As ameaças de hacking, no âmbito dos sistemas informáticos de facility management (FM), são uma preocupação cada vez maior. Com a crescente necessidade de digitalização dos processos e o armazenamento de grandes quantidades de informação, é mais importante do que nunca que os gestores de manutenção prestem especial atenção à segurança dos dados. Neste artigo, vamos explorar o que são as violações de dados no FM, porque acontecem, e o que os facility managers podem fazer para evitá-las.

No âmbito da manutenção e FM, o que é uma violação de dados?

No âmbito da manutenção e do facility management, uma violação de dados refere-se ao acesso não autorizado ou ao roubo de informações sensíveis relacionadas com o funcionamento de determinado espaço ou equipamento. Isto pode incluir dados sobre funcionários, fornecedores, clientes e/ou sobre as próprias ações de manutenção. Exemplos de informação confidencial que pode ser comprometida numa violação de dados desta natureza incluem informação de identificação pessoal (Personal Identifiable Information — PII), dados financeiros e protocolos de segurança de edifícios.

Porque ocorrem violações de dados no FM?

As violações de dados, quando falamos em manutenção e FM, podem ocorrer por várias razões. Eis algumas das causas mais comuns:

  • Erro humano: os colaboradores da empresa, ou os fornecedores externos, expõem acidentalmente dados sensíveis ao não cumprirem protocolos de segurança adequados;

  • Ataques cibernéticos: hackers tentam obter acesso aos sistemas informáticos de uma empresa para roubar dados confidenciais;

  • Malware: software malicioso é utilizado para obter acesso não autorizado aos sistemas informáticos de uma empresa ou infraestrutura;

  • Ameaças internas: colaboradores ou fornecedores com acesso a informação confidencial, de forma intencional, roubam ou divulgam esses dados;

  • Roubo físico: os registos físicos ou os dispositivos eletrónicos que contêm informações sensíveis desaparecem.

Consequências de uma violação de dados no FM

Prejuízos financeiros

Uma violação de dados pode resultar em perdas financeiras significativas para as empresas de FM. Para além dos custos de reparação ou substituição dos sistemas informáticos e de reposição da segurança, podem também existir encargos legais, coimas e pedidos de indemnização por parte dos lesados.

Risco reputacional

Uma violação de dados pode prejudicar a imagem e a reputação das empresas de FM. Os clientes podem perder a confiança na capacidade da empresa em salvaguardar os seus dados, resultando em perda de negócios e de receitas.

Consequências legais

As empresas de manutenção e FM que não cumpram as leis de proteção de dados podem enfrentar consequências legais, incluindo coimas e ações judiciais movidas pelas partes lesadas.

Rutura operacional

Uma violação de dados em empresas de manutenção e FM pode causar perturbações operacionais significativas. A perda de dados, ou a falta de acesso, ainda que temporária, a sistemas críticos, podem resultar em atrasos na prestação do serviço, downtime e redução da produtividade.

Perda de confidencialidade

As empresas de manutenção e FM lidam com informações sensíveis, incluindo registos financeiros, dados pessoais e informações comerciais confidenciais. Uma violação de dados pode resultar na perda desta informação, o que pode originar consequências graves não só para empresa, como também para os seus clientes.

Aumento dos custos de segurança

Uma violação de dados pode resultar num aumento dos custos de segurança — pode ser necessário investir em novas tecnologias de proteção de dados, contratar pessoal adicional e disponibilizar formação extra aos funcionários sobre as melhores práticas de cibersegurança.

Moral dos funcionários

Uma falha no sistema de proteção de dados pode ter ainda impacto no estado de espírito dos colaboradores. Estes podem começar a sentir-se inseguros sobre a segurança das suas informações pessoais e das da própria empresa.

Como uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção pode evitar a violação de dados

É essencial que as empresas de manutenção e FM implementem fortes medidas de segurança para se protegerem contra acessos indevidos ao seu sistema informático. Estas providências podem incluir auditorias de segurança regulares, formação dos funcionários em boas práticas de cibersegurança e investimento nas mais recentes tecnologias de proteção de dados. Ao implementar estas medidas, as empresas estão a proteger-se a si próprias e aos seus clientes das consequências negativas de uma violação de dados.

Neste âmbito, uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) pode desempenhar um papel significativo no dia a dia das empresas de manutenção e FM, ao disponibilizar uma forma segura e eficiente de gerir a informação.

Eis os atributos de uma IMMP que ajudam a prevenir a violação de dados:

Características de segurança robustas

As IMMP oferecem vigorosas características de segurança, tais como verificação de dois fatores, encriptação e controlo de acesso baseado nas funções de cada colaborador, para assegurar que apenas indivíduos autorizados possam aceder a dados confidenciais.

Atualizações do sistema regulares

Ao oferecerem atualizações do sistema de forma frequente, as IMMP ajudam a mantê-lo seguro e em conformidade com os mais avançados protocolos de segurança.

Gestão de dados centralizada

Ao utilizar um sistema de gestão de dados centralizado, uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção pode ajudar a prevenir violações de dados, reduzindo o risco de duplicação de informação e assegurando que esta é armazenada de forma segura e organizada.

Monitorização em tempo real

Estas plataformas inteligentes proporcionam a monitorização em tempo real da atividade do(s) utilizador(es), permitindo detetar e responder rapidamente a potenciais ameaças à segurança.

Cópias de segurança automatizadas

As IMMP permitem automatizar as cópias de segurança dos dados, assegurando que os dados críticos são sempre guardados e podem ser restaurados após um ataque cibernético.

Formação dos utilizadores

Uma IMMP pode dar formação aos respetivos utilizadores, nomeadamente sobre as melhores práticas de cibersegurança, incluindo gestão de palavras-passe, prevenção de phishing, e ainda identificação e comunicação de potenciais ameaças à segurança.

Gestão de compliance

As IMMP ajudam as empresas de manutenção e FM a cumprir as normas de proteção de dados, tais como as constantes no Regulamento Geral de Proteção de Dados (General Data Protection Regulation — GDPR).

Em conclusão, uma IMMP como a Infraspeak permite às empresas gerirem os seus dados de forma segura e eficiente, reduzindo o risco de verem os seus sistemas informáticos atacados.

Dotada de características de segurança robustas e oferecendo atualizações regulares do sistema, gestão centralizada de dados, monitorização em tempo real, backups automatizados, formação de colaboradores e gestão de compliance, a Infraspeak ajuda os profissionais de de manutenção e facility management a evitar violações de dados, mantendo protegidas as informações confidenciais dos seus clientes.