Como já diz o ditado, mais vale prevenir do que remediar. Um conselho popular que se aplica a várias áreas da nossa vida, e também ao sucesso da gestão empresarial em qualquer setor de atividade. De facto, a gestão de manutenção, com uma forte componente preventiva, é fundamental para um funcionamento eficiente e eficaz de superfícies comerciais, hotéis, organismos públicos, empresas de AVAC e instalações industriais, entre outros tipos de espaços e serviços.
O que é a gestão de manutenção?
A gestão de manutenção é feita em equipa. E uma equipa de gestão de manutenção funciona como uma orquestra — várias competências têm de trabalhar em conjunto e estar sincronizadas para o sucesso da operação. Este conjunto de profissionais é composto por colaboradores das áreas técnica, administrativa, financeira e tecnológica. Afinal, todos estes departamentos são responsáveis por assegurar o bom funcionamento da empresa de forma sustentável e otimizada.
Resumidamente, o objetivo da gestão de manutenção é controlar a afetação de custos, tempo e recursos, assegurando a eficiência e a adequação das operações de manutenção. Desta forma, é possível acabar com o desperdício de recursos e avarias súbitas em equipamentos, pois muitas destas situações são evitáveis. Lembra-se do que dissemos no início deste artigo sobre prevenção? A manutenção preventiva é a melhor forma de otimizar os custos da empresa.
O setor da hotelaria, por exemplo, nunca pode parar. Aqui, danos em estruturas ou equipamentos podem causar grandes problemas. É por isso que a gestão da informação relativa a esses elementos passa por vários canais, desde rececionistas — que estão em contacto com os clientes —, até à equipa de housekeeping, que acede frequentemente aos quartos e pode verificar o estado de equipamentos e da infraestrutura em geral. A manutenção preventiva ajuda a evitar o downtime de quartos e equipamentos, ou até a sua indisponibilidade total.
Também no comércio a retalho o funcionamento adequado dos equipamentos tem um impacto direto no sucesso das vendas e, consequentemente, nos lucros. Seria possível vender, controlar o stock e gerir uma loja sem o sistema de vendas a funcionar a 100%? Como funcionaria um supermercado se os frigoríficos estivessem avariados? A manutenção é fundamental.
E as fábricas? Quer produzam carros, vestuário ou alimentos, dispõem de equipamentos complexos e dispendiosos nas suas unidades industriais. Quanto mais duradouros forem os equipamentos, mais equilibrado será o mercado, beneficiando empresários e consumidores: os primeiros terão mais lucro e os segundos terão acesso a produtos de maior qualidade, com melhores preços.
A função da equipa de manutenção
Para compreender melhor o que faz a equipa de manutenção, vamos imaginar dois cenários distintos:
Num dado momento, numa fábrica, os técnicos disponíveis são encarregues de efetuar a manutenção de equipamentos não essenciais à produção, como aparelhos de ar condicionado, enquanto a manutenção de equipamentos essenciais é colocada em espera.
Numa outra situação, vários técnicos são chamados para realizar a manutenção de um único equipamento, quando apenas um especialista seria suficiente para resolver o problema.
Em ambas as situações, podemos ver exemplos negativos de gestão da manutenção. Como consequência, no primeiro caso, a produção poderia ter de parar devido a uma afetação inadequada de técnicos. No segundo cenário, a atribuição do mesmo trabalho de manutenção a vários profissionais resulta numa perda desnecessária de tempo e de dinheiro.
A programação adequada dos trabalhos e o controlo de custos são, pois, dois dos principais objetivos da gestão de manutenção. O gestor deve conhecer bem a organização e compreender as suas necessidades, para saber quais os trabalhos de manutenção a que deve dar prioridade, de modo a reduzir o prejuízo ao mínimo. Outras tarefas e responsabilidades atribuídas aos gestores de manutenção:
- Avaliar que opções, em termos de custos, são mais viáveis para a empresa, quer a curto, quer a longo prazo. Um bom exemplo desta ponderação é a escolha entre a compra de um equipamento mais caro, mas mais duradouro, e a de um equipamento mais barato, embora com uma vida útil menor;
- Cumprir as regras e os regulamentos. Voltando ao exemplo exposto acima, por exemplo, pode ser exigido por lei que um determinado trabalho de manutenção seja realizado por mais do que um técnico por razões de segurança. Neste caso, embora a afetação de um único técnico possa, em teoria, ser suficiente e ter um custo inferior para a empresa, as normas devem prevalecer e o diretor de manutenção é responsável por assegurar a compliance e evitar não conformidades;
- Selecionar profissionais com conhecimentos técnicos específicos, de acordo com a complexidade de cada equipamento — especialistas que possam prever e avaliar as possíveis falhas e encontrar soluções rápidas para evitar o downtime de equipamentos importantes.
Objetivos da gestão de manutenção
Para além das funções já mencionadas, e no seguimento da ideia anterior, outro dos objetivos da gestão de manutenção é efetuar manutenção preventiva para evitar interrupções desnecessárias no ciclo de produção. Mas qual é o papel da equipa de manutenção neste processo?
A manutenção preventiva visa impedir qualquer tipo de problema grave que possa prejudicar a produção de um bem ou a prestação de um serviço. Não é uma prática baseada na reparação de equipamentos ou na resolução de problemas — neste caso seria uma manutenção corretiva —, mas sim na monitorização do equipamento e na garantia do seu adequado e contínuo funcionamento.
Alguns setores de atividade exigem manutenção preventiva constante. O setor da aviação, por exemplo, não pode funcionar sem esta componente fundamental. Outras indústrias negligenciam-na e preferem lidar com os problemas à medida que surgem. A grande desvantagem desta abordagem reativa é que facilmente pode fazer aumentar os custos e os contratempos no ciclo de produção.
Se a sua empresa ainda se encontra nesta fase, está na altura de rever a situação e investir numa plataforma que lhe faça poupar muito dinheiro no futuro. Não sabe como fazê-lo? Nós podemos ajudar!
Como começar?
A primeira coisa que aconselhamos a fazer é criar uma equipa exclusivamente dedicada à manutenção. Estes profissionais serão responsáveis por acompanhar de perto as máquinas e outros equipamentos, definindo e programando ações de manutenção preventiva. Normalmente, técnicos de eletrónica, mecânica e mecatrónica estão capacitados para integrar uma equipa com estas funções. Um engenheiro de produção desempenha, igualmente, um papel essencial neste grupo.
Quanto mais dotada de conhecimentos técnicos for a equipa, melhor. Disponibilize formação constante aos seus membros — se estes profissionais se mantiverem atualizados, estarão sempre preparados para detetar eventuais problemas e para determinar as ações de manutenção necessárias.
É igualmente fundamental que a equipa responsável pela manutenção preventiva opere num calendário que afete o menos possível a produção ou a prestação do serviço. Momentos aconselháveis são aqueles fora dos horários de atendimento ao público, férias coletivas ou períodos em que as exigências de produção são menores.
Quando a manutenção preventiva é realizada de forma eficiente, aumenta a vida útil e o desempenho dos equipamentos e pode evitar graves prejuízos financeiros.
A sustentabilidade é outro tópico que tem sido discutido com frequência no âmbito da manutenção. Uma equipa de gestão de manutenção competente é aquela que trabalha preventivamente para garantir a longevidade dos equipamentos, evitando despojos desnecessários e prejudiciais para o ambiente.
Vantagens e benefícios da gestão de manutenção
No setor da indústria, a gestão de manutenção está normalmente associada a uma das áreas mais críticas das empresas: a produção. É aqui que, normalmente, estão alocados os maiores investimentos, tanto em equipamentos como em infraestruturas e colaboradores.
Como tal, a estratégia delineada para a manutenção tem um impacto direto nos resultados da empresa, podendo funcionar como uma vantagem competitiva no mercado. O valor necessário para investir em manutenção preventiva é, de uma maneira geral, muito inferior ao necessário para intervir a posteriori, com a reparação ou a substituição dos equipamentos. Esta diferença nos gastos tem um impacto direto no valor da produção e, portanto, no preço de venda dos produtos.
Outra vantagem da gestão de manutenção eficiente é a redução da taxa de falhas. Ao diminuir os erros, os prazos de produção pré-estabelecidos são mais facilmente cumpridos e, consequentemente, têm um efeito positivo na obtenção de lucros.
Equipamentos com a manutenção em dia garantem ainda uma maior segurança para os colaboradores, reduzindo significativamente os riscos relacionados com acidentes de trabalho.
O valor da manutenção preventiva, no entanto, está relacionado com a sua correta aplicação. Se esta não for bem planeada, os benefícios e as poupanças podem não ser encarados como relevantes pela direção da empresa. No caso de reparações ocasionais de maquinaria, que não tenham impacto na produção, a manutenção corretiva pode ser mais acessível, no entanto, quando se trata de equipamentos críticos, pode significar uma elevada perda de produtividade, graves prejuízos no ciclo de produção e consideráveis perdas financeiras.
A importância de uma gestão de manutenção inteligente
Já vimos que a gestão de manutenção é essencial na produtividade de uma empresa, ao permitir a otimização de custos e a correta conservação dos equipamentos. Antecipar e evitar problemas reduz consideravelmente o tempo gasto em reparações e o período de paragem do equipamento. Quando bem planeadas — isto é, feitas com antecedência e programadas para dias menos movimentados, seja no comércio ou na indústria —, as ações de manutenção podem ser feitas sem qualquer impacto negativo.
Além disso, dar a devida importância à manutenção não só contribui para aumentar a vida útil dos equipamentos e manter a sua eficiência, como garante a produção de artigos, ou a prestação de um serviço, de maior qualidade. Com um importante efeito positivo associado: menos despesas imprevistas ou indesejadas.
A solução ideal de gestão de manutenção ajuda as empresas a simplificarem consideravelmente todos estes processos. Recolhe e armazena todas as informações necessárias e facilita a comunicação entre gestores e técnicos de manutenção através de uma plataforma acessível a partir de vários dispositivos.
Atualmente, as equipas que querem crescer e acompanhar a evolução tecnológica da Manutenção 5.0 precisam mais do que simples repositórios de informação — precisam de soluções que transformem os dados recolhidos em ideias e automações com impacto real nas operações, melhorando a eficiência, a fiabilidade e a qualidade do serviço. Tudo isto pode ser conseguido através da utilização de tecnologias como machine learning e inteligência artificial.
É por isso que, depois de se apresentar como a plataforma de gestão de manutenção mais integrada do mercado, a Infraspeak evoluiu para que possa construir a sua própria plataforma — utilizando aplicações, integrações e Internet of Things (IoT), através do Infraspeak Hub™.
Hoje, a Infraspeak leva-o numa viagem a um mundo de dados, inteligência e automação.
O Infraspeak Gear™ chegou!
O Infraspeak Gear™ é o motor único e inteligente no centro da nossa — e sua! — plataforma de gestão de manutenção. É o cérebro que faz da Infraspeak uma plataforma verdadeiramente inteligente, reunindo todos os dados gerados pelos colaboradores, processando-os de forma inteligente para facilitar o trabalho da equipa com sugestões, alertas e automação de tarefas.
Sugestões inteligentes
Com base na aprendizagem que a plataforma faz ao longo da sua utilização, detetando todo o tipo de padrões nos dados recolhidos, o Infraspeak Gear™ é capaz de gerar sugestões inteligentes que fazem a sua equipa poupar tempo. Por exemplo, pode sugerir fornecedores, materiais ou equipamentos específicos para associar a um determinado trabalho preventivo programado.
Outro exemplo relevante é a exclusão automática de intervenções que não se adequam ao ativo em questão, quando se criam trabalhos cíclicos.
Automação de tarefas
O Infraspeak Gear™ automatiza fluxos de trabalho e atribui ordens de trabalho e tarefas automaticamente, ajudando-o a otimizar a afetação de recursos.
Depois de criar uma ordem de trabalho, o Infraspeak Gear™ atribui-a automaticamente ao(s) técnico(s) mais adequado(s) para as referidas intervenções.
Alertas
No entanto, as possibilidades deste potente motor não terminam nas sugestões inteligentes e na automação. O Infraspeak Gear™ pode melhorar ainda mais o controlo operacional com alertas inteligentes, baseados na identificação de anomalias.
Agora, imagine que um dos seus técnicos se esquece de dar o trabalho por terminado e que, como resultado, a mão-de-obra registada tem uma duração superior ao esperado. O alerta Infraspeak Gear™ impede-o de faturar incorretamente o trabalho.
Com as sugestões automáticas, tornou-se muito mais fácil introduzir dados no sistema. O Infraspeak Gear™ procura exceções em vários dados diferentes. O objetivo é detetar coisas que estão fora do normal, que são diferentes do que é suposto, seja em dados técnicos ou operacionais. Por exemplo: “este utilizador demora três vezes mais tempo a completar esta tarefa quando comparado com o resto da equipa”. É claro que isto pode acontecer devido a vários fatores, mas o facto de conseguirmos detetar e informar o gestor de que pode haver um problema, já é crítico.
Luis Martins, Fundador & VP de Produto na Infraspeak
Prepare-se para o futuro da manutenção inteligente
A manutenção inteligente veio para ficar, e a Infraspeak é a sua porta de entrada. Fale com um dos nossos especialistas e prepare-se para levar a sua operação para o futuro da manutenção inteligente! Saiba mais na página oficial do Infraspeak Gear™.
