Provavelmente, estas são as três palavras que mais ouve ao longo do dia: ordem de trabalho. Apesar de a manutenção se organizar à volta de ordens de trabalho, ainda há muita coisa que podemos fazer para as melhorar. Neste artigo, vamos explicar o que é um pedido e uma ordem de trabalho de manutenção, como seria uma ordem de trabalho perfeita e como se tornar mais eficiente a gerir as suas ordens de trabalho.
 
Se é gestor de manutenção, esperamos que tudo isto o ajude a melhorar os seus fluxos de trabalho. Pronto para mergulhar no admirável mundo novo das ordens de trabalho e das plataformas de manutenção?

O que é uma ordem de trabalho de manutenção? 

Talvez pudéssemos explicar o processo de criar uma ordem de trabalho (OT) num artigo mais curto, mas ia acabar por ter de consultar o nosso glossário ou cruzar referências com outros artigos. Por isso, preparámos um guia completo para explicar cada pormenor e esperamos que fique connosco. Vamos começar pelo começo de tudo: afinal, o que é uma ordem de trabalho de manutenção?
 

Exceto que… isso não é bem o começo de tudo. Pense na ordem de trabalho como o nosso “Universo”. Qual foi a origem do nosso Universo? Qual é o Big Bang das OTs? Muitas vezes, antes de existir uma OT, há um pedido (ou solicitação) de manutenção/reparação. Os pedidos são submetidos pelos seus clientes (se é um prestador de serviços) ou por membros da sua equipa (nos restantes casos) e reportam um determinado problema ou avaria. O cliente pede, o gestor aceita, e a OT nasce.
 

A partir desse momento, cria-se um fluxo de trabalho. A ordem de trabalho é, mais do que qualquer outra coisa, uma ferramenta de comunicação, que deve transmitir toda a informação necessária para executar uma tarefa. Como vamos ver daqui a pouco, as OTs definem quem é que está autorizado a executar o trabalho, o seu âmbito, a quem é atribuída e, enfim, tudo o que leva a sua equipa do ponto A ao ponto B. Lá está – tal como o Universo, as nossas OTs ganham novas dimensões e uma estrutura mais complexa à medida que os elementos interagem entre si.

 

Quais são os diferentes tipos de ordens de trabalho?

Agora que já clarificámos a diferença entre pedidos de manutenção/ reparação e ordens de trabalho, precisamos de perceber quais são os diferentes tipos de ordens de trabalho. (Será que afinal é um “Multiverso”? Vamos descobrir.)

 

Estes são os diferentes tipos de OTs e em que consistem:

  • manutenção preventiva: as OTs de manutenção também ter como objetivo prevenir avarias. Isto inclui a limpeza das máquinas, colocar lubrificante, mudar os filtros de ar e outras tarefas recomendadas pelo fabricante.
  • emergência: OTs criadas “de urgência”, para proteger os ativos mais dispendiosos da empresa e controlar os danos. Relacionadas com a manutenção reativa.
  • elétricas: OTs relacionadas com cabos e instalações elétricas, luzes e fontes de energia, por exemplo.
  • segurança: OTs cujo objetivo é conter riscos de higiene, segurança e saúde pública, nomeadamente quando é preciso eliminar lixos perigosos ou químicos.
  • projetos especiais: OTs que só ocorrem uma vez, como substituir ou reabilitar ativos, montar novos equipamentos, etc.

 

Então… como preparar a ordem de trabalho perfeita?

Se a ordem de trabalho é o seu Universo, tem de perceber os diversos elementos que a compõem. Uma ordem de trabalho detalhada contém muita informação para organizar, atribuir, executar e completar a tarefa. Dito de outra forma: deve pensar que a OT é um “briefing” que precisa de passar à sua equipa.
 

O processo de criar uma OT

Não basta escrever uma OT detalhada para que seja uma OT perfeita – longe disso. Precisa de gerir as ordens de trabalho ao longo de todo o ciclo para evitar atrasos, inconformidades, custos elevados, downtime excessivo e um backlog enorme. Portanto, deve existir um processo para determinar como é que todos os elementos interagem.

  • Identificação. Primeiro, alguém identifica o problema e decide reportá-lo.
  • Alguém cria a pedido. Alguém reporta uma avaria e o gestor recebe essa notificação. Precisa de avaliar a criticidade, os planos que já existem para esse ativo, a sua idade e a gravidade do problema reportado, assim como os recursos disponíveis, antes de a transformar numa OT.
  • Priorizar e agendar. Depois de receber a notificação, o gestor precisa de priorizar a tarefa e agendá-la de acordo com a ordem de prioridades.
  • Atribuir & completar. A OT vai ser atribuída a um técnico específico ou a uma equipa no terreno, que a deve completar no tempo previsto. Se usar a plataforma da Infraspeak, o Infraspeak Gear™ vai sugerir um técnico automaticamente.
  • Fechar & criar o relatório. Depois de executar a tarefa, o técnico deve fechá-la. O software gera um relatório automático no fim de cada OT que pode partilhar com os seus clientes.
  • Analisar e melhorar. Como a plataforma guarda todas as informações sobre a OT, pode usar os dados que recolhe para melhorar ao longo do tempo e ser mais eficaz em tarefas semelhantes no futuro.

 

Que informação deve estar incluída numa ordem de trabalho?

Num Universo perfeito, deve incluir pelo menos

  • Identificação do equipamento e descrição do problema. Identifique o equipamento e a sua localização claramente. Tente descrever a avaria que foi reportada. Se a causa não for clara, os seus técnicos podem adicionar essa informação mais tarde.
  • Responsável. Obviamente, precisa de indicar quem é o responsável pela OT.
  • Prioridade. Não vale a pena criar OTs no software sem lhes atribuir uma prioridade! É importante manter a equipa informada para que saibam sempre quais são as tarefas mais urgentes.
  • Os materiais e ferramentas necessárias. Uma OT deve incluir sempre os materiais e as ferramentas que serão necessários. Se está a usar uma plataforma de manutenção inteligente, também consegue gerir os custos dos materiais e o inventário automaticamente ao inserir esta informação.
  • Avisos de higiene e segurança. Se há riscos associados à OT, deve avisar os técnicos. Anexe informação sobre as medidas de segurança que devem adotar ou crie uma checklist na nossa App Gatekeeper.
  • Uma previsão para o número de horas necessárias e data de conclusão. O relatório final deve incluir quando é que foi feita a OT, quando foi executada, a previsão para fechar a OT e data de conclusão real. Estes dados ajudam os gestores a planear melhor e permite-lhes determinar quando tempo é que o equipamento esteve fora de serviço, o tempo médio das reparações, e por aí em diante.
  • Outras notas ou documentos. Se há mais alguma informação que considere relevante para os seus técnicos, ou se os técnicos quiserem adicionar informação posteriormente, adicione espaço para outras notas.

 

Modelo de Ordem de Trabalho em Excel Grátis

Crie ordens de trabalho completas e personalizadas para intervenções de manutenção preventiva ou reativa com este modelo em Excel muito intuitivo. Partilhe o ficheiro com todos os potenciais “solicitantes” para agilizar a comunicação com a equipa de manutenção.
 

Work Order Template by Infraspeak

 

Este modelo permite-lhe:

  • Criar uma lista de todos os seus ativos e técnicos.
  • Usar menus dropdown (opcionais) para preencher as OTs mais rápido.
  • Adaptar os campos a manutenção preventiva ou reativa.

 

→ Faça Download do seu Modelo Grátis Aqui.

 

Como pode ser mais eficiente a gerir ordens de trabalho?

Agora que o seu conhecimento do Universo é mais vasto – já sabe como começou, como é que o hidrogénio e o hélio se juntaram para formar a estrelas, etc – pode estar a interrogar-se sobre a melhor forma, e a mais eficiente, de organizar toda esta informação.

 

Lembre-se do que dissemos no início: as ordens de trabalho são, mais do que qualquer outra coisa, uma ferramenta de comunicação. Preparar uma ordem de trabalho perfeita consiste em passar a informação certa em todas as etapas do processo.

 

Como pode organizar OTs de manutenção?

O papel e a caneta têm sido grandes aliados desde os primórdios da manutenção. São fáceis de usar e são baratos; ninguém precisa de instruções. Mas todas as rosas têm os seus espinhos! Os papéis perdem-se (ou são mal arquivados) facilmente, ocupam muito espaço e não são propriamente amigos do ambiente. Foi por isso que algumas pessoas começaram a usar quadros brancos para gerir os fluxos de trabalho, embora também não sejam uma opção muito viável em termos de espaço.

Depois, as folhas de Excel tornaram-se nos melhores amigos dos gestores de manutenção. Também são relativamente simples, mais difíceis de perder e fáceis de arquivar. Aliás, temos outro modelo em Excel para que possa gerir todos os pedidos de manutenção e OTs.

 

Com este modelo, pode reduzir o seu tempo médio de reparação e o downtime não planeado ao registar, priorizar, gerir e fechar todos os pedidos. Num único lugar.

Managing Maintenance Requests in Excel

Faça Download do seu Registo de Avarias em Excel Aqui.

 

Contudo, o Excel não é propriamente uma tecnologia de ponta. Por isso talvez não seja a sua melhor aposta, especialmente se tem uma equipa média ou grande (mais do que 3 ou 4 técnicos) e quer destacar-se da concorrência.

 

É aqui que entra um CMMS ou uma plataforma inteligente de manutenção. Agora pode guardar cada OT na cloud, o que significa que estão disponíveis para toda a equipa a qualquer momento. Um simples smartphone é o suficiente para manter a equipa atualizada com notificações e novos pedidos. Os seus clientes conseguem solicitar a sua ajuda com mais facilidade, comunica com a sua equipa e tudo corre sobre rodas. 
 

Como é que um CMMS ou uma Plataforma de Manutenção funcionam para gerir as ordens de trabalho?

Em primeiro lugar, é mais fácil escrever ordens de trabalho detalhadas com software. O sistema vai guardar a informação sobre cada equipamento, cada OT e controlar o inventário. Pode até associar uma OT a mais do que um ativo.

 

Os técnicos entram os documentos de que precisam num piscar de olhos, o que poupa ainda mais tempo à equipa. Recebem notificações em tempo real e são capazes de dar uma resposta imediata, o que é fulcral nos pedidos urgentes. Também é possível agendar inspeções e OTs de manutenção preventiva automaticamente, com uma determinada frequência. Se ainda faz tudo isto manualmente, a pegar no telefone, no papel e no lápis, vai poupar muito tempo.

 

Finalmente, consegue monitorizar e recolher dados sobre todos os trabalhos de manutenção preventiva e reativa. O software, seja um CMMS ou uma Plataforma Inteligente, calcula indicadores de desempenho (KPIs) tais como a conformidade com o plano de manutenção, o tempo médio entre avarias e o tempo médio de reparação. Pode parecer muita informação, mas o segredo para gerir melhor as OTs está nos detalhes. Faça as contas: perder 15 minutos por dia vai roubar-lhe uma (preciosa) hora de trabalho a cada 4 dias!

 

É assim que tudo devia funcionar, pelo menos em teoria. No limite, independentemente do seu método favorito para organizar e gerir ordens de trabalho, tudo depende do uso que dá às ferramentas que tem. Um software depende dos dados que insere. Se a sua equipa fizer um bom uso da solução que escolheu e registar todas as OTs, vai recolher dados fidedignos e funcionar sem problemas. Caso contrário, é tão falível como qualquer outro método de registo. Para evitar este tipo de situações, sugerimos que ofereça uma formação a todos os funcionários durante o processo de implementação. (E escolha um software intuitivo, claro!)

 

Estamos aqui para ajudar! Quer descobrir mais sobre a Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção da Infraspeak? Fale connosco!