O que é uma ordem de trabalho de manutenção?

Estas são provavelmente as três palavras que mais ouve no dia: ordem de trabalho. A manutenção gira em torno das ordens de trabalho, e mesmo assim ainda há muito que podemos fazer para as melhorar. Ao longo deste artigo vamos explicar o que é um pedido de trabalho e uma ordem de trabalho de manutenção, o que seria uma ordem de trabalho perfeita e como pode gerir todas as suas ordens de trabalho de forma mais eficiente.

Esperemos que, se for gestor(a) de manutenção, tudo isto ajude a melhorar o fluxo de trabalho da sua equipa. Vamos mergulhar no admirável novo mundo das ordens de trabalho e das Plataformas Inteligentes de Gestão de Manutenção?

 Ordem de trabalho de manutenção: o que é?

Talvez pudéssemos explicar o processo da ordem de trabalho num artigo mais curto, mas depois provavelmente teria de consultar um glossário ou cruzar referências com outras fontes para compreender tudo. Por isso, vamos dedicar algum tempo a explicar cada conceito em pormenor e esperamos que nos possa aturar um pouco. Comecemos pelo princípio: afinal de contas, o que é uma ordem de trabalho de manutenção?

No contexto deste artigo, as ordens de trabalho são o nosso Universo. E por isso, temos de falar do nosso Big Bang. Antes de qualquer outra coisa, há pedidos de trabalho. Estes pedidos são apresentados pelos seus colaboradores ou pelos seus clientes (no caso de empresas de manutenção), pedindo que uma determinada tarefa seja executada. Assim que os pedidos são autorizados e aceites por um gestor/planificador de manutenção, o contador de tempo começa — e nasce a ordem de trabalho.

A partir desse momento, o fluxo de trabalho da sua empresa deve entrar em funcionamento. Uma ordem de trabalho é, antes de mais, uma ferramenta de comunicação, que deve incluir todas as informações necessárias para a execução de uma tarefa. Como veremos daqui a pouco, as ordens de trabalho determinam quem está autorizado a executá-la, o âmbito da tarefa, a quem é atribuída e tudo o que leva a sua equipa do ponto A ao ponto B. Mais uma vez, tal como o Universo, as ordens de trabalho expandem-se e ganham uma estrutura mais complexa.

Quais são os diferentes tipos de ordens de trabalho?

Agora que esclarecemos a diferença entre ordens de trabalho e pedidos de trabalho, precisamos de compreender os diferentes tipos de ordens de trabalho que existem:

• inspeção: estas ordens de trabalho concentram-se na inspeção e verificação dos ativos, geralmente como parte de uma estratégia de manutenção preventiva ou monitorização da condição. Pode agendar estas ordens de trabalho automaticamente na sua plataforma de gestão de manutenção (IMMP).
• manutenção preventiva: as ordens de trabalho de manutenção podem ser, por exemplo, limpeza preventiva, lubrificação de rotina, mudança de filtro de ar, cumprimento das recomendações do fabricante, etc., para evitar que uma máquina avarie ou que ocorra qualquer erro.
• emergência: algumas ordens de trabalho são emergências. Estas tarefas devem ser executadas de modo a proteger os ativos mais caros da empresa e controlar os danos. Normalmente estão relacionadas com manutenção corretiva.
• elétrica: ordens de trabalho relacionadas com cabos, iluminação ou fontes de alimentação, por exemplo.
• segurança: ordens de trabalho de manutenção para prevenir riscos de saúde e segurança, como a eliminação de resíduos perigosos ou a limpeza de produtos químicos.
• especiais: são ordens de trabalho pontuais, por exemplo, para substituir ativos, instalar novos equipamentos, upgrading e assim por diante.

Então… o que torna uma ordem de trabalho perfeita?

Se uma ordem de trabalho é o seu Universo, precisa de compreender quais os elementos químicos que a compõem. As ordens de trabalho de manutenção detalhadas precisam de conter muita informação para organizar, atribuir, executar e completar a tarefa. Por outras palavras, deve pensar na ordem de trabalho como um briefing que precisa de transmitir à sua equipa.

Qual é o processo da ordem de trabalho?

Não basta escrever uma ordem de trabalho de manutenção detalhada para a tornar perfeita — longe disso. As ordens de trabalho precisam de ser geridas adequadamente ao longo de todo o seu ciclo para evitar atrasos, falta de responsabilização, custos mais elevados, aumento do downtime ou um atraso nas listas de tarefas. É por isso que também precisamos de prestar muita atenção ao processo da ordem de trabalho. Esta etapa determina como os elementos do seu Universo interagem entre si.

• Identificação. Em primeiro lugar, alguém identifica o problema e decide reportá-lo.
• Alguém cria o pedido. Isto transforma-se num pedido de trabalho que surge na sua plataforma de gestão de manutenção. Deve avaliar a criticidade, os planos existentes para esse ativo, a idade do ativo e a gravidade do problema, bem como os seus recursos, antes de o transformar numa ordem de trabalho.
• Prioridade & calendário. Após o pedido ser aceite, o responsável pelo planeamento da manutenção estabelece a prioridade da tarefa e agenda-a em conformidade.
• Atribuído & concluído. A tarefa é então atribuída a um técnico ou equipa específica, que a executa durante o tempo programado.
• Fechada & documentada. Após a execução da tarefa de manutenção, esta deve ser marcada como completa e documentada, para que se possa manter o registo de dados importantes.
• Analisada & retrabalhada. As ilações retiradas são então analisadas para determinar o que pode ser melhorado. Os dados podem ser úteis em futuras ordens de trabalho semelhantes.

Que informações deve incluir uma ordem de trabalho de manutenção?

Para fazer uma ordem de trabalho perfeita, deve incluir pelo menos as seguintes informações:

• Identificar o ativo e descrever o problema. Identificar claramente o ativo e a sua localização na ordem de trabalho. Tente descrever o que aconteceu ou a avaria reportada. Se a causa não for clara, os seus técnicos devem acrescentá-la mais tarde ao relatório.
• Responsável. Obviamente, a tarefa tem de ser atribuída a um técnico ou equipa específica.
• Não deixe a sua equipa à deriva. É importante que os técnicos saibam o que os espera e quais são as ordens de trabalho mais urgentes.
• Peças e ferramentas necessárias. Uma ordem de trabalho detalhada deve incluir que peças e ferramentas são necessárias para executar a tarefa. Se estiver a utilizar uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção, ela vai também ajudar a monitorizar os custos e a gerir o inventário automaticamente.
• Notas sobre saúde e segurança. Se houver riscos associados à tarefa, os técnicos devem ser avisados. Anexe todos os documentos relativos a medidas de segurança da ordem de trabalho antes da sua equipa iniciar o trabalho.
• Data prevista de conclusão e horas esperadas de trabalho. O relatório final deve incluir quando a ordem foi solicitada, quando foi executada, a data prevista de conclusão e a data efetiva de conclusão. Estes dados ajudam os gestores na programação e permite-lhes determinar quanto tempo o equipamento esteve parado, o tempo médio de reparação, etc.
• Outras notas e documentos. Se houver quaisquer outros dados relevantes ou se os técnicos quiserem acrescentar informações mais tarde para referência futura (notas de conclusão).

Modelo grátis de Ordem de Trabalho em Excel

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Com este modelo, pode criar:

• Uma lista de todos os ativos e membros da equipa.
• Menus dropdown opcionais para preencher mais rápido a ordem de trabalho.
• Campos adaptáveis para manutenção corretiva ou pre

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Como gerir as ordens de trabalho de manutenção de forma mais eficiente?

Agora que o seu conhecimento do Universo é mais vasto — sabe como começou, como o hidrogénio e o hélio funcionam em conjunto e observou-o cuidadosamente — pode estar a pensar qual é a melhor e mais eficiente forma de organizar toda esta informação.

Recorde o que dissemos no início deste artigo: as ordens de trabalho são, acima de tudo, um instrumento de comunicação. Fazer uma ordem de trabalho perfeita tem tudo a ver com a transmissão da informação correta ao longo de todas as fases do processo.

Como organizar as ordens de trabalho de manutenção?

Desde que a manutenção preventiva existe, a caneta e o papel têm sido amigos fiéis. São fáceis de usar e baratos — não são necessárias quaisquer instruções. Mas cada rosa tem o seu espinho. Os papéis tendem a perder-se ou a ser mal arquivados, ocupam muito espaço, e não são propriamente uma opção amiga do ambiente. Foi assim que algumas pessoas chegaram aos quadros brancos, embora também não sejam uma resposta viável em termos de espaço.

Mais recentemente, as folhas de Excel tornaram-se o melhor amigo de todos os planificadores de manutenção. São relativamente simples, mais difíceis de perder e fáceis de arquivar. Na verdade, temos até outro modelo Excel para que possa gerir todos os pedidos de trabalho/manutenção.

Com este, pode reduzir o tempo médio para reparar avarias e o downtime não planeado, registando, dando prioridade, gerindo e fechando todos os pedidos de manutenção num único local.

→ Descarregue aqui o Registo de Pedidos de Manutenção.

Contudo, isto não é exatamente tecnologia de ponta, pelo que pode não ser a melhor aposta, especialmente se tiver uma equipa relativamente grande (mais de 3 ou 4 técnicos) e quiser manter-se à frente da concorrência.

É aqui que entra a Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção. Agora pode armazenar cada ordem de trabalho na nuvem, ficando assim disponível para toda a equipa a qualquer momento. Um simples telefone é suficiente para os manter atualizados com as notificações e pedidos. É mais fácil para os seus clientes fazerem um pedido de trabalho, comunicar com a sua equipa e tudo correr tranquilamente.

Como funciona uma IMMP na gestão de ordens de trabalho?

Em primeiro lugar, é mais fácil escrever ordens de trabalho detalhadas com uma IMMP — não se esqueça de que ela vai armazenar toda a informação relativa a cada ativo, stock e peça. Os técnicos podem encontrar todos os documentos que necessitam num piscar de olhos, o que poupa ainda mais tempo à equipa. Recebem notificações instantâneas para pôr tudo a andar de imediato, o que é vital em ordens de trabalho urgentes. Também é possível agendar inspeções ou ordens de trabalho preventivas automaticamente com uma certa frequência. Se ainda o fizer manualmente, também vai poupar tempo.

Finalmente, monitorize as suas ordens de trabalho de manutenção preventiva e corretiva com os dados recolhidos. O software pode calcular indicadores-chave de desempenho como o cumprimento de planos de manutenção preventiva, o tempo médio entre avarias (MTBF)ou o tempo médio para reparar (MTTR). Pode parecer um monte de dados, mas o segredo para gerir as ordens de trabalho de forma mais eficiente está nos detalhes. Lembre-se: perder apenas 15 minutos por dia rouba-lhe 1 hora de trabalho de 4 em 4 dias!

É assim que tudo deve funcionar, pelo menos em teoria. Em última análise, independentemente do seu método preferido para organizar e gerir as ordens de trabalho, resume-se tudo às pessoas que o utilizam. Uma plataforma de gestão de manutenção baseia-se nos dados que lhe são fornecidos. Se a sua equipa fizerem bom uso da plataforma, inserindo todos os dados necessários para realizar tarefas e recolher dados fiáveis, ela vai funcionar sem problemas. Caso contrário, pode ser tão pouco fiável como qualquer outro método. Para evitar isto, sugerimos vivamente que solicite ajuda para treinar os seus colaboradores durante a fase de onboarding.

Gerir ordens de trabalho com a Infraspeak Network™

Uma comunicação ineficiente continua a ser um grande obstáculo na relação entre Cliente e Fornecedor, mesmo depois do contrato ser fechado.

A Infraspeak Network™ permite ao Cliente partilhar e colaborar em ordens de serviço com o Fornecedor, incluindo uma lista de tarefas que precisam ser executadas. Por exemplo, se houver um problema com um ar condicionado, as tarefas podem incluir:

• Remover filtro
• Limpar filtro
• Substituir o filtro

Além disso, o Cliente e o Fornecedor podem comunicar usando a seção Mensagens da ordem de serviço. Isto centraliza toda a comunicação e elimina o risco de perder informações.

Em suma, a Infraspeak Network™ simplifica os velhos processos de pedidos de orçamento e apresentação de propostas, partilha de ordens de serviço e monitorização do trabalho levado a cabo pelos fornecedores. Com as nossas soluções colaborativas, pode fazer tudo isto a partir do conforto da sua plataforma Infraspeak:

✔️ Expandir a sua lista de Clientes/Fornecedores e rede de contatos.

✔️ Gerir pedidos de orçamento e fechar propostas para ordens de serviço ou compra de stock.

✔️ Executar as suas necessidades de manutenção de forma mais eficiente

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