El espacio de trabajo moderno exige una gestión eficaz para mantener el tiempo de actividad y la productividad.
La gestión de un lugar de trabajo implica una amplia gama de tareas, como el mantenimiento, la seguridad, la gestión de activos, la planificación del espacio y mucho más. Al fin y al cabo, una plantilla productiva depende de que los procesos de “back-end” funcionen correctamente.
Alrededor del 82% de las empresas experimentan downtime no planificado cada año, y la interrupción repercute en toda la empresa y sus empleados, afectando gravemente a los ingresos y los beneficios.
Para combatirlo, el Integrated Workplace Management System (IWMS) se une a toda una serie de tecnologías de software diseñadas para resolver los retos habituales del espacio de trabajo.
IWMS combina la gestión de activos, el rendimiento energético y de edificios, la planificación de espacios y otras funciones de gestión del trabajo en una plataforma integrada.
Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre los IWMS.
¿Qué es un Sistema Integrado de Gestión del Espacio de Trabajo?
Un IWMS permite a las organizaciones gestionar sus instalaciones, activos y bienes inmuebles desde una plataforma centralizada.
El IWMS engloba varias funciones y módulos de facility management (FM), como la gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) y los sistemas de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO).
Sin embargo, el IWMS se centra en la ‘gestión de instalaciones físicas’, que se refiere a la funcionalidad técnica y el rendimiento de un edificio.
Características de los sistemas integrados de gestión de espacios de trabajo
Un IWMS se centra en el lugar de trabajo y su entorno. Puede tratarse de un edificio de oficinas, un almacén, una fábrica o un hotel.
Los espacios de trabajo modernos son más complejos que nunca y están muy regulados.
Por ejemplo, los espacios de trabajo en el Reino Unido están ampliamente regulados para todo, desde la temperatura de trabajo hasta el ruido, el tiempo de pantalla (por ejemplo, para evitar la fatiga visual) y la seguridad eléctrica y contra incendios.
Gestionar estas funciones y procesos manualmente o sin una plataforma de software específica es extremadamente complicado y deja pocas oportunidades de aprovechar los datos para la optimización. Además, a menudo es obligatorio crear registros transparentes y auditables de las tareas y procesos.
Un IWMS ayuda a las organizaciones a superar estos retos. Aquí te presentamos algunos de sus principales usos:
- Planificación centralizada: Los IWMS permiten la gestión inmobiliaria, por ejemplo, la gestión de arrendamientos, alquileres, impuestos y contabilidad.
- Gestión del espacio: Un IWMS ayuda a optimizar el espacio haciendo un seguimiento de la ocupación, a gestionar las asignaciones de espacio y a reconfigurar los planos de planta para satisfacer los cambios de la demanda.
- Gestión del mantenimiento: los IWMS se extienden al facility management y las operaciones de mantenimiento mediante la automatización de las órdenes de trabajo, la programación del mantenimiento preventivo y la gestión del inventario.
- Gestión de activos: Una solución IWMS permite a los facility managers gestionar los activos mediante el seguimiento de su ubicación, condición y uso.
- Seguridad y cumplimiento: Un IWMS ayuda a rastrear el control de acceso, los incidentes de seguridad y la respuesta de emergencia. A menudo se requiere un sistema sólido de registro y seguimiento de incidentes para el cumplimiento de la normativa.
- Informes: Un IWMS permite a los facility managers generar informes sobre diversos aspectos de sus operaciones de facility management, como el mantenimiento, la ocupación, la utilización, etc.
Ventajas de un sistema de gestión del espacio de trabajo
Los IWMS simplifican las complejas funciones y procesos de gestión del espacio de trabajo, y también abren oportunidades de optimización e innovación.
Estas son algunas de las muchas ventajas de utilizar un IWMS:
- Mejora de la eficacia: La laboriosa administración manual consume unas 14 horas de la carga de trabajo semanal de un gestor. Un IWMS permite a los gestores automatizar varias tareas para reducir el papeleo y ahorrar tiempo.
- Visibilidad de los datos: La automatización de procesos mejora la comunicación entre sistemas. IWMS proporciona a los facility managers datos y análisis en tiempo real, lo que les permite tomar decisiones basadas en datos y mejorar la visibilidad de los datos.
- Aumento de la productividad: La utilización de un IWMS permite a los facility managers priorizar y gestionar las tareas críticas para el negocio.
- Mejor cumplimiento: El panorama normativo moderno deja poco margen de error. Los IWMS crean registros transparentes y auditables sobre reparaciones, inspecciones de seguridad, etc.
- Ahorro de costes: Los procesos eficientes reducen los costes de mantenimiento al ahorrar tiempo y mantener un alto tiempo de actividad. Un IWMS puede reducir los costes de las instalaciones en un 14%. Además, los IWMS combinados con un sistema de facilities management reducen enormemente el mantenimiento y el consumo de energía.
Sistemas de gestión del espacio de trabajo y CAFM
La gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) está estrechamente relacionada con los IWMS.
Al igual que el IWMS, el CAFM desempeña una función holística en la gestión de las personas y los procesos de una instalación. Por ejemplo, el CAFM permite a los facility managers hacer un seguimiento de la ocupación, asignar espacio y uso, programar el mantenimiento preventivo y gestionar el inventario.
Sin embargo, el CAFM no ofrece la misma funcionalidad para gestionar los bienes inmuebles y los procesos de toda la empresa.
En esencia, IWMS ofrece una funcionalidad más amplia para empresas grandes y negocios de nivel empresarial.
Aquí tienes una breve comparación de ambos:
- Tanto CAFM como IWMS utilizan procesos digitales y centralización de datos para gestionar los activos digitales y físicos relacionados con los espacios de trabajo y las instalaciones.
- Ambos pueden utilizarse para la gestión de activos, la programación del mantenimiento, el seguimiento, etc.
- IWMS añade funciones adicionales para la gestión inmobiliaria, por ejemplo, si una organización gestiona varios edificios o instalaciones.
- IWMS es más inclusivo y flexible para la gestión de espacios de trabajo a gran escala, por ejemplo, organizaciones con muchos edificios dispersos en diferentes clientes y jurisdicciones.
- Por el contrario, CAFM se centra más en las instalaciones individuales, lo que resulta ideal para las empresas más pequeñas.
Gestión de espacios de trabajo y gestión de activos
La gestión de activos implica la gestión de los activos de una organización (tanto físicos como digitales) a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye desde la adquisición y la implementación hasta el mantenimiento.
La gestión de activos es fundamental para la gestión del espacio de trabajo. Al fin y al cabo, un espacio de trabajo depende de sus activos.
Un IWMS suele incluir funciones para el seguimiento del uso de los activos y los programas de mantenimiento, incluida la activación de solicitudes de mantenimiento, órdenes de trabajo, seguimiento de los costes de asignación de tareas, etc.
Las plataformas integradas como Infraspeak Gear™ permiten a los gestores optimizar sus instalaciones y activos para adquirir ventajas competitivas.
Sistemas de gestión de espacios de trabajo y PIM
¿¡Otro acrónimo?! Un momento, escúchanos.
A medida que la gestión del espacio de trabajo se ha vuelto más compleja y diversa, se ha disparado la demanda de herramientas racionalizadas y todo en uno.
Sí, existen CAFM, IWMS, etc., pero la plataforma inteligente de mantenimiento (PIM) es el conjunto de herramientas definitivo para gestionar espacios de trabajo de todo tipo.
Lo que suele faltar en un IWMS es inteligencia, escalabilidad e interoperabilidad.
Por el contrario, las PIM añaden las mejores herramientas para extraer y transformar los datos de gestión para:
- Hacer que la visibilidad de los datos de mantenimiento sea utilizable para la comprensión y el análisis.
- Elevar el cumplimiento a nuevos niveles, algo vital para satisfacer o superar las exigencias normativas y anunciar el rendimiento a clientes y consumidores.
- Crear nuevas oportunidades para gestionar, controlar y optimizar los espacios de trabajo con el fin de aumentar la productividad y el tiempo de actividad.
La PIM de Infraspeak permite el Mantenimiento 5.0, donde la gestión del espacio de trabajo se transforma gracias a la IA, IoT y otras tecnologías de vanguardia.
Para obtener más información sobre la PIM de Infraspeak, programa una demostración con uno de nuestros especialistas.
