¿Qué es CAFM? — Gestión de Infraestructuras Asistida por Ordenador

Si tu organización tiene personas, activos e instalaciones que gestionar, es probable que necesites una solución para el facility management. Los acrónimos son muchos y crecen día a día — GMAO, CAFM, PIM, lo que sea. Cada una de ellas tiene su utilidad, y estamos aquí para contarte todo lo que necesitas saber sobre CAFM.

¿Qué es la Gestión de Infraestructuras Asistida por Ordenador (del inglés CAFM)?

CAFM es la sigla de Computer-Aided Facilities Management (Gestión de Instalaciones Asistida por Ordenador). Para un lego interesado por estas materias, se podría decir simplemente que es un software para gestionar activos, herramientas y procesos. Simplifica el facility management y las tareas que de otro modo ocuparían mucho tiempo.

Las acciones humanas son propensas a los errores, mucho más que las informáticas. Si una organización sigue utilizando formularios de papel para hacer un seguimiento de los activos, las tareas y las órdenes de servicio, no sólo desperdicia un montón de papel, sino que también se queda corta en cuanto a cumplimiento, eficiencia y análisis. 

Diferencias entre el software CAFM y un GMAO

Vale, ya lo has entendido, la gestión informatizada es mejor que el lápiz y el papel. Lo más probable es que ya lo sepas y que estés orgulloso de utilizar un GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador). Lo que tal vez no sepas es que un GMAO es básicamente Ned Stark de Juego de Tronos: parecía alguien importante cuando apareció por primera vez, pero al final no fue más que un personaje secundario del que todo el mundo habló durante toda la serie sin que tuviera un papel importante.

En otras palabras, el GMAO fue grande en los años 80, pero hoy en día no es más que una buena idea que allanó el camino a un sistema mucho más capaz, como el CAFM.

Un GMAO es un software que gestiona y registra las órdenes de trabajo o las solicitudes de mantenimiento. En nuestra guía definitiva de GMAO, te contamos que, en su esencia, no es más que un sistema de registros. CAFM es un sistema centrado en el Facility Management en su conjunto, mientras que GMAO es una solución más orientada al mantenimiento. La verdad es que ambas son válidas, sólo depende de la naturaleza de tu empresa y de tus operaciones.

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Diferencias entre CAFM e IWMS

CAFM e IWMS (sistema de gestión del espacio de trabajo) son dos soluciones de software utilizadas en la gestión de instalaciones. Aunque sus funciones se solapan en cierta medida, presentan claras diferencias.

Alcance y enfoque

Los sistemas CAFM se centran principalmente en gestionar y optimizar los aspectos físicos de las instalaciones. Suelen encargarse de tareas como la gestión del espacio, la gestión de activos, el mantenimiento preventivo, la gestión de órdenes de trabajo y la elaboración de informes básicos.

Las soluciones IWMS tienen un alcance más amplio y abarcan una gama más amplia de funciones de gestión de instalaciones. Además de las funciones de CAFM, las plataformas IWMS suelen incluir módulos de gestión inmobiliaria, administración de arrendamientos, gestión de proyectos, gestión de la sostenibilidad y análisis del lugar de trabajo. IWMS hace hincapié en un enfoque holístico de la gestión de las instalaciones y de todo el entorno del lugar de trabajo.

Integración y centralización de datos

Los sistemas CAFM suelen ser aplicaciones independientes que se centran en tareas específicas de gestión de instalaciones. Es posible que no se integren perfectamente con otros sistemas empresariales y que requieran la introducción manual de datos o el intercambio de datos entre sistemas.

Las plataformas IWMS, por su parte, están diseñadas para integrar y centralizar datos de diversas fuentes, departamentos y sistemas de toda la organización. Facilitan el flujo de información entre distintos módulos, proporcionando una visión unificada y completa de los datos relacionados con las instalaciones. Las soluciones IWMS suelen integrarse con otros sistemas empresariales, como los de recursos humanos, finanzas y ERP (planificación de recursos empresariales).

Enfoque estratégico

El software CAFM tiende a tener un enfoque táctico o operativo, abordando las necesidades diarias de gestión de las instalaciones. Las soluciones IWMS ofrecen una perspectiva estratégica de la gestión de instalaciones, proporcionando herramientas y análisis para apoyar la planificación a largo plazo, la toma de decisiones y la optimización de recursos.

Complejidad y escalabilidad

Los sistemas CAFM suelen ser menos complejos y más adecuados para organizaciones con necesidades de gestión de instalaciones relativamente sencillas. Una plataforma IWMS es generalmente más robusta, rica en funciones y escalable, diseñada para gestionar las complejas necesidades de organizaciones más grandes con múltiples ubicaciones, amplias carteras inmobiliarias y diversos retos de gestión de instalaciones.

Diferencias entre CAFM vs gestión de mantenimiento inteligente

Hay algo que no hemos mencionado hasta ahora al hablar de un CAFM: la inteligencia. Y eso es porque no podemos decir que este sea un sistema impulsado por ella. PIM, en cambio, significa Plataforma Inteligente de Mantenimiento, y es la última tecnología disponible para los gestores de mantenimiento. 

Como su propio nombre indica, combina la gestión del mantenimiento con la inteligencia artificial (IA) para recopilar los datos de los equipos y convertirlos en información valiosa.

Además, las Plataformas Inteligentes de Mantenimiento son exactamente eso, plataformas, y eso es porque pueden integrar otras herramientas e incluso hardware. Es posible, con una solución como esta, aprovechar los datos para automatizar las tareas y proporcionarte informaciones inteligentes, predicciones que ahorran tiempo y sugerencias.

En lugar de una burbuja estática, tenemos un sistema de mantenimiento vibrante y vivo.

Ventajas de CAFM

Más eficiencia

Como software basado en la nube, un CAFM permite una mayor eficiencia en el facility management. Tiempos de respuesta más rápidos, una perspectiva ampliada de los problemas y del estado de los equipos, o la posibilidad de hacer un mejor seguimiento de tus indicadores clave de rendimiento, todo ello impulsa tu eficiencia. 

Un sistema como CAFM también estandariza una cierta forma de hacer las cosas, mejorando así el cumplimiento y la simplificación de los procesos. Sin embargo, si quieres dar un paso adelante, una PIM como Infraspeak es el camino a seguir.

Mejor evaluación de riesgos

La evaluación de riesgos es una parte enorme de la gestión y el mantenimiento de activos. Al ser un software basado en la nube y racionalizado, un CAFM permite tomar mejores decisiones y más rápidas, reduciendo así los márgenes de error. No solo es una alternativa que ahorra tiempo en el facility management, sino que también ahorra costes.

Mantenimiento proactivo

Gestionar muchos activos, edificios, personas y herramientas es a veces una tarea abrumadora. Se hace mucho más difícil si se persiguen soluciones a los problemas que han surgido en lugar de esquivar proactivamente los problemas futuros.

Aunque el mantenimiento reactivo es posible con un CAFM (no nos malinterpretes, es totalmente posible y una parte importante de ello), el mantenimiento proactivo debería ser el principal objetivo de un profesional. 

Si quieres saber más sobre ello, consulta nuestro artículo sobre el tema del mantenimiento preventivo.

Libera a tu facilities manager para que tenga un papel más estratégico

Tu gestor de inmuebles debe desempeñar un importante papel estratégico en tu organización. Usando un CAFM le estás dando poder, liberándolo para que asuma un papel que es mucho más reflexivo, en lugar de correr de un lado a otro echando chispas.

¿Donde resuelta mejor el software CAFM?

Un CAFM puede aplicarse a cualquier tarea, organización o personas que crezcan con la ayuda de una herramienta de operación de instalaciones. Independientemente del sector de negocio o de la industria, la CAFM puede desempeñar un gran papel en el impulso de tu empresa.

CAFM en la Hostelería

Un sistema basado en la nube y disponible las 24 horas del día se adapta perfectamente a la interminable rutina del sector de la hostelería. Se tratan de negocios y lugares con un montón de activos, clientes, tareas y trabajadores que hay que organizar en todo momento. En la hostelería, una solución CAFM permite ahorrar costes complaciendo, igualmente, al consumidor.

La comunicación es clave en cualquier organización y se verá potenciada a través de CAFM: las reparaciones en la hostelería son rutinarias y un CAFM es una solución integrada para gestionar, comunicar y hacer un seguimiento de dichas reparaciones. 

CAFM en la Industria y grandes edificios

Una de las principales ventajas de un sistema CAFM es la optimización y estandarización de los flujos de trabajo. Aunque puede ser bienvenida, pero no crítica en muchas áreas de negocio, es bastante importante en la industria. 

La gestión de los presupuestos es otro aspecto que no debe pasarse por alto al elegir una solución CAFM en una instalación industrial.

Los planes de contingencia para emergencias y escenarios imprevistos forman parte de la vida diaria de un gestor de facilities en una fábrica y se facilitan a través de la gestión asistida por ordenador.

La capacidad de hacer un seguimiento del estado de cada edificio, o de cada activo de un edificio, en una base de datos única y fácil de usar es clave cuando se trata de la gestión de propiedades.