installations (les fournisseurs), nous avons compris la chose suivante : la gestion des relations était devenue un cauchemar !

Si certains domaines opérationnels avaient été modernisés grâce aux intégrations logicielles, la GIAO et le matériel, l’approvisionnement et la collaboration restaient dangereusement à la traîne.

Même en 2023, de nombreux fournisseurs et clientes :

  • perdaient jusqu’à 60 h par mois dans la gestion des e-mails et des appels, conduisant ainsi à une frustration vis-à-vis des appels manqués ou des absences de réponse.
  • ne parvenaient pas à trouver des devis qui répondaient à tous leurs besoins et optaient généralement pour des offres qui ne correspondaient pas à leurs attentes.
  • n’arrivaient pas à rencontrer les partenaires idéaux ! Les contacts étaient obscurs, et ils ne parvenaient pas à conclure des ventes à cause des délais allongés.
  • faisaient face à des annulations de dernière minute, des appels manqués et des e-mails non lus.

Zéro transparence, zéro visibilité, zéro responsabilité.

Conséquence : perte de contacts, perte de contrats, perte de temps, perte d’argent, perte de sérénité.

Quand on pense aux niveaux de difficulté rencontrés pour trouver un·e spécialiste afin de mener des inspections de sécurité dans notre secteur ou pour atteindre les objectifs trimestriels pour les contrats de maintenance fermés, difficile de ne pas être surpris.es que personne n’ait essayé de résoudre ce problème une bonne fois pour toutes.

La facturation ? C’est réglé. Merci, Xero. L’analyse des données ? C’est réglé. Merci, Power BI.

Qu’en est-il de la collaboration et de l’approvisionnement ?

Le réseau Infraspeak Network™ vient à leur rescousse. Nous sommes enfin (!) prêtes et prêts à décortiquer le nouvel espace de travail et ses capacités. C’est le moment de sortir le popcorn. 😊

Infraspeak Network™ : nos 3 piliers

Commençons par décrire les 3 piliers clés du réseau avant de vous présenter un exemple de flux de travail :

  1. Accès libre et ouvert à tout le monde. Les utilisateurs et utilisatrices, partenaires et quiconque cherchant à renforcer sa gestion des relations clientèle-fournisseur.
  2. Approvisionnement. L’achat et la vente de services de maintenance.
  3. Collaboration. Comment travailler ensemble pour exécuter des services de maintenance.

Accès libre

Nous avons voulu nous assurer de résoudre ce problème pour tous et toutes : la clientèle actuelle et future d’Infraspeak et ses partenaires y compris. Pour ce faire, vous pouvez désormais inviter des partenaires n’utilisant pas Infraspeak à collaborer avec vous sur notre plateforme de façon entièrement gratuite.

Il vous suffit d’envoyer une invitation par e-mail à votre partenaire pour lui demander de créer un compte gratuit sur Infraspeak. Celui-ci sera opérationnel en quelques minutes. Votre partenaire peut ensuite utiliser son nouveau compte sur appareil mobile et depuis un ordinateur de bureau.

Approvisionnement

Nous avons conçu Infraspeak Network™ comme une expérience totalement nouvelle pour vous. Ce qui veut dire pas d’e-mails, pas d’appels téléphoniques et pas de pertes d’informations qui deviennent sources de frustrations.

Le réseau Infraspeak Network™ relie les deux entités pour que toutes les activités soient parfaitement visibles d’un côté comme de l’autre. Vous pouvez désormais répondre facilement à une demande de devis avec un devis et comparer les deux documents à d’autres possibilités. Lorsque vous acceptez une option, vous déclinez les autres automatiquement, et toutes les parties sont informées. Tout le monde est gagnant avec la centralisation des informations !

Collaboration

En plus de simplifier le processus pour conclure une vente, nous avions besoin d’améliorer l’expérience de notre clientèle et du fournisseur. Le réseau permet de partager les ordres de travail avec les partenaires (accompagnés d’une liste de tâches) et d’exécuter ces ordres depuis la plateforme.

Nous avons ajouté une section messagerie pour que vous puissiez communiquer directement avec tous vos contacts sur la nouvelle entité connectée et dédiée aux partenariats. Toutes les sauvegardes de conversations sont centralisées et transparentes. Encore plus pratique que WhatsApp ! Vous pouvez même partager des documents.

Cerise sur le gâteau : le meilleur reste à venir.

Qu’obtient-on en rassemblant tous ces éléments ?

 Un flux de travail synchronisé, intuitif et transparent ! Voici un exemple :

  1. Toby est le propriétaire des installations de Lemon Water Inc., une grande usine de fabrication.
  2. Le lundi, il identifie une défaillance du système de réfrigération que les équipes techniques ne parviennent pas à résoudre. Toby doit faire appel à un ou une spécialiste.
  3. En tant qu’utilisateur Infraspeak, il prépare une demande de devis mardi matin, qu’il partage avec les fournisseurs A, B et C.
    1. Le fournisseur A est une partenaire de longue date de Lemon Water Inc. et fait partie des fournisseurs répertoriés. Il utilise Infraspeak.
    2. Le fournisseur B a été recommandé par un collègue du secteur pendant un événement. Toby invite la manageuse du fournisseur B à collaborer sur Infraspeak.
    3. Quant au fournisseur C, Lemon Water Inc. ne le connaît pas. Mais il utilise déjà le réseau Infraspeak Network™.
  4. Mardi, en fin de journée, les 3 fournisseurs sont entrés en contact avec Lemon Water Inc. Chacun prépare un devis et répond à la demande de devis. Les fournisseurs y indiquent leurs conditions de vente et ajoutent éventuellement quelques matériaux supplémentaires avant de cliquer sur Partager.
  5. Toby consulte les 3 devis et clique sur Valider sur l’offre du fournisseur B, qui rentre parfaitement dans son budget !
    1. Cette action décline automatiquement les deux autres devis et est visible sur les plateformes respectives des fournisseurs.
  6. Le fournisseur B transforme son devis en Vente, tandis que Toby transforme le devis en Achat. Cela leur permet de gérer la vente et l’achat depuis une application dédiée.
  7. Nous sommes mercredi après-midi, et les négociations ont pris fin. Il est temps de commencer les travaux.  

C’est là que l’approvisionnement se transforme en collaboration. Attachez vos ceintures !

  1. Toby crée un ordre de travail et le partage avec le fournisseur B, qui le valide, indiquant ainsi à Toby qu’il est prêt à commencer.
  2. Jeudi à la première heure, une technicienne du fournisseur B arrive sur le site. Elle consulte son application et y trouve toutes les informations nécessaires à l’exécution de la maintenance. Elle envoie un message à Toby pour lui dire que tout est dans l’ordre.
  3. Le travail est terminé. Le fournisseur B clôt l’ordre de travail, information qui se met à jour automatiquement sur la plateforme de Toby.

Et voilà comment passer d’une demande de devis à un ordre de travail clos en moins d’une semaine ! Pas mal, non ?

La boucle est bouclée

Chez Infraspeak, nos équipes sont fières de ce qu’elles ont accompli. Les membres d’équipes diverses et variées ont tous et toutes joué un rôle crucial !  Nous avons mené un véritable travail de collaboration.

Nous espérons que cet article répondra à toutes vos questions. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question complémentaire. Contactez votre customer success manager (si vous faites déjà partie de notre clientèle), ou demandez une brève démo si vous souhaitez en savoir un peu plus. Les démos sont rapides, et promis, notre équipe de vente ne mord pas.

Trinquons à l’honneur d’une nouvelle ère de l’approvisionnement, la collaboration et la mise en œuvre, sans s’arracher les cheveux.