O facility management (FM) engloba a gestão de infraestruturas, a gestão dos seus ativos e a gestão dos recursos humanos que os mantém operacionais.
Maximizar o uptime de um edifício de escritórios ou de uma unidade industrial, simplificando as operações de manutenção, faz reduzir os custos e melhora os KPI. Não é de surpreender, portanto, que o número de facility managers tenha vindo a aumentar cerca de 5% por ano, de forma a responder ao aumento da procura de espaços de trabalho mais inteligentes e mais eficientes.
No entanto, estes são ambientes complexos, com muitas peças em jogo, onde manter o controlo e garantir que as equipas estão a trabalhar no seu máximo potencial pode ser um desafio.
Felizmente, existe uma solução chamada software de facility management (FMS).
O FMS (do inglês, facility management software), ao permitir centralizar os processos, faz com que os facility managers possam otimizar o seu trabalho, reunir dados e obter relatórios, tornando mais fácil garantir que as tarefas são cumpridas.
Neste artigo, falamos-lhe de FMS, para que pode ser utilizado e as suas vantagens.
O que é um software de facility management?
O FMS é uma solução informática, que foi projetada para ajudar os facility managers e as equipas de manutenção a gerir a sua atividade diária.
De forma resumida, o facility management envolve a gestão de edifícios, dos seus ativos e das pessoas responsáveis pela operação, manutenção e reparação. Alguns dos processos envolvidos são o rastreamento dos cronogramas de manutenção de equipamentos, a criação de ordens de trabalho e a obtenção de relatórios.
Utilizações e vantagens de um software de facility management
Na prática, como pode o software de FM melhorar os processos manuais?
Eis os principais benefícios:
- Gestão de manutenção aprimorada: na era da Manutenção 5.0, o rastreamento e a gestão dos pedidos de manutenção, o agendamento de manutenção preventiva e a monitorização do desempenho do equipamento, são de extrema importância. O software de FM permite aos gestores priorizar tarefas de manutenção, configurar fluxos de trabalho automatizados e alocar recursos de forma eficaz.
- Melhor gestão de ativos: os ativos são o que faz rodar a engrenagem de uma infraestrutura. Uma gestão eficaz de ativos implica rastrear a sua localização, o seu estado e o seu histórico de manutenção, com o apoio de um software de gestão de ativos.
- Maior eficiência: a palavra ‘eficiência’ pode ser um chavão, mas é algo fundamental. Daí a importância da utilização de soluções de gestão de infraestruturas que automatizem tarefas de rotina, como agendar e acompanhar atividades de manutenção, gerar ordens de trabalho e criar inventários. Dados em tempo real permitem aos gestores tomar decisões informadas e responder rapidamente a problemas.
- Maior segurança e conformidade: o facility management ajuda as empresas a cumprirem os regulamentos de saúde e segurança exigidos em cada setor de atividade. Com um FMS é fácil acompanhar as inspeções e as auditorias de segurança, alertar os membros da equipa e registar potenciais perigos e riscos.
- Otimizar a utilização do espaço: rastrear a utilização e a ocupação dos espaços permite aos facility managers potenciarem essa utilização e melhorarem o ambiente de trabalho de uma forma geral.
- Melhor gestão de fornecedores: uma gestão de fornecedores otimizada permite às empresas gerirem contratos, verificarem os Acordos de Nível de Serviço (ou Service Level Agreements — SLA, em inglês) e aferirem o desempenho dos fornecedores, tudo de maneira simplificada. Desta forma, desbloqueiam-se vantagens competitivas e criam-se relações mais fortes com clientes e consumidores.
- Análises e relatórios mais precisos: o software de FM fornece dados e análises em tempo real, permitindo que as empresas tomem decisões informadas e explorem insights competitivos.
Porque precisa de um software de facility management?
As instalações e os edifícios modernos são complexos e as expectativas em relação à sua gestão são altas.
Como pode facilmente concluir, uma solução de software que centralize os processos não é apenas útil. Na verdade, é algo essencial. Deixamos-lhe três objetivos essenciais que um FMS ajuda a alcançar:
1. Otimização da comunicação
Suponha que é responsável por um grande hotel, com centenas de quartos. Há clientes para agradar e os ativos devem ser mantidos a funcionar em plenas condições, para manter toda a gente feliz.
Os membros da sua equipa precisam de estar organizados e equipados para os seus trabalhos, sejam estes de manutenção ou limpeza.
Tal requer uma comunicação rápida e eficiente e os métodos tradicionais de comunicação são lentos. Como irá registar as entradas e as ações de cada técnico? E quanto a tarefas como a compra de material ou o registo de outras informações importantes?
Coloque ainda nesta lista a gestão de ativos de alta tecnologia, como sensores de movimento, alarmes e unidades AVAC, e verá rapidamente que um bloco e uma caneta não são suficientes.
Ao implementar o software de FM poderá centralizar todas essas funções numa única plataforma, de forma simples e fluída. O que traz vantagens para todos, dos gestores aos técnicos de manutenção, aos auxiliares de limpeza e a outros funcionários ligados à manutenção da infraestrutura.
2. Maior transparência
Quando se trata de saúde, segurança, regulamentação e compliance, a transparência é essencial.
Os facility managers precisam de criar e manter canais transparentes e auditáveis para gestão de riscos, relatórios de acidentes, etc.
Ao centralizar os dados no FMS, os gestores conseguem cumprir e até superar as suas mais elevadas responsabilidades. Tal estende-se ao cumprimento dos SLA e à prestação de serviços a clientes e consumidores que correspondem às suas expectativas.
A transparência do FMS aumenta a confiança e garante que os dados são guardados de forma segura, sempre que necessário.
3. Redução do downtime
O software de FM facilita significativamente a transição de uma manutenção reativa, mais lenta, para uma manutenção preventiva ou preditiva, mais célere e eficiente.
A manutenção preditiva pode reduzir os períodos de inatividade entre 5% e 15% e diminuir os custos entre 18% e 25%.
Para além disso, ao gerir ordens de trabalho e cronogramas de manutenção num único lugar, os gestores podem canalizar os seus esforços para melhorar o tempo de operação e rastrear custos.
A poupança de custos, no âmbito da manutenção, conseguida pelo software de FM não passou despercebida aos governos. No Reino Unido, por exemplo, o governo incentiva o uso de FMS no setor da manutenção, lembrando que adiar a manutenção durante 2 a 4 anos pode duplicar os custos.
FMS e manutenção preventiva
A manutenção preventiva é uma componente crítica de qualquer programa de manutenção. Repetidos estudos destacam as vantagens financeiras em mudar de uma dinâmica de manutenção de reativa para uma dinâmica proativa.
A manutenção reativa é mais dispendiosa a longo prazo, pois muitas vezes acontece quando há falha total dos ativos, antes de uma substituição ou reparação atempada que teria um custo menor.
A manutenção regular do equipamento e a abordagem de potenciais problemas antes que estes se desenvolvam, garante que o equipamento irá funcionar sempre no seu pleno potencial.
No entanto, tal requer dados precisos e bem organizados. O software de FM agrega esses dados, ajudando a acompanhar o calendário de manutenção preventiva e a garantir que toda a manutenção necessária é realizada a tempo.
Quaisquer custos associados a fornecedores, subcontratados ou peças, também podem ser registados no software.
FMS e CMMS
Os Sistemas de Gestão de Manutenção Computadorizados (do inglês Computerised Maintenance Management Systems — CMMS) são um tipo de software usado para gerir operações de manutenção.
Os FMS e os CMMS são aliados, pois ambos os tipos de software foram criados para ajudar as empresas a gerirem as suas atividades de manutenção de forma mais eficaz.
Mas, ainda que apresentem pontos em comum, estes sistemas não são sinónimos. O FMS é mais holístico, isto é, mais abrangente e completo, interligando todo o edifício, os seus ativos e as equipas responsáveis pela sua operacionalidade e manutenção. Por outro lado, o CMMS foca-se especificamente nas tarefas de manutenção.
Um FMS pode trabalhar em conjunto com um CMMS, oferecendo aos gestores funcionalidade adicional.
Assim, o FMS pode gerir a utilização do espaço e o uso de energia, por exemplo, enquanto o CMMS pode gerir cronogramas de manutenção preventiva e ordens de trabalho.
Existem ainda plataformas que integram ‘tudo em um’ e combinam os dois softwares, oferecendo uma solução flexível, que lida tanto com a manutenção como com outras componentes do facility management.
FMS e CAFM
O Facility Management Assistido por Computador (ou CAFM, do inglês Computer-Aided Facility Management) é bastante mais parecido com o Software de Facility Management (FMS) do que com o CMMS, de que falamos acima. Tal como o FMS, o sistema CAFM reúne vários processos de gestão no mesmo software.
Essencialmente, tanto o CAFM como o FMS ajudam nas tomadas de decisão e nos ganhos de produtividade, enquanto o CMMS funciona acima de tudo como de um sistema de registos.
FMS e IMMP
Finalmente, temos as Plataformas Inteligentes de Gestão de Manutenção — também conhecidas por IMMP, do inglês Intelligent Maintenance Management Platforms.
Uma IMMP combina o melhor de todos os sistemas mencionados acima, fornecendo um ecossistema único para manutenção, produtividade, relatórios, insights e ação.
Numa IMMP, a conectividade entre sensores IoT (Internet of Things) e dispositivos melhora a manutenção preditiva e facilita o rastreamento dos ativos, enquanto que os relevantes insights gerados por Inteligência Artificial (AI) permitem que os gestores utilizem a informação para maximizar o impacto. Porque não se trata apenas de tecnologia: as pessoas continuam a assumir um importante papel.
Aliás, a IMMP da Infraspeak enfatiza a necessidade de colaboração entre tecnologia e equipas, para que software, hardware e pessoas possam trabalhar em harmonia.
A nossa IMMP foi projetada para responder às necessidades da Manutenção 5.0 e ir ainda mais além — ao futuro onde o FM é otimizado por AI, IoT e outras tecnologias de última geração.
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