Se a sua empresa tem pessoas, ativos e instalações para gerir, é provável que precise de uma solução de facility management. Os acrónimos são muitos e todos os dias há mais — CMMS, CAFM, IMMP, etc. Cada um tem a sua utilização, e estamos aqui para o informar de tudo o que precisa de saber sobre o CAFM.
O que é o facility management assistido por computador (CAFM)?
CAFM significa Computer-Aided Facilities Management (Facility Management Assistido por Computador). Para o leigo com interesse, poder-se-ia simplesmente dizer que é um software para gerir ativos, ferramentas e processos. Simplifica o facility management e a gestão de outras tarefas morosas.
As ações humanas são propensas a erros, muito mais do que as ações informáticas. Se uma determinada empresa continua a utilizar formulários em papel para acompanhar ativos, tarefas e ordens de trabalho, não só desperdiça uma tonelada de papel, como também fica aquém da conformidade, eficiência e análise.
CAFM vs CMMS
Ok, já percebeu, a gestão informatizada é melhor do que lápis e papel. Certamente já sabe isso e orgulha-se de utilizar um CMMS (Computerised Maintenance Management System — Sistema Computadorizado de Gestão de Manutenção). O que talvez não saiba é que um CMMS é basicamente o Ned Stark de Game of Thrones — parecia ser muito importante quando apareceu pela primeira vez, mas, afinal, era apenas uma personagem secundária sobre a qual todos falaram durante o resto da série, sem um papel importante a desempenhar. Por outras palavras, o CMMS era enorme nos anos 80, mas hoje em dia não passa de uma boa ideia que abriu caminho para um sistema mais capaz, como o CAFM.
Um CMMS é um software que gere e regista ordens de trabalho ou pedidos de manutenção. No nosso guia definitivo de CMMS, dizemos-lhe que é, na sua essência, apenas um sistema de registos.
Por outro lado, o CAFM tem uma abordagem muito mais holística ao facility management. Ou seja, o CAFM é um sistema centrado no Facility Management como um todo, enquanto o CMMS é uma solução mais orientada para a manutenção. A verdade é que ambas são válidas, depende apenas da natureza do seu negócio e das suas operações.
CAFM vs IMMP
Há uma coisa que ainda não mencionámos quando falámos do CAFM: inteligência. Isto porque não se pode dizer que se trata de um sistema impulsionado por ela. IMMP, por outro lado, significa Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção, e é a mais recente tecnologia disponível para os gestores de manutenção.
Como o próprio nome sugere, combina gestão de manutenção com inteligência artificial (AI) para recolher dados de equipamentos e transformá-los em ideias valiosas.
Além disso, as Plataformas Inteligentes de Gestão de Manutenção são exatamente isso, plataformas, já que podem integrar outras ferramentas e até mesmo hardware. É possível, com uma solução como esta, aproveitar os dados para automatizar tarefas e fornecer-lhe indicações inteligentes, previsões e sugestões que poupam tempo. Em vez de uma bolha estática, temos um sistema de manutenção dinâmico e vivo.
Benefícios e razões para implementar o CAFM
Maior eficiência
Sendo um software holístico e baseado na nuvem, o CAFM permite uma maior eficiência em facility management. Tempos de resposta mais curtos, uma perspetiva alargada sobre questões e estados, ou a capacidade de monitorizar melhor os indicadores-chave de desempenho, tudo isto aumenta a eficiência.
Um sistema como o CAFM também padroniza uma forma de operar, melhorando assim a conformidade e simplificando os processos. No entanto, se quiser dar um passo em frente, uma IMMP como a Infraspeak, é o caminho a seguir.
Uma solução abrangente para facility management
Como lhe temos dito, a abordagem holística do CAFM é o que o distingue de outras soluções como o CMMS ou uma simples folha de cálculo do Excel. A capacidade de integração com software externo, de se conectar com o hardware, etc., torna-o a resposta definitiva para facility management e para uma organização eficiente.
Melhor avaliação de risco
A avaliação de riscos é uma parte enorme da gestão e manutenção de ativos. Sendo um software simplificado e baseado na nuvem, o CAFM permite uma tomada de decisão melhor e mais rápida, diminuindo assim as margens de erro. Não só é uma alternativa que poupa tempo em facility management, mas também diminui custos.
Manutenção pró-ativa
A gestão de muitos ativos, edifícios, pessoas e ferramentas é por vezes uma tarefa intimidante. E torna-se ainda mais difícil se persegue soluções para problemas que surgiram em vez de evitar proativamente problemas futuros.
Embora a manutenção corretiva seja possível com o CAFM (não nos interprete mal, é totalmente possível e até uma grande parte dele), a manutenção proativa deve ser o gold standard dos profissionais.
Se quiser saber mais sobre o assunto, consulte o nosso artigo sobre manutenção preventiva.
Liberte o facility manager para um papel mais estratégico
O seu facility manager deve desempenhar um papel estratégico importante na estrutura da empresa. Através da utilização do CAFM está a capacitá-lo, libertando-o para assumir um papel que envolve muito mais tempo a pensar, em vez de andar por aí a correr por todo o lado.
Aplicações do CAFM
O CAFM pode ser aplicado a qualquer tarefa, organização ou pessoa que prospere com a ajuda de um instrumento de operação de instalações. Independentemente da área de negócio ou indústria, o CAFM pode desempenhar um papel preponderante na dinamização da sua empresa. Vamos, no entanto, abordar três casos em que o CAFM pode ser uma boa opção.
CAFM no sector da hotelaria
Um sistema baseado na nuvem, 24 horas por dia, 7 dias por semana, encaixa perfeitamente na rotina interminável do setor da hotelaria. Empresas e locais com muitos ativos, clientes, tarefas e trabalhadores para organizar a toda a hora. No setor da hotelaria, o CAFM permite uma redução de custos e uma experiência agradável para o consumidor. Cumpra os requisitos de conformidade, faça a gestão dos pedidos de manutenção e prolongue a vida útil dos ativos.
A comunicação é fundamental em qualquer organização e vai ser impulsionada através do CAFM — as reparações em hotelaria são rotineiras e o CAFM é uma solução integrada para gerir, comunicar e acompanhar essas reparações.
CAFM na Indústria e grandes edifícios
Uma das principais vantagens do CAFM é a otimização e padronização dos fluxos de trabalho. Embora possa ser desejável, apesar de não ser crítico em muitas áreas de negócio, é bastante importante na indústria.
A gestão orçamental é outro aspeto que não deve ser negligenciado quando se escolhe uma solução CAFM num contexto industrial.
Planos de contingência para emergências e cenários imprevistos são o pão de cada dia de um Facility Manager numa fábrica e são facilitados através de uma gestão assistida por computador.
A capacidade de acompanhar o estado de cada edifício — ou cada ativo de um edifício — numa base de dados única e fácil de usar é fundamental quando se trata de gestão de propriedades.
