​​Um ambiente de trabalho moderno exige uma gestão eficaz para manter o tempo de atividade e a produtividade.

O gerenciamento de um local de trabalho envolve uma ampla gama de tarefas, como manutenção, segurança, gerenciamento de ativos, planejamento de espaço, e muito mais. Afinal de contas, uma força de trabalho produtiva depende de processos de apoio que funcionem sem problemas.

Cerca de 82% das empresas passam por períodos de downtime não planejados todos os anos, e a interrupção repercute em toda a empresa e em seus funcionários, afetando diretamente as receitas e os lucros.

Para combater isto, o Sistema Integrado de Gerenciamento do Local de Trabalho (com a sigla IWMS, que vem de Integrated Workplace Management System, no inglês) se junta a toda uma série de tecnologias de software projetadas para resolver os desafios comuns do local de trabalho.

O IWMS combina gerenciamento de ativos, desempenho de edifícios e energia, planejamento de espaço e outras funções de gerenciamento de trabalho em uma plataforma integrada.

Neste artigo você encontra tudo o que precisa saber sobre o IWMS.  

O que é um Sistema Integrado de Gerenciamento do Local de Trabalho?

Um IWMS permite às organizações gerenciar suas instalações, bens e imóveis a partir de uma plataforma centralizada.

O IWMS engloba várias funções e módulos de gerenciamento de instalações (FM), tais como o Facility Management Assistido por Computador (CAFM, de Computer-Aided Facility Management, em inglês,) e o Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS, do inglês Computerised Maintenance Management Systems).

Apesar disso, o IWMS está focado no “hard facility management“, que está relacionado com a funcionalidade técnica e o desempenho de um edifício.

Características dos Sistemas de Gerenciamento Integrado do Local de Trabalho

Um IWMS está focado no local de trabalho e no meio ambiente. Este pode ser um espaço de escritórios, armazém, fábrica ou hotel.

Os locais de trabalho modernos são mais complexos do que nunca, e estão fortemente regulamentados.

Por exemplo, os locais de trabalho no Reino Unido são amplamente regulamentados para tudo, desde temperatura do espaço até ruído, tempo de tela (por exemplo, para evitar tensão ocular) e segurança elétrica e contra incêndio.

Gerenciar estas funções e processos manualmente ou sem uma plataforma é extremamente complicado e deixa poucas oportunidades de aproveitar os dados para otimização. Além disso, a criação de pistas de tarefas e processos transparentes e auditáveis é frequentemente obrigatória.

Um IWMS ajuda as organizações a superar estes desafios. Aqui estão alguns de seus principais usos:

  1. Planejamento centralizado: o IWMS permite a gestão imobiliária como, por exemplo, a gestão de aluguéis, locações, impostos e contabilidade.
  2. Gestão de espaços: um IWMS ajuda a otimizar a ocupação do espaço, gerenciar alocações de espaço e reconfigurar plantas baixas para atender à demanda em mudança.
  3. Gerenciamento de manutenção: o IWMS se estende ao gerenciamento de instalações e operações de manutenção, automatizando chamados, programando a manutenção preventiva e gerenciando o inventário.
  4. Gerenciamento de ativos: uma solução IWMS permite que os gerentes de instalações gerenciem os ativos rastreando sua localização, condição e uso.
  5. Segurança e conformidade: o IWMS ajuda a rastrear o controle de acesso, incidentes de segurança e resposta a emergências. Um sistema robusto de registro e rastreamento de incidentes é frequentemente necessário para a conformidade.
  6. Relatórios: um IWMS permite aos gerentes de instalações gerar relatórios sobre vários aspectos de suas operações de gerenciamento de instalações, como manutenção, ocupação, utilização, e muito mais.

Então, quais os benefícios que estas características trazem?

Benefícios de um sistema de gestão do local de trabalho

O IWMS simplifica funções e processos complexos de gerenciamento do local de trabalho e também abre oportunidades para otimização e inovação.

Aqui estão alguns dos muitos benefícios do uso de um IWMS:

  1. Melhoria da eficiência: a administração manual demorada leva cerca de 14 horas da carga de trabalho semanal de um gerente. Um IWMS permite aos gerentes de instalações automatizar várias tarefas para reduzir a burocracia e economizar tempo.
  2. Visibilidade dos dados: a automação de processos melhora a comunicação entre os sistemas. O IWMS fornece aos gerentes das instalações dados e análises em tempo real, permitindo que tomem decisões orientadas por dados e melhorem a visibilidade dos dados.
  3. Melhoria da produtividade: a utilização de um IWMS permite aos gerentes de instalações priorizar e gerenciar tarefas críticas para os negócios.  
  4. Melhoria da conformidade: o cenário regulatório moderno deixa pouca margem de erro. O IWMS cria trilhas transparentes e auditáveis que cobrem reparos, inspeções de segurança, etc.
  5. Economia de custos: processos eficientes reduzem os custos de manutenção, economizando tempo e mantendo um alto tempo de atividade. O IWMS pode reduzir os custos das instalações em 14%. Além disso, o IWMS combinado com um sistema de gerenciamento de instalações reduz enormemente a manutenção e o consumo de energia.

Sistemas de gerenciamento de local de trabalho e CAFM

Computer-Aided Facility Management (CAFM), ou Facility Management Assistido por Computador, está intimamente relacionada ao IWMS.

Assim como o IWMS, o CAFM tem um propósito abrangente no gerenciamento das diversas pessoas e processos de uma instalação. Por exemplo, o CAFM permite aos gerentes das instalações rastrear a ocupação, alocar espaço e uso, programar a manutenção preventiva e gerenciar o inventário.

Apesar disso, o CAFM não oferece a mesma funcionalidade para gerenciar imóveis e processos de toda a empresa.

Em resumo, o IWMS oferece uma funcionalidade mais ampla para empresas de grande porte e de nível empresarial.

Aqui está uma breve comparação dos dois:

  • Tanto o CAFM quanto o IWMS utilizam processos digitais e centralização de dados para gerenciar tanto os ativos digitais quanto os físicos relacionados aos locais e instalações de trabalho.
  • Ambos podem ser usados para o gerenciamento de ativos, programação de manutenção, rastreamento, etc.
  • O IWMS tem funcionalidades adicionais para a gestão de imóveis, ideal para empresas que administram vários edifícios ou instalações. 
  • O IWMS é mais inclusivo e flexível para a gestão de locais de trabalho em larga escala, sendo ideal, por exemplo, para organizações com muitos edifícios espalhados por diferentes clientes e jurisdições. 
  • Por outro lado, o CAFM está um pouco mais focado em instalações individuais – ideal para empresas menores. 

Gestão do local de trabalho e gestão de ativos

A gestão de ativos envolve a gestão dos equipamentos de uma organização (tanto físicos como digitais) durante todo o seu ciclo de vida. Isto inclui tudo, desde a aquisição e implantação até a manutenção.

A gestão de ativos é fundamental para a gestão do local de trabalho. Afinal de contas, um local de trabalho depende dos seus equipamentos e bens.

Um IWMS normalmente inclui recursos para rastrear o uso de ativos e cronogramas de manutenção, incluindo acionamento de solicitações de manutenção, chamados, rastreamento de custos de atribuição de tarefas, etc.

Plataformas integradas como a Infraspeak Gear™ permitem aos gerentes otimizar suas instalações e ativos para desbloquear vantagens competitivas.

Sistemas de gerenciamento de local de trabalho e IMMP

Outro acrônimo?! Vamos lá! 

Como a gestão do local de trabalho se tornou mais complexa e diversificada, a demanda por ferramentas simplificadas e “tudo-em-um” aumentou.

Sim, você tem CAFMs, IWMS, etc., mas a Plataforma de Gerenciamento de Manutenção Inteligente (IMMP, Intelligent Maintenance Management Platform em inglês) é o último conjunto de ferramentas para gerenciar locais de trabalho de todos os tipos.

O que muitas vezes falta a um IWMS é inteligência, escalabilidade e interoperabilidade.

Em contraste, as IMMPs adicionam as melhores ferramentas da categoria para extrair e transformar os dados de gerenciamento:

  1. Tornar os dados de manutenção visíveis e úteis para insights e análises.
  2. Elevar a conformidade a novos níveis – o que é vital para atender ou exceder as exigências regulatórias e o desempenho da publicidade para clientes e consumidores.
  3. Criar novas oportunidades para gerenciar, controlar e otimizar os locais de trabalho para aumentar a produtividade e o tempo de atividade.

O IMMP da Infraspeak permite a Manutenção 5.0, onde a gestão do local de trabalho é transformada pela IA, IoT e outras tecnologias de ponta.

Para saber mais sobre o IMMP do Infraspeak, agende uma demonstração com um de nossos especialistas.