Para que uma empresa funcione bem no dia-a-dia, há inúmeras tarefas que devem ser geridas de modo a satisfazer as necessidades e expectativas. Afinal de contas, ninguém consegue fazer tudo sozinho. Introduzimos assim o papel das empresas de facility management. As funções destas empresas de assistência às operações diárias das empresas são frequentemente ignoradas.
No entanto, com a crescente consciencialização e preocupação com os riscos, cada vez mais organizações se voltam para as empresas de facility management. E ao ter em conta o fator custo-eficácia, estas empresas são uma escolha óbvia.
Fazer delas uma parte dos seus objetivos estratégicos, incluí-las no processo e reconhecer o seu papel é tempo e dinheiro bem gastos. Pode contar com o trabalho de pessoas altamente qualificadas e soluções inovadoras para manter o seu negócio eficiente, seguro e fiável.
Neste artigo, vamos discutir o que são, o que fazem e porque é que contratar alguém pode melhorar as suas operações e aumentar os seus resultados. No final, vai perceber o seu significado e porque é que está na hora de contratar.
Qual é o papel das empresas de Facility Management?
Para compreender a sua importância, é melhor conhecer primeiro a sua função. O Facility Management tem, como um dos seus principais objetivos, criar e manter um ambiente saudável, seguro e produtivo para as pessoas trabalharem. Envolve o planeamento, desenvolvimento e implementação de diversas ações, que vão desde a conceção e layout do local de trabalho até à manutenção do edifício e gestão de serviços públicos.
O âmbito das operações e responsabilidades específicas das empresas de facility management dependem das necessidades do cliente, dimensão do negócio, estrutura operacional e orçamento.
Para ter uma ideia mais clara das funções específicas destas empresas, aqui estão alguns dos tipos de facility management:
A. Gestão Globalizada
Inclui a supervisão e o tratamento de inúmeros aspetos do negócio. Desde tarefas de manutenção preventiva até à verificação da legislação para as infraestruturas, estão ao seu dispor para assegurar muitas necessidades e ajudar a manter a sua empresa a funcionar sem atritos diários.
B. Controlo de Qualidade
As empresas de facility management asseguram que os produtos ou serviços satisfazem sempre os mais elevados padrões. Isto pode ser alcançado através de vários métodos como a análise de processos e inspeções de rotina.
C. Serviços de Limpeza
Muitas empresas de FM oferecem serviços de limpeza para manter tudo arrumado. Os serviços podem incluir serviço de limpeza diária ou limpeza profunda ocasional.
D. Projetos de manutenção
A equipa de manutenção de uma empresa de FM supervisiona uma variedade de tarefas para assegurar que tudo dentro das suas instalações está a funcionar corretamente. A responsabilidade deles é planear, avaliar e gerir upgrades ou pequenas reparações. Estes projetos podem ser feitos através de software para ajudar nos planos de manutenção preditiva.
E. Serviços de IT e Networking
Os serviços de facility management são ideais para manter a sua infraestrutura informática segura e a funcionar corretamente. A equipa de FM vai monitorizar e manter a sua rede e resolver quaisquer problemas que possa enfrentar.
Além disso, as funções que desempenham evoluem em função da situação. Por exemplo, a pandemia COVID-19 e as suas consequências resultaram em muitos desafios devido ao “novo normal” que está a ser adotado por empresas em todo o mundo. O aumento de horários flexíveis e a implementação de trabalho híbrido forçaram as empresas de facility management a fazer alterações à forma como funcionavam antigamente.
O trabalho com outras pessoas proporciona uma nova dinâmica. Gerir um negócio não é um one-man show. Portanto, muitos trabalhos e operações devem ser delegados, incluindo a gestão dos ativos da empresa.
Pense no facility management como esta batotice de Words with Friends. Ninguém gosta de perder. Nem contra amigos e certamente não contra concorrentes comerciais. Ter uma equipa de facility management ao seu lado é como ter um código de batotas. Pode melhorar todos os aspetos das suas operações comerciais com a vasta gama de recursos e conhecimentos que possuem.
Agora que conhece o papel das empresas de facility management, é tempo de aprender os 4 pilares do facility management que as ajudam a resistir ao passar do tempo.
Os 4 Pilares do Facility Management
Para ser bem-sucedido, o facility management requer uma abordagem estratégica e sistemática ao tratamento dos ativos de uma empresa. Os quatro principais pilares do facility management são:
I. Estabelecimento de processos de trabalho eficazes
O papel do facility manager é ajudar a simplificar as operações do escritório para que os funcionários possam trabalhar de forma mais eficiente. Conseguem alcançá-lo criando processos de trabalho padronizados para cada departamento dentro de uma organização, assegurando que cada processo segue diretrizes rigorosas e eliminando passos desnecessários.
Assim, é possível melhorar a coordenação entre departamentos, bem como a comunicação entre eles. A simplificação do fluxo de trabalho também reduz a curva de aprendizagem dos novos funcionários, uma vez que estes não têm de gastar tanto tempo a aprender os processos de cada departamento. Desta forma, a eficiência operacional pode ser alcançada.
II. Apoio às pessoas
As pessoas que trabalham nas suas instalações são ativos críticos, e investir no seu bem-estar é importante. Ao proporcionar boas condições e espaços de trabalho, pode assegurar que a sua força de trabalho seja feliz e produtiva.
Ter uma empresa de FM também significa proporcionar um local de trabalho seguro e protegido, quer seja segurança física ou proteção contra ameaças como incêndios ou danos. É também imperativo assegurar-se de que eles têm o equipamento e as instalações adequadas para trabalharem eficazmente.
III. Integração Tecnológica
As empresas de facility management integram a tecnologia na sua metodologia sempre que possível, utilizando-a como um instrumento para melhorar a eficiência em vez de apenas acrescentar mais um nível de complexidade às suas operações comerciais.
Consideremos, por exemplo, um negócio de telessaúde sénior. Para este negócio ser bem-sucedido, a integração de tecnologia no terreno é crucial para ligar os profissionais de saúde a idosos. É aqui que as empresas de facility management podem desempenhar um papel vital, permitindo que os idosos e os profissionais de saúde comuniquem facilmente.
Para permitir o contacto e cuidados a longa distância para os idosos, as empresas de FM podem ajudar a empresa de telessaúde sénior na criação de software, protegendo os dados dos idosos, e na resolução de problemas, se necessário. As empresas de facility management podem também ajudar na instalação dos sistemas nas casas dos doentes, o que descomplica todo o processo, especialmente porque os idosos podem precisar de mais assistência.
Além disso, as empresas de FM dispõem de muitas ferramentas que lhes permitem o acesso a soluções tecnológicas de ponta. Podem utilizar software concebido para melhorar a programação das atividades de manutenção, permitindo-lhes identificar ângulos mortos nas suas infraestruturas e fazer alterações para os resolver.
Adicionalmente, um programa de manutenção preventiva pode ajudar a identificar quando um equipamento específico se avaria, para que as reparações possam ser efetuadas antes que o problema se agrave.
IV. Manutenção e melhoria das instalações/equipamentos
O quarto pilar do facility management envolve a manutenção das infraestruturas existentes e do património físico da empresa para fazer melhorias onde for necessário. Isto pode incluir a realização de reparações após uma avaria do equipamento ou a modernização do sistema de AVAC do edifício. Pode também envolver a instalação de novo equipamento para melhorar a eficiência das operações existentes ou a construção de novas estruturas para acomodar o crescimento.
Em alguns casos, isto requer a identificação da abordagem mais rentável para a modernização das instalações existentes, como, por exemplo, se se deve investir na renovação de uma estrutura existente ou na construção de algo novo. A limpeza e manutenção de rotina das áreas comuns é também da responsabilidade das empresas de FM.
Uma empresa de FM pode propor modernização de equipamentos ou projetar novas estruturas para acomodar mais pessoal, à medida que a marca continua a crescer.
Porque deve contratar uma empresa de Facility Management?
Agora que sabe o que as empresas de facility management fazem e os tipos de serviços que oferecem, é altura de saber por que razão deve contratar uma.
1. Mantém os seus custos baixos
Não importa qual a sua indústria, um dos objetivos centrais é, certamente, poupar dinheiro. Poderá questionar-se por que razão deve contratar uma empresa de facility management se quer manter os custos baixos.
A resposta é simples: os custos de NÃO manter as suas infraestruturas adequadamente podem ser maiores!
Claro, pode simplesmente fazê-lo internamente. Se contratar o seu próprio pessoal, terá de oferecer todas as regalias, incluindo os benefícios dos empregados e o pagamento de férias. Para além disso, escolher funcionários existentes para gerir estas responsabilidades provavelmente daria origem a contratempos, uma vez que lhes faltam os conhecimentos necessários para estas tarefas.
Por outro lado, a subcontratação é mais benéfica, visto que custa menos. Além disso, pode ficar descansado sabendo que são especialistas em facility management e que vão ajudar a minimizar os riscos e erros. Isso conduz eventualmente a custos mais baixos, uma vez que não tem de desembolsar dinheiro para continuar a corrigir os erros e a refazer as tarefas.
2. Poupa muito tempo
A contratação de uma empresa de facility management também lhe pode poupar tempo, muito tempo. Regra geral, iria passar pelo processo de anúncios de emprego, entrevistas a candidatos, formação de novos funcionários e gestão de todo um departamento responsável pelas funções de facility management.
Porquê acrescentar mais coisas à sua já longa lista de responsabilidades quando pode partilhar a carga de trabalho, através da sua subcontratação de uma empresa de FM?
Todo o processo de construção da equipa de facility management é extenso. É muito menos moroso entregar tudo o que é relacionado com FM a uma empresa especializada. Comunique o que quer que seja especificamente feito, e eles vão tratar disso.
3. Mantém os seus espaços limpos
Ninguém quer trabalhar num escritório descuidado e sujo, especialmente depois do que o mundo viveu com a pandemia. É por isso que manter as suas instalações limpas e desinfetadas não deve ser negligenciado. As empresas de facility management podem fornecer à sua empresa funcionários de limpeza, bem como o material necessário.
Ao fazê-lo, mantém a limpeza e a esterilidade das suas instalações. Também incentiva os seus colaboradores a serem higiénicos e reduz o risco de ficarem doentes devido a germes ou pó. Vai ajudar a reduzir o número de baixas por doença e resultar em mais pessoas a trabalhar em permanência.
Mas isso não é tudo. O papel das empresas de FM torna-se ainda mais importante em certas indústrias onde as práticas higiénicas são uma prioridade máxima, especialmente no setor da saúde. Por exemplo, as empresas de facility management podem ajudar as empresas que fabricam medicamentos, suplementos alimentares, máscaras faciais e outros produtos de saúde e bem-estar a cumprir a legislação ernamental e as normas de higiene da indústria. Desta forma, garante que os produtos são seguros para uso do público.
4. Assegura um local de trabalho seguro
Para a maioria das pessoas, o seu local de trabalho é a segunda casa. Ter um local de trabalho seguro e confortável é extremamente importante. Com a ajuda de uma empresa de facility management, pode garantir que a sua empresa e os seus funcionários aderem às normas de segurança.
A empresa de FM é responsável por avaliar e verificar que todos os equipamentos e componentes elétricos estão em boas condições de funcionamento e seguros para utilização.
E como mencionado anteriormente, algumas empresas de facility management tratam da formação do pessoal em situações de emergência. Isto pode incluir como lidar com incêndios, estratégias de saída em caso de emergência ou manuseamento adequado do equipamento.
5. Acesso a melhores recursos
Ao contratar uma empresa de facility management, tem acesso aos seus peritos, tecnologia e ferramentas que podem fazer com que o seu negócio funcione de forma mais eficiente. Dependendo de quem contrata, a equipa de FM pode tratar de múltiplos aspetos da sua empresa. Contratar uma significa uma ajuda a alcançar o seguinte:
● Educar os colaboradores
● Obter apoio diário
● Organização do escritório
● Melhorar os sistemas
Em geral, a contratação de uma empresa de facility management é um excelente investimento. Vai reduzir muito do seu trabalho, dando-lhe mais tempo para lidar com outras responsabilidades.
No entanto, é melhor fazer uma boa pesquisa para poder tirar o máximo proveito do acordo. Avalie o que uma empresa de FM específica lhe pode oferecer e os recursos que daí advêm.
6. Aumentar a produtividade dos colaboradores e impulsionar o negócio
Na esfera dos negócios, tempo é dinheiro. Se ficar muito tempo parado ou inativo, vai perder dinheiro. Para impulsionar as suas vendas, os colaboradores têm de ser produtivos. Há vários fatores afetam a produtividade, no entanto, ter um espaço de trabalho limpo e um ambiente de trabalho seguro certamente ajuda muito.
É impossível ficar motivado quando o escritório cheira mal, as mesas estão sujas e a cadeira está prestes a colapsar a qualquer momento. Isso só vai acrescentar stress desnecessário. Quando os seus funcionários estão confortáveis, são capazes de produzir resultados de forma eficiente.
As suas instalações podem sempre manter-se limpas, seguras, organizadas e eficazes com uma empresa de FM. Colaboradores felizes significam o cumprimento de prazos, o que mantém os clientes satisfeitos e melhora os seus resultados.
7. Ativos e dados seguros
O mundo digital tem uma montanha de regalias, no entanto, também tem as suas desvantagens. Uma delas é a constante ameaça de hacking. A violação de dados é um grande problema, independentemente da indústria. Podem levar a uma quebra de confiança dos seus clientes e provocar grandes perdas de dinheiro em pouco tempo.
As empresas de facility management podem ajudar a aliviar as suas preocupações a este nível. Podem proteger os seus ativos e dados online com tecnologia, bem como os conhecimentos de IT e de redes que possuem.
Uma empresa de facility management pode ajudar a prevenir violações de dados, aplicando software, construindo firewalls e criando sistemas, garantindo que a sua empresa e os seus clientes estão protegidos.
Podem também ajudar com estratégias de encriptação de dados para garantir uma segurança de alto nível cobrindo todas as atividades dentro do website. Além disso, uma empresa de facility management pode educar o pessoal sobre o cibercrime e o que podem as equipas fazer para ajudar a preveni-lo. A formação dos colaboradores é especialmente importante, uma vez que os hackers podem usar os seus descuidos para atacar.
Considerações finais
Há uma série de coisas que pode fazer para manter as suas infraestruturas e negócios a funcionar sem problemas. Mas se estiver atolado em trabalho, é fácil deixar estas tarefas passarem despercebidas.
A subcontratação de uma empresa de facility management aumenta os seus resultados e o valor do seu negócio ao fornecer uma abordagem prática e personalizada aos seus ativos. As experiências, conhecimentos, dados, tecnologia e outros recursos de uma empresa de FM permitem operações simplificadas e fiáveis.
Quer se trate de limpar balcões, fazer planos de emergência, fornecer apoio ao pessoal, melhorar sistemas ou mesmo fazer edifícios smart, ter uma equipa de facility management experiente significa que pode ficar tranquilo e colher os benefícios.
