Uma das principais vantagens de ter um software de gestão de infraestruturas e manutenção é poder gerar facilmente todo o tipo de relatórios e analisar indicadores importantes. A maioria dos softwares pode dar-lhe informação muito detalhada sobre qualquer trabalho, por isso é muito fácil dispersar-se e passar horas… e horas… a investigar todos os pormenores. Para que isto não aconteça, vamos destacar alguns dos indicadores de performance (em Inglês, KPIs – Key Performance Indicators) mais importantes e que deve ter em consideração:
1. Custo de manutenção por unidade produzida
Para quem trabalha na indústria, este é definitivamente um indicador de manutenção a ter em consideração. O custo de manutenção contribui para os custos totais de produção, portanto deve refletir-se no custo por unidade produzida.
2. Tempo de downtime por mês
Cada minuto em que o seu sistema não está disponível (downtime), é um minuto perdido para a sua empresa. O seu downtime nunca deve ultrapassar os 10% por mês — mas o ideal é ficar pelo 1%, ou mesmo pelas casas decimais!
3. Trabalhos concluídos dentro do prazo
Numa empresa em que tudo funciona como um relógio, uma grande percentagem dos trabalhos de manutenção e reparação será feita dentro do prazo — salvo raras exceções, em que pode haver atrasos a encontrar componentes ou equipamentos substituídos.
Se, pelo contrário, muitos dos trabalhos de manutenção são concluídos fora do prazo, tem razões para se preocupar. Os atrasos sucessivos são, geralmente, um sintoma de uma destas três coisas — a sua equipa não tem o material necessário; não tem recursos humanos suficientes (o que pode levar os seus funcionários a sofrer um burnout!); ou não tem as capacidades certas para chegar a bom porto. Portanto, este é um indicador de manutenção a ter em atenção!
4. Tempo projetado vs. tempo de reparação real
As equipas de manutenção devem ser capazes de projetar quanto tempo vai demorar um determinado trabalho. Depois, essa projeção deve ser comparada com o tempo real — se existir uma grande diferença entre os dois, é preciso determinar o que está a falhar durante o processo.
5. Custos orçamentados vs. custos reais
Tal como existe uma expetativa em relação ao tempo, os custos de manutenção também devem ser orçamentados trimestral ou anualmente. Se os custos derrapam demasiado, deve discutir o assunto com o gestor de operações técnicas e perceber os motivos por detrás desta diferença.
6. Número de peças encomendadas durante as reparações
Outra métrica que deve ter debaixo de olho é o número de peças que a empresa precisa de encomendar durante as reparações. Se precisa de encomendar muitas peças e tem custos avultados com elas, isto deve ser tido em consideração durante a encomenda de novos equipamentos e de peças para stock.
7. Custo de manutenção por secção
Além do custo de manutenção por unidade, outro indicador de manutenção importante é o custo de manutenção por cada secção. Nem todos os departamentos têm as mesmas despesas de manutenção e, por isso, é preciso determinar que parte da empresa gasta mais recursos e tentar otimizar essa parte da operação.
